田麗慧

【摘要】隨著我國對教育職業(yè)的不斷重視，對中職學(xué)校檔案管理工作的開展提出了更高的要求。當前中職院校檔案管理工作體系還不完善，檔案管理工作的展開缺乏可行性目標，因此影響了整個檔案管理工作的開展效率。對于中職院校而言，檔案管理對于學(xué)校的長遠發(fā)展有著重要的意義。中職院校應(yīng)通過各種渠道做好檔案管理工作，包括從理念上重視，從制度上完善，以及加強信息化技術(shù)應(yīng)用等，確保為今后的發(fā)展提供更好的檔案服務(wù)。

【關(guān)鍵詞】中職;檔案管理;信息化

中職院校檔案管理工作的展開，不僅關(guān)系著學(xué)生的整體發(fā)展，而且還影響著整個學(xué)校的發(fā)展水平。檔案不僅記錄了學(xué)校過去的發(fā)展歷程，而且還記錄了學(xué)校當前的各種現(xiàn)實情況，這是學(xué)校長遠發(fā)展的基礎(chǔ)。因此，現(xiàn)實通常會根據(jù)學(xué)校檔案衡量院校的真實發(fā)展水平，中職院校應(yīng)重視檔案管理工作的開展，并通過采取相應(yīng)的完善措施，確保檔案內(nèi)容的豐富性、完整性、真實性和可靠性，以此來提高中職院校檔案管理工作的效率。本文針對新時期中職學(xué)校檔案管理工作現(xiàn)狀與完善措施展開具體的分析與討論。

一、中職學(xué)校檔案管理工作存在的問題

通過對目前中職學(xué)校檔案管理工作中的問題進行分析與了解，可在一定程度上有效幫助我們及時采取針對性的解決措施，加大對檔案管理工作開展的重視度，提高檔案管理效率，保證檔案內(nèi)容記錄的真實性，避免出現(xiàn)檔案丟失的狀況，能有效提高中職學(xué)校的整體發(fā)展水平。下面，針對目前中職學(xué)校檔案管理工作中的問題展開具體的分析與討論。

（一）學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)對檔案管理工作不夠重視。中職學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)通常將更多精力應(yīng)用于校園硬件設(shè)施改善以及招生和教學(xué)工作，對于檔案管理工作的展開有所忽視，這樣就導(dǎo)致檔案內(nèi)容得不到實時更新，以此也就無法發(fā)揮出檔案記錄的價值。在很多學(xué)校，檔案管理的重要性并沒有得到足夠的重視。此外，學(xué)校資金的缺乏導(dǎo)致對于檔案管理工作的投資力度較低，沒有配備較為完善的檔案管理設(shè)備，給檔案管理工作的展開帶來了難度。因此，中職學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)“重教育，輕檔案”的思想是導(dǎo)致當前中職學(xué)校檔案管理工作開展效率低的主要原因之一。在中國教育體制中，領(lǐng)導(dǎo)的重視，意味著更多的資源投入，中職院校領(lǐng)導(dǎo)對于檔案工作的重視程度不夠，意味著對于檔案管理的投入明顯不足，這會限制檔案管理水平的提升。

（二）檔案管理工作中信息化建設(shè)落后。隨著互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的不斷發(fā)展與更新，其在各行各業(yè)都表現(xiàn)出了較強的應(yīng)用優(yōu)勢。信息化技術(shù)在檔案管理工作中的應(yīng)用，不僅可以簡化整個檔案管理工作的開展流程，減輕工作人員的工作量，而且還能提高檔案的管理效率。但是，針對當前中職院校的檔案管理工作而言，有相當一部分中職院校依舊采用紙質(zhì)檔案，不僅更新以及記錄起來較為困難，而且還容易丟失。信息化建設(shè)需要在軟硬件設(shè)施方面進行改造和提升，并且還需要配備對應(yīng)的信息化管理人才。就目前情況來看，中職院校在檔案管理方面缺乏專業(yè)化的管理人才，還未掌握新型的信息化檔案管理軟件，這樣就給檔案管理工作的有效展開帶來了難度。

（三）管理制度體系不夠完善。較為完善的管理制度體系，可以為中職學(xué)校檔案管理工作的展開提供重要的制度支撐。但是，當前中職學(xué)校檔案管理人員較少，且多數(shù)檔案管理人員是由各個任課老師兼任，而任課老師平時忙于教學(xué)工作，自然也就忽視了對檔案的有效管理。實際上，要想做好檔案管理，必須有專人專責。相當一部分中職院校并沒有制定較為完善的管理制度體系，使得檔案管理工作的展開缺乏科學(xué)的管理目標和正確的理論指導(dǎo)，各個部門只是對本部門的檔案進行管理，這樣使得檔案管理缺乏體系化水平，并且很容易造成檔案的缺失。此外，每當上級對檔案進行審查時，學(xué)校往往會采用大量的人力、財力和物力對檔案進行突擊完善，這樣也就給檔案記錄的真實性帶來了影響。

二、中職學(xué)校檔案管理工作的完善措施

（一）思想上正確認識檔案管理工作。要想確保檔案管理工作能夠有序展開，中職學(xué)校的領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)從思想上認識到該項工作開展的重要性和價值，這樣才會投入更多的精力和財力，確保能夠提高檔案管理工作的開展水平。學(xué)校的管理者還應(yīng)做好檔案管理的宣傳與推廣工作，通過開展培訓(xùn)的方式，能夠讓不同崗位的人員認識到檔案管理的重要性并掌握檔案管理的方法和技巧，促進不同崗位部門密切配合，確保給檔案管理工作的展開給予更多的支持和幫助。要想讓中職院校領(lǐng)導(dǎo)重視檔案管理工作，除了要認識到檔案管理工作的重要性之外，更重要的是政府教育主管部門的整體重視，并提出一些具體要求，這會讓中職院校領(lǐng)導(dǎo)更加重視檔案管理工作。

（二）引入信息化建設(shè)的管理策略。隨著中職學(xué)校的不斷發(fā)展，數(shù)據(jù)量以及信息量都在不斷加大，相應(yīng)的傳統(tǒng)紙質(zhì)化檔案已經(jīng)無法滿足當前中職學(xué)校的發(fā)展需求。因此，學(xué)校應(yīng)合理運用信息化技術(shù)，避免檔案在保存的過程中出現(xiàn)丟失。而檔案管理人員在運用信息化技術(shù)時，也應(yīng)了解當前信息化的環(huán)境特點，并結(jié)合當前社會的發(fā)展形勢，實現(xiàn)管理方式的有效創(chuàng)新，合理地調(diào)整自身的工作模式，確保能夠推進信息化檔案管理工作的展開。此外，學(xué)校還應(yīng)制定相應(yīng)的人才引進制度，吸引更多高質(zhì)量管理人才實現(xiàn)對檔案的有效管理，確保檔案管理向著更加科學(xué)化和信息化的方向發(fā)展。尤其是伴隨著大數(shù)據(jù)技術(shù)的進步，運用大數(shù)據(jù)技術(shù)對檔案進行管理，還可以為學(xué)校的管理與發(fā)展提供一些切實的依據(jù)。比如說，根據(jù)生源的地域、家庭、父母職業(yè)等情況，可以更好地進行貧困生認定，從而制定更有效的貧困生補貼政策;另外，根據(jù)學(xué)生的學(xué)習(xí)基礎(chǔ)、專業(yè)志愿等，進行課程調(diào)整等。

（三）完善檔案管理工作的開展制度。缺乏較為完整的檔案管理制度，使得中職學(xué)校檔案管理工作的展開缺乏目的性和合理性。因此，學(xué)校應(yīng)根據(jù)檔案工作的特點以及學(xué)校的具體發(fā)展狀況，來制定一套較為完善的檔案管理工作體系，確保檔案管理制度的制定能夠更具針對性和合理性，以此為檔案管理工作的展開奠定堅實的基礎(chǔ)。而在完善制度的過程中，還應(yīng)根據(jù)不同檔案的管理需求，分為不同的管理部門，有效明確各個部門的管理職責，確保各個管理部門都能完成檔案的收集、管理、分類以及歸檔工作，保證檔案內(nèi)容的真實性和可靠性。此外，不同部門之間還應(yīng)密切合作，共同實現(xiàn)對檔案的高效管理。制度建設(shè)是長期穩(wěn)定的，中職院校檔案管理制度的完善，才是推動檔案管理事業(yè)長遠穩(wěn)定發(fā)展的根本。

三、結(jié)論

不斷研究與分析新時期中職學(xué)校檔案管理工作現(xiàn)狀與完善措施，對于有效促進檔案管理工作的順利展開，提供檔案管理效率以及提高中職學(xué)校的發(fā)展水平都具有至關(guān)重要的作用。因此，我們應(yīng)首先探討與分析目前中職學(xué)校檔案管理工作中的問題，根據(jù)這些問題，尋找對應(yīng)的改善措施，包括從思想上正確認識檔案管理工作、引入信息化的管理策略以及完善檔案管理工作的開展制度三個方面來有效完善中職學(xué)校的檔案管理工作，確保能夠提高檔案管理工作的開展水平，以此來為學(xué)校的可持續(xù)發(fā)展提供服務(wù)。中職院校檔案管理工作的完善，對于中職院校的長遠發(fā)展，有著積極的意義。

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