淺析電子檔案雙軌制向單軌制的轉(zhuǎn)換路徑及實(shí)施策略

摘? ?要：無(wú)紙化辦公的發(fā)展和新型信息技術(shù)的迅猛崛起，使得電子檔案雙軌制向單軌制轉(zhuǎn)變成為必然。本文結(jié)合企事業(yè)單位開(kāi)展電子檔案單軌制的探索與實(shí)際，闡釋當(dāng)前電子檔案工作的業(yè)務(wù)現(xiàn)狀，指出電子檔案雙軌制向單軌制過(guò)渡的轉(zhuǎn)換路徑及實(shí)施策略，最后從技術(shù)融合、理念改革、政策保障、人員梯隊(duì)等維度總結(jié)，以期為實(shí)現(xiàn)電子檔案單軌制管理提供可借鑒的參考。

關(guān)鍵詞：電子檔案? 雙軌制? 單軌制? 轉(zhuǎn)換路徑

中圖分類號(hào)：G276? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? 文章編號(hào)：1674-098X（2020）06（b）-0183-02

Abstract：The development of paperless office and the rapid rise of new information technology， It is necessary to change the dual track system to the single track system. In this paper， combined with the exploration and practice of the electronic archives monorail system， Explain the current business situation of electronic archives work， The paper points out the transition path and specific implementation strategy from the dual track system to the single track system， In order to provide a reference for China's electronic archives monorail system management.

Key Words：Electronic archives;Two track system;Monorail system;Transformation path

電子檔案單軌制是指對(duì)于由電子設(shè)備生成的電子文件，在進(jìn)行歸檔時(shí)只保存電子檔案，而不再生成和保存紙質(zhì)檔案的歸檔制度[1]。近年，我國(guó)一些企事業(yè)單位紛紛開(kāi)展電子檔案單軌制實(shí)踐，比如，信息技術(shù)較高的國(guó)家電網(wǎng)部門、會(huì)計(jì)部門推廣基于單軌制的電子檔案全流程試點(diǎn)，取得較豐碩的成果，這些探索與實(shí)踐推進(jìn)我國(guó)單軌制電子檔案管理的前進(jìn)步伐。

1? 當(dāng)前檔案管理工作的雙軌制模式的業(yè)務(wù)優(yōu)勢(shì)和劣勢(shì)分析

目前我國(guó)的電子文件管理工作大多遵循“雙套制”即“雙軌制”管理。首先，從檔案管理的業(yè)務(wù)流程來(lái)看，紙質(zhì)檔案作為一種“備份”與電子檔案同步存在并緊密對(duì)接;其次，從檔案的實(shí)體管理的信息安全方面來(lái)看，電子檔案與紙質(zhì)檔案相輔相成;最后，為了確保電子檔案高效存儲(chǔ)和憑證作用，電子檔案與紙質(zhì)檔案彼此雙方形成互補(bǔ)。以上三點(diǎn)是目前我國(guó)檔案管理工作采用的雙軌制模式的業(yè)務(wù)優(yōu)勢(shì)。但是伴隨無(wú)紙化辦公的迅速崛起，雙軌制的電子檔案管理的劣勢(shì)日益凸顯，主要表現(xiàn)在以下幾個(gè)方面：

第一，人財(cái)成本增加和資源浪費(fèi)[2]。通過(guò)調(diào)研，發(fā)現(xiàn)很多單位從文件的制發(fā)、生成傳輸?shù)睫k理歸檔都是紙質(zhì)檔案和電子檔案共存，造成紙張浪費(fèi)、重復(fù)勞動(dòng)、人財(cái)成本增加等現(xiàn)象。

第二，管理漏洞的存在。比如，若將電子檔案轉(zhuǎn)換為紙質(zhì)檔案時(shí)，往往會(huì)出現(xiàn)無(wú)法顯示領(lǐng)導(dǎo)的批示及公章等重要信息;這必然使得雙套制存在的價(jià)值無(wú)法有效保留和支撐電子檔案真實(shí)性、完整性、有效性，導(dǎo)致電子檔案的元數(shù)據(jù)問(wèn)題大打折扣。

第三，“信息孤島”問(wèn)題。由于轉(zhuǎn)換技術(shù)無(wú)法兼容，使得紙質(zhì)檔案與電子檔案無(wú)法互通，另外，也會(huì)出現(xiàn)管理人員過(guò)于依賴于雙套制，從而降低管理的警惕性和嚴(yán)謹(jǐn)性，造成檔案系統(tǒng)整體安全性降低等問(wèn)題。

因此，檔案學(xué)者們紛紛從理論和實(shí)踐方面呼吁開(kāi)展單軌制電子檔案管理，下面著重闡釋雙軌制電子檔案管理向單軌制電子檔案管理的轉(zhuǎn)換路徑。

2? 雙軌制電子檔案管理向單軌制電子檔案管理的轉(zhuǎn)換路徑

電子檔案單軌制與新型信息技術(shù)緊密相連，以區(qū)塊鏈、云計(jì)算和虛擬技術(shù)等為代表的新一代信息技術(shù)是單軌制電子檔案管理的必須技術(shù)。

2.1 新型的信息技術(shù)的嵌入

（1）區(qū)塊鏈技術(shù)的核心技術(shù)。就是對(duì)檔案信息數(shù)據(jù)的集成與合成。從數(shù)據(jù)到信息、從信息到知識(shí)，從知識(shí)到智慧的三維度轉(zhuǎn)化，通過(guò)對(duì)檔案信息的前期采集、篩選等提煉出檔案用戶所需要的檔案信息，完成電子文件生命周期的全流程管理，快速滿足用戶的需求。

（2）云計(jì)算技術(shù) 。云計(jì)算背景下，顯然數(shù)據(jù)只有一份，并且是唯一的，都是保存在“云”端的服務(wù)器中，檔案用戶可以很方便的查詢和使用，另外，用戶在使用云端設(shè)備的過(guò)程中，不用安裝或者升級(jí)電腦中的軟件，云端對(duì)于這些并沒(méi)有指定的要求，用戶只需要打開(kāi)瀏覽器，就可以方便地享用云端提供的各項(xiàng)服務(wù)。用戶既可以通過(guò)手機(jī)、PAD來(lái)查詢，也可以通過(guò)普通電腦來(lái)查詢和使用。

（3）虛擬技術(shù)。在電子檔案單軌制管理中，虛擬技術(shù)能夠提高用戶參與的積極性，檔案館通過(guò)運(yùn)用虛擬技術(shù)鼓勵(lì)用戶參與建檔，并創(chuàng)造平臺(tái)提供檔案信息服務(wù)。利用虛擬技術(shù)開(kāi)發(fā)利用檔案信息資源，將豐富的館藏檔案資源展現(xiàn)給用戶，虛擬現(xiàn)實(shí)技術(shù)必將為單軌制背景下的檔案服務(wù)帶來(lái)全新亮點(diǎn)。

2.2 知識(shí)管理的嵌入

檔案工作的最終目的是最大限度地滿足利用者的需求，而知識(shí)管理能夠?qū)n案信息資源二次開(kāi)發(fā)，這與檔案管理的最終目的—利用不謀而合。對(duì)信息的高濃度壓縮、萃取，是單軌制電子檔案管理所有服務(wù)對(duì)象的需求，例如，知識(shí)管理可以幫助政府在收集文檔的同時(shí)，通過(guò)全文檢索功能篩選以政府政務(wù)活動(dòng)為單位的每一篇文檔的關(guān)鍵信息，在歸納的同時(shí)做到總結(jié)，將有關(guān)內(nèi)容做以注釋鏈接，真正做到全文檢索智能分析，把檔案人員從復(fù)雜枯燥的檔案編輯中解放出來(lái)，檔案人員無(wú)需再查找紙質(zhì)檔案進(jìn)行編研，知識(shí)管理可以代替檔案人員對(duì)隱性知識(shí)進(jìn)行加工提煉，進(jìn)而滿足利用者的政務(wù)需求。

3? 雙軌制電子檔案管理向單軌制電子檔案管理的保障策略

3.1 呼吁相關(guān)政策、制度和法律的出臺(tái)

遵循《電子文件歸檔與電子檔案管理規(guī)范》（GB/T 18894-2016）、《電子文件管理暫行辦法》等規(guī)章制度，并呼吁各單位結(jié)合自身實(shí)際制定《電子檔案單軌制實(shí)施辦法》等業(yè)務(wù)制度，同時(shí)應(yīng)形成電子檔案立法與相關(guān)法律的無(wú)縫對(duì)接，建立科學(xué)的理論體系，使其不斷地標(biāo)準(zhǔn)化、制度化、法律化。

3.2 構(gòu)建安全保障策略

電子檔案單軌制過(guò)程中，嵌入數(shù)據(jù)鏈等相關(guān)信息技術(shù)后，必然增加信息檢索、信息傳輸?shù)乃俣?，提高檔案工作效率，那么如何確保電子檔案的真實(shí)性、完整性和可靠性，安全保障一般體現(xiàn)在管理和技術(shù)兩個(gè)層面，強(qiáng)化網(wǎng)絡(luò)和信息安全管理，主要利用云平臺(tái)來(lái)分級(jí)管理檔案數(shù)據(jù)，對(duì)于核心數(shù)據(jù)庫(kù)和涉密檔案，主要采用與外界相隔離的核心平臺(tái)進(jìn)行存儲(chǔ);對(duì)于非核心檔案與公開(kāi)信息，主要利用公共云平臺(tái)進(jìn)行存儲(chǔ)共享;二是對(duì)檔案進(jìn)行電子化識(shí)別，實(shí)現(xiàn)全面監(jiān)控，利用物聯(lián)網(wǎng)感知技術(shù)確保檔案不出現(xiàn)非正常移動(dòng)。以江蘇省太倉(cāng)市檔案館為例，該館每一卷檔案都被粘貼上電子標(biāo)簽，如同人們的“第二代身份證”，電子標(biāo)簽記錄了檔案的身份信息，可以自動(dòng)獲得檔案的相關(guān)數(shù)字信息，完成實(shí)體檔案與數(shù)字檔案實(shí)時(shí)轉(zhuǎn)換，從而實(shí)現(xiàn)檔案的物聯(lián)網(wǎng)管理，使實(shí)體檔案更加安全。

3.3 加強(qiáng)人員梯隊(duì)建設(shè)

首先，要求檔案人員具有很強(qiáng)的信息處理能力和編研能力。這種能力不僅僅需要大數(shù)據(jù)的歸納和總結(jié)，更需要人為的操作和邏輯的加持。其次，要求檔案人員有很強(qiáng)的創(chuàng)新意識(shí)和極強(qiáng)的學(xué)習(xí)能力。區(qū)域鏈、云計(jì)算、大數(shù)據(jù)、無(wú)紙化辦公管理等技術(shù)接踵而至，不能要求檔案人員全部掌握其開(kāi)發(fā)過(guò)程，但要求檔案人員懂得其運(yùn)行原理，能夠及時(shí)地在開(kāi)發(fā)和使用過(guò)程中提出需求，才能更好地制定出適合電子檔案單軌制建設(shè)和運(yùn)轉(zhuǎn)的各種應(yīng)用系統(tǒng)。同時(shí)要長(zhǎng)期建立與政府機(jī)構(gòu)、高校、科研院所和企業(yè)中的相關(guān)專家學(xué)者的合作，充分發(fā)揮檔案專家學(xué)者在電子檔案單軌制管理建設(shè)中的咨詢顧問(wèn)作用，提高檔案人員的知識(shí)水平。

4? 結(jié)語(yǔ)

電子檔案單軌制管理的全面實(shí)現(xiàn)不是一蹴而就的，是擺在我們每一個(gè)檔案工作者面前長(zhǎng)期而艱巨的任務(wù)[3]，它涉及到技術(shù)融合、管理理念改革、法律和制度保障、人員梯隊(duì)等方方面面問(wèn)題，它關(guān)系到檔案信息的永久保存，因此必須審時(shí)度勢(shì)、循序漸進(jìn)地完成雙軌制到單軌制的轉(zhuǎn)變，讓我們共同展望“純電子記憶”時(shí)代的到來(lái)。

參考文獻(xiàn)

[1] 沈欣瑜.電子檔案“單軌制”背后的電子文件管理思想轉(zhuǎn)變[J].檔案管理，2017（6）：33-36.

[2] 張北建，馮文博，安琪.電子文件管理的單軌制管理實(shí)現(xiàn)路徑[J].機(jī)電兵船檔案，2020（2）：83-85.

[3] 任漢中.話說(shuō)檔案那些事（九）：?jiǎn)诬壷?，想說(shuō)愛(ài)你不容易[J].檔案管理，2019（6）：75-76.

作者簡(jiǎn)介：王北雁（1980，3—），女，漢族，遼寧新民人，本科，館員，研究方向：檔案管理及檔案信息化。