劉世強(qiáng)

摘 要：目前我國的圖書館主要是各高校圖書館、研究所圖書館、地區(qū)公共圖書館以及部分企業(yè)私有的圖書館，其中公共圖書館是國家為了提升國民知識水平而建立的面向廣大群眾的公共場所。檔案管理是圖書館業(yè)務(wù)中最重要的業(yè)務(wù)之一，直接關(guān)系到了圖書館的館藏運(yùn)營情況，而我國擁有的圖書館數(shù)量基數(shù)大，廣大圖書館應(yīng)注意檔案管理業(yè)務(wù)的加強(qiáng)。

關(guān)鍵詞：公共圖書館;檔案管理;強(qiáng)化措施

公共圖書館存在的意義宗旨是為人民服務(wù)，主要是通過向廣大人民群眾提供無償?shù)臅?、檔案、報(bào)紙等資料，提升人民群眾的知識水平，為文明和諧社會(huì)的建設(shè)奠基基礎(chǔ)。因此，公共圖書館應(yīng)加強(qiáng)對館藏資源的管理，提升大眾的閱讀興趣。筆者分析總結(jié)了近年來圖書館在檔案管理時(shí)存在的問題，以及相對應(yīng)的有效的處理措施，就公共圖書館業(yè)務(wù)檔案管理的強(qiáng)化措施進(jìn)行綜述。

一、公共圖書館業(yè)務(wù)檔案管理的意義

（一）有利于提高圖書館的檔案管理的規(guī)范性和工作效率

21世紀(jì)是信息技術(shù)的時(shí)代，這一點(diǎn)在圖書館管理上也有很明顯的體現(xiàn)。信息數(shù)字化管理引入圖書館檔案管理業(yè)務(wù)中，即減少了繁復(fù)冗余工作量，節(jié)約了人力資源，又提升了檔案管理的秩序，使圖書館能有條不紊的運(yùn)行，增強(qiáng)的檔案管理業(yè)務(wù)的規(guī)范性。圖書館資源信息化還有利于各館之間的資源共享，將電子數(shù)字化圖書、檔案等資源上傳，共同構(gòu)建一個(gè)依托于線上網(wǎng)絡(luò)電子圖書館，使珍貴的資料發(fā)揮更大的作用。信息化的檔案管理能使圖書館的管理工作變得更具規(guī)范性和操作性，能提升管理人員的工作效率和讀者的使用體驗(yàn)感。

（二）為圖書館后續(xù)發(fā)展提供參考意見

在解決問題時(shí)，問題分析總結(jié)是非常重要的一個(gè)環(huán)節(jié)，關(guān)系到未來的發(fā)展方向。圖書館的管理工作也是如此，檔案管理的定期分析總結(jié)有利于管理者發(fā)現(xiàn)管理中存在的問題，及時(shí)進(jìn)行修改，避免問題的擴(kuò)大?？偨Y(jié)問題所得出的結(jié)論規(guī)律，能為檔案管理工作后續(xù)調(diào)整方向提供參考意見。此外，一個(gè)整潔、有秩序、查找方便的圖書館更受讀者們的喜愛，這也有利于提高公共圖書館在人民群眾心目中的地位，營造良好的社會(huì)形象，推動(dòng)圖書館事業(yè)的良好發(fā)展。

（三）有利于圖書館館藏資源的保護(hù)

建立良好的檔案管理秩序，能更好的保護(hù)圖書館中的資源。相比于傳統(tǒng)的檔案管理工作，信息化的圖書館檔案管理工作能減少圖書來回搬移、翻找造成的磨損，有利于資源的保護(hù)。檔案管理的工作記錄也是對整個(gè)圖書館資源的整理，是一筆寶貴的經(jīng)驗(yàn)，對圖書館管理學(xué)的研究者具有重要實(shí)踐意義。它能給研究者提供更專業(yè)、真實(shí)的圖書館管理一線數(shù)據(jù)，而研究者得出的理論結(jié)果，能反饋回圖書館，加強(qiáng)圖書館管理工作的理論基礎(chǔ)。

二、公共圖書館業(yè)務(wù)檔案管理中存在的問題

（一）相關(guān)設(shè)施落后，檔案管理業(yè)務(wù)更新艱難

目前，全國各地的公共圖書館都在推行數(shù)字化、信息化檔案管理，但部分地區(qū)由于當(dāng)?shù)亟?jīng)濟(jì)的限制，能給圖書館的財(cái)政經(jīng)費(fèi)較少。圖書館能購買的數(shù)字信息化相關(guān)設(shè)備有限，雖然大部分圖書館都配置了檔案室、計(jì)算機(jī)和檔案管理軟件，但在自動(dòng)化方面還是和高校圖書館存在一定的差距。此外，圖書館資源共享的程度也有限，目前較先進(jìn)的圖書館管內(nèi)局域網(wǎng)建設(shè)在大部分公共圖書館內(nèi)還未推行，這導(dǎo)致了公共圖書館現(xiàn)代化管理程度和資源共享程度滯后問題嚴(yán)重。

（二）公共圖書館業(yè)務(wù)檔案管理制度不完善，管理方式陳舊

據(jù)調(diào)查，目前在我國部分經(jīng)濟(jì)不發(fā)達(dá)地區(qū)，部分公共圖書館仍未建立起一個(gè)統(tǒng)一、規(guī)范的管理制度。人員的安排以及工作的分配存在不合理的地方，如檔案資料要經(jīng)多人、多層手續(xù)，沒有專職的人員來管理，若這個(gè)環(huán)節(jié)中的人員出現(xiàn)的問題，將會(huì)導(dǎo)致整個(gè)檔案資料管理暫停，還可能引發(fā)重要文件資料的丟失和圖書堆積;有些圖書館檔案資料沒有分類存放，導(dǎo)致資源混亂;人員安排不合理，因?yàn)閳D書館的大部分工作是機(jī)械性、重復(fù)性的工作，安排的時(shí)間和工作量沒有彈性，容易讓管理人員出現(xiàn)消極工作情緒。

（三）檔案管理人員專業(yè)知識儲備不充分，安全問題成隱患

圖書館的人員是根據(jù)國家相關(guān)職業(yè)規(guī)定進(jìn)行招聘的，在專業(yè)知識上不能進(jìn)行特別的挑選，不能找出在某個(gè)領(lǐng)域具有突出能力的人員。再加之圖書館工作看似簡單實(shí)則復(fù)雜瑣碎，很多人員都是身兼數(shù)職，這就導(dǎo)致了管理人員不能完全集中，全心全力的投入到檔案管理工作中去，容易在工作中存在疏忽。此外，圖書館的管理系統(tǒng)較為簡單，這就容易使圖書館的信息化資源、電子資源數(shù)據(jù)等容易丟失，給信息化檔案管理工作增加難度。

三、公共圖書館業(yè)務(wù)檔案管理強(qiáng)化措施

（一）加強(qiáng)公共圖書館檔案管理的數(shù)字化建設(shè)

為適應(yīng)當(dāng)今時(shí)代的發(fā)展，更好的融入21世紀(jì)這個(gè)信息時(shí)代，公共圖書館管理員應(yīng)向?qū)I(yè)人員請教，加強(qiáng)自身的數(shù)字化信息化建設(shè)，完善信息檔案管理系統(tǒng)，更好的為人民群眾服務(wù)。加強(qiáng)現(xiàn)代化信息數(shù)據(jù)庫的建立，完善資源共享平臺的建設(shè)，讓圖書館跟上時(shí)代的步伐，這不僅僅是一個(gè)圖書館進(jìn)步，這是整個(gè)圖書館管理行業(yè)的進(jìn)步。在推進(jìn)信息化的同時(shí)，也要注意信息安全化的問題，管理人員實(shí)行專人專職專責(zé)，每次登入系統(tǒng)是要進(jìn)行身份驗(yàn)證，每次信息更新時(shí)要進(jìn)行異地?cái)?shù)據(jù)備份，以防數(shù)據(jù)出現(xiàn)丟失。檔案也要更加詳細(xì)仔細(xì)的進(jìn)行分類，每分檔案可擁有多個(gè)身份標(biāo)簽，減小圖書檢索時(shí)的難度。這些措施都是為了促進(jìn)圖書館管理工作的進(jìn)步，讓檔案管理完整、清晰、規(guī)范、易查找，更好的滿足社會(huì)全方面的需要。

（二）完善公共圖書館檔案管理工作的制度

工作管理制度對于一個(gè)公司、一個(gè)集體來說是非常重要的。俗語說“磨刀不誤砍柴工”，當(dāng)擁有一個(gè)良好、健全的管理制度時(shí)，管理工作變得井井有條，各個(gè)環(huán)節(jié)清晰明了，當(dāng)發(fā)生問題時(shí)能及時(shí)察覺并改正。除此外，要建立統(tǒng)一規(guī)范的管理制度，首先要明確人員的部署、分工。將傳統(tǒng)的分散制度改為專人專職，以檔案分類為界限進(jìn)行工作分配，并落實(shí)好責(zé)任的劃分以及獎(jiǎng)懲條件，減少未來員工間的矛盾。職位晉升與實(shí)際管理成果掛鉤，促進(jìn)管理人員的積極性，讓他們能放更多的注意力到檔案管理上，只有與切身利益相關(guān)了，才會(huì)積極主動(dòng)的去提升自己。并且，有基層崗位工作的經(jīng)歷，在領(lǐng)導(dǎo)指揮時(shí)才能更加準(zhǔn)確、切實(shí)的選擇發(fā)展方向，真正意義上的促進(jìn)圖書館的發(fā)展。

（三）加強(qiáng)公共圖書館檔案管理人員的專業(yè)技能培訓(xùn)

公共圖書館業(yè)務(wù)檔案管理應(yīng)定期聘請專業(yè)人員對圖書館管理人員進(jìn)行專業(yè)培訓(xùn)，加強(qiáng)員工的計(jì)算機(jī)技能、信息化系統(tǒng)使用、檔案管理等職業(yè)技能培訓(xùn)，能對相關(guān)儀器設(shè)備有深入的了解，保證儀器設(shè)備日常的正常工作和定期的維護(hù)工作，發(fā)現(xiàn)問題時(shí)能積極參與解決問題。定期開展講座，加強(qiáng)檔案管理人員圖書館學(xué)、管理學(xué)等相關(guān)專業(yè)理論知識的學(xué)習(xí)，再與實(shí)際相結(jié)合，聯(lián)合運(yùn)用。與其他圖書館開展檔案管理工作經(jīng)驗(yàn)分享會(huì)，向優(yōu)秀的人學(xué)習(xí)相關(guān)知識。積極接納圖書管理專業(yè)學(xué)生實(shí)習(xí)，實(shí)現(xiàn)共同進(jìn)步。

結(jié)語

圖書檔案管理是一個(gè)與時(shí)俱進(jìn)的工作，公共圖書館檔案管理不僅僅是管理圖書資料的收集，還有更深層次的安排和管理。且圖書館日常工作任務(wù)龐大，事情瑣碎，需要有統(tǒng)一的管理制度和良好的秩序，工作任務(wù)交接到位，及時(shí)更新數(shù)據(jù)庫信息等。時(shí)代在進(jìn)步，檔案管理也需要與時(shí)俱進(jìn)，促進(jìn)公共圖書館業(yè)務(wù)檔案管理信息化，對多方面都是有利的，因?yàn)楣矆D書館存在的目的與意義就是為人民服務(wù)，提升國民知識水平。因此，對檔案管理員的專業(yè)知識水平和職業(yè)技能有較高的要求，需要他們不斷學(xué)習(xí)進(jìn)步，提高職業(yè)素養(yǎng)，提升圖書館的工作秩序。

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