論新形式下企業(yè)檔案管理存在的問題和解決方法

杜亞利

摘 要：隨著時代的進(jìn)步和市場經(jīng)濟(jì)的不斷深入，企業(yè)檔案管理工作也有了新的變化。一些陳舊的管理模式已適應(yīng)不了企業(yè)的飛速發(fā)展，找到行之有效的解決方法成為檔案管理人員的當(dāng)務(wù)之急。

關(guān)鍵詞：新形式;檔案管理;解決方法

隨著社會的發(fā)展、時代的進(jìn)步和市場經(jīng)濟(jì)的不斷深入，企業(yè)檔案管理工作也有了新的變化。一些陳舊的管理模式已適應(yīng)不了企業(yè)的飛速發(fā)展，出現(xiàn)的問題越來越突出，如何妥善解決好檔案工作中的這些矛盾，成為我們企業(yè)檔案管理工作的當(dāng)務(wù)之急。

1 企業(yè)檔案主管領(lǐng)導(dǎo)重視力度不夠

存在問題：企業(yè)檔案是企業(yè)重要的信息資源，同時也是企業(yè)工作的重要組成部分。隨著社會的不斷發(fā)展，企業(yè)對各項工作的資金投入也隨著增大，而檔案工作也應(yīng)從檔案管理人員素質(zhì)、軟件硬件建設(shè)等方面加大資金投入力度，以適應(yīng)企業(yè)的高速發(fā)展。但部分企業(yè)主管領(lǐng)導(dǎo)因認(rèn)識不足，檔案意識淡薄，對檔案工作缺乏重視。大部分主管領(lǐng)導(dǎo)雖然分管檔案工作，但卻并非檔案專業(yè)管理人員，不懂專業(yè)，不了解檔案管理的重要性，只單純從管理的角度進(jìn)行例行安排，逐漸就會發(fā)展成為“分而不管”的局面，企業(yè)檔案工作因主管領(lǐng)導(dǎo)的不作為，極易導(dǎo)致基層檔案管理人員工作懶散、不負(fù)責(zé)任，檔案工作停滯不前。

解決方法：對于企業(yè)檔案分管領(lǐng)導(dǎo)重視不夠的問題，應(yīng)通過上級單位和當(dāng)?shù)卣臋n案領(lǐng)導(dǎo)部門加強(qiáng)管理，做好監(jiān)督檢查工作，通過逐級簽訂責(zé)任書，對檔案工作開展情況進(jìn)行獎懲，把壓力變成動力來推動企業(yè)檔案管理工作。同時，上級主管部門要積極組織下屬企業(yè)檔案分管領(lǐng)導(dǎo)參加檔案工作會議，及時傳達(dá)相關(guān)文件精神，言明檔案管理的重要性，加深認(rèn)識，助力企業(yè)檔案工作良性發(fā)展。

2 企業(yè)檔案制度建設(shè)有待加強(qiáng)

存在問題：舊的檔案管理制度早已跟不上新形式下的企業(yè)檔案管理步伐，然而企業(yè)因各種原因并未及時更新檔案管理制度，這將直接導(dǎo)致企業(yè)檔案管理無章可循，管理混亂。傳統(tǒng)的檔案管理制度在企業(yè)檔案機(jī)構(gòu)設(shè)置、檔案門類范圍、信息化運用及設(shè)備設(shè)施要求等方面都需要創(chuàng)新改革，以此適應(yīng)企業(yè)的發(fā)展。一套規(guī)范完善的企業(yè)檔案管理制度對加強(qiáng)企業(yè)檔案標(biāo)準(zhǔn)化、科學(xué)化管理有至關(guān)重要的作用，這將進(jìn)一步提升企業(yè)在競爭激烈的市場中的核心競爭力。

解決方法：建立系統(tǒng)科學(xué)的檔案管理體系必然會極大提升企業(yè)檔案管理的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化、科學(xué)化程度。企業(yè)檔案管理部門應(yīng)首先對企業(yè)原有檔案管理制度進(jìn)行認(rèn)真梳理，根據(jù)國家、省、市、區(qū)檔案管理部門及企業(yè)上級管理部門的檔案管理規(guī)章和相關(guān)要求，同時結(jié)合企業(yè)實際和檔案工作具體情況，不斷完善各項檔案規(guī)章制度，有力推進(jìn)企業(yè)檔案的標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化管理進(jìn)程，以確保檔案管理與企業(yè)發(fā)展步調(diào)一致，高效助推企業(yè)高質(zhì)量發(fā)展。

3 檔案管理人員專業(yè)素養(yǎng)有待進(jìn)一步提高

存在問題：當(dāng)前企業(yè)檔案工作正向信息化、數(shù)字化和網(wǎng)絡(luò)化的方向邁進(jìn)，而檔案管理工作開展的主體是檔案管理人員，其自身素質(zhì)的高低將直接影響企業(yè)檔案管理工作質(zhì)量水平，這對于傳統(tǒng)的檔案管理人員來說是一個很大的挑戰(zhàn)，人員專業(yè)素養(yǎng)不足與檔案管理的高標(biāo)準(zhǔn)形成了極大的矛盾沖突。因企業(yè)人員流動性較大，基礎(chǔ)水平較低，對檔案管理認(rèn)識不到位等問題，檔案專業(yè)人才缺乏，部分企業(yè)甚至安排一些不符合要求的其他崗位人員從事檔案工作，不經(jīng)專業(yè)培訓(xùn)和嚴(yán)格考核就上崗，這樣勢必會造成企業(yè)檔案管理工作的嚴(yán)重滑坡，導(dǎo)致檔案工作出現(xiàn)很大的紕漏。在人員考察方面，不注重其職業(yè)素養(yǎng)的要求，這與檔案管理的保密性要求也相背而行，容易發(fā)生泄密事故。

解決方法：企業(yè)管理層應(yīng)高度重視檔案專業(yè)人才隊伍建設(shè)，通過開展專題培訓(xùn)、現(xiàn)場學(xué)習(xí)觀摩、座談交流等多種靈活的方式不斷提升人員專業(yè)素養(yǎng)。從其他專業(yè)或崗位調(diào)換到檔案管理崗位的人員，因其在年齡、文化水平、專業(yè)技能等方面存在很大的差異，要經(jīng)過嚴(yán)格審查篩選，通過系統(tǒng)的專業(yè)培訓(xùn)，同時達(dá)到考核標(biāo)準(zhǔn)，才能負(fù)責(zé)檔案工作。檔案管理部門應(yīng)做好檔案人員的選撥任用工作，不能隨意安排。只有具備了過硬的專業(yè)技能和職業(yè)素養(yǎng)，才能夠勝任本職工作，肩負(fù)起自身的檔案管理責(zé)任。企業(yè)只有建立起一支高素質(zhì)、專業(yè)化的檔案管理隊伍，企業(yè)檔案才能變成價值高的信息資源，快速高效轉(zhuǎn)換為企業(yè)的經(jīng)濟(jì)效益，助力企業(yè)改革發(fā)展。

4 企業(yè)檔案設(shè)備設(shè)施配置需進(jìn)一步更新改善

存在問題：科技進(jìn)步日新月異，檔案管理設(shè)備設(shè)施也應(yīng)與時俱進(jìn)，才能跟上時代的步伐。部分企業(yè)因管理不到位，效益不好等等問題，檔案設(shè)備設(shè)施陳舊老化，或者配置不到位等問題，使得檔案人員工作量加大、效率低下等，檔案資料也得不到安全保管，這些都嚴(yán)重阻礙了企業(yè)檔案工作的推進(jìn)速度，影響了企業(yè)的快速發(fā)展。

解決方法：作為企業(yè)檔案的分管領(lǐng)導(dǎo)，應(yīng)正確認(rèn)識檔案信息資源的重要價值，高度重視檔案工作的設(shè)備設(shè)施配置情況，積極組織檔案管理部門召開專題會議，研討檔案設(shè)備設(shè)施購置方案，按制定的工作計劃穩(wěn)步推進(jìn)工作，督促檔案管理人員及時完成相關(guān)工作。目前檔案信息化、電子化程度越來越高，與之相配套的專業(yè)檔案管理系統(tǒng)、網(wǎng)絡(luò)電子設(shè)備（比如電腦、多功能打印復(fù)印一體機(jī)）等設(shè)備設(shè)施需及時更新，逐步達(dá)到辦公自動化。檔案資料保管從最初的木制柜到后來的鐵皮柜，再發(fā)展到現(xiàn)在的密集柜，在防潮、防蟲、防火等方面都有了很大的進(jìn)步，有力確保了檔案資料的安全保存。

5 檔案利用價值有待進(jìn)一步挖掘

存在問題：檔案信息資源的開發(fā)利用是檔案管理工作的重要內(nèi)容。部分企業(yè)的檔案開發(fā)利用工作沒有起色，就像一潭死水，檔案進(jìn)庫以后難得有機(jī)會重見天日。如何才能把死檔案用活，讓歷史檔案煥發(fā)生機(jī)，這需要檔案管理人員努力挖掘其潛藏的信息價值，使其轉(zhuǎn)換為生產(chǎn)力，助推企業(yè)高質(zhì)量發(fā)展。

解決方法：企業(yè)檔案管理部門要加大檔案宣傳力度，讓企業(yè)全體員工了解檔案，知曉檔案的重要價值。同時要積極開展檔案開發(fā)利用的相關(guān)工作，進(jìn)行深層次挖掘，做好檔案編研工作，不斷提升檔案信息價值。

信息化時代的飛速發(fā)展，促使檔案管理工作面臨更大的挑戰(zhàn)。企業(yè)檔案管理工作在競爭日趨激烈的市場環(huán)境下，要想做出突出成績，必然要在領(lǐng)導(dǎo)重視的前提下，積極做好制度建設(shè)，人才隊伍培養(yǎng)，更新設(shè)備設(shè)施及開發(fā)利用等重要工作，把檔案信息資源積極轉(zhuǎn)化成生產(chǎn)力和效益，助力企業(yè)高效快速發(fā)展。