諶軍芳
摘 要:會計(jì)檔案整理工作是行政事業(yè)單位眾多的檔案資料管理中的一部分,且有著舉足輕重的作用。會計(jì)檔案整理包含了對于會計(jì)憑證、會計(jì)賬簿及報(bào)表等會計(jì)資料等等信息內(nèi)容,是對行政事業(yè)單位財(cái)務(wù)及經(jīng)濟(jì)活動的真實(shí)記錄和反饋,也是對單位人才的貢獻(xiàn)值,工作內(nèi)容和能力的客觀體現(xiàn)。但是在目前很多行政事業(yè)單位會計(jì)檔案整理工作中我們?nèi)匀豢梢钥吹胶芏鄦栴},諸如整理范圍不明確,標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一等等,都制約著行政事業(yè)單位會計(jì)檔案整理的科學(xué)運(yùn)轉(zhuǎn)。針對當(dāng)前會計(jì)檔案管理存在的問題提出具體的解決措施,促進(jìn)檔案整理工作的有序發(fā)展。
關(guān)鍵詞:行政事業(yè)單位;會計(jì)檔案;整理工作
行政事業(yè)單位的會計(jì)檔案整理其實(shí)就是按照一定的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)則,對會計(jì)檔案信息進(jìn)行分類,立卷,排列和編目,使得檔案信息更加清晰,查閱起來更為的便捷。尤其是在數(shù)字化信息的影響下,給會計(jì)檔案整理工作帶來了新的挑戰(zhàn)和發(fā)展模式,不僅提升了會計(jì)檔案整理的質(zhì)量,還無形中增加了相關(guān)工作人員的壓力,對其專業(yè)素質(zhì)要求更高。在實(shí)際的應(yīng)用中,事業(yè)單位會計(jì)檔案整理工作仍然有一些不容忽視的弊端,結(jié)合實(shí)際情況,從而提出一些改革的措施。
1 行政事業(yè)單位會計(jì)檔案整理工作存在的問題
1.1 整理工作不夠細(xì)致
當(dāng)前行政事業(yè)單位整理工作的具體內(nèi)容劃分還不夠細(xì)致,主要表現(xiàn)在檔案信息歸檔的范圍還不夠明確,一些單位并未將會計(jì)檔案材料及時(shí)的進(jìn)行歸檔,還有一些單位則是將不屬于會計(jì)檔案的一些信息弄混在會計(jì)檔案中,類似文書方面的信息等。其二是缺乏統(tǒng)一的裝訂標(biāo)準(zhǔn),對于會計(jì)檔案的收集界點(diǎn)不夠明確,比如歸檔章的實(shí)用,案卷格式等等;還有一些活頁賬簿整理時(shí)缺乏封面,未能及時(shí)裝訂,缺乏規(guī)范性,比較松散。三是會計(jì)檔案在立卷過程中未能按照保管期限進(jìn)行立卷歸檔,只是將它們放在裝訂盒中,降低了檔案信息的利用率。
1.2 整理人員意識不夠
在行政事業(yè)單位中對于會計(jì)檔案整理工作的重視程度并不高,無論是領(lǐng)導(dǎo)還是會計(jì)檔案整理人員都沒有從根本上意識到檔案整理和改革的重要性,存在著“隨意”的態(tài)度。進(jìn)而造成會計(jì)檔案整理工作的脫節(jié)和落后等情況的出現(xiàn),盡管數(shù)字化技術(shù)下,對檔案信息整理也有了新的要求,但是很多檔案工作人員意識不足,能力不夠,也沒有接受專業(yè)的培訓(xùn),很多都不懂得具體的操作流程,導(dǎo)致整個(gè)會計(jì)檔案整理工作不符合規(guī)范要求。
1.3 整理資料不夠完善
當(dāng)前一些行政事業(yè)單位基于對會計(jì)檔案的重視程度不高,對整個(gè)會計(jì)檔案信息的收集和整理工作都存在著一些不完整的情況,諸如只是注重收集會計(jì)檔案中的賬簿信息,會計(jì)檔案憑證和報(bào)表,而對于會計(jì)文件的資料收集則是興趣缺缺。還有一些行政事業(yè)單位缺乏對會計(jì)檔案的系統(tǒng)管理,也沒有專人進(jìn)行后續(xù)的保管工作,只是單純的將檔案信息進(jìn)行儲存,導(dǎo)致會計(jì)檔案信息存在著丟失和損壞的情況。
2 規(guī)范行政事業(yè)單位會計(jì)檔案整理工作的對策
2.1 規(guī)范檔案整理歸檔的程序
會計(jì)檔案整理程序的標(biāo)準(zhǔn)化發(fā)展是非常有必要的,首先要求相關(guān)工作人員做好技術(shù)歸檔工作,對日常工作中產(chǎn)生的會計(jì)憑證要及時(shí)的進(jìn)行整理—裝訂—裝盒,確保會計(jì)信息及時(shí)進(jìn)行錄入。同時(shí)還要按照年,月份進(jìn)行擺放,相關(guān)的財(cái)務(wù)報(bào)告、賬簿等資料信息也要裝入收納盒中,并注明類別,以便后期查閱和實(shí)用。其次要定期的對會計(jì)電算化系統(tǒng)中產(chǎn)生的數(shù)據(jù)內(nèi)容進(jìn)行打印、裝訂、存檔,并且進(jìn)行備份,預(yù)防數(shù)據(jù)的丟失。如果是進(jìn)行電腦存檔,就需要進(jìn)行加密,做好安全保障工作,確保數(shù)據(jù)的完整性;如果是紙質(zhì)存檔,就需要做好相應(yīng)的防火,防塵,防磁工作,定期進(jìn)行檢查,建立科學(xué)的查閱和保密工作,避免信息外泄。第三對于那些已經(jīng)建立檔案室的事業(yè)單位,可以將其交到財(cái)會部門,進(jìn)行針對性的整理和監(jiān)管。而對于那些還沒有建立專門的檔案室的事業(yè)單位,財(cái)務(wù)部門可以專門的設(shè)立一個(gè)會計(jì)檔案整理崗位,做到責(zé)任到人,落實(shí)各個(gè)程序會計(jì)檔案整理工作中的職責(zé)和工作目標(biāo)。優(yōu)化和規(guī)范檔案整理的每一個(gè)細(xì)節(jié)和程序,從而整體上提高會計(jì)檔案優(yōu)化的工作效率和質(zhì)量。
2.2 提高整理人員綜合素質(zhì)
行政事業(yè)單位會計(jì)檔案信息整理工作質(zhì)量高低中心圍繞的還是在于人,整理人員的思想認(rèn)知,工作能力都直接影響到檔案信息整理的進(jìn)程。所以首先要從領(lǐng)導(dǎo)和員工開始,不斷的提高檔案整理人員的思想意識,樹立正確的認(rèn)知,充分認(rèn)知到會計(jì)檔案信息整理對于單位長遠(yuǎn)發(fā)展的重要作用。引導(dǎo)整理人員建立依法管理的基本思路,構(gòu)建科學(xué),有效的整理模式,將檔案整理工作納入領(lǐng)導(dǎo)工作日程中去,注重檔案整理人員的工作,設(shè)立一定的激勵模式,提高整理人員的積極性。同時(shí)還要全面的提高和培訓(xùn)會計(jì)檔案整理人員的專業(yè)技能,除卻基本的崗前培訓(xùn),還要結(jié)合當(dāng)下數(shù)字信息技術(shù)的快速發(fā)展,開發(fā)出更為人性化和安全化的檔案整理模式。例如根據(jù)檔案的內(nèi)容,設(shè)計(jì)出相對應(yīng)的編目,并且借助計(jì)算機(jī)的檢索功能,進(jìn)一步優(yōu)化查閱的方式,節(jié)省時(shí)間,提高效率。還可以借助各類的財(cái)務(wù)數(shù)據(jù),對單位的財(cái)政預(yù)算進(jìn)行管理,幫助領(lǐng)導(dǎo)對單位未來的發(fā)展做出科學(xué)的決策。通過不斷的教育和培訓(xùn),及時(shí)更新整理人員的系統(tǒng)知識,為會計(jì)檔案整理工作貢獻(xiàn)出更大的智慧,促進(jìn)行政事業(yè)單位的可持續(xù)的發(fā)展。
2.3 健全會計(jì)檔案的管理制度
規(guī)范行政事業(yè)單位會計(jì)檔案整理工作,就需要從制度層面進(jìn)行規(guī)范,對整理人員的行為和工作內(nèi)容進(jìn)行標(biāo)準(zhǔn)化,涉及如檔案歸檔的范圍,保管期限,歸檔程序,整理方法等等。其中歸檔范圍需要明確哪些屬于會計(jì)檔案,哪些屬于文書檔案,諸如會計(jì)憑證,賬簿,財(cái)務(wù)報(bào)告,電子會計(jì)資料等都屬于會計(jì)檔案;而經(jīng)費(fèi)預(yù)算,財(cái)務(wù)收支計(jì)劃,財(cái)務(wù)制度這些屬于文書檔案,進(jìn)行明確劃分。而保管期間則以“年度”形式進(jìn)行劃分,首先將單位形成的會計(jì)檔案按照年度分開,再將這些會計(jì)檔案按照類別進(jìn)行分開,按照永久,25年,15年,10年,5年,3年的順序各自進(jìn)行排序保存,便于查閱。同時(shí)還應(yīng)當(dāng)建立相應(yīng)的查閱和保管制度,整理完后確保會計(jì)檔案信息不外泄,確保不會發(fā)生丟失和損壞等等情況。建立相應(yīng)的責(zé)任制,確保會計(jì)檔案信息的收集,整理和保管等環(huán)節(jié)都在標(biāo)準(zhǔn)化的制度和程序中進(jìn)行,將每一項(xiàng)工作落到實(shí)處。最后還可以建立相應(yīng)的獎懲制度,對檔案整理工作做的好的工作人員進(jìn)行一定的獎金或者是職位晉升的鼓勵,反之,對整理出現(xiàn)紕漏的人員進(jìn)行批評,及時(shí)的進(jìn)行糾正,以此激勵整理人員不斷的規(guī)范自身的行為,提高會計(jì)檔案整理的科學(xué)和規(guī)范化發(fā)展。
3 總結(jié)
隨著信息技術(shù)的快速發(fā)展,行政事業(yè)單位的會計(jì)檔案信息整理工作也面臨著諸多的挑戰(zhàn),這對于推進(jìn)檔信息整理工作是一個(gè)新的發(fā)展契機(jī)。會計(jì)檔案信息整理是一個(gè)系統(tǒng)化的過程,對于科學(xué)的掌握單位的財(cái)務(wù)信息以及推動單位科學(xué)發(fā)展都起到了重要的作用。文章正是針對當(dāng)前行政事業(yè)單位會計(jì)檔案整理存在的一些問題,提出了幾點(diǎn)針對性的建議,從檔案整理的制度,程序及人員素質(zhì)三個(gè)方面進(jìn)行優(yōu)化,從而逐步提升行政事業(yè)單位會計(jì)檔案信息整理的有序化發(fā)展。
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