航空企業(yè)型號(hào)檔案管理能力建設(shè)工作探索

摘 要：航空企業(yè)型號(hào)檔案指的是在航空制造企業(yè)科研生產(chǎn)中形成的，具有保存意義的文字材料、聲像圖片以及實(shí)物等形式多樣的檔案。型號(hào)檔案管理是整個(gè)型號(hào)產(chǎn)品全生命周期中非常重要的工作，做好型號(hào)檔案管理工作是型號(hào)發(fā)展需要的重要保障。對(duì)管理現(xiàn)狀進(jìn)行深入分析、對(duì)現(xiàn)存問(wèn)題進(jìn)行深度挖掘并提出行之有效的解決方法，不斷對(duì)管理模式進(jìn)行迭代更新是做好型號(hào)檔案工作的基礎(chǔ)。

關(guān)鍵詞：型號(hào)研制;檔案管理;管理體系

為推進(jìn)型號(hào)檔案科技創(chuàng)新、數(shù)字化驅(qū)動(dòng)轉(zhuǎn)型，建成與航空主制造商相適應(yīng)的檔案工作技術(shù)體系，完成服務(wù)型號(hào)研制和建設(shè)發(fā)展的目標(biāo)，通過(guò)對(duì)標(biāo)標(biāo)桿企業(yè)，深入研究國(guó)家、行業(yè)相關(guān)文件，明確型號(hào)檔案管理要求，實(shí)現(xiàn)型號(hào)檔案的全過(guò)程管控、數(shù)字化轉(zhuǎn)型，達(dá)到型號(hào)檔案館藏資源多、歸檔能力強(qiáng)、保管水平高、利用服務(wù)好的標(biāo)準(zhǔn)，探索與實(shí)際相適應(yīng)的型號(hào)檔案管理體系。

1 現(xiàn)狀評(píng)估

1.1 宏觀層面

體制機(jī)制決定型號(hào)檔案工作方向與路徑。建立與型號(hào)密切關(guān)聯(lián)的管理或協(xié)調(diào)機(jī)制，實(shí)行型號(hào)檔案進(jìn)館，加強(qiáng)對(duì)型號(hào)檔案工作的管控和考核，是型號(hào)檔案工作推進(jìn)的有力抓手。

標(biāo)準(zhǔn)制度是型號(hào)檔案工作的規(guī)范性依據(jù)。型號(hào)檔案數(shù)字化程度越來(lái)越高，不同型號(hào)研制模式各異，建立覆蓋型號(hào)全過(guò)程的檔案管理標(biāo)準(zhǔn)制度體系，細(xì)化歸檔范圍，理清過(guò)程、流程、職責(zé)、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)，實(shí)現(xiàn)精細(xì)化管理，以標(biāo)準(zhǔn)制度規(guī)范型號(hào)檔案工作，將型號(hào)檔案工作納入程序制度。

1.2 微觀層面

系統(tǒng)建設(shè)。從業(yè)務(wù)系統(tǒng)規(guī)劃、立項(xiàng)、實(shí)施到系統(tǒng)驗(yàn)收、運(yùn)行決定了電子檔案的質(zhì)量。檔案的形成、收集歸檔、管理與利用與業(yè)務(wù)系統(tǒng)息息相關(guān)，前端控制極為重要。

業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)與執(zhí)行落實(shí)。飛機(jī)研制的各階段根據(jù)業(yè)務(wù)將形成不同的型號(hào)檔案，目前行業(yè)標(biāo)桿企業(yè)的檔案館細(xì)化制定了型號(hào)不同階段的歸檔范圍，并就電子檔案的收集、歸檔、開(kāi)發(fā)利用、接收進(jìn)館等建立了相應(yīng)規(guī)則[1]。企業(yè)目前未全面落實(shí)前端控制理念，電子檔案歸檔與業(yè)務(wù)系統(tǒng)建設(shè)存在脫節(jié)現(xiàn)象，頂層制度不明確，細(xì)化規(guī)定較缺乏，歸檔范圍缺乏針對(duì)性，收、管、用環(huán)節(jié)缺乏程序規(guī)范支撐。

1.3 型號(hào)層面

部分項(xiàng)目檔案存在較為全面的制度文件，部分項(xiàng)目的型號(hào)檔案管理規(guī)程顆粒度太粗，工作各環(huán)節(jié)缺乏細(xì)化程序制度支撐，項(xiàng)目的驗(yàn)收存在隱患。

型號(hào)項(xiàng)目采用IPT形式管理，但未有足夠檔案人員進(jìn)入型號(hào)團(tuán)隊(duì)，檔案管理對(duì)項(xiàng)目歸檔管控力度不夠，造成型號(hào)文件材料歸檔范圍、管理模式、數(shù)據(jù)權(quán)限還不清晰，制度程序還不夠細(xì)化。

型號(hào)檔案范圍不具體，管理網(wǎng)絡(luò)未全覆蓋，缺乏針對(duì)性的制度程序，型號(hào)檔案管理缺乏信息化手段管控，歸檔、整理、開(kāi)發(fā)、驗(yàn)收缺乏細(xì)化過(guò)程控制，檔案的齊全性、完整性尚需驗(yàn)證。

2 提升對(duì)策

2.1 抓好黨建引領(lǐng)，推動(dòng)高質(zhì)量發(fā)展

加強(qiáng)思想引領(lǐng)，深入學(xué)習(xí)貫徹習(xí)近平總書(shū)記重要指示精神，強(qiáng)化政治擔(dān)當(dāng);加強(qiáng)行動(dòng)引領(lǐng)，發(fā)揮黨支部戰(zhàn)斗堡壘作用和黨員先鋒模范作用，企業(yè)開(kāi)展支部共建，組建聯(lián)合攻關(guān)隊(duì)、突擊隊(duì)，齊心協(xié)力，勇于擔(dān)當(dāng)，攻關(guān)型號(hào)檔案難題，做出表率;加強(qiáng)責(zé)任引領(lǐng)，將型號(hào)檔案重點(diǎn)任務(wù)細(xì)化分解，明確分工、落實(shí)責(zé)任，持續(xù)強(qiáng)化，實(shí)現(xiàn)突破提升;加強(qiáng)監(jiān)督引領(lǐng)，定期督促檢查重點(diǎn)任務(wù)的落實(shí)，型號(hào)年度計(jì)劃的執(zhí)行，將完成情況納入考核評(píng)價(jià)。

2.2 頂層規(guī)劃方面

1）制度體系。結(jié)合型號(hào)檔案管理的異同，理清型號(hào)檔案制度體系，并將全過(guò)程理念、文件責(zé)任理念納入制度，建立頂層共同與型號(hào)針對(duì)性檔案制度。主要任務(wù)：規(guī)劃框架體系。研究提出型號(hào)檔案制度體系框架。建設(shè)制度清單。將型號(hào)檔案管理單列為頂層制度，建立層次分明、通專(zhuān)結(jié)合的型號(hào)制度體系清單;加強(qiáng)制度間的協(xié)調(diào)，健全數(shù)據(jù)收發(fā)、歸檔，文件整理，接收進(jìn)館，檔案驗(yàn)收與質(zhì)量評(píng)價(jià)制度程序，突出電子檔案管理的要求。流程電子化。將業(yè)務(wù)系統(tǒng)建設(shè)需求、系統(tǒng)驗(yàn)收、檔案歸檔等工作納入制度與流程，流程電子化，檔案工作全過(guò)程參與。

2）管控模式。型號(hào)檔案頂層文件中強(qiáng)化“項(xiàng)目負(fù)責(zé)制”原則，明確并強(qiáng)化項(xiàng)目管理部門(mén)（團(tuán)隊(duì)）在項(xiàng)目研制中的型號(hào)檔案責(zé)任;強(qiáng)化檔案館對(duì)型號(hào)檔案工作的統(tǒng)籌與管理。將項(xiàng)目對(duì)型號(hào)檔案的責(zé)任納入研制程序。型號(hào)檔案管控納入在線流程，將型號(hào)數(shù)據(jù)交換、歸檔納入業(yè)務(wù)系統(tǒng)流程，未完成則表示型號(hào)任務(wù)未結(jié)束。型號(hào)檔案集中與分布共享。結(jié)合項(xiàng)目驗(yàn)收、資源綜合開(kāi)發(fā)等需求，可采用分布存儲(chǔ)+集中管控的模式，公司管理層面應(yīng)動(dòng)態(tài)監(jiān)測(cè)到整個(gè)型號(hào)檔案資源的檔案狀況。

3）管控網(wǎng)絡(luò)。將管理延伸至各業(yè)務(wù)系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)信息化手段高效管理，確保歸檔范圍、要求納入系統(tǒng)。明確人員網(wǎng)絡(luò)職責(zé)，形成指導(dǎo)手冊(cè)，提出納入信息化系統(tǒng)的歸檔范圍、要求。

4）業(yè)務(wù)規(guī)則。統(tǒng)一業(yè)務(wù)分類(lèi)、編號(hào)、整編等頂層策劃與細(xì)化規(guī)則。主要任務(wù)：統(tǒng)籌重構(gòu)型號(hào)檔案分類(lèi)規(guī)則、編號(hào)規(guī)則，形成新的分類(lèi)編號(hào)標(biāo)準(zhǔn);整編、開(kāi)發(fā)利用規(guī)則與模板;梳理型號(hào)檔案分級(jí)分類(lèi)管控規(guī)則。

2.3 機(jī)構(gòu)職責(zé)

明確各方工作邊界，職責(zé)權(quán)限明晰，減少業(yè)務(wù)真空。主要任務(wù)：制度文件中納入項(xiàng)目、信息化、檔案、業(yè)務(wù)部門(mén)（團(tuán)隊(duì)）職責(zé)，明確各方責(zé)任，爭(zhēng)取納入規(guī)范流程;部門(mén)、科室、團(tuán)隊(duì)明確型號(hào)檔案崗位職責(zé)[2]。

2.4 流程控制方面

理清流程、優(yōu)化流程，流程顯性化、網(wǎng)絡(luò)化、便捷化。理清產(chǎn)品數(shù)據(jù)管控流程，納入對(duì)應(yīng)文件;各單位理清型號(hào)檔案各業(yè)務(wù)過(guò)程對(duì)應(yīng)流程，納入對(duì)應(yīng)文件;各單位理清并優(yōu)化型號(hào)檔案工作流程，識(shí)別可信息化流程，由公司協(xié)調(diào)逐步實(shí)現(xiàn)流程的系統(tǒng)嵌入[3]。

2.5 人員方面

以現(xiàn)代企業(yè)人才發(fā)展理念，對(duì)標(biāo)先進(jìn)，廣泛交流，深化合作，增強(qiáng)人員配置與培養(yǎng);向外單位學(xué)習(xí)，培養(yǎng)、提升型號(hào)檔案核心能力，形成有力的團(tuán)隊(duì)。主要任務(wù)：深度調(diào)研學(xué)習(xí)對(duì)標(biāo)單位，提升意識(shí)理念;公司及所屬單位每年組織內(nèi)外部培訓(xùn)、交流。

2.6 資源建設(shè)與共享方面

檔案數(shù)據(jù)是檔案工作的基礎(chǔ)，型號(hào)檔案數(shù)據(jù)、管理資源、工具軟件進(jìn)行共享。主要任務(wù)：型號(hào)檔案分級(jí)分類(lèi)進(jìn)行共享，提出資源共建分級(jí)共享方案并落實(shí)入系統(tǒng)建設(shè);人才、工具方法共享，聯(lián)合開(kāi)展型號(hào)檔案“四性”保持、三維數(shù)模歸檔、IPT團(tuán)隊(duì)檔案管理、單機(jī)建檔、科研聲像及型號(hào)標(biāo)準(zhǔn)編修、電子文件歸檔與電子檔案管理試點(diǎn)等工作。單機(jī)建檔、科研聲像具體按照相應(yīng)細(xì)化方案執(zhí)行。

3 結(jié)束語(yǔ)

型號(hào)檔案工作提升的制約因素包括管理體制、系統(tǒng)平臺(tái)、業(yè)務(wù)程序流程、人員隊(duì)伍、資源建設(shè)、開(kāi)發(fā)服務(wù)、政策制度、信息技術(shù)等，體制機(jī)制、制度體系、技術(shù)平臺(tái)、資源建設(shè)是最主要的制約因素，體制機(jī)制處于決定性地位，信息化控制為關(guān)鍵。

參考文獻(xiàn)

[1]齊元平.航空武器裝備型號(hào)檔案進(jìn)館工作探討[J].中國(guó)檔案，2019第3期.

[2]陸華.企業(yè)檔案收集工作中存在的問(wèn)題及對(duì)策[J].中國(guó)管理信息化，2014年7月第17卷第13期.

[3]楊娟.型號(hào)檔案管理工作新模式探索[J].城建檔案，2018年07期.

作者簡(jiǎn)介

徐力怡（1989-），女，漢族，上海，上海航空工業(yè)（集團(tuán)）有限公司。