摘 要：企業(yè)檔案作為企業(yè)經(jīng)營歷程中的重要資源，對企業(yè)管理和發(fā)展起著重要作用，在信息化技術(shù)高速發(fā)展的新時代背景下，企業(yè)檔案信息的重要性也日益凸現(xiàn)。為了保證高校檔案管理的有效性，滿足檔案利用的實際要求，就必須與時俱進(jìn)，加強(qiáng)對現(xiàn)代科技手段的應(yīng)用。正是在這一背景下，高校檔案數(shù)字化管理模式應(yīng)運(yùn)而生，并逐步成為高校檔案管理改革的根本方向與必然選擇。所以，本文就是從實際出發(fā)，以基層檔案管理工作為研究對象，分析了數(shù)字化技術(shù)的特點(diǎn)，指出了數(shù)字化技術(shù)應(yīng)用在檔案管理的意義，分析了檔案管理數(shù)字化建設(shè)中存在的問題，并針對問題提出了科學(xué)的改進(jìn)建議和措施。

關(guān)鍵詞：數(shù)字化技術(shù);檔案管理;應(yīng)用對策

企業(yè)信息檔案作為重要的戰(zhàn)略資源，在企業(yè)經(jīng)營和可持續(xù)發(fā)展中起著重要作用，為企業(yè)戰(zhàn)略決策的制定提供有力支持。企業(yè)檔案管理隨著信息化技術(shù)的發(fā)展，也面臨著新的機(jī)遇和挑戰(zhàn)，傳統(tǒng)的檔案管理手段已無法適應(yīng)信息化發(fā)展的需求。因此需要企業(yè)管理層加強(qiáng)對檔案信息數(shù)字化建設(shè)的重視，為了更好地適應(yīng)檔案管理事業(yè)和企業(yè)發(fā)展的需要，檔案管理應(yīng)積極轉(zhuǎn)變管理理念，提高所有員工對其重要性的認(rèn)識，加強(qiáng)數(shù)字化等先進(jìn)技術(shù)的應(yīng)用，使檔案數(shù)字化建設(shè)工作得以順利開展，使檔案信息的數(shù)字化管理水平得到提高。

1 數(shù)字化技術(shù)在檔案管理應(yīng)用的重要意義

1.1 檔案管理數(shù)字化是時代發(fā)展的結(jié)果

檔案的內(nèi)容多是一些憑據(jù)，是真實記錄企事業(yè)單位發(fā)展的資料，在人類發(fā)展過程中，檔案承載著重要的任務(wù)和使命，檔案管理的變遷是促進(jìn)檔案工作發(fā)展的動力，檔案的主要作用就是為服務(wù)提供可利用的資料。隨著科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，信息化技術(shù)應(yīng)用在檔案管理中是十分必要的，尤其現(xiàn)在辦公室工作朝著無紙化、數(shù)字化方向發(fā)展，電子文件逐年增加，計算機(jī)逐漸普及，實現(xiàn)信息和數(shù)據(jù)的收集、存儲和利用，提高了信息數(shù)據(jù)資源的利用率。在這樣的背景下，使用計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)可以強(qiáng)化數(shù)字化技術(shù)的應(yīng)用，檔案管理數(shù)字化建設(shè)是時代發(fā)展的必然結(jié)果。

1.2 檔案數(shù)字化是提高檔案管理效率的有效途徑

面對新時期計算機(jī)技術(shù)發(fā)展的沖擊，檔案管理工作必須要提高效率，檔案管理工作人員要明確檔案管理工作的目標(biāo)，要加強(qiáng)學(xué)習(xí)，要學(xué)習(xí)現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)，提高業(yè)務(wù)能力，進(jìn)而提高檔案管理效率，數(shù)字化技術(shù)就是其中重要的一項技術(shù)。數(shù)字化技術(shù)應(yīng)用在檔案管理工作中，要提高檔案管理的現(xiàn)代化和信息化水平。數(shù)字化檔案管理體系的建設(shè)需要依賴大量的專業(yè)技術(shù)人員，需要建立信息化檔案管理平臺，檔案資料的收集、鑒選、掃描、轉(zhuǎn)換、掛接、檢索、數(shù)據(jù)庫建立、備份等工作都要依賴數(shù)字化技術(shù)實現(xiàn)，這樣會顯著提高檔案管理的實際效率。

2 企業(yè)檔案管理中存在的問題分析

2.1 企業(yè)檔案信息化建設(shè)滯后

目前在企業(yè)檔案管理中，因傳統(tǒng)的思維模式和觀念，還普遍存在檔案管理信息化建設(shè)重視度不足的情況。不少企業(yè)仍將檔案管理視作普通資料的保管工作，缺乏企業(yè)戰(zhàn)略高度的認(rèn)識;一些企業(yè)管理者對于信息化檔案管理系統(tǒng)還停留在檔案信息化建設(shè)階段，對于檔案信息化管理缺乏整體管理意識，因此企業(yè)檔案信息數(shù)字化建設(shè)需要對傳統(tǒng)落后的檔案管理方法和理念予以摒棄，對信息數(shù)字化檔案管理制度體系進(jìn)行建立和完善。

2.2 保密性技術(shù)應(yīng)用薄弱

作為企業(yè)發(fā)展歷程中的重要信息資源，企業(yè)檔案涵蓋了大量企業(yè)商業(yè)機(jī)密以及員工個人信息，隨著網(wǎng)絡(luò)開放程度的不斷發(fā)展，對企業(yè)檔案數(shù)據(jù)也帶來了嚴(yán)重的安全威脅。目前對企業(yè)檔案管理的安全性造成影響的因素主要有：企業(yè)相關(guān)檔案管理人員安全保密意識缺乏，在操作過程中未嚴(yán)格按照相關(guān)保密制度或管理制度進(jìn)行，不當(dāng)操作或操作中的失誤使檔案外泄、破壞或刪除等，另外就是來自外部環(huán)境，如：黑客、病毒入侵等，對企業(yè)檔案數(shù)據(jù)庫造成嚴(yán)重影響，導(dǎo)致信息泄露、數(shù)據(jù)丟失、篡改等，使企業(yè)蒙受不可估量的損失。

2.3 檔案管理人員水平不足

隨著信息化建設(shè)的不斷推進(jìn)，檔案管理工作也從傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理逐漸向電子信息數(shù)字化檔案發(fā)展，這對以往的檔案管理模式和方法造成了極大的沖擊，對檔案管理人員提出了更高的要求。檔案管理人員不僅需要具備檔案管理的基本知識，同時還要對信息化技術(shù)、計算機(jī)技術(shù)等的應(yīng)用有所了解和掌握，確保信息數(shù)字化檔案的安全性、有效性、及時性和完整性，通過先進(jìn)技術(shù)手段的應(yīng)用，使檔案管理水平有效提高。

3 檔案管理中數(shù)字化技術(shù)應(yīng)用對策

3.1 搭建檔案管理

云計算信息處理平臺數(shù)字化技術(shù)與云計算技術(shù)有異曲同工之處，新時期，檔案管理工作要突出數(shù)字化技術(shù)的優(yōu)點(diǎn)，云計算技術(shù)的應(yīng)用也具有可圈可點(diǎn)之處，云計算技術(shù)主要是根據(jù)用戶的操作指令，采用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，運(yùn)用搜索引擎獲取大量的信息和資料。數(shù)字化技術(shù)和云計算技術(shù)都具有一定的網(wǎng)絡(luò)虛擬性，利用虛擬的語言形式將檔案資料提供給用戶。

3.2 企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)加強(qiáng)

在企業(yè)的檔案管理過程中，進(jìn)行檔案信息數(shù)字化建設(shè)的同時，還需要對檔案信息資源的網(wǎng)絡(luò)共享予以實現(xiàn)。通過不斷的網(wǎng)絡(luò)化發(fā)展，實現(xiàn)企業(yè)檔案資源利用率的有效提高。因此檔案管理需要充分利用各種信息軟件和技術(shù)，對檔案管理的立卷、歸檔等工作予以有效保證的同時，對檔案資料相應(yīng)數(shù)據(jù)庫予以構(gòu)建，檔案資源的實時查詢得以實現(xiàn)，使檔案管理能夠為企業(yè)管理層以及員工提供更好的服務(wù);

3.3 數(shù)字化技術(shù)應(yīng)用

在檔案檢索和查詢中檔案管理數(shù)字化建設(shè)要突出檔案資料的價值，要重視檔案資料的檢索和查詢，在檔案資料檢索和查詢時，要根據(jù)固定的關(guān)鍵詞檢索檔案資料。及時確定檔案資料的位置，利用數(shù)字化技術(shù)在數(shù)據(jù)庫進(jìn)行檢索，避免檢索復(fù)雜化，提高了檢索的效率。數(shù)字化技術(shù)的應(yīng)用可以打破時間和空間的限制，進(jìn)而提高檔案資料的管理應(yīng)用效率。

4 結(jié)束語

隨著信息化技術(shù)的不斷發(fā)展，各種先進(jìn)的數(shù)字化技術(shù)在各行業(yè)領(lǐng)域中得到廣泛應(yīng)用。所以，我國比較重視檔案管理工作，從企業(yè)到事業(yè)單位皆是如此，要充分展現(xiàn)新技術(shù)的優(yōu)勢和作用，提高檔案管理人員的素質(zhì)和專業(yè)能力，提高檔案資料管理工作的效率，促進(jìn)檔案管理工作的可持續(xù)發(fā)展。

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作者簡介

趙冬（1978-），男，漢，山東汶上，檔案館員，大學(xué)，研究方向：高校畢業(yè)生及流動人員人事檔案管理工作。