文書檔案管理面臨的問題與解決對策

林小鈺

摘 要：隨著我國全球化經(jīng)濟的不斷融入，市場經(jīng)濟競爭機制的不斷加強，我國社會經(jīng)濟出現(xiàn)巨大的競爭壓力。對此，相關(guān)企業(yè)和有關(guān)單位也應(yīng)該充分意識到這一點，不斷提高自身的工作質(zhì)量，通過內(nèi)部管理發(fā)揮自身的優(yōu)勢，從而提高競爭力。而在實際的管理工作之中，文書檔案管理顯得尤為重要。文書檔案是企業(yè)、事業(yè)單位、各個機關(guān)、社會團體在進行自身的發(fā)展和領(lǐng)導(dǎo)建設(shè)過程中出現(xiàn)的相關(guān)文件。良好的管理能夠充分發(fā)揮文書檔案自身的指導(dǎo)優(yōu)勢，直接影響著企業(yè)、事業(yè)單位、各個機關(guān)的整體發(fā)展，是企業(yè)未來發(fā)展、建設(shè)的根本動力?；诖?，相關(guān)管理人員應(yīng)該引起重視，充分意識到文書檔案管理的重要意義，與時俱進，利用當(dāng)前的技術(shù)優(yōu)勢和環(huán)境優(yōu)勢不斷在傳統(tǒng)文書檔案管理的基礎(chǔ)上進行完善。對此，本文首先敘述文書檔案管理的特點，隨后簡要說明文書檔案管理面臨的問題，最后詳細闡釋優(yōu)化文書檔案管理的相關(guān)對策。以此來供相關(guān)專業(yè)人士交流思考。

關(guān)鍵詞：文書檔案;管理;問題;解決對策

隨著近幾年來我國經(jīng)濟的持續(xù)發(fā)展，我國在這樣的經(jīng)濟基礎(chǔ)上不斷完善相關(guān)社會工作和科學(xué)技術(shù)，對于我國社會發(fā)展帶來巨大的影響效果。而計算機信息技術(shù)作為當(dāng)前時代影響最為深遠的科學(xué)技術(shù)，其所帶來的技術(shù)效果充分作用于我們的社會生活之中，并對各行各業(yè)、各類人群帶來巨大的影響效果。而文書檔案管理作為檔案管理的重要組成部分，是企業(yè)、事業(yè)單位建設(shè)、管理的重要資料文件。這樣的管理工作也受到信息技術(shù)的不斷影響，正以科學(xué)化、信息化、專業(yè)化的方向不斷發(fā)展。也基于此，傳統(tǒng)的文書檔案管理不能夠滿足當(dāng)前的社會經(jīng)濟需要和社會運轉(zhuǎn)效率，極不利于企業(yè)、事業(yè)單位以及相關(guān)社會團體的管理和發(fā)展，因此應(yīng)該積極進行優(yōu)化和改善，打造新時代的文書檔案管理體系，提高管理效率和管理質(zhì)量。

1 文書檔案管理的特點

1.1 內(nèi)容承載形式較為多樣

文書檔案管理是管理對象的一系列關(guān)鍵資料進行收集、儲存，對于企業(yè)、事業(yè)單位相關(guān)組織、團體的實際管理質(zhì)量和發(fā)展規(guī)劃影響巨大。而這樣的管理，涉及企業(yè)、事業(yè)單位發(fā)展、建設(shè)、落實工作的各項記錄。具體涉及行政管理內(nèi)容、財務(wù)管理內(nèi)容、人事管理內(nèi)容、科技管理內(nèi)容等多個方面，因此文書檔案管理的整體內(nèi)容量是極大的。其次，文書檔案管理的不僅僅是文本資料管理，其隨著時代記錄方式的不斷更新，還包括紅頭文件、錄音材料、視頻材料、相關(guān)合同、相關(guān)協(xié)議等多個類型，因此文書檔案管理不光內(nèi)容豐富，其承載的形式也是極其豐富的[1]。

1.2 強調(diào)保存，記錄“歷史”

文書檔案管理多為企業(yè)、事業(yè)單位的工作落實、發(fā)展歷程、重大事件、人事、重要物品為管理對象。而其進行管理工作的實質(zhì)就是保存好與之相關(guān)的各類資料、文件，將其記錄、歸檔，并安全地存放到相應(yīng)的儲存室內(nèi)，以便進行后期的翻閱利用。因此，在進行文書檔案管理時，極度重視管理的整體性和安全性，要保證收集階段、整理階段、編碼分類階段、儲存階段四個階段都能夠完整、完全地完成。由于文書檔案的重要效果就是記錄企業(yè)、事業(yè)單位以及相關(guān)組織的發(fā)展歷史和各項工作細節(jié)內(nèi)容。缺少一點細微的相關(guān)材料就不能夠發(fā)揮出文書檔案原有的價值，極不利于對其的管理和利用，因此保存的安全性和收集的完整性是文書檔案管理的重要核心。

2 文書檔案管理面臨的問題

2.1 管理設(shè)備和技術(shù)應(yīng)用效果不佳

隨著我國信息化技術(shù)的不斷深入，我國對于檔案信息管理的要求愈來愈高。而傳統(tǒng)的檔案管理方式是不能夠達到當(dāng)前的工作要求和效率的，是難以保證實際的檔案管理質(zhì)量的。對此，當(dāng)前的檔案管理工作應(yīng)該積極進行創(chuàng)新，努力跟上時代的發(fā)展需要，不斷提高檔案管理的信息化程度。但是，在實際的管理過程中，部分企業(yè)和事業(yè)單位自身的管理設(shè)備和管理技術(shù)應(yīng)用都較為滯后，有的企業(yè)知道當(dāng)前的信息化需求，也購置了一些信息化產(chǎn)品輔助工作。然而，這只停留在對檔案的儲存、導(dǎo)入工作之上，在對其進行收集、編碼、分類工作時，還是大量依靠人工進行。沒有充分地將信息技術(shù)和信息設(shè)備應(yīng)用到實際的文書檔案管理工作之中，不能夠滿足當(dāng)前社會的文書檔案管理信息化需要[2]。

2.2 相關(guān)管理人員素質(zhì)還需提高

文書檔案管理當(dāng)前隨著信息化水平的提高，其價值和意義顯得愈來愈重要。但是，在實際的文書檔案管理工作中，相關(guān)工作人員的檔案管理素質(zhì)卻不夠高，大部分企業(yè)和事業(yè)單位的文書檔案管理人員都是兼職狀態(tài)，大都是其他崗位的工作人員，只是在存放相關(guān)資料的時候臨時成為文書檔案管理人員。從根本上來說，大部分工作人員和企業(yè)都是將文書檔案管理看成是簡單的文件資料收集，雖然知道其實際具有一定的利用價值，但是沒有設(shè)立專門的工作人員進行信息化管理。其次，還有的企業(yè)和事業(yè)單位雖然設(shè)立了文書檔案管理人員，但是部分企業(yè)高層和單位領(lǐng)導(dǎo)對于該項工作還是不夠重視，較為忽視這一崗位帶來的價值和意義，這也使得實際的文書檔案管理工作很難開展。最后，我國對于檔案管理人才的培養(yǎng)也有很大的漏洞，從數(shù)量和質(zhì)量上都難以滿足當(dāng)前的社會需求，極不利于后期的檔案信息化管理體制的建成。

3 優(yōu)化文書檔案管理的相關(guān)對策

3.1 積極加深信息化程度

當(dāng)前，隨著信息化技術(shù)的不斷普及，我國社會已經(jīng)完全融入于信息化技術(shù)之中，各行各業(yè)都離不開信息化技術(shù)的支持。而文書檔案管理作為企業(yè)檔案管理的重要工作內(nèi)容，其自身也應(yīng)該積極利用信息化技術(shù)，輔助其日常的檔案管理工作，提高工作效率和質(zhì)量。對此，相關(guān)企業(yè)、單位和組織團體都應(yīng)該積極認(rèn)識到信息技術(shù)自身的技術(shù)優(yōu)勢，充分利用其自動化、智能化的效果。不能夠只是單純地采購相關(guān)設(shè)備進行簡單工作，應(yīng)該充分利用起來，讓信息技術(shù)和設(shè)備融入于實際的文書檔案管理工作之中，以此來減輕人員負擔(dān)，提高工作效率。其次，相關(guān)工作人員還應(yīng)該提高自身的信息化意識，積極培養(yǎng)自身的信息化技術(shù)、設(shè)備操作運行能力，能夠真正掌握信息化技術(shù)的要求，積極應(yīng)用其進行文書檔案管理工作[3]。

3.2 加強重視力度

企業(yè)管理層和領(lǐng)導(dǎo)的重視，是進行一切工作落實的基礎(chǔ)，只有領(lǐng)導(dǎo)層方面得到重視，才能夠通過相關(guān)的規(guī)范來約束實際工作情況，構(gòu)建完善的文書檔案管理工作體制，提高工作效率和工作質(zhì)量。對此，相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)該積極制定相應(yīng)的規(guī)章制度，將《檔案法》牢牢深入到實際的檔案管理工作之中，通過良好的引導(dǎo)促進企業(yè)、單位文書檔案管理質(zhì)量的提高。其次，還應(yīng)該積極進行宣傳活動，讓工作人員能夠意識到文書檔案管理的重要意義。這樣會更大程度地讓企業(yè)員工意識到檔案管理的延伸影響和實際價值，利于工作人員提高工作責(zé)任心和熱情。最后，企業(yè)還應(yīng)該建立完整的管理體系，獎懲分明，在員工出現(xiàn)文書檔案管理錯誤時能夠及時指出，利于檔案管理工作的穩(wěn)步進行[4]。

4 結(jié)束語

綜上所述，隨著我國經(jīng)濟的不斷發(fā)展，我國信息化技術(shù)也在此基礎(chǔ)上逐漸成熟發(fā)展，極利于我國社會的信息化發(fā)展。而文書檔案管理作為企業(yè)、單位的重要管理內(nèi)容，對于我國社會發(fā)展也有巨大意義?；诖?，相關(guān)企業(yè)、單位應(yīng)該引起重視，積極利用信息化技術(shù)進行文書檔案管理工作，構(gòu)建完善的高質(zhì)量管理體系，提高文書檔案管理價值。

參考文獻

[1]穆梅.單位文書檔案管理面臨的問題與解決對策分析[J].卷宗，2019（1）：32-32.

[2]蔣文潔.淺談文書檔案管理面臨的問題與解決對策[J].中外企業(yè)家，2019，634（08）：125.

[3]謝王艷.試論文書檔案管理中存在的問題與對策[J].辦公室業(yè)務(wù)，2018，000（007）：178-179.

[4]文歸賢.文書檔案管理中存在的問題與對策之我見[J].現(xiàn)代經(jīng)濟信息，2019（16）：68-69.