醫(yī)院檔案室數(shù)字化建設(shè)的組織管理思路總結(jié)

包全宇

摘 要：在信息技術(shù)高速發(fā)展的時(shí)代背景下，傳統(tǒng)紙質(zhì)化的檔案管理已經(jīng)與時(shí)代的發(fā)展趨勢不相符合，醫(yī)院應(yīng)該積極創(chuàng)新檔案管理的方式，并通過構(gòu)建數(shù)字化檔案室，增強(qiáng)檔案管理的效率，方式醫(yī)院檔案在管理中出現(xiàn)丟失或者破損等情況，確保檔案管理的完整性和全面性。本文分析了醫(yī)院檔案室數(shù)字化建設(shè)的重要性，探究了數(shù)字化檔案室構(gòu)建的現(xiàn)狀，提出了數(shù)字化檔案室建設(shè)的策略，以便強(qiáng)化檔案管理的效率。

關(guān)鍵詞：醫(yī)院檔案室;重要性;數(shù)字化;策略

在我國醫(yī)療水平不斷提升的背景下，醫(yī)院也逐漸朝著科研、預(yù)防、醫(yī)療、康復(fù)等多個(gè)方面發(fā)展，其中檔案主要是對醫(yī)院的醫(yī)療服務(wù)過程中存在的文字、圖片、病歷等方面內(nèi)容的記錄和管理，是促進(jìn)醫(yī)院不斷完善和發(fā)展的重要組成部分，信息時(shí)代下，醫(yī)院要提升檔案管理的水平，構(gòu)建數(shù)字化檔案管理室，做到搜集、整理、匯總、開發(fā)、利用一體化的檔案管理，提升檔案管理的水平。

一、數(shù)字化檔案室構(gòu)建的重要性

（一）有助于檔案管理的完整性

數(shù)字化檔案室的構(gòu)建主要是以信息技術(shù)為載體，將傳統(tǒng)紙質(zhì)化的檔案管理融入到統(tǒng)一的數(shù)字系統(tǒng)中，這樣就能夠突破檔案搜集、匯編、歸檔和存儲在時(shí)間與空間上的限制，醫(yī)院檔案涉及的內(nèi)容比較多，包括：財(cái)務(wù)、人事、患者病案、治療方式和內(nèi)容等，如果僅僅使用傳統(tǒng)的檔案管理方式那么就很容易出現(xiàn)檔案收集不全面等情況，而數(shù)字化檔案室能夠及時(shí)將醫(yī)院產(chǎn)生的各種檔案信息進(jìn)行匯總和分類，有助于檔案的完整性。此外，在以往的檔案管理中由于溫度、濕度等環(huán)境方面的影響，部分文書檔案可能會被損壞，一些被記錄在磁帶中的影像也很容易老化和失真，因此數(shù)字化檔案館能夠防止檔案收到物理環(huán)境方面的影響，確保了檔案管理的持續(xù)性。

（二）有助于提升檔案管理的效率

在以往的檔案管理中，對很多檔案的利用和開發(fā)力度不夠強(qiáng)，很多檔案管理人員忽視了檔案開發(fā)和利用的重要性，加上檔案管理中設(shè)備以及環(huán)境等方面的影響，因此在檔案利用和開發(fā)中具有一定的難度，而通過構(gòu)建數(shù)字化檔案室，能夠極大的提升檔案開發(fā)和利用的效率，為檔案的開發(fā)和利用營造了更好的條件，方便了醫(yī)護(hù)人員對檔案的查詢與使用，使得檔案的分類、檢索等更加快捷。其次，在數(shù)字化檔案管理中還有助于推動智慧醫(yī)院的構(gòu)建，通過使用OA系統(tǒng)反映出醫(yī)院的運(yùn)行情況，使得檔案數(shù)據(jù)庫的建設(shè)更合理、更科學(xué)，有利于促進(jìn)醫(yī)院發(fā)展的高效化與智慧化[1]。

二、醫(yī)院數(shù)字化檔案室建設(shè)的現(xiàn)狀

目前很多醫(yī)院都開始使用OA系統(tǒng)進(jìn)行辦公，同時(shí)也加強(qiáng)了對數(shù)字化檔案室建設(shè)的重視，但是在實(shí)際的建設(shè)環(huán)節(jié)中仍然存在一些不足之處，首先，數(shù)字化檔案室在建設(shè)的過程中存在一定的安全隱患，網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)具有一定的虛擬性和不穩(wěn)定性，在使用數(shù)字化管理中可能會存在多種多樣的風(fēng)險(xiǎn)，如：黑客的攻擊、病毒的侵入、系統(tǒng)漏洞等，同時(shí)在管理中還會出現(xiàn)掃描不清晰、加工部精細(xì)等問題，這些都會影響數(shù)字化檔案室的進(jìn)一步完善和構(gòu)建。

其次，很多醫(yī)院在數(shù)字化檔案室建設(shè)中缺少專業(yè)的人才，在檔案管理人員的引進(jìn)方面缺少綜合性的考察和清晰的計(jì)劃，同時(shí)對內(nèi)部檔案管理人員的培訓(xùn)有所忽視，導(dǎo)致檔案管理人員在數(shù)字化檔案管理中存在一定的盲目性，操作不夠規(guī)范，缺少安全意識、創(chuàng)新意識和專業(yè)的檔案管理知識，對信息技術(shù)的使用效率不高，因而影響了數(shù)字化檔案室建設(shè)的水平[2]。

三、醫(yī)院數(shù)字化檔案室建設(shè)的策略

（一）結(jié)合實(shí)際，構(gòu)建完善的檔案數(shù)據(jù)庫

數(shù)字化檔案室的建設(shè)重點(diǎn)是對檔案數(shù)據(jù)庫的構(gòu)建，醫(yī)院應(yīng)該從實(shí)際出發(fā)，結(jié)合目前的發(fā)展現(xiàn)狀以及醫(yī)療服務(wù)工作中出現(xiàn)的實(shí)際檔案管理需求等內(nèi)容，設(shè)置適合醫(yī)院的檔案管理數(shù)據(jù)庫。數(shù)據(jù)庫中主要包含了對檔案資料的收集、處理、歸檔、子系統(tǒng)、儲存、借閱、輸出等環(huán)節(jié)，其中收集主要是將醫(yī)療檔案進(jìn)行數(shù)字化的轉(zhuǎn)化，然后進(jìn)行歸檔和處理，輸出則主要是指對檔案信息進(jìn)行在開發(fā)，挖掘出檔案中潛在的利用價(jià)值，為醫(yī)院的發(fā)展以及醫(yī)療水平的增強(qiáng)提供借鑒性的意見，通過依托信息系統(tǒng)的便捷性，能夠讓醫(yī)院檔案管理更加智能，在數(shù)字化檔案室的構(gòu)建中必須要從實(shí)際出發(fā)，不能盲目、也不能照搬照抄，需要讓檔案室全面的服務(wù)于醫(yī)院的各個(gè)工作環(huán)節(jié)，這樣數(shù)據(jù)庫的建設(shè)才能更加合理[3]。

（二）完善數(shù)字檔案室建設(shè)的制度

制度是保障醫(yī)院數(shù)字檔案室建設(shè)的基礎(chǔ)，完善的制度能夠推動醫(yī)院數(shù)字化檔案室正常運(yùn)行，避免檔案收集和管理中出現(xiàn)隨意性或者不規(guī)范的情況。首先，醫(yī)院應(yīng)該使用分階段、多層次、分步驟的建設(shè)原則，為醫(yī)院構(gòu)建適宜的數(shù)字化檔案室，依據(jù)各科室檔案資料的屬性以及內(nèi)容等，在基本的目錄之下分設(shè)多個(gè)子系統(tǒng)，方便檔案的查詢，如：病案類檔案庫、行政類檔案庫、黨群類檔案庫等，并按照檔案生產(chǎn)的時(shí)間、主題詞、數(shù)量等進(jìn)行分類整理，讓醫(yī)院檔案管理更加精細(xì)。其次，還需要在檔案室建設(shè)中確定專門檔案開發(fā)和利用制度，如：科研檔案是醫(yī)院檔案管理中的重要內(nèi)容，涵蓋了對科研項(xiàng)目的申報(bào)、技術(shù)應(yīng)用、學(xué)術(shù)報(bào)告等資料，對科研資料的開發(fā)，能夠極大的增強(qiáng)醫(yī)療水平，因此需要檔案管理人員設(shè)置不同的檔案開發(fā)和利用專題，進(jìn)一步提升醫(yī)療服務(wù)水平。此外，醫(yī)院還應(yīng)該構(gòu)建數(shù)字化檔案室監(jiān)督制度，對檔案管理人員的工作情況進(jìn)行及時(shí)的監(jiān)督，對不合理的檔案管理及時(shí)進(jìn)行修正，并定期組織檔案管理人員培訓(xùn)活動，融入最新的數(shù)字化檔案室建設(shè)的理念以及方式，拓展檔案管理人員的思路，增強(qiáng)檔案管理人員的創(chuàng)新能力和專業(yè)素養(yǎng)[4]。

（三）增強(qiáng)數(shù)字化檔案室的安全性

在數(shù)字化檔案室的構(gòu)建中，醫(yī)院必須要對檔案管理的安全性有高度的重視，設(shè)置多元化的檔案安全管理措施，提升檔案管理的效率，防止檔案管理遭到丟失或者損壞等。醫(yī)院檔案除了通過傳統(tǒng)的閱覽、復(fù)制、外借等方式之外，開展網(wǎng)絡(luò)服務(wù)業(yè)是重要的管理方式之一，數(shù)字檔案能夠通過信息技術(shù)實(shí)現(xiàn)共享性和互通性，比如：電子病案的共享，為醫(yī)生的診斷提供了便利，同時(shí)也減少了患者一些不必要的檢查，為患者的治療節(jié)約了時(shí)間。但是在數(shù)字化檔案管理中也必須要防止被黑客或者病毒等進(jìn)行惡意攻擊，而使得患者或者醫(yī)院的重要信息被泄露。因此醫(yī)院應(yīng)該在數(shù)字化檔案管理中對重要的資料進(jìn)行備份處理，并安裝防護(hù)軟件，如：防火墻、殺毒軟件、安全密匙、身份驗(yàn)證等，尤其對于科研數(shù)據(jù)、患者信息等需要加密處理，設(shè)置訪問權(quán)限，避免信息泄露，為數(shù)字化檔案室地構(gòu)建營造一個(gè)良好的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境，同時(shí)檔案管理人員也必須要具備安全意識，隨時(shí)關(guān)注檔案數(shù)據(jù)庫的運(yùn)行動態(tài)，并尋找專業(yè)人員對數(shù)據(jù)庫進(jìn)行更新和升級，對存在的漏洞及時(shí)修補(bǔ)，提高數(shù)字化檔案室的穩(wěn)定性，讓檔案在管理中更加安全與可靠。

結(jié)束語

在新時(shí)期下，醫(yī)院的發(fā)展迎來了更高的目標(biāo)，檔案管理作為提升醫(yī)院發(fā)展效率的重要環(huán)節(jié)，在醫(yī)療服務(wù)工作中占據(jù)著重要地位，隨著科技的高速發(fā)展，醫(yī)院需要轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的檔案管理方式，構(gòu)建數(shù)字化檔案室，增強(qiáng)檔案管理的科學(xué)性與智能性，首先醫(yī)院需要對數(shù)字化檔案室構(gòu)建的作用有全面的了解，然后結(jié)合實(shí)際情況，為醫(yī)院建設(shè)適合的檔案管理數(shù)據(jù)庫;同時(shí)還要對檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)加以提升，確保數(shù)字化檔案管理能夠高效運(yùn)行。此外，醫(yī)院還需要完善管理制度，并提升數(shù)字化檔案管理的安全性，防止檔案遭到損失。

參考文獻(xiàn)：

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[4]程文鵬，王浩.數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)在醫(yī)院檔案管理中的運(yùn)用分析[J].信息記錄材料，2020，21（02）：100-101.