信息化建設(shè)在放射防護(hù)檔案管理中的應(yīng)用

張志龍 劉欣 郝秀蓮 蘇婷婷 任瑞

摘 要：綜合醫(yī)院放射防護(hù)檔案是醫(yī)院管理的重要內(nèi)容，是放射性職業(yè)病診斷的主要依據(jù)，也是放射影像工作的重要組成部分。本文結(jié)合工作實際，分析放射防護(hù)檔案管理現(xiàn)狀及存在問題，闡述放射防護(hù)檔案信息化建設(shè)的優(yōu)勢，以及信息化建設(shè)在放射防護(hù)檔案管理中的應(yīng)用措施，并提出應(yīng)加大對信息化的重視程度和投入支持力度、建立健全檔案信息化管理規(guī)章制度流程、加強工作人員的信息化知識培訓(xùn)等相關(guān)建議。

關(guān)鍵詞：信息化建設(shè);放射防護(hù);檔案

基金項目：本文系濱州醫(yī)學(xué)院附屬醫(yī)院科技計劃項目“人腦白質(zhì)纖維解剖學(xué)及其相關(guān)影像學(xué)研究”（項目編號：BY2013KJ30）階段性成果。

放射防護(hù)檔案作為記載放射防護(hù)依法執(zhí)業(yè)、放射診療建設(shè)項目、放射診療設(shè)備、放射工作人員等信息的重要載體，真實地反映了一個醫(yī)院放射防護(hù)管理情況，對醫(yī)院放射診療事業(yè)發(fā)展和職工本人都有十分重要的意義?！吨腥A人民共和國職業(yè)病防治法》、《放射工作人員職業(yè)健康管理辦法》都明確規(guī)定“放射工作單位應(yīng)當(dāng)為放射工作人員建立并終生保存職業(yè)健康監(jiān)護(hù)檔案”，《放射診療管理規(guī)定》、《放射性同位素與射線裝置安全和防護(hù)條例》也明確用人單位應(yīng)建立個人劑量、職業(yè)健康管理和教育培訓(xùn)檔案。由此可見放射防護(hù)檔案不僅管理要求嚴(yán)格、涵蓋內(nèi)容多、保存時間長，更關(guān)系到醫(yī)院職工和公眾的切身利益。而且隨著時間推移，放射防護(hù)檔案保管的內(nèi)容和數(shù)量也會不斷增加，現(xiàn)行的傳統(tǒng)檔案管理模式已不能滿足新形勢下醫(yī)院放射防護(hù)工作需要，因此放射防護(hù)檔案的信息化建設(shè)勢在必行。

1 放射防護(hù)檔案管理現(xiàn)狀及問題分析

醫(yī)院現(xiàn)有放射診療設(shè)備40臺、放射工作人員210人。雖然醫(yī)院對照各級主管部門要求進(jìn)行梳理，建立了放射防護(hù)檔案，但按照傳統(tǒng)檔案管理模式，仍存在許多問題。

1）紙質(zhì)檔案占據(jù)空間大，使用查閱不方便，檢索效率不高。醫(yī)院放射防護(hù)檔案內(nèi)容涵蓋依法執(zhí)業(yè)、放射診療規(guī)章制度、建設(shè)項目評價驗收、放射設(shè)備年檢維修、質(zhì)控檢查及整改反饋，還包含所有放射工作人員查體、培訓(xùn)及個人劑量檢測等內(nèi)容。由此可見，放射防護(hù)檔案內(nèi)容繁多且涉及多個部門科室，而原有檔案管理模式，檔案保管相對分散。在保管使用過程中，也以紙質(zhì)檔案為主，單純依靠翻閱紙質(zhì)檔案查詢，不僅影響檔案的檢索效率，也容易造成紙質(zhì)檔案的磨損、破壞。同時在資料轉(zhuǎn)借的過程中，也容易因管理不善導(dǎo)致資料丟失。

2）醫(yī)院各級領(lǐng)導(dǎo)重視程度不夠，對放射防護(hù)檔案信息化建設(shè)投入配備明顯不足。醫(yī)院不僅要做好放射防護(hù)檔案資料的收集、整理，還要對各種檔案資料做好分類、歸檔、使用、處理，因此更需要各級領(lǐng)導(dǎo)、工作人員投入更多時間和精力。如果在管理過程中重視程度不夠，很可能會出現(xiàn)錯誤，影響檔案的使用效能[1]。同時放射防護(hù)檔案信息化建設(shè)是也一項系統(tǒng)和長期工作，必須要配備必備硬件設(shè)施和軟件系統(tǒng)，配備不足必然影響到信息化建設(shè)的發(fā)展。

3）原有檔案保管缺少動態(tài)監(jiān)管，不利于及時掌握放射防護(hù)管理的動態(tài)情況。放射防護(hù)檔案是一個動態(tài)管理的過程，隨著設(shè)備的新增淘汰、人員的不斷更新，要不定期的更新補充檔案內(nèi)容。原有檔案保管模式只是簡單的將放射防護(hù)檔案歸檔，并未對設(shè)備檢測情況，放射人員的查體、個人劑量監(jiān)測結(jié)果進(jìn)行系統(tǒng)的統(tǒng)計分析。這樣不僅不利于及時了解到放射人員、設(shè)備最新信息，也會影響到日常放射防護(hù)管理工作的正常進(jìn)行。

4）檔案信息化管理制度仍不完善，尚未形成完整檔案管理體系。醫(yī)院制定了相應(yīng)的規(guī)章制度，但檔案信息化方面的制度建設(shè)與工作實際脫節(jié)，發(fā)展較為滯后，使得制度建設(shè)跟不上信息化發(fā)展需要，制約了檔案信息服務(wù)功能的發(fā)揮。同時醫(yī)院對于信息化檔案管理職責(zé)、管理標(biāo)準(zhǔn)尚不明確，沒有形成全面的行為約束機制，也沒有建立合適的激勵機制和獎懲機制[2]，容易造成醫(yī)院檔案信息化管理混亂，管理不規(guī)范。

5）檔案管理人員理論水平不高，欠缺信息專業(yè)知識。醫(yī)院放射防護(hù)檔案信息化建設(shè)離不開專業(yè)人才，檔案管理人員不僅需要掌握放射防護(hù)管理和檔案管理專業(yè)知識，還需要熟練的掌握信息技術(shù)。醫(yī)院檔案管理人員的計算機水平不高，不具備豐富的信息專業(yè)知識及檔案管理技能，導(dǎo)致信息技術(shù)在檔案管理中的利用率不高[3]。也很難將信息技術(shù)融入到放射防護(hù)檔案管理工作中，限制了檔案信息化優(yōu)勢的發(fā)揮，影響了放射防護(hù)檔案信息化進(jìn)程。

2 放射防護(hù)檔案信息化建設(shè)的優(yōu)勢

隨著醫(yī)院標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)的開展和“互聯(lián)網(wǎng)+”時代的到來，現(xiàn)代醫(yī)院管理對于放射防護(hù)檔案的管理要求也越來越高，而檔案的信息化建設(shè)相對傳統(tǒng)檔案管理模式有著諸多優(yōu)勢。

1）檔案的信息化便于快速查閱使用，提高了工作效率。放射防護(hù)檔案在放射人員進(jìn)修，建設(shè)項目評價驗收過程中會頻繁使用。信息化有其開放性和共享性的特點，打破了原有管理模式下空間條件的束縛，能夠?qū)崿F(xiàn)及時查詢、電子借閱、快速統(tǒng)計信息，極大地提高了檔案利用效率。

2）放射防護(hù)檔案信息化利于檔案長期保存、實現(xiàn)資源共享。根據(jù)法規(guī)要求，放射防護(hù)檔案要求永久保存，而檔案信息化可以實現(xiàn)多點存檔、永久保存。電子檔案可以減少頻繁翻閱對紙質(zhì)檔案造成的磨損，也會避免因借閱人保管不善導(dǎo)致丟失的情況發(fā)生。同時通過檔案信息平臺，相關(guān)科室人員可以查詢相關(guān)資料，實現(xiàn)資源共享。

3）放射防護(hù)檔案信息化有占據(jù)空間小，存儲信息量大的優(yōu)勢。綜合醫(yī)院往往面臨醫(yī)療區(qū)域有限，行政辦公區(qū)域會盡可能壓縮的現(xiàn)實，這樣能拿出做庫房的空間會更加有限。在信息化建設(shè)的條件下，醫(yī)院通過掃描軟件、建立數(shù)據(jù)庫等方式構(gòu)建信息庫，將實體檔案轉(zhuǎn)為電子檔案，節(jié)省了大量空間，能夠真正實現(xiàn)海量存儲。

4）有利于放射防護(hù)檔案資源整合，改進(jìn)管理方式。信息化建設(shè)的過程也是對檔案資源整合的過程，在管理過程中工作人員采用新技術(shù)，新方法，對檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行收集、整理、分析，有助于改善檔案文件歸檔的方式，提高檔案整理和歸檔的質(zhì)量和效率[4]。檔案信息化也有利于培養(yǎng)檔案管理人員樹立信息化理念、改進(jìn)管理方式、提高檔案管理水平，從而進(jìn)一步實現(xiàn)放射防護(hù)檔案信息的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)。

5）放射防護(hù)檔案信息化建設(shè)有利于放射防護(hù)工作的動態(tài)管控。醫(yī)院是在不斷發(fā)展的過程，在信息化建設(shè)的同時，使管理人員能及時了解醫(yī)院放射防護(hù)管理運行情況，放射工作人員本人可以及時了解個人查體、個人劑量監(jiān)測情況，從而實現(xiàn)信息共享。

3 信息化建設(shè)在放射防護(hù)檔案管理中的應(yīng)用

1）加大對放射防護(hù)檔案信息化建設(shè)的重視程度和投入支持力度。信息化是未來發(fā)展的趨勢，醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)充分認(rèn)識到檔案信息化建設(shè)的重要作用和意義，加大對信息化建設(shè)的扶持和資金投入力度，為醫(yī)院配備必備的硬件設(shè)施和先進(jìn)的軟件管理系統(tǒng)，借助辦公設(shè)備、掃描軟件，建立信息數(shù)據(jù)庫，構(gòu)建信息化平臺。

2）建立健全檔案信息化管理規(guī)章制度流程。醫(yī)院參照《檔案法》、《電子檔案移交與接收辦法》、《電子檔案長期保存辦法》等法律法規(guī)，結(jié)合工作實際，加強制度建設(shè)，不斷建立完善信息化的規(guī)章制度和管理流程，明確資料收集、查詢、借閱、保密等相關(guān)制度。同時建立獎懲機制，調(diào)動工作人員積極性。

3）轉(zhuǎn)變放射防護(hù)檔案管理理念，實現(xiàn)傳統(tǒng)檔案管理向信息化管理轉(zhuǎn)型。醫(yī)院應(yīng)制定信息化建設(shè)規(guī)劃方案，積極組織工作人員學(xué)習(xí)其他醫(yī)院管理經(jīng)驗，熟練掌握信息化管理方法和技能，不斷提高管理人員的管理能力和綜合素質(zhì)[5]，培養(yǎng)信息化管理理念，從而全面提高醫(yī)院的信息化管理水平和管理效能。

4）加大放射防護(hù)檔案管理人員信息化知識培訓(xùn)。加強人員專業(yè)培訓(xùn)才能更好地實現(xiàn)信息化，才能有效快速改變?nèi)藛T組織素質(zhì)架構(gòu)，從而適應(yīng)工作需要[6]。檔案管理人員不僅要學(xué)習(xí)檔案專業(yè)知識培訓(xùn)，更要提高檔案管理人員計算機水平、數(shù)據(jù)統(tǒng)計分析的能力，醫(yī)院不斷提升檔案管理人員綜合素質(zhì)，從而打造復(fù)合型人才，確保信息化建設(shè)的順利進(jìn)行。

5）建立放射防護(hù)檔案信息化管理質(zhì)控標(biāo)準(zhǔn)，積極開展檔案信息化內(nèi)容質(zhì)控檢查。醫(yī)院制定相關(guān)質(zhì)控管理標(biāo)準(zhǔn)，由主管部門定期組織質(zhì)控檢查，對于日常質(zhì)控檢查發(fā)現(xiàn)的問題，及時調(diào)查原因、糾正處理，形成質(zhì)控檢查記錄，同時將整改內(nèi)容及落實情況整理歸檔。對于未能整改落實的，寫明原因，從而建立質(zhì)控管理長效機制。

總之，信息化建設(shè)是未來各行各業(yè)發(fā)展的趨勢，放射防護(hù)檔案管理信息化建設(shè)是未來醫(yī)院放射防護(hù)管理的必然要求，醫(yī)院應(yīng)盡早樹立信息化管理理念，緊跟“互聯(lián)網(wǎng)+”時代的步伐，不斷加強放射防護(hù)檔案信息化的重視程度和推進(jìn)力度，從而確保放射防護(hù)檔案管理穩(wěn)步有序的發(fā)展。

參考文獻(xiàn)

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[2]時洪亮.加快醫(yī)院檔案管理信息化建設(shè)的實踐探索[J]中國城鄉(xiāng)企業(yè)衛(wèi)生，2019（8）：221.

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[6]陳穎.對醫(yī)院檔案管理信息化的思考[J]辦公室業(yè)務(wù)，2019（22）：101.

作者簡介

張志龍（1987-），男，漢，山東省青島市，本科，學(xué)士學(xué)位，社會醫(yī)學(xué)與衛(wèi)生事業(yè)管理專業(yè)，助理館員，2014年1月于濱州醫(yī)學(xué)院附屬醫(yī)院參加工作。

劉欣（1989-），女，漢，山東省濱州市，研究生，碩士學(xué)位，社會醫(yī)學(xué)與衛(wèi)生事業(yè)管理專業(yè)，館員，2012年7月于濱州醫(yī)學(xué)院附屬醫(yī)院參加工作。

郝秀蓮（1986-），女，漢，山東省青島市，研究生，碩士學(xué)位，社會醫(yī)學(xué)與衛(wèi)生事業(yè)管理專業(yè)，館員，2012年7月于濱州醫(yī)學(xué)院附屬醫(yī)院參加工作。

蘇婷婷（1988-），女，漢，山東省濱州市，研究生，碩士學(xué)位，社會醫(yī)學(xué)與衛(wèi)生事業(yè)管理專業(yè)，助理館員，2014年7月于濱州醫(yī)學(xué)院附屬醫(yī)院參加工作。

通訊作者

任瑞（1979-），男，漢，山東省高唐市，本科，碩士學(xué)位，醫(yī)學(xué)影像專業(yè)，副主任技師，2004年8月于濱州醫(yī)學(xué)院附屬醫(yī)院參加工作。