如何做好數(shù)字化檔案規(guī)范管理淺述

趙曉紅

摘要：在我國的經(jīng)濟(jì)文化建設(shè)上，不管是走上數(shù)字化時代、電子化時代還是信息化時代，都是在迎接新世紀(jì)帶給我國發(fā)展的新機(jī)遇，這就迫使我國的各項建設(shè)項目都應(yīng)朝著數(shù)字化的進(jìn)程邁入。檔案的整理與管理，是我國建設(shè)過程中不能忽視的重要工程，也應(yīng)該不斷加強(qiáng)數(shù)字化形態(tài)和建設(shè)。與發(fā)達(dá)國家在檔案事業(yè)上進(jìn)行對比，我國的進(jìn)程是較為落后的，因此有必要注入更多的精力來建設(shè)數(shù)字化檔案。

關(guān)鍵詞：數(shù)字化;檔案規(guī)范管理;對策

中圖分類號：G270.7 文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A ?文章編號：1003-9082（2020）07-00-01

前言

隨著科技的進(jìn)步，信息技術(shù)的廣泛運用打破了傳統(tǒng)工作方式，檔案管理也是如此。檔案數(shù)字化在檔案利用中的便捷性和檔案保存的便攜性上，較傳統(tǒng)檔案有著無可比擬的優(yōu)勢。數(shù)字化加工后的檔案，可以利用大數(shù)據(jù)云計算技術(shù)，合理地計算和調(diào)整實際需求，快速匹配相關(guān)資源，并迅速反饋，有效地解決了傳統(tǒng)檔案管理中存在的“脹庫”問題。

一、概述

1.檔案數(shù)字化建設(shè)的基本概念。

所謂的“數(shù)字化”，就是集齊了光、電、聲和磁等數(shù)字信號，并且將這些信號利用信息技術(shù)的作用來轉(zhuǎn)化為數(shù)字編碼，當(dāng)然檔案中時常所見的文字、語音和圖像視頻都可以作為信息轉(zhuǎn)變?yōu)閿?shù)字編碼。所以說，“數(shù)字化”就是一種可以傳輸和處理信息的技術(shù)，優(yōu)點是快速便捷，直觀有效。

2.檔案數(shù)字化建設(shè)的內(nèi)容。

從數(shù)字化的內(nèi)容來看待，檔案數(shù)字化可以從兩個方面和兩個層次分析。首先，針對對象而言可分為兩個方面，一是紙質(zhì)檔案，通過數(shù)字化建設(shè)，可以將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為數(shù)字化。也就是將館藏或各企業(yè)保存的紙質(zhì)檔案或傳統(tǒng)載體的檔案，通過掃描技術(shù)、加工技術(shù)和最終處理技術(shù)三個環(huán)節(jié)，進(jìn)行真實有效的數(shù)字化轉(zhuǎn)換。二是電子檔案，有些電子檔案必須及時進(jìn)行歸檔處理和保存，才能真正地將其儲存起來，不造成缺失。其次，針對數(shù)字化發(fā)展順序可分為兩個層次，一是檔案目錄順序可以數(shù)字化。也就是建立出一個包含目錄信息的數(shù)據(jù)庫，嚴(yán)格地按照規(guī)范要求把檔案的信息變?yōu)槟夸洏?biāo)準(zhǔn)，并且為其選擇一個科學(xué)合理的目錄格式，實現(xiàn)資源便捷化。二是檔案全文信息資料的順序可以數(shù)字化，也就是把檔案內(nèi)全文的內(nèi)容按照原貌逐頁地為圖像等文件歸類，并且編制出目錄和索引，這些都需要通過掃描錄入的技術(shù)。另外，也可以采用光學(xué)字符識別技術(shù)對其進(jìn)行識別，采用文本的格式來儲存全文。

3.檔案數(shù)字化建設(shè)的重要性。

面對時代日新月異的變化，檔案數(shù)字化建設(shè)符合時代進(jìn)步的要求。各個行業(yè)都需要進(jìn)行檔案整理和管理，這一工作也在不斷革新中，只有從復(fù)雜轉(zhuǎn)變?yōu)閿?shù)字化管理，才能迎合信息化的要求，符合時代進(jìn)步的要求。從現(xiàn)目前的狀況看來，信息技術(shù)取得了不俗的成績，但是卻還沒在檔案管理工作中大展作用，很多檔案整理工作人員與管理者也沒意識到信息技術(shù)的真正價值。另外，檔案數(shù)字化建設(shè)還能提高企業(yè)的競爭力。近些年來，經(jīng)濟(jì)進(jìn)步帶來利益的同時，也使很多企業(yè)面臨難以承受的競爭壓力，企業(yè)也開始走向國際化市場，不再局限于本土市場。數(shù)字化檔案建設(shè)來對企業(yè)檔案進(jìn)行管理，可以匯總不同的語言、錄像和文本圖片等信息，最后生成檔案。通過生成的檔案，可以提升檔案資源的管理效率和利用效率，與此同時成為企業(yè)走向國際化市場的助推劑。傳統(tǒng)的檔案整理與管理，要保存紙質(zhì)文檔，很多管理人員在重復(fù)性工作中會感到無聊，且需要保證檔案儲存的環(huán)境干燥無塵，工作量較大。另外，紙質(zhì)檔案易受到蟲蛀和潮濕的影響，既耗費工作人員的整理時間，也耗費了管理人員的精力。

二、優(yōu)化數(shù)字化檔案規(guī)范管理的有效策略

1.加大資金投入的力度

加大檔案數(shù)字化建設(shè)的資金投入，能夠在一定程度上提升檔案數(shù)字化管理的水平。因為有了資金支撐，可以引進(jìn)更加先進(jìn)的軟硬件設(shè)施，從內(nèi)部提高檔案數(shù)據(jù)的整理和處理效率，保證用戶能夠更加便捷和易懂。不管是企業(yè)的檔案整理還是其他行業(yè)的檔案處理，都要做好硬件設(shè)施的日常維護(hù)工作，確保檔案數(shù)字化硬件設(shè)施能夠一直具有擴(kuò)展性和維護(hù)性，這也需要投入大量的資金。

2.建立健全檔案數(shù)字化建設(shè)制度。

目前的很多團(tuán)體和組織里，管理的信息總是分開的，比如說傳統(tǒng)的信息活動和檔案是分開的，和情報部門也是分開的，這就使得信息與信息之間具有一定的距離感。處于分離狀態(tài)的信息，難以融合傳統(tǒng)信息與新型信息，阻礙了檔案數(shù)字化建設(shè)。所以，應(yīng)建立健全檔案數(shù)字化建設(shè)制度，責(zé)任落實到各個信息部門，加強(qiáng)信息生成、傳輸和利用的工作效率。第一點，在確定檔案數(shù)字化制度時，要先研究國家頒布的相關(guān)法律法規(guī)，分析實際情況，保證建立的制度在符合國家規(guī)定的檔案管理法的同時，能夠迎合企業(yè)單位進(jìn)步的需求。另外，建立之后就是落實制度，要嚴(yán)格落實制度就要盡早處理傳統(tǒng)內(nèi)部檔案數(shù)字化管理的混亂狀況。最終，制度的落實離不開有關(guān)部門的堅守，需要設(shè)立一支專門的管理部門，做到真正的責(zé)任落實到位。

3.加快檔案數(shù)字化建設(shè)以提高安全性。

從總體上看，檔案數(shù)字化建設(shè)是一項有利于檔案整理與利用的工作，是一項能夠?qū)崿F(xiàn)文檔共享的有效策略。所以，加快檔案館的建設(shè)，可以通過加快檔案數(shù)字化建設(shè)進(jìn)程。在保證能夠投入大量資金的同時，檔案管理部門可以邀請專業(yè)的軟件系統(tǒng)研發(fā)人員，根據(jù)自身檔案館的實際情況，開發(fā)并制定一套適合的優(yōu)化系統(tǒng)。能夠在保證基本的檔案管理工作的同時，取得一定的安全性，消除傳統(tǒng)數(shù)字化建設(shè)的安全隱患。最后可以進(jìn)行多地區(qū)和多實景的試點，確保成功之后，就可以全面推行。

4.引入和培養(yǎng)專業(yè)人才，打造人才隊伍。

檔案數(shù)字化建設(shè)離不開專業(yè)隊伍的付出，因為數(shù)字化工作既要求了管理的工作人員能夠具備專業(yè)的理論知識，還要求他們能夠?qū)嶋H操作計算機(jī)、掃描和處理技術(shù)，所以有必要打造一支專業(yè)性高、技術(shù)水平過關(guān)、能力高超的人才隊伍，負(fù)責(zé)數(shù)字化的建設(shè)和實施。在進(jìn)行檔案數(shù)字化建設(shè)時，要加強(qiáng)人員培訓(xùn)，必要時引入專業(yè)人才，促使管理人員能夠擁有理論知識，掌握技術(shù)操作，不斷優(yōu)化數(shù)字化能力，以此來提升檔案整理和管理的工作效率。

結(jié)語

綜上所述，信息時代和數(shù)字化時代，迫使傳統(tǒng)的檔案數(shù)字化建設(shè)必須轉(zhuǎn)化為迎合時代的事物，這也決定了檔案數(shù)字化建設(shè)要面臨諸多挑戰(zhàn)，經(jīng)歷諸多波瀾。應(yīng)對新時代帶來的挑戰(zhàn)，就要解決檔案數(shù)字化建設(shè)中的若干問題，通過多角度多方面地考慮，實施有效的解決策略，不斷更新知識和技術(shù)，才能保證我國檔案工作順利發(fā)展。

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