政府機關檔案室信息公開的問題及措施分析

李世強

摘 要：在當前社會的發(fā)展中信息公開已經(jīng)成為廣受公眾關注的一個話題，如何實現(xiàn)政府信息的正確公開，如何對信息公開范圍合理設置，也是當今學術界和理論界的熱點研究話題。在這種形形勢下，政府部門機關檔案室開放服務也正式進入社會公眾視野。文章主要對政府機關檔案室信息公開存在問題進行分析，并在此基礎上提出可行信息公開措施。

關鍵詞：政府機關;檔案室;信息公開

引 言

目前很多西方發(fā)達國家已經(jīng)構建起來了相對比較成熟的信息公開體系，而且政府檔案室文件中心公開服務也早已開展。我國一直以來都對政府機關檔案室開放比較忽視，而政府信息公開在逐步受到社會廣泛關注的前提下，檔案室信息公開也備受關注。但是，作為一個政府的內設機構，政府機關檔案室本身具有一定的特殊性，在信息公開過程中不可避免的會遇到很多問題，針對這些問題進行正確看待，并找出產生問題的根源，這樣才能積極促進政府機關檔案信息公開的穩(wěn)定發(fā)展。

1 政府機關檔案室信息公開面對沖突問題分析

1.1與現(xiàn)有檔案法規(guī)相沖突

我國在2008年5月份首次在北京市設立中央，國家機關政府公開信息查閱中心，該中心的出現(xiàn)可以為公民、法人及其他組織依法提供政府公開信息。但是，查閱中心作為檔案館之外的一種檔案信息公布主體，其合法地位受到一定質疑。但是根據(jù)我國《檔案法實施辦法》規(guī)定，作為政府機關檔案室保存期間的檔案信息資料利用服務并不屬于一種法定職能。也就是說在政府的信息公開主體中，檔案是并不屬于一個合法主體，對于機關檔案信息公開的詳細內容和具體范圍并不具備決定權利，由于查閱中心在主體地位方面缺乏合法性，因此對其長遠發(fā)展必然會產生影響，對檔案信息資料的規(guī)范利用和使用秩序也會產生一定影響。

政府機關檔案室在進行檔案資料信息歸檔、分類、立卷的過程中在針對文件正文內容和結構信息、背景信息進行捆綁的過程中，互相在歷史方面具有聯(lián)系的文件也進行捆綁[1]。因此對于政府機關的檔案信息資料來說文件實體和文件之間的歷史聯(lián)系進入工作是非常重要的兩個環(huán)節(jié)。而在政府信息公開的過程中，政府機關檔案室首先需要對各種檔案資料信息進行梳理，而這種做法本身會使得檔案之間的歷史聯(lián)系被割裂，導致檔案信息資料的真實性、完整性受到影響。

1.2信息最大化公開與檔案限制利用原則的關系問題

在政府檔案信息公開方面，我國一直以來都秉持“以公開為主，不公開為輔的最大化公開原則”[2]，這也表示，只要檔案信息不涉及國家安全、個人隱私及商業(yè)秘密，都可以納入到公開范圍中。而對于檔案管理工作本身來說，存在檔案資料限制利用原則。因此在進行開展政府檔案信息資料公開的過程中，政府機關檔案室不僅屬于政府機關內部部門，而且也屬于政府部門的檔案管理組織，這種雙重身份使得政府機關檔案室在信息公開過程中必須要在信息公開最大化原則與檔案限制利用原則之間進行取舍，這對于政府機關檔案信息資料的公開會造成嚴重影響，同時也是我國信息公開發(fā)展中急需解決這個問題。

2 政府機關檔案信息公開問題解決對策

2.1 完善立法

作為政府機關內部組織機構的檔案室，其并不僅僅是臨時的檔案儲存庫房，機關檔案室需要對政府機關、企事業(yè)單位檔案資料進行統(tǒng)一管理，由機關進行直接領導，而且機關對其人員編制、經(jīng)費使用具有直接決定權，但是從業(yè)務角度來看，機關檔案室需要受到上級檔案行政管理部門的監(jiān)督和指導。由此可見，我國的檔案法與政府機關檔案信息公開存在緊密關聯(lián)。但是，目前我國的檔案法，信息公開實施的相關條例規(guī)定已經(jīng)與當前時代發(fā)展對檔案信息公開的實際需求嚴重不符，因此必須要從法律法規(guī)層面進行不斷完善。充分借鑒歐美等發(fā)達國家在信息公開方面的立法經(jīng)驗可以發(fā)現(xiàn)，政府機關檔案信息的合理化公開，首先需要從法律法規(guī)方面對信息公開進行規(guī)范化描述，同時要針對信息公開從法律法規(guī)和實施細則方面進行不斷完善，同時將其適用范圍進行清晰闡述，并明確具體操作步驟。與此同時還要在合適的時機對各地區(qū)實際情況進行全面收集，在此基礎上制定出統(tǒng)一的信息公開法律法規(guī)，并實現(xiàn)信息保密、隱私保護等多個層面的立法配套，促進相關法律法規(guī)的逐步完善。

2.2 對檔案室信息收集、公開和保密制度進行規(guī)范

首先，政府機關檔案信息的真正長遠價值指有檔案工作者才能夠進行清晰判定，因此在針對信息公開保密進行審查的過程中需要積極納入檔案部門來實現(xiàn)共同監(jiān)督，同時邀請專業(yè)檔案管理人員來參與到的保密審查中，在政府的信息公開保密審查工作中要積極引入成功的檔案鑒定經(jīng)驗，在此基礎上才能充分保障檔案信息的安全性和可靠性，進一步促進檔案公開實現(xiàn)穩(wěn)定發(fā)展。與此同時，政府機關檔案室要充分借助當前大數(shù)據(jù)技術發(fā)展的大形勢，全面推動紙質檔案電子化和數(shù)字化，不斷拓展檔案信息資料來源，在此基礎上實現(xiàn)檔案分類存儲。同時針對檔案信息內容構建起多媒體海量數(shù)據(jù)模糊識別系統(tǒng)，進一步優(yōu)化檔案信息的數(shù)據(jù)查詢，實現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)內容、結構、背景等多個方面信息的分類檢索[3]。

2.3 構建檔案公開救濟制度

在機關的檔案信息公開方面，可以充分借鑒政府部門的司法救濟制度，構建檔案信息公開“有權利必有救濟”的制度。當前來說，我國針對檔案用戶群體受侵害的現(xiàn)象并未形成完善的保護措施和保護機制，而且針對檔案的形成過程和檔案保管機關存在的違法檔案信息使用行為也未做相關規(guī)定[4]。避免機關檔案室以檔案信息公開為理由來逃避信息公開義務和責任。由此可見，構建完善的檔案公開救濟制度，對檔案利用者的權利和義務進行明確，同時針對檔案形成和管理部門的責任以及違規(guī)現(xiàn)象建立起相應的處理辦法，讓社會公眾和檔案館形成相互監(jiān)督，在此基礎上，才能進一步促進檔案信息公開的透明化。

3 結束語

綜上所述，在我國推動檔案信息公開的過程中，首先需要對檔案信息公開當前所面臨的問題進行深入分析，并逐步摸索出可行的檔案信息公開措施，這樣才能促進檔案信息公開實現(xiàn)健康發(fā)展。

參考文獻

[1] 吳文革. 論政府信息公開環(huán)境下機關檔案室檔案開放制度建設的可行性[J]. 圖書情報工作，2009，53（18）：145-149.

[2] 易卓君. 競逐和抗衡：檔案開放利用法律法規(guī)和政府信息公開法規(guī)的對比分析[J]. 圖書情報工作，2011，55（S1）：330-334.

[3] 吳增仁，馬秋影. 政府信息公開對檔案工作的挑戰(zhàn)及檔案管理部門的對策[J]. 北京檔案，2004（04）：21-23.

[4] 韓立珍，賈燕華，翟麗娜，張慶莉. 關于政府信息公開背景下檔案信息公開的探討[J]. 檔案學通訊，2008（02）：47-49.