淺談檔案館信息化建設(shè)存在的問題和對(duì)策

白思敏

摘 要：現(xiàn)今社會(huì)，國(guó)民經(jīng)濟(jì)各個(gè)行業(yè)中都可見信息化技術(shù)的身影，信息化技術(shù)在行業(yè)發(fā)展、改革過程中，也起到了至關(guān)重要的作用。隨著國(guó)家對(duì)信息化技術(shù)的重視性越來越高，作為社會(huì)信息核心部門的檔案館，其內(nèi)部涉及的信息量巨大而隱秘，所以將信息化技術(shù)應(yīng)用到檔案館建設(shè)中是必要且重要的一項(xiàng)重大決策。檔案管理部門應(yīng)建立系統(tǒng)化、數(shù)據(jù)化檔案，在檔案管理滿足現(xiàn)代信息社會(huì)需求的同時(shí)，加快檔案管理信息化建設(shè)，推進(jìn)檔案管理的持續(xù)進(jìn)步。

關(guān)鍵詞：檔案;信息化建設(shè);問題;對(duì)策

近年來信息化建設(shè)在發(fā)展戰(zhàn)略的引導(dǎo)下飛速發(fā)展，各行各業(yè)實(shí)施信息化建設(shè)中積極探索，為此信息化建設(shè)的腳步越走越快。檔案館是集檔案信息利用、管理、歸集為一體的信息管理的重要部門[1]。將信息化建設(shè)合理的運(yùn)用到檔案管理過程中，可以有效的解決檔案館內(nèi)信息量巨大的這一問題，因此將信息化建設(shè)運(yùn)用到檔案館中意義重大。

1 檔案信息化建設(shè)內(nèi)涵

檔案信息化建設(shè)指的是在符合新時(shí)代經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展的需求同時(shí)，將信息化技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)合理的運(yùn)用到更新和管理檔案的過程中。

檔案信息化的內(nèi)涵：其一，滿足社會(huì)文化、經(jīng)濟(jì)需求，就要將信息管理和知識(shí)管理充分結(jié)合在一起，需要達(dá)到這一點(diǎn)要將信息化建設(shè)合理應(yīng)用于檔案管理中。其二，檔案管理者工作內(nèi)容繁重，將信息化建設(shè)應(yīng)該到檔案管理過程中，可以有效的減輕工作人員繁重的工作，更好的優(yōu)化和提高檔案管理效率，使檔案管理在社會(huì)中的重要性和關(guān)注度也得到應(yīng)有的提升[2]。其三，依靠信息化建設(shè)自身具備的快速、便捷這一特性，可以促進(jìn)檔案管理效率，將實(shí)體化管理轉(zhuǎn)化為信息管理。其四，信息化建設(shè)應(yīng)用到檔案管理過程中，管理史料和行業(yè)不同人才的檔案的同時(shí)，可以更好的維護(hù)歷史本來面貌，保存社會(huì)應(yīng)有記憶。

信息化建設(shè)應(yīng)符合國(guó)家利益和時(shí)代發(fā)展，為國(guó)家各領(lǐng)域發(fā)展提供更完善的知識(shí)信息服務(wù)，更好的作為信息、知識(shí)管理的載體，為推動(dòng)檔案管理的逐步發(fā)展盡最大的努力。

2 現(xiàn)有檔案館存在的問題

信息化建設(shè)在國(guó)家扶植和推動(dòng)下，在不同領(lǐng)域取取到了驕人的成效，但信息化建設(shè)應(yīng)用于檔案館中時(shí)間較短，所以信息化建設(shè)在檔案管理過程中，沒有明確的實(shí)踐體系，還處于信息化建設(shè)的初級(jí)階段，而且在檔案管理過程中人才缺失，基礎(chǔ)薄弱，也是制約檔案信息化快速進(jìn)步的具體問題[3]。

1）領(lǐng)導(dǎo)不重視檔案信息化建設(shè)。檔案管理不是一種創(chuàng)收行業(yè)，較多領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)為不能帶來實(shí)際經(jīng)濟(jì)效益，在檔案管理信息化建設(shè)中徒增成本、得不償失，但是人們往往忽略檔案管存在的潛在效益，那不是能用經(jīng)濟(jì)來衡量的，因此對(duì)于檔案館本身就不夠重視，對(duì)信息化建設(shè)也不會(huì)積極主動(dòng)，造成信息化建設(shè)進(jìn)步緩慢，甚至停歇不前。

2）缺少資金支持。檔案館主要依靠國(guó)家或者地方的財(cái)政補(bǔ)貼，是一個(gè)非營(yíng)利性的機(jī)構(gòu);檔案館信息化建設(shè)需要進(jìn)行資金的投入，用于購買信息化建設(shè)的硬件和軟件;為了實(shí)現(xiàn)檔案館信息化建設(shè)，需要應(yīng)用外部網(wǎng)絡(luò)、信息化技術(shù)，還需要更新管內(nèi)的設(shè)施，才能實(shí)現(xiàn)信息化建設(shè)的初級(jí)目標(biāo)，后續(xù)還需要不斷維護(hù)設(shè)備和更新技術(shù)，這一過程同樣需要大量資金投入。信息化建設(shè)大多需要設(shè)備的支持，比如，很多檔案館中缺乏存檔器械，因此檔案館信息化建設(shè)的很大一部分阻礙是設(shè)備的缺失和老舊，而且，大多檔案館依靠局域網(wǎng)運(yùn)行，員工依靠權(quán)限閱讀文件，存儲(chǔ)的文件路徑不明確，文件存儲(chǔ)雜亂、無規(guī)律，日后會(huì)耗費(fèi)大量人力查詢。如果實(shí)行外網(wǎng)，網(wǎng)絡(luò)化在帶給人們生活便利的同時(shí)，也要重視網(wǎng)絡(luò)的安全性，計(jì)算機(jī)病毒和黑客無處不在，危及到網(wǎng)絡(luò)安全，同樣，內(nèi)部防御也不可忽視，需要保證平臺(tái)系統(tǒng)的正常運(yùn)行。因此，信息化建設(shè)需要持續(xù)投入資金，以滿足信息化建設(shè)對(duì)于設(shè)備和網(wǎng)絡(luò)安全的需求。

3）管理人才缺失。就目前來看，我國(guó)檔案管理人員大多處于年齡較大，學(xué)歷普遍不高等情況，其主要原因是，由于檔案管理工作社會(huì)地位不高，造成薪資水平較低，不能吸引具有專業(yè)知識(shí)的年輕人。具體調(diào)查，目前基層管理人員具備信息管理知識(shí)的人員不足三成，近45歲的占總比例的七成。

4）區(qū)域性明顯。總體來講，經(jīng)濟(jì)發(fā)展較好的地區(qū)，政府對(duì)于信息化建設(shè)較重視，投入力度較大，信息化建設(shè)配套設(shè)施較完善，比如，北京、上海、廣州等地。而我國(guó)中、西部經(jīng)濟(jì)較落后的地區(qū)，政府不太重視，設(shè)施不完善，阻礙了檔案管理信息化的前進(jìn)，所以發(fā)達(dá)地區(qū)信息化技術(shù)更完善[4]。

5）無法滿足資源共享。檔案管理根據(jù)公眾的不同需求，需要開展資源共享以滿足信息化建設(shè)的公開、透明的目的。但是工作人員落后的思想，限制了檔案信息公開。落后的思想盲目了思維，片面的理解檔案信息化為檔案數(shù)字化，只認(rèn)識(shí)到檔案數(shù)字化可以方便、快捷的查詢檔案，但是，如果不實(shí)現(xiàn)信息共享，在查詢檔案過程中不能及時(shí)查詢檔案信息，不能有效的發(fā)揮信息建設(shè)化的重要作用。

3 解決檔案管理問題的對(duì)策

1）加強(qiáng)信息化建設(shè)。信息飛速發(fā)展的今天，使檔案發(fā)揮它原有的價(jià)值，應(yīng)該實(shí)現(xiàn)共享檔案資源。這一目標(biāo)必須依托在檔案信息化建設(shè)的基礎(chǔ)上。首先對(duì)于不同類型檔案進(jìn)行數(shù)字化存儲(chǔ)，確保快速查找檔案信息，實(shí)現(xiàn)文件、檔案一體化管理的同時(shí)，提升檔案管理的工作效率?？梢越柚W(wǎng)絡(luò)信息的快速、便捷的特性，實(shí)現(xiàn)檔案資源共享，數(shù)字化存儲(chǔ)的新方式，可以在預(yù)防檔案損壞和老化上起到有效預(yù)防。

2）完善安全管理體系。實(shí)現(xiàn)檔案信息資源共享后，需要搜集更多的檔案，將檔案信息最大化的利用，資源共享的同時(shí)，信息安全問題也日漸突出，網(wǎng)絡(luò)上病毒和黑客無處不在，需要制定更完善的安全體系保證資源時(shí)刻安全，體系分為信息使用和儲(chǔ)存的安全。提升安全意識(shí)的同時(shí)，通過密鑰管理、加強(qiáng)用戶身份認(rèn)證的同時(shí)，使用網(wǎng)絡(luò)防火墻，監(jiān)控網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，數(shù)據(jù)庫時(shí)常殺毒、備份，以此達(dá)到保障電子檔案的安全。

電子檔案制作過程中，分工明確、責(zé)任明確，電子檔案在資源共享過程中，只能采用只讀形式，有明確的方法，防止在查看過程中修改、刪除檔案，如需修改由工人員自行完成，修改記錄、內(nèi)容、時(shí)間，備份在案，方便查閱。

3）建立高質(zhì)量的數(shù)據(jù)庫。將檔案轉(zhuǎn)變?yōu)閿?shù)字化檔案，存儲(chǔ)在檔案管理指定的平臺(tái)上，即為數(shù)據(jù)庫。制作滿足人們網(wǎng)絡(luò)閱讀習(xí)慣，符合計(jì)算機(jī)讀取數(shù)據(jù)信息的標(biāo)準(zhǔn)和傳輸標(biāo)準(zhǔn)，高質(zhì)量的數(shù)據(jù)庫可以滿足以上所有需求?？紤]檔案未來發(fā)展，選擇更完善的軟件，建立更高質(zhì)量的檔案數(shù)據(jù)庫，滿足未來檔案管理的需求。建立后的檔案數(shù)據(jù)庫，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行維護(hù)，定期更新，確保數(shù)據(jù)庫安全的同時(shí)也保障其信息量充足。

4）增強(qiáng)人才培養(yǎng)的力度。將信息化建設(shè)引入檔案管理過程中，需要檔案管理人員掌握管理檔案知識(shí)的同時(shí)，也應(yīng)該熟悉計(jì)算機(jī)，比如熟練操作計(jì)算機(jī)、將文字檔案轉(zhuǎn)變成數(shù)字檔案、建立資源共享平臺(tái)并維護(hù)等等內(nèi)容[5]。檔案局可以在招聘時(shí)提高門檻，提升新招聘人員的專業(yè)技能，同時(shí)對(duì)原有檔案管理人員進(jìn)行相應(yīng)的培訓(xùn)，學(xué)會(huì)、掌握并實(shí)踐，提升管理人員專業(yè)技能和自身素質(zhì)。但同時(shí)，檔案管理人員需要對(duì)本職工作有責(zé)任心，兩者相結(jié)合，才能讓檔案管理在信息化建設(shè)中穩(wěn)步發(fā)展。

4 結(jié)束語

社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展中檔案館的重要性越來越突出，將信息化建設(shè)應(yīng)用到檔案管理過程中，有利于提升檔案管理的效率，現(xiàn)今，檔案信息化建設(shè)取得了初步的成效，但是還有很多問題制約著信息化建設(shè)的前行，因此，應(yīng)該結(jié)合檔案管理現(xiàn)有的問題采用科學(xué)合理的辦法，推動(dòng)檔案信息化建設(shè)越走越快。

參考文獻(xiàn)

[1]丁玥.淺談高校檔案的信息化建設(shè)[J].百科論壇電子雜志，2018，000（019）：738.

[2]劉汝.檔案館信息化建設(shè)存在的問題和對(duì)策[J].建材與裝飾，2018，000（005）：171-172.

[3]張紹濱.淺議中小城建檔案館信息化建設(shè)的現(xiàn)狀與對(duì)策[J].城市建設(shè)理論研究（電子版），2019（8）.

[4]張寧.航空檔案專題數(shù)據(jù)庫建設(shè)存在的問題及對(duì)策研究[J].機(jī)電兵船檔案，2019.

[5]李玉芳.論檔案館信息化建設(shè)應(yīng)注意的幾個(gè)問題[J].卷宗，2019，009（007）：89.