大數(shù)據(jù)背景下檔案管理思維方式的轉(zhuǎn)變

張麗紅

摘 要：大數(shù)據(jù)時代的到來給各行各業(yè)帶來了新的機(jī)遇和挑戰(zhàn)，也為檔案管理工作帶來了更多的便捷性。本文基于大數(shù)據(jù)的概念和特點，就其對檔案管理工作的價值進(jìn)行闡述，并針對傳統(tǒng)檔案管理的思維方式轉(zhuǎn)變和創(chuàng)新策略展開探討，以能夠提升檔案管理信息化建設(shè)水平。

關(guān)鍵詞：大數(shù)據(jù);檔案管理;轉(zhuǎn)變

將大數(shù)據(jù)技術(shù)應(yīng)用于檔案管理工作中，不僅能夠幫助工作人員樹立正確的檔案觀，還能夠創(chuàng)新檔案管理路徑，提升管理工作的效率，強(qiáng)化檔案存儲安全和應(yīng)用。檔案管理單位應(yīng)當(dāng)積極重視大數(shù)據(jù)技術(shù)的價值，并建立科學(xué)的檔案管理思維，加強(qiáng)對數(shù)據(jù)平臺的建設(shè)，以此促進(jìn)檔案管理和應(yīng)用的持續(xù)化發(fā)展。

1 大數(shù)據(jù)技術(shù)概述

大數(shù)據(jù)是一種大規(guī)模的數(shù)據(jù)，具體指在一定時間、空間內(nèi)利用技術(shù)獲得數(shù)據(jù)的采集和挖掘，并對其進(jìn)行分析和處理，從而為相關(guān)決策提供科學(xué)的參考依據(jù)。大數(shù)據(jù)技術(shù)屬于一種非結(jié)構(gòu)性的數(shù)據(jù)處理技術(shù)，其資源十分豐富，類型很多，數(shù)據(jù)量巨大且價值密度相對較低。大數(shù)據(jù)技術(shù)的特點就是能夠從海量的數(shù)據(jù)中心選出需要的信息數(shù)據(jù)，不僅運算效率很高，且獲得的結(jié)果十分鮮明準(zhǔn)確，具有一定的預(yù)測性[1]。

2 大數(shù)據(jù)技術(shù)應(yīng)用于檔案管理的意義

2.1 促進(jìn)智慧城市的發(fā)展

隨著信息技術(shù)的不斷發(fā)展，智慧城市這一概念也應(yīng)運而生，其不僅體現(xiàn)在城市的基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)上，還體現(xiàn)在智能檔案管理的建設(shè)上。由于傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案在收集、管理和查閱上都存在不同程度的問題，電子檔案和數(shù)字化檔案的管理就凸顯了更多的優(yōu)勢。將大數(shù)據(jù)技術(shù)應(yīng)用于智慧城市中，能夠減輕工作人員負(fù)擔(dān)，提升信息數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性，提升檔案查詢的效率，對智慧城市的建設(shè)具有顯著意義。

2.2 促進(jìn)檔案管理信息化

在以往的檔案管理工作中，大部分都是依據(jù)人工的形式，收集資料、填寫數(shù)據(jù)、分類和歸檔，由于紙質(zhì)檔案較多，且常常會受到氣候、溫度、濕度等影響，紙質(zhì)檔案十分容易被腐蝕和風(fēng)化，保存時間較短。再加上個別工作人員工作不仔細(xì)，在收集資料的時候容易出現(xiàn)信息失真，遺漏等現(xiàn)象。因此應(yīng)用大數(shù)據(jù)技術(shù)，能夠滿足檔案管理的多元化需求，也能夠促進(jìn)檔案管理信息化，增強(qiáng)檔案資料的真實性和準(zhǔn)確性，幫助管理人員提升工作效率。

2.3 實現(xiàn)檔案存儲數(shù)字化

檔案的存儲和安全是至關(guān)重要的問題，隨著檔案資料的不斷增加，實現(xiàn)最佳檔案資料的存儲具有一定的現(xiàn)實意義。大數(shù)據(jù)技術(shù)能夠建立強(qiáng)大的數(shù)據(jù)庫和云端檔案庫，也能夠為工作人員提供一個線上存儲的平臺，加強(qiáng)檔案資料的傳遞和共享。與此同時，大數(shù)據(jù)技術(shù)還能夠挖掘檔案背后的信息資料，找出其中存在的風(fēng)險，將檔案的使用率發(fā)揮到最大。

3 大數(shù)據(jù)背景下檔案管理思維方式和途徑的轉(zhuǎn)變

3.1 完善數(shù)據(jù)采集，優(yōu)化語義轉(zhuǎn)化

在檔案管理的實際過程中，資料的收集和存儲是十分關(guān)鍵的環(huán)節(jié)。首先，檔案資料的收集必須要確保內(nèi)容真實準(zhǔn)確，通常最常用的方法就是人們手動去收集有用的信息，這樣不僅會浪費大量的時間和精力，還會出現(xiàn)不可避免的差錯。將大數(shù)據(jù)技術(shù)應(yīng)用于這一步驟中，不僅能夠加強(qiáng)信息數(shù)據(jù)的采集能力，實現(xiàn)所獲取信息準(zhǔn)確可靠，還能夠提升檔案工作效率，為后續(xù)的管理和查閱奠定基礎(chǔ)。其次，在對檔案信息進(jìn)行分類歸納時，傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案需要一定的物理空間存放，并且在調(diào)閱檔案的時候還要一一查找，難度較大。而大數(shù)據(jù)技術(shù)的應(yīng)用能夠大大節(jié)省存儲空間，將相關(guān)資料及時上傳到云端檔案庫，系統(tǒng)將編目、索引集成在一起，通過搜索關(guān)鍵詞就能在第一時間查閱，不僅大大節(jié)省了時間和勞動力，還能夠防止檔案數(shù)據(jù)丟失，避免了傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案在反復(fù)利用后出現(xiàn)的破損現(xiàn)象[2]。

語義轉(zhuǎn)換功能是一種新興的數(shù)據(jù)處理方式，一方面其能夠有效的保證檔案信息被利用，另一方面，其還能夠輔助相關(guān)人員拓展檢索內(nèi)容，對員工查詢到的結(jié)果進(jìn)行分析，從而考核所查詢結(jié)果是否可靠準(zhǔn)確，將相應(yīng)的資料數(shù)據(jù)做以更新。與此同時，將歧義消除技術(shù)融合其中，還能夠輔助工作人員查閱資料時延伸相關(guān)聯(lián)的詞匯，篩選出正確的檢索信息，進(jìn)一步提升檔案管理工作效率。由于檔案管理部門的信息資料規(guī)模龐大，工作人員必須要在一定工作時間內(nèi)容，對檢索質(zhì)量作出保障。實施優(yōu)化語義轉(zhuǎn)換功能，只需要輸入簡單的詞匯就能查閱到想要的信息，大大提升了檔案服務(wù)的人性化，滿足了用戶的個性化需求，實現(xiàn)檔案資源的線上下載、線上查閱等功能。

3.2 著重挖掘分析，強(qiáng)化風(fēng)險管理

檔案管理工作的目標(biāo)就是服務(wù)群眾、服務(wù)社會，檔案存在的意義就是給人們利用和共享，為相關(guān)決策提供參考。不管是哪一種性質(zhì)的檔案都包含了大量的有用的信息數(shù)據(jù)，且具有一定的使用價值。為了提升檔案數(shù)據(jù)的權(quán)威性和有效性，檔案管理部門可以運用大數(shù)據(jù)技術(shù)對其潛在的數(shù)據(jù)進(jìn)行挖掘和分析，提煉有價值的信息，確保數(shù)據(jù)的時效性。還可以實時統(tǒng)計用戶的訪問量，對檔案的檢索情況有一個全方位的了解，并根據(jù)不同時間段用戶的點擊量，分析電子檔案的使用情況，并積極收集用戶的意見和建議，整理反饋意見，完善檔案管理系統(tǒng)，降低了檔案管理的成本。

由于大數(shù)據(jù)技術(shù)是基于互聯(lián)網(wǎng)之上的，其最大的風(fēng)險就是安全管理問題。如果檔案工作人員對信息的管理備份不當(dāng)，很容易造成信息永久丟失和損壞。再加上個別不法分子的惡意入侵，也會對檔案管理帶來不利影響。因此，一方面檔案工作人員需要加強(qiáng)數(shù)據(jù)保護(hù)系統(tǒng)構(gòu)建，選擇云計算的方式，限制用戶對檔案資源的直接控制，避免了檔案資料的竊取和惡意刪除;另一方面，工作人員還需要建立合理的數(shù)據(jù)備份和歸檔機(jī)制，一旦安全機(jī)制失效造成數(shù)據(jù)丟失，工作人員也能夠通過備份實現(xiàn)快速的信息恢復(fù)[3]。針對一些保密性較強(qiáng)的檔案，工作人員還需要設(shè)置專門的權(quán)限，通過防火墻、用戶動態(tài)密碼登錄等方式，提升檔案資料的安全性，防止不必要的泄露。尤其是關(guān)于一些紀(jì)檢部門、審計部門需要調(diào)取佐證的材料，檔案管理人員需要按照用途劃分檔案使用權(quán)，并規(guī)定相應(yīng)的職權(quán)范圍。

3.3 實現(xiàn)資源整合，深化加工處理

大數(shù)據(jù)技術(shù)的應(yīng)用還能夠?qū)⒏鱾€部門的檔案資源進(jìn)行整合，一方面體現(xiàn)在對檔案資料的占有程度上，另一方面體現(xiàn)在對各個部門的檔案信息進(jìn)行調(diào)取和管理上。為了適應(yīng)智能化建設(shè)的發(fā)展趨勢，借助大數(shù)據(jù)技術(shù)能夠?qū)⒏鱾€部門的檔案信息由分散到集中，由無序到有序，通過對檔案資源的整理、組合形成統(tǒng)一的服務(wù)體系，對各項檔案資源實現(xiàn)優(yōu)化配置。與此同時，大數(shù)據(jù)技術(shù)還能夠按照提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)的需求對檔案資源進(jìn)行整理加工，除了傳統(tǒng)的檔案接收、整理與發(fā)放等被動職能外，還可以開展檔案知識服務(wù)等主動管理服務(wù)。檔案部門依據(jù)不同用戶的需求分析，建立數(shù)據(jù)模型，能夠在原有的基礎(chǔ)上，對海量數(shù)據(jù)實時相關(guān)性分析，進(jìn)而把握數(shù)據(jù)之間的本質(zhì)關(guān)系，最大限度發(fā)揮檔案的利用價值，真正達(dá)到“檔案數(shù)據(jù)庫”變成“戰(zhàn)略論證庫”的目的，不斷為企業(yè)單位和社會發(fā)展提供參考。

4 結(jié)語

大數(shù)據(jù)技術(shù)對于檔案管理工作帶來了更多的便捷和積極影響，能夠提升檔案管理工作的質(zhì)量和效率，降低其風(fēng)險和不穩(wěn)定性。各個檔案管理部門一定要積極重視大數(shù)據(jù)技術(shù)的價值，并將其充分融入到實際工作中，由此不僅能夠提升其競爭力，還能夠強(qiáng)化檔案資料的地位和作用。

參考文獻(xiàn)

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[3]丁琦.大數(shù)據(jù)視角下企業(yè)辦公室檔案管理的思考[J].科技風(fēng)，2020（16）：210.