呂魏萍 劉愛國
摘要:企業(yè)的良好發(fā)展離不開企業(yè)辦公室樞紐協(xié)調作用,在企業(yè)當中,每個部門之間都需要依靠企業(yè)辦公室來進行事項、政策的傳達,辦公室的正常運行能夠讓整個企業(yè)有序、穩(wěn)定發(fā)展,持續(xù)充滿生機。西城社會化服務協(xié)調中心作為勝利油田服務區(qū)域最大、服務居民最多、用工總量最多的服務協(xié)調中心,肩負著“協(xié)調政府、聯(lián)系居民、監(jiān)督服務”的重要職能,協(xié)調配合地方政府做好轄區(qū)范圍內居民服務、小區(qū)維修改造、住房與公積金及醫(yī)療衛(wèi)生服務、學前教育服務等諸多重要工作,壓力大、任務重,如何確保新形勢下各部門、各單位工作的高效與順暢,辦公室服務職能的充分有效發(fā)揮至關重要。為此,西城社會化服務協(xié)調中心辦公室系統(tǒng)緊緊圍繞發(fā)展改革穩(wěn)定中心工作,始終以“三服務”為出發(fā)點和著力點,不斷強化服務意識,積極轉變方式方法,著力提高質量效率,有效發(fā)揮了參謀助手、督促檢查和綜合協(xié)調作用,為中心切實肩負起“協(xié)調政府,聯(lián)系居民,監(jiān)督服務”的光榮使命,用心做好分離移交“后半篇”文章做出了積極貢獻。
關鍵詞:辦公室系統(tǒng);服務功能;西城社會化服務協(xié)調中心
1企業(yè)辦公室職能工作的重要性
企業(yè)的良好發(fā)展離不開企業(yè)辦公室樞紐協(xié)調作用,在企業(yè)內部,辦公室是一個綜合性較強的部門,其主要作用是中間承載,對相關部門傳達辦公要求以及上級信息的工作。對于油田企業(yè)而言,辦公室的作用十分重要,每個部門之間都需要依靠企業(yè)辦公室來進行事項、政策的傳達,能夠幫助企業(yè)對工作進行有效安排,與各個部門之間進行積極溝通,解決各個部門之間有可能引發(fā)的矛盾,保證所有工作信息均能夠得到有效開展,促使不同部門之間能夠實現(xiàn)協(xié)調發(fā)展。企業(yè)辦公室的正常運行能夠讓整個企業(yè)有序、穩(wěn)定發(fā)展,持續(xù)充滿生機,對企業(yè)發(fā)展起著不可忽視的作用。
2企業(yè)辦公室系統(tǒng)服務協(xié)調功能特性
2.1協(xié)調過程中的主導性
在企業(yè)辦公室進行實際工作的過程當中,它對于企業(yè)各個部門的下一步計劃有著很重要的決策性作用,下達任務之后,各個部門需要按照企業(yè)辦公室的要求來進行實際工作的展開。因此在協(xié)調的過程當中,企業(yè)辦公室具有決策性作用,主導了部門的發(fā)展方向。因此,在進行工作的過程當中,企業(yè)管理者需要對每個部門每種工作進行時刻的監(jiān)管。了解、幫助協(xié)調各個部門正常工作,為了維持企業(yè)的穩(wěn)定運行,需要對企業(yè)辦公室加強管理。這里需要注意的是,如果在進行協(xié)調的過程當中,某類管理政策不當或者在管理的過程當中出現(xiàn)問題,一定要及時對上級進行反饋,當上級下達命令之后,再對有問題的部門進行及時傳達。
2.2協(xié)調過程中的廣泛性
隨著改革后中心機構、人員、業(yè)務的不斷優(yōu)化整合,其在進行管理的時候,又遇到了一定的麻煩,這時企業(yè)辦公室在對各部門進行協(xié)調的時候,需要針對所有的部門來同時進行任務安排以及政策下達,其困難程度不言而喻。因此,這就是企業(yè)辦公室在進行協(xié)調過程當中的廣泛性特點,主要是指它包含覆蓋的部門之多,下達的任務指令之繁雜。
2.3協(xié)調工作的代表性
在企業(yè)辦公室內,其員工的職責具有代表性,企業(yè)辦公室的從屬性是其決定性因素。從 宏觀意義上來看,企業(yè)辦公室從屬于油田企業(yè),所以在對辦公室人員安排工作時,企業(yè)起到了參謀服務性的作用。而從另外一方面來看,在對外工作中,辦公室人員的職責需要以油田企業(yè)的標準為基礎來展開處理事務的措施。不僅如此,工作方式也呈現(xiàn)了不同的狀態(tài),辦公室工作人員按照領導指令,在獲取領導授權之后,可以對企業(yè)中各種事情進行處理,與此同時,能夠將事務處理過程中的實施情況積極主動地報告給領導,等待領導的審批。并且,針對于此過程中遇到的問題,相關工作人員也可以及時地提出自己的意見,待領導下發(fā)工作指導后,將領導的意見如實傳達下去,因此可以看出企業(yè)辦公室的協(xié)調工作具有一定的領導代表性以及全面性,從各個方面出發(fā)都能夠將任務協(xié)調好。進一步提升工作效率,辦公室工作量是比較大的,工作難度也相對較高,要想在完成任務的過程中能夠及時、迅速,完善好各種信息是必備的,及時處理相關事物。先明確好辦公室具體工作職責,再進行工作的開展,有條不紊地進行。
3強化企業(yè)辦公室服務協(xié)調職能發(fā)揮的有效措施
3.1提高企業(yè)辦公室從業(yè)者綜合素質以及政治素養(yǎng)
政策的準確制定離不開工作人員的正確三觀以及超高的職業(yè)素養(yǎng)。企業(yè)辦公室人員處在一個比較特殊的位置,就不能有“一般化”的要求,他們代表了企業(yè)的整體員工形象,只有培養(yǎng)出良好的綜合素質以及政治素養(yǎng),才能有一流的服務水平、一流的協(xié)調能力,才能展現(xiàn)出新形勢下辦公室從業(yè)者應有的作為和擔當。
3.2進一步細化辦公室中人員分工和職責
在企業(yè)辦公室中,不僅要使得每一個辦公室人員的職責劃分清楚,還需要讓他們在進行工作的時候,對各個部門,各個人員,每一個人負責情況都要有準確的劃分。在執(zhí)行的過程當中,根據(jù)企業(yè)的實際發(fā)展來進行實時政策的制定,列出合理有效的工作標準。在這個過程當中,有規(guī)律地對工作任務進行調整,提高員工的工作積極性。
3.3工作流程專業(yè)化
完善好員工任務之后,就需要在企業(yè)內部建立起一套具體的、專業(yè)化的工作流程實施路 徑,對各項任務指定達標標準,嚴格按照規(guī)定的工作具體流程來進行系統(tǒng)化工作安排實施,合理、科學、迅速地提升工作完成效率,以此推進落實各項工作并在此期間保證高效。總的來說可以分為三個具體化大類: 第一,企業(yè)中工作任務的具體化。第二,按照工作流程, 將辦公室各個部門的職責和任務具體化,保證企業(yè)的工作能夠按時、按量完成。第三,企業(yè)穩(wěn)定發(fā)展的路徑具體化,提前規(guī)劃好發(fā)展路線,實現(xiàn)“有制可循”。
3.4在原基礎上升級管理手段
一般來說,在企業(yè)辦公室當中,所有人員的具體職能具有統(tǒng)一性,此共同點就是就是保證其他部分以及本部門各項任務能夠協(xié)調發(fā)展,充分落實工作進展,更深層次上強化辦公室的職責,以此使得辦公室能夠和各部門之間形成相輔相成的關系,從而更好進行各個部門之間的協(xié)調工作,強化管理手段,以柔制剛,從而實現(xiàn)最大限度提升企業(yè)工作效率的目的。
3.5服務優(yōu)質化
服務是辦公室工作的主要方向,為基層、部門以及上級領導等提供服務。并且由于服務隊對象不同,其工作內容也存在一定差異,需要在實際工作中做到以下幾點:(1)樹立優(yōu)質服務意識。合理制定工作流程,提升工作標準化,進而實現(xiàn)零差錯,在工作中,對每一環(huán)節(jié)均需要保持認真的態(tài)度。積極改進傳統(tǒng)工作模式,積極創(chuàng)新,不斷完善工作中存在的缺陷,進而提升服務水平,事事處處都要樹立標桿、做出表率。(2)樹立超前服務意識。應該合理分析、總結工作規(guī)律,同時積極運用已經(jīng)完成總結的經(jīng)驗,使工作人員的主動性得到激發(fā),促使工作流程更加規(guī)范化。