研究企業(yè)檔案數(shù)字化建設(shè)的現(xiàn)狀及對策

摘 要：信息技術(shù)的飛速發(fā)展在一定程度上大大降低了各種工作的成本，這在企業(yè)檔案數(shù)字化中也是如此。目前，許多企業(yè)已經(jīng)認(rèn)識到加快企業(yè)檔案數(shù)字化的重要性，但在數(shù)字化建設(shè)的過程中仍面臨軟硬件配備不足和檔案數(shù)字化系統(tǒng)與檔案管理不兼容等問題。因此，本文在全面分析當(dāng)前企業(yè)檔案數(shù)字化的前提下，提出了一些加強(qiáng)企業(yè)檔案數(shù)字化的對策和建議，希望可以為同行檔案數(shù)字化建設(shè)提供可借鑒的意義。

關(guān)鍵詞：企業(yè);檔案;數(shù)字化;現(xiàn)狀;對策

隨著國有企業(yè)信息化建設(shè)的快速發(fā)展，作為國有企業(yè)信息化建設(shè)重要組成部分的檔案信息化建設(shè)也提上了議事日程。檔案數(shù)字化是國有企業(yè)檔案信息化的內(nèi)容之一，開展檔案數(shù)字化建設(shè)是當(dāng)前國有企業(yè)檔案部門的重要任務(wù)之一。這是實現(xiàn)檔案工作規(guī)范化的重要舉措，也是檔案部門提升服務(wù)能力、拓寬服務(wù)領(lǐng)域的重要途徑之一。筆者多年從事國有企業(yè)檔案管理工作，在實踐中發(fā)現(xiàn)國有企業(yè)檔案數(shù)字化面臨一些不容忽視的具體問題。本文對存在的問題進(jìn)行了分析和探討，并提出了相應(yīng)的對策。

1 企業(yè)檔案數(shù)字化建設(shè)的概況

1.1 檔案數(shù)字化的基本內(nèi)容

數(shù)字化檔案館的建設(shè)是指利用計算機(jī)技術(shù)、掃描技術(shù)、光學(xué)字符識別技術(shù)、數(shù)字?jǐn)z影技術(shù)、音視頻技術(shù)、數(shù)據(jù)庫技術(shù)、多媒體技術(shù)、存儲技術(shù)等高新技術(shù)，將各種紙張、照片、音像、電影等傳統(tǒng)媒體檔案資源轉(zhuǎn)化為數(shù)字檔案信息，以數(shù)字形式存儲，以網(wǎng)絡(luò)形式相互連接，由計算機(jī)系統(tǒng)管理，形成有序的檔案信息庫結(jié)構(gòu)，以便及時、準(zhǔn)確、便捷地提供與利用相關(guān)，實現(xiàn)資源共享，這也是檔案信息化建設(shè)的基本內(nèi)容。對任何企業(yè)來說，檔案數(shù)字化都意味著建立一個電子的檔案管理系統(tǒng)，其基礎(chǔ)是建立一個與企業(yè)有關(guān)的檔案數(shù)據(jù)庫，主要依靠電子信息技術(shù)。將傳統(tǒng)紙面記錄保存在檔案管理數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)中，并進(jìn)行計算機(jī)處理、分類和歸納，以提高整個系統(tǒng)的安全系數(shù)，使公司能夠在該系統(tǒng)中及時實現(xiàn)搜索、發(fā)現(xiàn)和訪問記錄的功能。

1.2 檔案數(shù)字化建設(shè)對企業(yè)發(fā)展的重要性

在互聯(lián)網(wǎng)和電子商務(wù)的推動下，我們已經(jīng)進(jìn)入了大數(shù)據(jù)時代。在數(shù)據(jù)挖掘和云計算等技術(shù)的推動下，智能終端也得到了廣泛應(yīng)用，但是不可避免的是帶來了更激烈的市場競爭和更大的企業(yè)運營壓力。企業(yè)資源利用效率是評價企業(yè)經(jīng)營效率的重要指標(biāo)，因此利用電子計算機(jī)的數(shù)字化管理能力可以直接發(fā)揮相應(yīng)的作用。

企業(yè)檔案管理的數(shù)據(jù)化建設(shè)有三個主要優(yōu)勢：一是可以最大限度地利用企業(yè)檔案，減少企業(yè)檔案信息的支出，用辦公自動化代替紙質(zhì)管理;第二，企業(yè)檔案資源可以與行業(yè)和社會共享，可以快速實現(xiàn)遠(yuǎn)程訪問和信息傳輸，從而降低行業(yè)檔案管理成本。第三，可以提高企業(yè)檔案建設(shè)管理的準(zhǔn)確性。在數(shù)字文件管理中，不需要手動搜索文件數(shù)據(jù)，減少了可能出現(xiàn)的錯誤，提高了企業(yè)文件管理的準(zhǔn)確性與有效性。

2 國有企業(yè)檔案數(shù)字化建設(shè)面臨的主要問題

越來越多的公司自發(fā)地參與了該公司檔案的數(shù)字化工作，認(rèn)識到這項工作的重要性和必要性，并努力改變目前的檔案管理做法，但總體而言，企業(yè)檔案的數(shù)字化仍然是一個重大挑戰(zhàn)，很多管理人員在發(fā)展建設(shè)的過程中容易出現(xiàn)問題，筆者將幾個主要問題總結(jié)如下：

2.1 對檔案數(shù)字化建設(shè)重視不夠

檔案數(shù)字化管理建設(shè)一方面可以提高檢索效率。與傳統(tǒng)的搜索方法相比，數(shù)字化檔案只需要幾分鐘甚至更少的時間來搜索原始文件的掃描副本。另一方面，數(shù)字化文件可以封閉保存，沒有特殊情況將不再使用，有利于保護(hù)原件。然而，在國有企業(yè)中，檔案管理工作沒有得到足夠的重視，檔案數(shù)字化滯后，導(dǎo)致國有企業(yè)檔案成為一個被忽視的部門。責(zé)任心強(qiáng)的檔案管理人員會在工作的過程中默默無聞，責(zé)任心弱的檔案管理人員將會導(dǎo)致檔案的積累，使得很多檔案信息很難再被找到的，更不用說檔案的信息化和數(shù)字化了。因此從根本上說，檔案數(shù)字化、建設(shè)質(zhì)量和建設(shè)進(jìn)度關(guān)系到國有企業(yè)的重視程度。

2.2 不充分的硬件和軟件受到嚴(yán)格限制

隨著信息化建設(shè)的快速發(fā)展，國有企業(yè)檔案管理部門配備了計算機(jī)和掃描儀設(shè)備。然而，這些設(shè)備有使用壽命。由于缺乏資金和其他原因，設(shè)備更新緩慢。舊計算機(jī)與檔案管理軟件的要求不匹配，導(dǎo)致軟件運行緩慢甚至無法運行。掃描儀很舊，導(dǎo)致掃描圖像不清晰。有些甚至沒有專門的檔案管理軟件或檔案管理軟件不能及時更新。沒有良好的檔案數(shù)字化所必需的硬件和軟件設(shè)備，國有企業(yè)的檔案數(shù)字化就無法進(jìn)行或進(jìn)展緩慢。

2.3 文件管理系統(tǒng)與OA辦公系統(tǒng)不兼容

目前各軟件公司生產(chǎn)多種文件管理軟件和OA辦公軟件，國有企業(yè)也根據(jù)自己的需要自行購買文件管理軟件和OA辦公軟件，但是很多出現(xiàn)文件管理系統(tǒng)和OA辦公系統(tǒng)不兼容的現(xiàn)象，不能依靠OA辦公系統(tǒng)進(jìn)行在線輸入和查詢等，結(jié)果導(dǎo)致數(shù)據(jù)也難以轉(zhuǎn)換和共享。如果OA辦公系統(tǒng)和文件管理系統(tǒng)不兼容，那么收發(fā)文件存檔，僅在OA辦公系統(tǒng)內(nèi)下載，然后在一個輸入文件管理系統(tǒng)中生成的電子文件僅由一個相應(yīng)的導(dǎo)入文件軟件組成，這非常耗時且效率低下，無法實現(xiàn)檔案數(shù)字化管理預(yù)期的效果。

2.4 文件管理器質(zhì)量不高，設(shè)備不足

文件管理人員素質(zhì)的高低將會直接決定了國有企業(yè)文件管理水平的高低。隨著辦公自動化的普及，對文件管理器提出了新的要求，文件管理器除了傳統(tǒng)的手動整理文件外，還需要使用最新的方法管理文件。但是在國有企業(yè)中，文件管理人員的素質(zhì)很高，為了節(jié)約編制，也有利用秘書兼任文件管理工作的地方。專職人員少，文件工作大部分停留在手動管理階段，不利于文件數(shù)字化工作的進(jìn)行，這樣的做法會嚴(yán)重影響文件數(shù)字化信息的安全管理，嚴(yán)重的可能會導(dǎo)致部分企業(yè)的檔案信息被泄露，一旦企業(yè)的機(jī)密信息被非法分子利用，或者使用部分企業(yè)員工信息參與非法活動，都會導(dǎo)致企業(yè)和員工的信息甚至財產(chǎn)安全受到威脅，更別說企業(yè)檔案的數(shù)字化構(gòu)成了。

2.5 缺乏有效的技術(shù)指導(dǎo)

文件數(shù)字化工作是屬于技術(shù)內(nèi)容、操作規(guī)格高的工作，并且這類技術(shù)正處于探索和嘗試階段。在國有企業(yè)的檔案數(shù)字化工作中，文件管理人員由于缺乏對掃描技術(shù)、掃描過程、掃描方法、顏色模式、掃描分辨率、存儲格式、掃描過程控制等方面的掌握和技術(shù)指導(dǎo)，使企業(yè)在最終數(shù)字化檔案的過程中面臨很多技術(shù)性的難題，行業(yè)企業(yè)檔案數(shù)字化建設(shè)的同時需要不斷更新技術(shù)，在這個過程建設(shè)中需要不同的技術(shù)支持，但是，許多傳統(tǒng)企業(yè)在實現(xiàn)數(shù)字建設(shè)企業(yè)檔案時，沒有相應(yīng)的技術(shù)人員作為后盾，不僅使檔案數(shù)字化工作無法開展，而且還會使企業(yè)面臨著巨大的安全問題。

3 加快企業(yè)檔案數(shù)字化建設(shè)的對策

國有企業(yè)檔案數(shù)字化建設(shè)是一個漫長而困難的課題，它的建設(shè)過程不僅需要企業(yè)單方面的意識重視，而且還需要技術(shù)支持，由于涉及的建設(shè)問題比較多，所以針對這些問題，筆者總結(jié)了一些問題對應(yīng)的對策，主要有：

3.1 加強(qiáng)檔案數(shù)字化領(lǐng)導(dǎo)

國有企業(yè)檔案數(shù)字化建設(shè)的最終目的是提高國有企業(yè)的效率，提高領(lǐng)導(dǎo)決策和管理水平，利用檔案數(shù)字化管理平臺嗎，提升企業(yè)整體的信息管理效率。國有企業(yè)要把檔案數(shù)字化建設(shè)納入領(lǐng)導(dǎo)議事日程，把檔案數(shù)字化建設(shè)納入國有企業(yè)信息化建設(shè)，作為國有企業(yè)信息化建設(shè)的重要因素。明確負(fù)責(zé)存檔數(shù)字部署的負(fù)責(zé)人和文件管理負(fù)責(zé)人的責(zé)任，并支持物力、人力、財力等。在領(lǐng)導(dǎo)的支持下，檔案數(shù)字化工作進(jìn)行得更加順利。

3.2 劃撥更多專項資金，并提供足夠的硬件和軟件設(shè)施

數(shù)字化建設(shè)企業(yè)檔案管理，需要企業(yè)配備數(shù)字化檔案建設(shè)硬件載體，提供硬件支持。一是不斷提高檔案數(shù)字化建設(shè)系統(tǒng)和數(shù)據(jù)庫的數(shù)字化處理能力;第二是配備專業(yè)電腦。為順利實現(xiàn)檔案數(shù)字化，國有企業(yè)應(yīng)將數(shù)字化工作所需經(jīng)費納入國有企業(yè)預(yù)算，加大檔案數(shù)字化專項資金的投入，為檔案配備充足的計算機(jī)、掃描儀、防磁柜、光盤、移動硬盤、加濕除濕機(jī)、檔案管理軟件等設(shè)備，并根據(jù)需要進(jìn)行更新，以充分滿足檔案數(shù)字化的需要。并且檔案部門應(yīng)多與領(lǐng)導(dǎo)溝通協(xié)商，爭取在建設(shè)檔案數(shù)字化管理過程方面的軟硬件支持，確保檔案數(shù)字化的順利進(jìn)行。

3.3 構(gòu)建用于文件管理系統(tǒng)和OA辦公室系統(tǒng)無縫對接的統(tǒng)一管理平臺

隨著辦公自動化的普及，電子文件數(shù)量激增，建立統(tǒng)一的管理平臺，文件管理系統(tǒng)和OA辦公室系統(tǒng)的無縫對接至關(guān)重要。國有企業(yè)要實現(xiàn)文件集成，從文件轉(zhuǎn)移到文件不需要數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換和遷移，文件工作效率也要高，因此要增加國有企業(yè)的資金投入，文件部門要加強(qiáng)與軟件制作部門的溝通，OA辦公室系統(tǒng)和文件管理系統(tǒng)滿足文件管理要求，文件系統(tǒng)和OA辦公室系統(tǒng)的無縫對接。

3.4 加強(qiáng)人才隊伍建設(shè)

人才隊伍建設(shè)是檔案數(shù)字化工作順利開展的前提，必須加強(qiáng)。首先，人員支持。檔案數(shù)字化需要大量工作，必須由足夠的人員完成。如果有外包能力，可以邀請專業(yè)組織來完成。如果沒有外包能力，內(nèi)部潛力可以挖掘。可以從其他部門借調(diào)一些人員來幫助完成這項工作。還指派了一名計算機(jī)專業(yè)人員負(fù)責(zé)網(wǎng)絡(luò)和數(shù)據(jù)庫管理以及相關(guān)的業(yè)務(wù)工作。二是檔案管理人員應(yīng)加強(qiáng)學(xué)習(xí)，根據(jù)檔案發(fā)展的需要不斷提高專業(yè)技能，學(xué)會利用計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)和多媒體技術(shù)存儲、檢索和開發(fā)檔案信息，積極參加相關(guān)檔案知識培訓(xùn)，獨立學(xué)習(xí)檔案數(shù)字化的各項規(guī)章制度，深入學(xué)習(xí)內(nèi)容并應(yīng)用于實際操作，確保檔案數(shù)字化的有效開展。

企業(yè)檔案數(shù)字化是為了提高效率和節(jié)約費用。然而，如果檔案的安全得不到保障，將會給企業(yè)增加更多的困難。因此，安全施工應(yīng)作為基本保證。首先，我們要在整個工作過程中提高安全施工意識，使每個環(huán)節(jié)都能在安全的前提下進(jìn)行。其次，有必要為檔案數(shù)字化建立安全屏障，并在數(shù)據(jù)庫上安裝防火墻，使盜用信息的人無法進(jìn)入。最后，在實現(xiàn)企業(yè)和行業(yè)間的信息共享時，應(yīng)注意信息安全。

3.5 加強(qiáng)與檔案管理部門的聯(lián)系

為了更好地實現(xiàn)企業(yè)檔案數(shù)字化建設(shè)挑戰(zhàn)目標(biāo)，需要參考，有參考，有規(guī)制，因此要規(guī)范企業(yè)檔案數(shù)字化建設(shè)基準(zhǔn)的構(gòu)建。另一方面，管理人員要研究促進(jìn)企業(yè)檔案數(shù)字化建設(shè)的管理方法、運行規(guī)范、實施過程，為企業(yè)提供參考，減少企業(yè)探索帶來的損失。另一方面，企業(yè)可以發(fā)揮學(xué)習(xí)能力，在國內(nèi)外其他行業(yè)、企業(yè)的檔案數(shù)字化建設(shè)中總結(jié)和調(diào)整經(jīng)驗，用于本公司企業(yè)。請地方政府積極訪問，研究數(shù)字建設(shè)經(jīng)驗，專家親自來對檔案數(shù)字建設(shè)進(jìn)行工作指導(dǎo)，教授文件數(shù)字化方面的專業(yè)知識，及時掌握數(shù)字工作方法。訪問其他成功機(jī)構(gòu)的文件數(shù)字化，吸取其他人已經(jīng)掌握的經(jīng)驗和教訓(xùn)，可以減少迂回，提高生產(chǎn)力。

4 總結(jié)語

數(shù)字化施工企業(yè)檔案管理將使企業(yè)提供更加便捷、規(guī)范、大規(guī)模的檔案信息。另外，隨著大數(shù)據(jù)時代的到來，企業(yè)必須依靠計算機(jī)、信息技術(shù)等手段來實現(xiàn)企業(yè)檔案的綜合管理，從而最終實現(xiàn)企業(yè)檔案信息化、資源利用和數(shù)字化建設(shè)的目標(biāo)。檔案數(shù)字化是一項長期而復(fù)雜的任務(wù)，不可能一蹴而就。因此，在建設(shè)過程中，必須結(jié)合本單位的實際情況，從工作大局出發(fā)，從檔案利用和綜合考慮的需要出發(fā)，科學(xué)、合理、務(wù)實地制定檔案數(shù)字化的近期和遠(yuǎn)期規(guī)劃，只有這樣才能保證檔案的完整性和長期保存質(zhì)量。

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作者簡介

葉曄（1988-），女，漢，江蘇，大學(xué)本科，助理檔案管理師，寶鋼工程技術(shù)集團(tuán)有限公司，研究方向：檔案管理。