企業(yè)照片檔案管理存在的問題及對策

摘 要：企業(yè)的照片檔案，是直接記錄和反映企業(yè)活動(dòng)的第一手圖像資料，照片檔案是傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案的必要補(bǔ)充，檔案工作者不僅要注重文書檔案的收集整理工作，也要重視照片檔案的收集整理工作，這是一項(xiàng)必要的長期的工作。企業(yè)檔案部門應(yīng)充分挖掘照片檔案的信息價(jià)值，發(fā)揮照片檔案的作用，為企業(yè)發(fā)展發(fā)揮檔案信息的基礎(chǔ)作用。結(jié)合檔案工作實(shí)際，就企業(yè)在開展照片檔案管理過程中出現(xiàn)的問題進(jìn)行分析并提出解決對策。

關(guān)鍵詞：照片;檔案;管理;存在問題;對策

1 前言

照片檔案是國家機(jī)構(gòu)、社會(huì)組織或個(gè)人在社會(huì)活動(dòng)中直接形成的以靜止攝影影像為主要反映方式的有保存價(jià)值的歷史記錄。企業(yè)照片檔案反映了企業(yè)單位在處理公務(wù)過程中形成的對國家和社會(huì)具有保存價(jià)值并歸檔保存的照片。企業(yè)照片檔案管理包括照片檔案的收集、整理和歸檔。一般情況下，在企業(yè)照片檔案的管理中，數(shù)碼照片和紙質(zhì)照片是并存的，相互補(bǔ)充的。

企業(yè)的照片檔案，是直接記錄和反映企業(yè)活動(dòng)的第一手圖像資料，在對外宣傳、展示企業(yè)實(shí)力，承接生產(chǎn)經(jīng)營業(yè)務(wù)方面，具有重要作用，是企業(yè)檔案管理的一個(gè)重要組成部分。一組好的照片，比文字具有更強(qiáng)的宣傳力和感染力。因此，企業(yè)在日常檔案管理中，要重視企業(yè)的照片檔案管理工作。雖然，國家也出臺(tái)了相關(guān)照片檔案方面的管理辦法，但對于一般企業(yè)來講，在實(shí)際運(yùn)作過程中，還是存在著諸多問題。

2 企業(yè)照片檔案存在的問題

2.1照片檔案管理制度不健全，執(zhí)行力度不夠

國家檔案局雖已出臺(tái)了《照片檔案管理規(guī)范》（GB/T 11821-2002）和《數(shù)碼照片歸檔與管理規(guī)范》（DA/T 50-2014）等檔案制度，但對于企業(yè)來講，這些制度比較籠統(tǒng)，缺乏針對性的細(xì)化管理制度。對數(shù)碼照片的整理和存儲(chǔ)沒有詳細(xì)說明，也沒有規(guī)范數(shù)碼照片與紙質(zhì)照片之間互相轉(zhuǎn)換的問題，這些都直接影響了照片檔案管理質(zhì)量的提高。很多企業(yè)雖有制定綜合檔案管理制度，但缺乏專門針對照片檔案的管理制度。致使檔案管理人員憑經(jīng)驗(yàn)操作，缺乏統(tǒng)一的規(guī)范，對規(guī)范照片檔案管理產(chǎn)生非常不利的影響。

2.2 照片檔案收集意識(shí)淡薄

檔案工作人員沒有經(jīng)過專門的綜合檔案知識(shí)培訓(xùn)，尤其是對部門層級(jí)復(fù)雜的企業(yè)，缺乏對專兼職檔案人員的培訓(xùn)，對照片檔案的重要性缺乏必要的認(rèn)識(shí)，主動(dòng)性不夠。照片不及時(shí)上交，疏于管理，從而導(dǎo)致了照片檔案管理工作的缺失。企業(yè)檔案工作人員大多只重視文書檔案而忽視照片檔案工作，把照片檔案放在可有可無的地位，尤其是一些小型的企業(yè)，在收集照片檔案方面更是缺失。

2.3 照片檔案基礎(chǔ)設(shè)施和保管條件配備不完善

照片檔案成像質(zhì)量要求高，而一些拍攝人員往往應(yīng)付了事，企業(yè)也沒有配備高質(zhì)量的拍攝設(shè)備，經(jīng)常導(dǎo)致移交的照片成像模糊，直接影響照片檔案的質(zhì)量。因此要嚴(yán)控照片檔案的源頭形成之初的照片質(zhì)量關(guān)。照片檔案往往需要掃描、存儲(chǔ)、查閱等，對電子設(shè)備要求嚴(yán)格，有些企業(yè)因經(jīng)費(fèi)等原因，相關(guān)設(shè)備投入不到位，對日常照片檔案管理產(chǎn)生不利影響。

3 加強(qiáng)企業(yè)照片檔案管理的對策

針對上述碰到的問題，要進(jìn)一步加強(qiáng)企業(yè)照片檔案管理工作，在實(shí)際照片檔案管理過程中，提出以下幾點(diǎn)對策。

3.1 確保各項(xiàng)制度落實(shí)，提高照片檔案管理質(zhì)量

根據(jù)國家相關(guān)照片檔案管理制度，結(jié)合企業(yè)實(shí)際，制定包含照片檔案管理的綜合檔案管理制度，細(xì)化照片檔案管理制度。對照片的像素、儲(chǔ)存格式等方面提出詳細(xì)規(guī)范的要求。強(qiáng)調(diào)移交歸檔的照片要保證質(zhì)量和構(gòu)圖效果，必須符合國家規(guī)定的對照片檔案收集的要求，照片必須注明拍攝時(shí)間、事件、拍攝者等方面的要素，確保照片檔案的完整性和準(zhǔn)確性。企業(yè)專兼職檔案員應(yīng)根據(jù)照片檔案管理制度嚴(yán)控照片質(zhì)量關(guān)，對照片的格式、清晰度、拍攝畫面構(gòu)圖、真實(shí)性把關(guān)。整理過程中對不完整的照片檔案，及時(shí)補(bǔ)充完整，未移交的及時(shí)督促。檔案人員在收集照片檔案時(shí)應(yīng)及時(shí)督促，化被動(dòng)為主動(dòng)，減少照片檔案的流失。綜合檔案室對移交上來的數(shù)碼照片檔案，統(tǒng)一印制成紙質(zhì)照片，對數(shù)碼照片和紙質(zhì)照片按不同載體根據(jù)照片歸檔要求分別予以歸檔保存管理。

3.2 增強(qiáng)照片檔案管理意識(shí)，加強(qiáng)專業(yè)隊(duì)伍建設(shè)

增強(qiáng)照片檔案管理意識(shí)，應(yīng)該自上而下。首先企業(yè)分管檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)要重視照片檔案管理工作，從人力、物力、財(cái)力上予以充分支持。只有得到領(lǐng)導(dǎo)支持，我們檔案人員才能把照片檔案管理工作做好。

其次要明確職責(zé)任務(wù)。企業(yè)各部門指定專人擔(dān)任兼職檔案員，建立一支穩(wěn)定的檔案人員隊(duì)伍。由于照片檔案形成的特殊性，對拍攝質(zhì)量要求高，要適當(dāng)挑選擅長攝影的員工擔(dān)任兼職檔案員，具有較強(qiáng)的照片檔案管理意識(shí)，才能確保照片的質(zhì)量。然后還要加強(qiáng)專兼職人員的檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)。通過外部和企業(yè)內(nèi)部培訓(xùn)等形式，共同做好照片檔案管理工作。

3.3 提升硬件設(shè)施建設(shè)，確保照片質(zhì)量

拍攝照片應(yīng)配備專門的攝影器材，確保高像素的成像質(zhì)量。還需投入經(jīng)費(fèi)用于購置專用設(shè)備，妥善設(shè)置音像類庫房場地。配置計(jì)算機(jī)、掃描儀等設(shè)備，保證數(shù)碼照片的讀取、收集、保存和備份。

3.4 加強(qiáng)照片檔案開發(fā)宣傳利用

照片檔案要主動(dòng)服務(wù)于企業(yè)的對外窗口宣傳，從而通過照片展現(xiàn)企業(yè)在生產(chǎn)建設(shè)、企業(yè)文化等領(lǐng)域的風(fēng)采，記錄企業(yè)的輝煌瞬間，服務(wù)于企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營工作大局。企業(yè)的照片檔案是企業(yè)文化建設(shè)的重要載體，是展示企業(yè)形象的有效形式。如我們企業(yè)每年度的企業(yè)宣傳畫冊，就收錄了企業(yè)歷年建設(shè)的獲獎(jiǎng)工程照片，運(yùn)用大量照片，展現(xiàn)了企業(yè)在抗洪救災(zāi)搶險(xiǎn)中為地方鋪路架橋等為社會(huì)貢獻(xiàn)的舉動(dòng)。這些都是企業(yè)良好社會(huì)形象有力的證明，充分發(fā)揮的照片檔案獨(dú)特的作用。

4 結(jié)語

照片檔案是傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案的必要補(bǔ)充，我們檔案工作者不僅要注重文書檔案的收集整理工作，也要重視照片檔案的收集整理工作，這是一項(xiàng)必要的長期的工作。企業(yè)檔案部門應(yīng)充分挖掘照片檔案的信息價(jià)值，發(fā)揮照片檔案的作用，為企業(yè)發(fā)展發(fā)揮檔案信息的基礎(chǔ)作用。

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作者簡介

張俠（1975-），女，漢族，浙江寧波，本科，館員，工程管理專業(yè)，從事企業(yè)檔案管理工作。