新時(shí)期檔案資源開(kāi)發(fā)利用的問(wèn)題與對(duì)策

摘 要：檔案資源作為信息產(chǎn)業(yè)的組成部分，在社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展中發(fā)揮著越來(lái)越重要的作用。檔案工作者應(yīng)在現(xiàn)有的歷史條件下開(kāi)發(fā)利用好檔案資源，從而更大程度地發(fā)揮檔案信息資源的價(jià)值，滿足社會(huì)不斷增長(zhǎng)的信息需求，促進(jìn)社會(huì)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展。

關(guān)鍵詞：檔案資源;檔案信息化;開(kāi)發(fā)利用

新的歷史時(shí)期，科技日新月異，信息產(chǎn)業(yè)對(duì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展產(chǎn)生了廣泛而深刻的影響。檔案資源作為信息產(chǎn)業(yè)的組成部分，在社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展中也發(fā)揮著越來(lái)越重要的作用。如何在現(xiàn)有的歷史條件下開(kāi)發(fā)利用好檔案資源，從而更大程度地發(fā)揮檔案信息資源的價(jià)值，滿足社會(huì)不斷增長(zhǎng)的信息需求，是值得檔案工作者探討的重要問(wèn)題。

1 新時(shí)期檔案資源開(kāi)發(fā)利用的必要性

1.1 社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展的需要

隨著經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，檔案信息資源在越來(lái)越多的領(lǐng)域發(fā)揮著積極的作用，比如為領(lǐng)導(dǎo)決策提供參考，為科學(xué)研究提供數(shù)據(jù)，為拆遷拆圍提供原始依據(jù)等等。檔案信息的價(jià)值具有隱蔽性和潛在性[1]，“用之為寶，鎖之為廢”，開(kāi)發(fā)利用好信息資源，以取得更多的經(jīng)濟(jì)效益和社會(huì)效益，促進(jìn)經(jīng)濟(jì)社會(huì)更好地發(fā)展，也是檔案資源實(shí)現(xiàn)自身價(jià)值的有效途徑。

1.2 信息技術(shù)發(fā)展的需要

信息資源已成為人類經(jīng)濟(jì)活動(dòng)、社會(huì)活動(dòng)的戰(zhàn)略資源，信息技術(shù)的發(fā)展和廣泛利用，為檔案信息資源的開(kāi)發(fā)利用創(chuàng)造了條件[2]，也對(duì)檔案的管理和存儲(chǔ)產(chǎn)生了直接而深刻的影響，將紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字化處理，是信息技術(shù)發(fā)展帶來(lái)的檔案管理的明顯變化，這一變化也將產(chǎn)生連鎖反應(yīng)，促使檔案開(kāi)發(fā)利用方式等的改變，以適應(yīng)信息技術(shù)發(fā)展的需要。

1.3 檔案事業(yè)自身發(fā)展的需要

檔案是全社會(huì)的共同財(cái)富，檔案資源應(yīng)當(dāng)在合法的前提下為全社會(huì)所共享。傳統(tǒng)的檔案工作主要是對(duì)紙質(zhì)檔案的接受和管理，利用者要到固定的檔案館進(jìn)行查閱，共享的力度相當(dāng)有限。隨著信息技術(shù)的發(fā)展，將紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字化處理，進(jìn)而建設(shè)數(shù)字檔案館，使利用者足不出戶可以利用到更多的檔案資源，是檔案事業(yè)發(fā)展的大勢(shì)所趨。

2 新時(shí)期檔案資源開(kāi)發(fā)利用面臨的主要問(wèn)題

2.1 檔案開(kāi)發(fā)利用觀念亟待改變

受傳統(tǒng)檔案管理體制的影響，以前人們普遍認(rèn)為檔案館只是保管檔案資源的地方，沒(méi)有認(rèn)識(shí)到檔案資源的信息價(jià)值。檔案工作者也很少去深入思考開(kāi)發(fā)利用檔案資源的問(wèn)題，對(duì)檔案資源的利用基本上限于為前來(lái)檔案館查閱者提供所需，檔案資源沒(méi)有充分體現(xiàn)其價(jià)值，發(fā)揮其應(yīng)有的促進(jìn)經(jīng)濟(jì)與社會(huì)發(fā)展的作用。此外，我國(guó)的檔案管理長(zhǎng)期以來(lái)實(shí)行集中統(tǒng)一管理的制度，檔案部門也把檔案的保管保護(hù)作為主要的工作職能，更多地服務(wù)于國(guó)家機(jī)關(guān)，而忽視了開(kāi)發(fā)利用檔案資源來(lái)為公眾服務(wù)的功能。

2.2 檔案資源有待豐富

受科技的局限和場(chǎng)地的限制，以前檔案館是紙質(zhì)檔案“一統(tǒng)天下”，檔案的儲(chǔ)存載體有限，檔案資源類型單一，檔案館的進(jìn)館量受到限制限，檔案資源的利用率也難以提高。隨著信息技術(shù)的發(fā)展，辦公自動(dòng)化技術(shù)的應(yīng)用，形成了大量的電子文件，檔案載體也由單一的紙張到磁盤、光盤等，出現(xiàn)了電子檔案、聲像檔案等新形態(tài)檔案，但從目前的實(shí)際來(lái)看，這些新型檔案還沒(méi)有得到充分地收集和利用。隨著人們對(duì)檔案信息的需求增加，收集足夠數(shù)量的檔案資源是提高檔案開(kāi)發(fā)利用率的基礎(chǔ)。

2.3 檔案信息化進(jìn)程有待加快

傳統(tǒng)檔案館的館藏檔案基本上是紙質(zhì)檔案，保管起來(lái)不易，利用起來(lái)尤為不便，很大程度上依賴于檔案管理者對(duì)館藏檔案的熟悉程度。對(duì)檔案進(jìn)行數(shù)字化處理，加快檔案信息化的進(jìn)程是檔案事業(yè)發(fā)展的趨勢(shì)，也是提高檔案開(kāi)發(fā)利用率的最佳途徑。不僅能解決館藏場(chǎng)地受限的問(wèn)題，也能突破時(shí)間和空間的限制，使查閱者足不出戶查詢到所需檔案資源。

3 新時(shí)期檔案資源開(kāi)發(fā)利用的策略

3.1 改變觀念，深入開(kāi)發(fā)

檔案工作的本質(zhì)屬性是服務(wù)性，檔案工作者宜改變一貫以來(lái)“重保管，輕服務(wù)”的觀念，確立主動(dòng)服務(wù)的意識(shí)，思考如何更好地利用檔案資源服務(wù)于大眾。由于檔案的特殊性質(zhì)，檔案的保密性被強(qiáng)調(diào)，封閉性特點(diǎn)鮮明，在市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)時(shí)代，檔案工作者宜從封閉到開(kāi)放，主動(dòng)融入社會(huì)了解檔案利用需求，更深入地開(kāi)發(fā)利用檔案資源，為促進(jìn)社會(huì)經(jīng)濟(jì)服務(wù)。

3.2 豐富館藏，改變結(jié)構(gòu)

檔案主要是由國(guó)家機(jī)關(guān)和社會(huì)團(tuán)體收集，因此，目前大部分檔案館保存的檔案以反映機(jī)關(guān)工作活動(dòng)為主。隨著經(jīng)濟(jì)的發(fā)展和信息傳播的速度加快，人們對(duì)檔案的需求也趨向于多元化，除了機(jī)關(guān)收集的黨政檔案，其他如科技檔案、建筑檔案、聲像檔案等，也具有越來(lái)越多的參考價(jià)值，值得進(jìn)一步開(kāi)發(fā)和利用。此外，要加大收集的力度，一些散落在民間或個(gè)人手中的檔案，是特色檔案的重要來(lái)源。檔案工作要進(jìn)一步滿足信息社會(huì)發(fā)展的需求，就要著力于改變館藏檔案的結(jié)構(gòu)，多渠道收集不同門類的檔案，豐富館藏檔案的種類和數(shù)量，為更好地開(kāi)發(fā)利用檔案資源打下堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。

3.3 突出特色，體現(xiàn)實(shí)用

每個(gè)檔案館都有自己獨(dú)具特色的檔案資源，即便是國(guó)家綜合性案館，也有其他專業(yè)館沒(méi)有的體現(xiàn)本地區(qū)歷史傳統(tǒng)和民俗文化的檔案。在檔案的利用上，宜著力挖掘自身的特色檔案進(jìn)行編研，突出特色，凸顯檔案資源的獨(dú)特價(jià)值。此外，也要注重調(diào)研，使檔案的開(kāi)發(fā)利用有的放矢，從而使編研的成果與社會(huì)需求更加契合，體現(xiàn)檔案的實(shí)用性。

3.4 加快建設(shè)，提高利用

加快檔案信息化建設(shè)，是提高檔案利用率的有效途徑。在以前的檔案利用中，查閱者要到檔案館所在地才能查詢信息;將檔案進(jìn)行信息化處理，特別是建立數(shù)字檔案館之后，查閱者可以隨時(shí)隨地查詢所需信息，檔案利用率將明顯得以提升。加快檔案信息化建設(shè)，檔案信息以數(shù)字化的形態(tài)保存，既能擴(kuò)大館藏檔案的容量，也有利于對(duì)檔案信息進(jìn)行開(kāi)發(fā)利用。傳統(tǒng)的檔案利用是將檔案從庫(kù)房取出，然后手動(dòng)進(jìn)行復(fù)印，耗費(fèi)大量的人力物力，且依賴于檔案工作者對(duì)館藏檔案的熟悉程度。檔案數(shù)字化處理后，可以直接通過(guò)檔案管理系統(tǒng)查找，連接相應(yīng)的打印機(jī)就可以打印出來(lái)，能極大地提高檔案利用的效率。

3.5 提高素質(zhì)，加強(qiáng)保障

在任何歷史時(shí)期，人才都是科技事業(yè)進(jìn)步的保障。新時(shí)期開(kāi)發(fā)利用檔案資源對(duì)檔案工作者提出了更高的要求，要對(duì)越來(lái)越豐富的檔案信息資源進(jìn)行進(jìn)一步的開(kāi)發(fā)利用，挖掘出檔案潛在的價(jià)值提供給社會(huì)，這就要求檔案工作者在業(yè)務(wù)素質(zhì)、思想觀念、實(shí)踐能力上都比之前要上一個(gè)新的臺(tái)階。檔案工作者需要不斷地加強(qiáng)學(xué)習(xí)，提高自身素質(zhì)，不僅具備檔案業(yè)務(wù)知識(shí)，也要掌握與檔案管理相關(guān)的計(jì)算機(jī)應(yīng)用知識(shí)，成為復(fù)合型的人才。此外，要加強(qiáng)對(duì)檔案開(kāi)發(fā)利用重要性的宣傳，多爭(zhēng)取政府部門的支持，獲得更多地社會(huì)認(rèn)同，多渠道多方位地提供檔案信息服務(wù)，從而促進(jìn)檔案資源的開(kāi)發(fā)利用。

參考文獻(xiàn)

[1]趙虹.檔案信息資源的開(kāi)發(fā)利用[J].蘭臺(tái)內(nèi)外，2015（01）.

[2]石莉.印莉娟.論網(wǎng)絡(luò)時(shí)代檔案資源的開(kāi)發(fā)利用[J].北京理工大學(xué)學(xué)報(bào)，2007（10）.

作者簡(jiǎn)介

曾六元（1977-），女，漢，湖南省益陽(yáng)市，碩士，出版中級(jí)，研究方向：檔案編研、檔案管理、檔案利用。