大數(shù)據(jù)背景下事業(yè)單位電子檔案信息化管理

趙欣

[摘 要] 如今，已經(jīng)進入了一個全新的時期，互聯(lián)網(wǎng)、物聯(lián)網(wǎng)的快速發(fā)展也帶動了各行各業(yè)的改革，在事業(yè)單位的電子檔案管理中，也呈現(xiàn)出了多樣化趨勢。但是，從目前的狀況來看，事業(yè)單位檔案數(shù)量也變得越來越多，由于煩瑣的工作難免會出現(xiàn)管理不當(dāng)?shù)痊F(xiàn)象。因此，為了確保檔案管理的有效性，必須順應(yīng)大數(shù)據(jù)發(fā)展趨勢，實現(xiàn)檔案管理信息化，從而給事業(yè)單位檔案管理工作的順利進行提供條件。文章就對大數(shù)據(jù)背景下事業(yè)單位電子檔案信息化管理進行分析，以供參考。

[關(guān)鍵詞] 大數(shù)據(jù)背景 事業(yè)單位 電子檔案信息化管理

中圖分類號：G642.3 文獻標(biāo)志碼：A

檔案管理工作在近年來越來越受重視，事業(yè)單位檔案管理是部門的日常工作，伴隨著一系列檔案管理體系的建立和完善，也給事業(yè)單位檔案管理提出了更高的要求。但是，在事業(yè)單位檔案實際管理過程當(dāng)中，還存在一些問題，必須加以改善，融入全新的信息化管理理念，才能提高檔案管理質(zhì)量。

一、當(dāng)前事業(yè)單位電子檔案管理的現(xiàn)狀

（一）檔案管理制度亟待完善

事業(yè)單位當(dāng)前已經(jīng)融入了信息化管理，但從整體上來說，在電子檔案信息化管理工作中缺乏完善的管理制度，這一問題主要是因為管理觀念陳舊導(dǎo)致的，當(dāng)前這一階段，事業(yè)單位檔案管理制度還存在管理缺位的現(xiàn)象。不少事業(yè)單位都還沒有制定完善的信息化管理規(guī)章制度，使得管理人員在工作時不知道該怎么合理的管理，這很容易導(dǎo)致管理結(jié)果事倍功半。再加上電子檔案信息化管理理念在事業(yè)單位中并沒有融入多長時間，在制度方面還存在不成熟的情況，這會嚴(yán)重制約檔案管理效率和質(zhì)量，同時，這也是事業(yè)單位檔案管理中亟待解決的現(xiàn)狀[1]。

（二）管理人員專業(yè)素養(yǎng)不高

在對檔案管理提出新要求之后，事業(yè)單位也力求改革傳統(tǒng)管理方式，我國也制定出了一些檔案管理政策，事業(yè)單位為了響應(yīng)新要求，也開始做出整改工作。新管理要求需要事業(yè)單位把原來的檔案管理工作方式進行優(yōu)化，組建專門的檔案管理部門，聘請專業(yè)的管理人員負(fù)責(zé)管理檔案工作，也需將原來的紙質(zhì)管理變?yōu)殡娮訖n案管理。但是，從事業(yè)單位實際的管理現(xiàn)狀來看，單位并沒有完全實現(xiàn)這些要求，只是做到了其中一部分，在引入電子信息管理后也沒有將其優(yōu)勢充分發(fā)揮出來，這也是因為檔案管理工作沒有得到足夠重視導(dǎo)致的。并且，再加上管理檔案的人員流動性比較大，使得管理人員無法合理的調(diào)配工作時間，而新入職的檔案管理人員又沒有經(jīng)過培訓(xùn)就上崗了[2]。不僅如此，在事業(yè)單位當(dāng)中還有一種常見的現(xiàn)象就是，檔案管理人員往往身兼數(shù)職，管理人員的主要工作并不是檔案管理，每天除了處理檔案管理之外，還有其他領(lǐng)域工作需要做。而大部分的工作時間都放在自身原本工作上，只是抽一小部分時間用來處理檔案管理工作，這不但會降低檔案管理的效率，還導(dǎo)致原本的工作質(zhì)量削弱，因此還需做出合理的調(diào)整。

（三）檔案管理意識不強

在事業(yè)單位電子檔案信息化管理過程當(dāng)中，雖然和以前相比較，重視程度有了一定的提升，但在管理時依舊會有很多影響因素，使得事業(yè)單位放松了管理力度。并且，事業(yè)單位的信息化管理意識不強，這會嚴(yán)重制約檔案管理進度。當(dāng)意識沒有得到升華時，就會出現(xiàn)業(yè)績高于管理的思想，而這種思想在大數(shù)據(jù)背景下早已不適用，不但不會提高檔案管理質(zhì)量，反而還會削弱電子信息化管理的作用和價值[3]。

二、大數(shù)據(jù)背景下事業(yè)單位電子檔案信息化管理策略

（一）加強檔案管理安全性

事業(yè)單位電子檔案信息化管理，需通過有效的途徑來建設(shè)，才能提高檔案管理的安全性，事業(yè)單位要深刻意識到電子信息化管理的作用以及檔案管理本身存在的意義，并將兩者進行有機的結(jié)合，提高管理效果。如今，人們正處于大數(shù)據(jù)背景下，計算機技術(shù)和互聯(lián)網(wǎng)等已經(jīng)得到了大力推廣，其蹤跡已經(jīng)涉及了各行各業(yè)，事業(yè)單位檔案管理也應(yīng)引入新興技術(shù)，從而改變傳統(tǒng)管理手段。但在引入技術(shù)的同時，事業(yè)單位也應(yīng)關(guān)注其中存在的風(fēng)險，對于風(fēng)險進行提前預(yù)測和掌握，并制定出有針對性的解決方案，以此來有效加強電子檔案信息化管理安全性。與此同時，為了提高管理效率，當(dāng)事業(yè)單位在進行檔案管理時，還可以使用進優(yōu)盤、內(nèi)存卡等設(shè)備，這些設(shè)備有著非常大的便捷性，但也有著一定的風(fēng)險性[4]。為了降低風(fēng)險性，提高安全性，事業(yè)單位需重視數(shù)據(jù)儲存可靠性，要求檔案管理人員要時刻提高警惕，對計算機設(shè)備定期殺毒，避免數(shù)據(jù)丟失等問題的出現(xiàn)。

（二）提高檔案管理人員的專業(yè)素養(yǎng)

當(dāng)前是科學(xué)技術(shù)發(fā)展十分快速的時代，很多行業(yè)中都應(yīng)用進了科學(xué)技術(shù)加以輔助，事業(yè)單位在進行電子檔案信息化管理時，也應(yīng)當(dāng)順應(yīng)大數(shù)據(jù)背景，合理使用大數(shù)據(jù)技術(shù)加以管理，以信息化來改革以往管理方式。但是，事業(yè)單位需注意的是，當(dāng)檔案管理引入信息化手段后，還必須加強管理人員專業(yè)素質(zhì)培養(yǎng)。由于在信息化技術(shù)沒有引入之前，所有的管理人員都是使用的傳統(tǒng)方法進行管理，對于新技術(shù)并不了解，只有在集中培訓(xùn)之后，才能夠加強管理人員的現(xiàn)代化管理意識。一方面，事業(yè)單位需要通過定期培訓(xùn)、組織學(xué)習(xí)以及考核等方式提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)，通過提高招聘要求，保證檔案管理人員綜合素質(zhì)和信息化水平；另一方面，在事業(yè)單位傳統(tǒng)檔案管理過程中，檔案管理的工作量非常大，這會導(dǎo)致他們喪失了一定的工作積極性，管理人員也會感到壓力倍增。所以，在改革的過程當(dāng)中，單位還必須明確員工工作細(xì)則，做到工作分配均勻，根據(jù)管理人員的實際工作任務(wù)來計算績效，從而激發(fā)管理人員的工作熱情和積極性。事業(yè)單位需建立一支專門負(fù)責(zé)檔案管理工作的隊伍，從而解決管理空缺這一現(xiàn)狀。當(dāng)隊伍建成后，再在部門內(nèi)部制定一個獎懲制度，對于表現(xiàn)較好，管理中沒有出現(xiàn)過差錯的管理人員適當(dāng)獎勵，而對于管理效率極其低下的人員給予批評，并激發(fā)其管理積極性，讓管理人員主動參與到檔案管理工作中來。對于新上崗的管理人員，必須在經(jīng)過考核的前提下上崗，只有這樣，才能確保管理人員職業(yè)素質(zhì)符合檔案信息化管理要求[5]。除此之外，我國事業(yè)單位檔案管理工作普遍呈現(xiàn)出老齡化局面，大多數(shù)的管理人員年齡都較大，為了緩解這一現(xiàn)狀，單位應(yīng)改善激勵機制，吸引更多年輕血液匯入單位，優(yōu)化管理人才結(jié)構(gòu)，更能促進事業(yè)單位電子檔案信息化管理的順利發(fā)展。

（三）提高檔案日常管理質(zhì)量

事業(yè)單位要想在整體上提高檔案信息化管理質(zhì)量，還需重視日常管理工作的有效落實。在管理過程當(dāng)中，任何一個小的差錯都可能給檔案造成損傷，尤其是在大數(shù)據(jù)背景下，檔案管理中會涉及諸多設(shè)備。當(dāng)管理設(shè)備發(fā)生故障的時候，如果檔案沒有提前保存，那么就會導(dǎo)致檔案丟失。因此，事業(yè)單位還需加強檔案管理設(shè)備的養(yǎng)護和維修。檔案信息化管理的達(dá)標(biāo)和升級對于增強事業(yè)單位檔案信息化管理意識有著很大的幫助[6]。與此同時，事業(yè)單位還必須制定出相應(yīng)的管理制度，促使管理人員的管理是科學(xué)合理化的。一方面，管理工作需要完善和建立規(guī)章制度，讓每一個管理步驟都符合規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)的要求；另一方面，檔案管理要實現(xiàn)高效有序歸檔，逐漸構(gòu)成綜合性的檔案管理系統(tǒng)，并結(jié)合現(xiàn)代科技手段，增強對于硬件設(shè)備的引入，對于已經(jīng)老化了或時常出現(xiàn)故障的設(shè)備，應(yīng)及時的更新?lián)Q代，確保檔案信息化管理的有效性。

三、結(jié)語

在大數(shù)據(jù)背景下，雖然事業(yè)單位具備了電子檔案信息化管理理念，但在實際管理過程中依舊存在很多問題，如檔案管理制度亟待完善、管理人員專業(yè)素養(yǎng)不高、檔案管理意識不強等。為了提高管理有效性，事業(yè)單位可以通過加強檔案管理安全性、提高檔案管理人員的專業(yè)素養(yǎng)及提高檔案日常管理質(zhì)量等，達(dá)到管理要求，并進一步增強事業(yè)單位電子檔案信息化管理意識，提升管理效率。

參考文獻：

[1]任浩.基于大數(shù)據(jù)背景的事業(yè)單位電子檔案信息化管理研究[J].蘭臺內(nèi)外，2020（09）：30-31.

[2]白楊.大數(shù)據(jù)背景下事業(yè)單位電子檔案信息化管理解析[J].辦公室業(yè)務(wù)，2020（04）：87-88.

[3]劉明陽.大數(shù)據(jù)時代背景下事業(yè)單位檔案信息化管理分析[J].黑龍江檔案，2019（03）：68.

[4]呂焱.大數(shù)據(jù)背景下事業(yè)單位電子檔案信息化管理探討[J].辦公室業(yè)務(wù)，2019（07）：49.

[5]陳麗.事業(yè)單位檔案信息安全管理研究[D].青島：青島大學(xué)，2018.

[6]李霞.大數(shù)據(jù)背景下事業(yè)單位電子檔案信息化管理探討[J].中國管理信息化，2018，21（04）：161-162.