辦公室文秘工作的優(yōu)化策略

任建云 李瑞芳

在辦公室文秘工作開展過程中，其許多工作都是作為領導工作的協(xié)助，這也使文秘工作的質量會對領導工作進程和效率帶來直接的影響。因此在實際工作中需要準確把握好領導工作目標和工作進程，并對各個環(huán)節(jié)的時間要求進行明確，提前做好準備工作。另外，在文秘工作中，對于領導做出的決策，還需要利用文字準確表達并制成文件，及時針對文件發(fā)布后的反饋進行收集，并針對具體的執(zhí)行情況和結果進行了解，及時反饋給領導。因此在當前電力企業(yè)要對辦公室文秘工作給予充分的重視，并積極探索有效的措施來文秘工作進行優(yōu)化和創(chuàng)新，以此來促進企業(yè)的健康發(fā)展。

一、辦公室文秘工作的重要性

在電力企業(yè)發(fā)展過程中，辦公室工作發(fā)揮著極為重要的作用。特別是隨著電力企業(yè)業(yè)務的不斷發(fā)展壯大，辦公室承擔的工作量也呈現(xiàn)出不斷增長的態(tài)勢。在當前電力企業(yè)辦公室工作開展過程中，其主要以行政管理和日常管理作為具體的工作內容，而且承擔著企業(yè)指認傳導的重要責任，需要在日常工作中重視工作中的細節(jié)管理，這樣才能夠準確明白領導的意圖，將向員工進行有效傳達。企業(yè)與外部溝通的工作也是辦公室文秘工作中的重要內容，文秘工作需要做好企業(yè)內部人員溝通的基礎上，還需要做好與上下級及其他業(yè)務部門之間的溝通，因此對于文秘人員綜合素質具有較高的要求。在實際工作中，文秘人員在工作開展過程中還需要保持相應的原則。文秘人員每天工作量都較大，這就需要保持認真、負責的態(tài)度，并準確掌握企業(yè)的規(guī)章制度，在日常工作中要不斷的規(guī)范和約束自身的行為，重視自身綜合素質的提升。在日常工作之余，文秘人員還需要根據(jù)自身能力做好崗位工作的統(tǒng)籌，充分的運用先進的信息技術，進一步提高文秘工作的整體質量和水平。特別是要能夠準確完成指令的傳達，強化自身的溝通和協(xié)調能力，這樣才能為文秘工作的高效開展奠定良好的基礎。

二、辦公室文秘工作的優(yōu)化策略

強化辦公室文秘人員的服務意識。在當前電力企業(yè)實際發(fā)展過程中，辦公室文秘人員處于企業(yè)管理結構和組織結構的中心位置，這就要求辦公室文秘人員要樹立良好的服務理念，增強自身工作的實效性，充分的發(fā)揮出文秘工作對企業(yè)發(fā)展的重要作用。在具體工作實施過程中，需要以服務企業(yè)長期發(fā)展和促進企業(yè)內部良性溝通作為工作的出發(fā)點和立腳點，基于企業(yè)發(fā)展過程中各項工作做好協(xié)調工作，全面提高服務的效率。特別是在對外聯(lián)系和溝通過程中，文秘人員直接代表著企業(yè)的形象，這就更需要在實際工作中強化自身的服務意識，為電力企業(yè)在社會上樹立良好的形象，增強電力企業(yè)在市場上的影響力。

健全并落實辦公室各項規(guī)章制度。為了能夠提高辦公室文秘工作的效率，電力企業(yè)還需要在日常工作中積極促進各項制度和措施的落實，以此來推動各項工作的制度化和規(guī)范化。因此在實際工作中需要與當前文秘工作崗位要求相結合，積極制定和完善與文秘人員相關的各項管理制度，進一步規(guī)范文秘工作的職責和流程，并確保各項規(guī)定的落實，實現(xiàn)文秘工作的制度化和規(guī)范化。同時作為文秘人員，在實際工作也需要嚴格遵循各項制度，服務上級監(jiān)督和管理，強化與部門和同事之間的協(xié)調和溝通，通過營造良好的工作氛圍，從而促進自身工作效率和質量的提升。

加強對文秘人員的管理和培訓。由于文秘人員綜合素質與辦公室工作效率和工作質量具有直接的關系。這就需要電力企業(yè)在實際發(fā)展過程中需要重視引進優(yōu)秀的文秘人員，并制定嚴格的選拔制度和人才招聘制度，打造一支高素質和專業(yè)水平過硬的文秘隊伍。針對于文秘人員，企業(yè)還要構建完善的管理培訓制度，強化對文秘人員的業(yè)務培訓和思想政治教育，使其能夠了解相關的政策法規(guī)和相關理念，熟悉企業(yè)業(yè)務，并要對其他學科的相關知識有一定的了解和掌握。另外，還要強化對文秘人員服務態(tài)度和工作技能的培訓，培養(yǎng)其愛崗敬業(yè)和勤勞奉獻的精神，并在實際工作中能夠運用創(chuàng)新思維來提高對問題的解決能力。

重視文秘工作方式的創(chuàng)新。作為辦公室文秘人員，在重視與普通員工聯(lián)系的同時，還要密切與領導的聯(lián)系。在日常工作中面對一些新情況和新問題，文秘人員要重視自身創(chuàng)新能力的培養(yǎng)，在實際工作中積極推進工作方式方法的創(chuàng)新，制定科學合理的工作計劃，認清形勢，積極面對挑戰(zhàn)，強化自身的創(chuàng)新能力，這樣才能將創(chuàng)新思維和創(chuàng)新意識有效的融入到日常工作中來，進一步提高文秘工作的實效性。

三、結論

當前面對市場的內外部環(huán)境發(fā)生了較大的變化，在這種新形勢下，電力企業(yè)要對辦公室文秘工作給予充分的重視，全面提高文秘人員的工作能力和綜合素質。文秘人員也需要端正工作態(tài)度，重視自身服務意識的提升，做好部門之間的協(xié)調工作，為電力企業(yè)的健康發(fā)展夯實基礎。

參考文獻

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