深化改革背景下確保油田基層單位辦公室服務職能有效發(fā)揮的措施探討

呂魏萍　劉愛國

摘要：企業(yè)的良好發(fā)展離不開企業(yè)辦公室樞紐協(xié)調作用，在企業(yè)當中，每個部門之間都需要依靠企業(yè)辦公室來進行事項、政策的傳達，辦公室的正常運行能夠讓整個企業(yè)有序、穩(wěn)定發(fā)展，持續(xù)充滿生機。西城社會化服務協(xié)調中心作為勝利油田服務區(qū)域最大、服務居民最多、用工總量最多的服務協(xié)調中心，肩負著“協(xié)調政府、聯(lián)系居民、監(jiān)督服務”的重要職能，協(xié)調配合地方政府做好轄區(qū)范圍內居民服務、小區(qū)維修改造、住房與公積金及醫(yī)療衛(wèi)生服務、學前教育服務等諸多重要工作，壓力大、任務重，如何確保新形勢下各部門、各單位工作的高效與順暢，辦公室服務職能的充分有效發(fā)揮至關重要。為此，西城社會化服務協(xié)調中心辦公室系統(tǒng)緊緊圍繞發(fā)展改革穩(wěn)定中心工作，始終以“三服務”為出發(fā)點和著力點，不斷強化服務意識，積極轉變方式方法，著力提高質量效率，有效發(fā)揮了參謀助手、督促檢查和綜合協(xié)調作用，為中心切實肩負起“協(xié)調政府，聯(lián)系居民，監(jiān)督服務”的光榮使命，用心做好分離移交“后半篇”文章做出了積極貢獻。

關鍵詞：辦公室系統(tǒng);服務功能;西城社會化服務協(xié)調中心

1企業(yè)辦公室職能工作的重要性

企業(yè)的良好發(fā)展離不開企業(yè)辦公室樞紐協(xié)調作用，在企業(yè)內部，辦公室是一個綜合性較強的部門，其主要作用是中間承載，對相關部門傳達辦公要求以及上級信息的工作。對于油田企業(yè)而言，辦公室的作用十分重要，每個部門之間都需要依靠企業(yè)辦公室來進行事項、政策的傳達，能夠幫助企業(yè)對工作進行有效安排，與各個部門之間進行積極溝通，解決各個部門之間有可能引發(fā)的矛盾，保證所有工作信息均能夠得到有效開展，促使不同部門之間能夠實現(xiàn)協(xié)調發(fā)展。企業(yè)辦公室的正常運行能夠讓整個企業(yè)有序、穩(wěn)定發(fā)展，持續(xù)充滿生機，對企業(yè)發(fā)展起著不可忽視的作用。

2企業(yè)辦公室系統(tǒng)服務協(xié)調功能特性

2.1協(xié)調過程中的主導性

在企業(yè)辦公室進行實際工作的過程當中，它對于企業(yè)各個部門的下一步計劃有著很重要的決策性作用，下達任務之后，各個部門需要按照企業(yè)辦公室的要求來進行實際工作的展開。因此在協(xié)調的過程當中，企業(yè)辦公室具有決策性作用，主導了部門的發(fā)展方向。因此，在進行工作的過程當中，企業(yè)管理者需要對每個部門每種工作進行時刻的監(jiān)管。了解、幫助協(xié)調各個部門正常工作，為了維持企業(yè)的穩(wěn)定運行，需要對企業(yè)辦公室加強管理。這里需要注意的是，如果在進行協(xié)調的過程當中，某類管理政策不當或者在管理的過程當中出現(xiàn)問題，一定要及時對上級進行反饋，當上級下達命令之后，再對有問題的部門進行及時傳達。

2.2協(xié)調過程中的廣泛性

隨著改革后中心機構、人員、業(yè)務的不斷優(yōu)化整合，其在進行管理的時候，又遇到了一定的麻煩，這時企業(yè)辦公室在對各部門進行協(xié)調的時候，需要針對所有的部門來同時進行任務安排以及政策下達，其困難程度不言而喻。因此，這就是企業(yè)辦公室在進行協(xié)調過程當中的廣泛性特點，主要是指它包含覆蓋的部門之多，下達的任務指令之繁雜。

2.3協(xié)調工作的代表性

在企業(yè)辦公室內，其員工的職責具有代表性，企業(yè)辦公室的從屬性是其決定性因素。從 宏觀意義上來看，企業(yè)辦公室從屬于油田企業(yè)，所以在對辦公室人員安排工作時，企業(yè)起到了參謀服務性的作用。而從另外一方面來看，在對外工作中，辦公室人員的職責需要以油田企業(yè)的標準為基礎來展開處理事務的措施。不僅如此，工作方式也呈現(xiàn)了不同的狀態(tài)，辦公室工作人員按照領導指令，在獲取領導授權之后，可以對企業(yè)中各種事情進行處理，與此同時，能夠將事務處理過程中的實施情況積極主動地報告給領導，等待領導的審批。并且，針對于此過程中遇到的問題，相關工作人員也可以及時地提出自己的意見，待領導下發(fā)工作指導后，將領導的意見如實傳達下去，因此可以看出企業(yè)辦公室的協(xié)調工作具有一定的領導代表性以及全面性，從各個方面出發(fā)都能夠將任務協(xié)調好。進一步提升工作效率，辦公室工作量是比較大的，工作難度也相對較高，要想在完成任務的過程中能夠及時、迅速，完善好各種信息是必備的，及時處理相關事物。先明確好辦公室具體工作職責，再進行工作的開展，有條不紊地進行。

3強化企業(yè)辦公室服務協(xié)調職能發(fā)揮的有效措施

3.1提高企業(yè)辦公室從業(yè)者綜合素質以及政治素養(yǎng)

政策的準確制定離不開工作人員的正確三觀以及超高的職業(yè)素養(yǎng)。企業(yè)辦公室人員處在一個比較特殊的位置，就不能有“一般化”的要求，他們代表了企業(yè)的整體員工形象，只有培養(yǎng)出良好的綜合素質以及政治素養(yǎng)，才能有一流的服務水平、一流的協(xié)調能力，才能展現(xiàn)出新形勢下辦公室從業(yè)者應有的作為和擔當。

3.2進一步細化辦公室中人員分工和職責

在企業(yè)辦公室中，不僅要使得每一個辦公室人員的職責劃分清楚，還需要讓他們在進行工作的時候，對各個部門，各個人員，每一個人負責情況都要有準確的劃分。在執(zhí)行的過程當中，根據(jù)企業(yè)的實際發(fā)展來進行實時政策的制定，列出合理有效的工作標準。在這個過程當中，有規(guī)律地對工作任務進行調整，提高員工的工作積極性。

3.3工作流程專業(yè)化

完善好員工任務之后，就需要在企業(yè)內部建立起一套具體的、專業(yè)化的工作流程實施路 徑，對各項任務指定達標標準，嚴格按照規(guī)定的工作具體流程來進行系統(tǒng)化工作安排實施，合理、科學、迅速地提升工作完成效率，以此推進落實各項工作并在此期間保證高效。總的來說可以分為三個具體化大類： 第一，企業(yè)中工作任務的具體化。第二，按照工作流程， 將辦公室各個部門的職責和任務具體化，保證企業(yè)的工作能夠按時、按量完成。第三，企業(yè)穩(wěn)定發(fā)展的路徑具體化，提前規(guī)劃好發(fā)展路線，實現(xiàn)“有制可循”。

3.4在原基礎上升級管理手段

一般來說，在企業(yè)辦公室當中，所有人員的具體職能具有統(tǒng)一性，此共同點就是就是保證其他部分以及本部門各項任務能夠協(xié)調發(fā)展，充分落實工作進展，更深層次上強化辦公室的職責，以此使得辦公室能夠和各部門之間形成相輔相成的關系，從而更好進行各個部門之間的協(xié)調工作，強化管理手段，以柔制剛，從而實現(xiàn)最大限度提升企業(yè)工作效率的目的。

3.5服務優(yōu)質化

服務是辦公室工作的主要方向，為基層、部門以及上級領導等提供服務。并且由于服務隊對象不同，其工作內容也存在一定差異，需要在實際工作中做到以下幾點：（1）樹立優(yōu)質服務意識。合理制定工作流程，提升工作標準化，進而實現(xiàn)零差錯，在工作中，對每一環(huán)節(jié)均需要保持認真的態(tài)度。積極改進傳統(tǒng)工作模式，積極創(chuàng)新，不斷完善工作中存在的缺陷，進而提升服務水平，事事處處都要樹立標桿、做出表率。（2）樹立超前服務意識。應該合理分析、總結工作規(guī)律，同時積極運用已經(jīng)完成總結的經(jīng)驗，使工作人員的主動性得到激發(fā)，促使工作流程更加規(guī)范化。