信息安全背景下人力資源檔案的數(shù)字化管理辦法

劉遠(yuǎn)怡

摘要：人資檔案是企業(yè)重要的信息資源，記錄了人力資源管理中的各項工作內(nèi)容，很多信息在企業(yè)經(jīng)營管理和人力資源管理中具有很大的參考價值，數(shù)字化的檔案管理，有利于企業(yè)管理信息化的發(fā)展，實現(xiàn)人力資源管理的數(shù)字化，挖掘檔案信息的價值，并將其作為企業(yè)決策的參考，為企業(yè)管理提供可靠的數(shù)據(jù)支持，數(shù)字化檔案管理在信息安全的背景下，存在著一定的不足，安全問題始終是數(shù)字化檔案管理的阻礙，人資檔案數(shù)字化管理系統(tǒng)有待企業(yè)進(jìn)一步的建設(shè)和完善。

關(guān)鍵詞：信息安全;人力資源檔案;檔案管理;數(shù)字化管理

人力資源檔案管理是人力資源管理的重要環(huán)節(jié)，使用數(shù)字化的檔案管理，有利于人力資源管理效率的提升，使用檔案信息進(jìn)行篩選和分析，找到其中有價值的信息，為企業(yè)內(nèi)部選拔人才提供有效的數(shù)據(jù)，公平對待每位員工，維持企業(yè)員工的穩(wěn)定性，在人資檔案數(shù)字化管理建設(shè)中，要切合企業(yè)人資管理實際情況，構(gòu)建數(shù)字化管理系統(tǒng)的功能模塊，保證系統(tǒng)符合企業(yè)人資管理的需求。

一、數(shù)字化人力資源檔案管理的作用

（一）提高人資管理的信息化水平

人資管理使用數(shù)字化的檔案管理，有利于人資管理信息化水平的提高，作為企業(yè)信息化建設(shè)中的一部分，人資管理進(jìn)行薪酬計算、績效考核時，形成的數(shù)據(jù)信息，可以為企業(yè)決策提供信息參考，推動企業(yè)信息化的管理進(jìn)程。

（二）有利于檔案的長期保存

數(shù)字化的檔案管理，將人事檔案存儲到服務(wù)器中，可以保證檔案的安全，傳統(tǒng)使用的紙質(zhì)檔案，保存上有很大的不便，需要專門的檔案室進(jìn)行保存，還要保證檔案室的濕度和溫度，定期進(jìn)行防蟲治理，紙質(zhì)檔案在利用時，也需要多加小心，紙張容易破損，提升了紙質(zhì)檔案保存上的難度。使用數(shù)據(jù)化的檔案管理，不會出現(xiàn)以上問題，只需要考慮數(shù)字檔案存儲安全，使用固態(tài)硬盤可以實現(xiàn)檔案的長久保存，采取數(shù)字檔案備份的工作制度，當(dāng)數(shù)字檔案出現(xiàn)人為原因損壞時，可以使用備份檔案進(jìn)行檔案的查找，兩個檔案存儲設(shè)備同時出現(xiàn)故障的幾率非常小，所以使用數(shù)字化的檔案管理方式，可以保證數(shù)字檔案的安全性。

（三）管理工作效率的提升

數(shù)字化管理方式操作簡單，優(yōu)化了工作流程，極大地提高人資檔案管理的工作效率，同時提升檔案管理的技術(shù)水平，相比較而言，傳統(tǒng)檔案管理工作效率低下，并且手工操作出現(xiàn)失誤的幾率大。數(shù)字化檔案管理使用計算機(jī)系統(tǒng)，坐在崗位上就可以完成檔案的收集、整理、保存等工作，實現(xiàn)檔案的高效化管理，促進(jìn)人資檔案管理的規(guī)范化操作。就人資檔案管理的服務(wù)上來說，有了很大的進(jìn)步，例如，當(dāng)有人提出借閱檔案時，傳統(tǒng)的業(yè)務(wù)流程是，根據(jù)借閱者提供的信息，檔案管理人員去檔案室查找檔案原件，需要辦理借閱手續(xù)，在歸還時，辦理歸還手續(xù)，耗費大量的時間，使用數(shù)字化管理后，只要具有檔案查閱的權(quán)限，在企業(yè)的檔案管理系統(tǒng)上，就可查閱個人信息，檔案利用方便快捷，簡化了檔案管理的工作流程，防止檔案出現(xiàn)破損或遺失。

（四）實現(xiàn)企業(yè)的量化管理

人力資源檔案的數(shù)字化管理，為企業(yè)選拔人才提供信息支持，人力資源的績效考核數(shù)據(jù)，可以為企業(yè)管理者提供員工的工作狀況信息，根據(jù)員工工作表現(xiàn)，給予一定的改進(jìn)意見，使用人力資源檔案可以對企業(yè)員工進(jìn)行綜合性的定性分析，以及員工的定量選擇，實現(xiàn)企業(yè)人力資源的合理分配，選擇優(yōu)秀員工擔(dān)任企業(yè)關(guān)鍵性的崗位，調(diào)整員工結(jié)構(gòu)，優(yōu)化企業(yè)崗位，實現(xiàn)人力資源利用的最大化。深挖數(shù)據(jù)的潛在價值，為企業(yè)決策提供準(zhǔn)確的數(shù)據(jù)參考，提高決策的準(zhǔn)確性。

二、數(shù)據(jù)化檔案管理面臨的主要問題

在信息安全的背景下，數(shù)字化檔案管理存在一定的不足，主要有以下兩點：

（一）人資檔案基數(shù)大

檔案基數(shù)大，短時間內(nèi)不可能完成所有檔案的數(shù)字化存儲，大部分企業(yè)已經(jīng)實現(xiàn)了信息化的企業(yè)管理和財務(wù)管理，現(xiàn)代化的管理模式應(yīng)用已經(jīng)非常成熟，規(guī)模較大的企業(yè)員工數(shù)量較多，積累了大量的人事檔案，檔案管理人員有限，不能快速完成紙質(zhì)檔案的數(shù)據(jù)化，中小型企業(yè)受到自身實力的限制，實現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)化較為困難。

（二）數(shù)字化檔案管理的安全問題

數(shù)字化檔案管理的網(wǎng)絡(luò)安全問題比較突出，員工使用網(wǎng)絡(luò)查閱檔案，網(wǎng)絡(luò)中存在諸多的安全隱患，不法分子通過網(wǎng)絡(luò)竊取檔案信息，導(dǎo)致數(shù)字檔案的安全性不夠，企業(yè)管理在信息化建設(shè)時，沒有意識到網(wǎng)絡(luò)安全的重要性，在選擇網(wǎng)絡(luò)服務(wù)商時，注重管理系統(tǒng)的運行質(zhì)量，對網(wǎng)絡(luò)安全問題涉及較少，導(dǎo)致人資檔案管理系統(tǒng)存在漏洞，網(wǎng)絡(luò)不法分子使用黑客技術(shù)，輕松攻擊管理系統(tǒng)服務(wù)器，竊取商業(yè)機(jī)密。人為因素也影響著數(shù)字化檔案管理的安全性，檔案管理人員操作失誤，數(shù)據(jù)錄入錯誤，導(dǎo)致檔案信息的真實性不夠，或者是登陸密碼設(shè)置較為隨意，降低系統(tǒng)的安全性，致使人資檔案管理安全風(fēng)險的增加。

三、在信息安全背景下人力資源檔案數(shù)字化管理的對策

（一）構(gòu)建人資檔案數(shù)字化管理系統(tǒng)

現(xiàn)階段使用的管理系統(tǒng)是基于web技術(shù)搭建，建立全面的安全防護(hù)措施，完善系統(tǒng)網(wǎng)絡(luò)防火墻建設(shè)，抵御外部網(wǎng)絡(luò)攻擊，或者使用物理隔離技術(shù)，將內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)與外部網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行隔離，對企業(yè)管理的重點，財務(wù)管理系統(tǒng)設(shè)置用戶權(quán)限，需要使用密碼登錄，以及使用身份驗證工具，保證系統(tǒng)的安全性。

（二）構(gòu)建人才數(shù)據(jù)庫功能

人力資源管理的主要目標(biāo)是人才的管理，而人才是企業(yè)最缺少的資源，人才與崗位匹配度的提高，是人力資源管理的主要目的，為了充分的利用人才資源，在人資檔案數(shù)據(jù)化管理系統(tǒng)中，設(shè)置人才庫，將企業(yè)所有人才檔案放入數(shù)據(jù)庫。在企業(yè)內(nèi)部人才選拔時，使用人才庫中的檔案信息，與崗位進(jìn)行匹配，快速確定所需人才信息，在人員招聘時，可以將應(yīng)聘者檔案信息，與企業(yè)優(yōu)秀員工進(jìn)行對比，提升應(yīng)聘者與崗位的匹配度，選擇更加適合崗位的優(yōu)秀人才，提高人資的招聘效率。

（三）構(gòu)建崗位管理功能

崗位需求信息包括了崗位的具體職能，還有對應(yīng)聘人員工作經(jīng)驗的要求，還要加入崗位輪換的相關(guān)內(nèi)容，尤其是一些對生產(chǎn)安全要求較高的化工企業(yè)或者是工業(yè)企業(yè)，對崗位進(jìn)行輪換提醒，減少人為因素的影響，降低生產(chǎn)安全事故發(fā)生的概率。在保障企業(yè)員工安全的同時，對崗位職能進(jìn)行設(shè)計，評估崗位設(shè)置的價值，確保崗位設(shè)置的合理性，實現(xiàn)崗位設(shè)置與價值管理功能，滿足現(xiàn)代化企業(yè)管理的需求。

（四）構(gòu)建績效考核功能

績效考核是對員工一段時間內(nèi)的工作情況進(jìn)行評價，可以真實反映出員工的工作狀態(tài)、工作效率、工作成果，也可反映出企業(yè)工作鏈條的實際情況，績效考核數(shù)據(jù)可以為企業(yè)的各項業(yè)務(wù)提供參考，比如說加工生產(chǎn)企業(yè)，采購使用績效考核數(shù)據(jù)，可以計算加工過程中的壞件率，或者是生產(chǎn)線的實際加工量，從而去采購相應(yīng)的原材料。

（五）構(gòu)建薪酬管理功能

人力資源的薪酬信息屬于商業(yè)機(jī)密，薪酬具有穩(wěn)定員工的作用，良好的薪酬可以增強(qiáng)員工對企業(yè)的忠誠度，人資管理的薪酬數(shù)據(jù)具有很強(qiáng)的參考價值，人力資源在進(jìn)行人員招聘時，根據(jù)薪酬數(shù)據(jù)，確定新增人員的薪酬結(jié)構(gòu)，為人資管理的發(fā)展戰(zhàn)略，以及企業(yè)經(jīng)營規(guī)劃提供數(shù)據(jù)參考，使用薪酬管理模塊篩選數(shù)據(jù)、分析數(shù)據(jù)，實現(xiàn)數(shù)字化檔案管理的實際價值。

（六）構(gòu)建人資檔案數(shù)字化管理的注意事項

在實際的應(yīng)用中要注意協(xié)調(diào)檔案數(shù)字化管理與原始檔案之間的關(guān)系，對企業(yè)來說紙質(zhì)檔案的保存也非常重要，有些檔案具有法律效應(yīng)，或者是極具開發(fā)利用的經(jīng)濟(jì)價值，人資檔案數(shù)字化管理并不能完全摒棄紙質(zhì)檔案管理，人資檔案管理時，要注重紙質(zhì)檔案的保護(hù)和保存，按照紙質(zhì)檔案管理原則，規(guī)范化操作，分門別類保管。人資檔案數(shù)字化管理，需要建立管理標(biāo)準(zhǔn)，實現(xiàn)人資檔案的長期保存，保證檔案信息的真實性和完整性，確保檔案高質(zhì)量的保存，人資檔案數(shù)字化管理可以借鑒國內(nèi)外的成功經(jīng)驗，研究國際標(biāo)準(zhǔn)，按照國際標(biāo)準(zhǔn)管理檔案信息，提升檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化水平。

四、結(jié)語

實現(xiàn)人力資源檔案數(shù)字化管理的前提，是數(shù)字化檔案的安全管理，在信息安全的背景下，對人力資源檔案數(shù)字化管理系統(tǒng)進(jìn)行完善建設(shè)，使用數(shù)字化管理系統(tǒng)，其具有良好的數(shù)據(jù)收集速度，安全的存儲空間，極強(qiáng)的數(shù)據(jù)處理能力，可以進(jìn)行數(shù)字化檔案信息的分析和篩選，實現(xiàn)檔案信息利用價值的最大化，提升人資檔案管理的現(xiàn)代化水平。

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