基于信息化條件下基層審計檔案管理與利用

劉曉峰

摘要：在新時期，審計檔案管理的地位越來越重視，社會需求日益增加。審計監(jiān)督由于涉及到許多部門的經(jīng)濟實際運行情況，其檔案管理與利用具有較強的特殊性。目前基層審計檔案管理者必須要深入探究分析怎樣科學管理和利用所有的審計檔案?；诖?，本文詳細分析了基于信息化條件下基層審計檔案管理與利用，希望可以為同行業(yè)的人提供參考意見。

關鍵詞：信息化條件;基層審計;檔案管理;利用

在新時期下，伴隨著信息化的日益普及與應用，審計工作包含不同部門、不同行業(yè)和不同領域的經(jīng)濟大數(shù)據(jù)，部門運用大數(shù)據(jù)運作以及決策等等，慢慢成為新常態(tài)，而且審計機關也運用大數(shù)據(jù)對存在的主要問題進行準確分析診斷。審計工作在具體實踐過程中產(chǎn)生很多檔案資料，為社會經(jīng)濟發(fā)展提供服務，要求基層審計機關加強檔案管理和利用。尤其是在信息化條件下，基層審計機關必須要改變傳統(tǒng)的檔案管理方式，合理利用檔案，否則就會影響自身的穩(wěn)定發(fā)展。

一、基層審計檔案具有一定的多樣性

在審計工作開展過程中，依照有關的法律法規(guī)，不僅要審閱關于查閱和被審計事項的資料以及開實施必要的調查，而且要獲取有關證明材料，由此出現(xiàn)很多審計檔案。在進行審計檔案管理時，與其他部門檔案除了有共性，也有特定，其一直都存在多樣性的特質。

（一）審計紙質檔案和電子檔案共存

剛剛成立審計機關時，審計工作形成的檔案主要是紙質檔案，很多檔案都是采用繪制以及手抄的方法，在檔案管理中紙質檔案時不可或缺的組成部分。在信息化社會背景下，信息技術逐漸在審計檔案工作中普遍應用，利用多樣化的手段，比如：網(wǎng)上采集以及計算機錄入等等，在審計檔案中普遍運用，形成審計檔案處理數(shù)字化、檔案內容迅速化，所以檔案管理也必須要智慧化。在信息技術的支持下，審計檔案管理形態(tài)有了顯著的改變，不僅有傳統(tǒng)的紙質檔案，而且有影像檔案和電子檔案，造成紙質檔案和電子檔案長時間并存。此基本態(tài)勢，對基層審計機關檔案管理者提出越來越高的要求，不只是要根據(jù)有關法律規(guī)章制度對紙質檔案進行管理，也要全面了解信息化利用技術，優(yōu)化審計檔案信息的立卷歸檔以及收集，甚至要重視電子檔案和紙質檔案的綜合服務以及利用，在部門工作與社會經(jīng)濟發(fā)展過程中，需要將審計檔案的重要作用全面發(fā)揮出來。

（二）經(jīng)濟數(shù)據(jù)檔案和工作檔案共存

就審計工作來講，其職責是專門的經(jīng)濟監(jiān)督，與經(jīng)濟大數(shù)據(jù)有不可分割的聯(lián)系。地方財政預算、執(zhí)行和部門運用公共資源開展的經(jīng)濟活動，全部是結合經(jīng)濟數(shù)據(jù)充分體現(xiàn)的[1]。審計機關采用多樣化方法收集的有關證明材料很多都是經(jīng)濟數(shù)據(jù)范圍，而且根據(jù)經(jīng)濟數(shù)據(jù)對問題進行分析和判斷，形成有關的文字材料，比如：審計報告等等。部門工作很多都是利用數(shù)據(jù)將工作績效充分反映出來，結合數(shù)據(jù)做出科學的決策。并且審計機關在服務地方工作大局以及國家治理中，也會出現(xiàn)各類工作檔案。對于基層審計機關而言，經(jīng)濟數(shù)據(jù)檔案和各種類型工作檔案組成統(tǒng)一的檔案，在檔案內容中成為彼此關聯(lián)以及共有互補，二者都是十分重要的。因此，作為基層審計機關，在檔案管理過程中，必須要做到工作檔案和經(jīng)濟數(shù)據(jù)檔案同等重要，特別是全面收集且整理經(jīng)濟數(shù)據(jù)檔案信息，進而確保經(jīng)濟數(shù)據(jù)的系統(tǒng)性以及完整性，進而方便經(jīng)濟數(shù)據(jù)對地方經(jīng)濟以及部門工作進行科學指導且服務。

二、基層審計檔案管理呈現(xiàn)出復雜性

（一）審計檔案管理出現(xiàn)質的改變

在審計工作的早期階段，審計檔案管理手段是以傳統(tǒng)的紙質檔案管理為主，只要根據(jù)檔案有關法律規(guī)定，定期進行立卷歸檔，就必定與檔案管理的有關要求相符[2]。然而在新時期下，審計檔案管理工作有了質的改變，除了紙質檔案規(guī)范管理有較高的規(guī)范要求，必須要根據(jù)有關法律加強管理，還要大力推廣且運用現(xiàn)代信息技術，甚至要徹底摒棄傳統(tǒng)的檔案管理方式。伴隨著服務內容的延伸以及審計工作的不斷發(fā)展，審計檔案管理內容與業(yè)務的日益擴展，審計檔案管理類型與業(yè)務量越來越多，而且必須要分類管理電子檔案與紙質檔案，造成立卷歸檔工作難以開展，新要求和新任務導致審計檔案管理更加復雜。

（二）審計檔案對服務社會有很大的期望

全面發(fā)揮在社會治理中審計檔案的促進作用，就必須要建立服務型檔案以及服務型審計。在服務型政府建設過程中，既要結合社會需求增設服務供給，又要擴大政務透明度。在現(xiàn)代化社會，檔案不只是簡單的管理，也要合理利用且服務。伴隨著審計工作的作用日益重要，社會對審計有了越來越大的期望值。社會既要發(fā)揮在社會經(jīng)濟發(fā)展中審計工作的促進作用，又要求及時向社會公開審計事項，要想做到這些，必須要重視審計檔案所發(fā)揮的作用。由此可以得出，在新時期下，檔案管理的根本任務是審計檔案服務[3]。然而因為很多因素的約束，審計工作并沒有完全對外開放，運用審計檔案服務發(fā)展的整體水平和社會需求的沖突仍舊相當突出。

三、加強檔案利用的針對性

（一）促進檔案和實施審計監(jiān)督之間的配合

對于地方預算而言，基層行政單位扮演著執(zhí)行者的角色，還是審計機關的主要監(jiān)督對象，監(jiān)督的主要目的是促進部門工作穩(wěn)定發(fā)展。審計范圍相當廣，主要包括部門的經(jīng)濟活動以及預算部門，還有在經(jīng)濟決策中領導干部承擔的經(jīng)濟責任，而這些全部是部門歸檔不可或缺的主要內容，審計具有周期性規(guī)律，是計劃性組織實施，而過程中的有關資料已經(jīng)都歸檔。在新形勢下，全新的職責是部門檔案與審計監(jiān)督想配合，需要長期的堅持[4]。只要審計機關明確進行審計監(jiān)督，財務工作人員與部門檔案工作人員要積極配合，在第一時間提供歸檔的有關資料，保證提供資料的全面性以及準確性，為保證審計工作順利開展打下良好的基礎。并且要在適當?shù)臅r機歸檔審計機關所出具的有關審計文書資料，確保審計事項檔案內容的全面性以及一致性。此外，檔案管理者履行職務的內容也包括主動配合審計機關做好審計監(jiān)督工作，合理利用既有檔案，真正實現(xiàn)檔案在管理以及利用過程中的內在價值。

（二）幫助部門做好預算執(zhí)行

部門的預算執(zhí)行直接影響財政預算的績效，而且是經(jīng)濟活動的充分體現(xiàn)。在改革日益深入以及政府績效管理不斷推進的背景下，預算績效受到普遍關注，已經(jīng)成為審計監(jiān)督的根本目標。其實，不管是預算執(zhí)行情況，還是其績效水平，全部是利用有關經(jīng)濟數(shù)據(jù)來反映，而檔案的內容是以這些數(shù)據(jù)為主。作為部門檔案管理者，了解檔案的經(jīng)濟數(shù)據(jù)，在履職中必須要善于運用經(jīng)濟數(shù)據(jù)對部門的實際預算執(zhí)行情況進行分析，而且根據(jù)審計機關發(fā)現(xiàn)的問題和提出的審計建議，將部門工作自身的參謀功能更好的發(fā)揮出來，幫助幫助加強才真預算執(zhí)行以及審計整改[5]。具體來講，部門檔案管理者必須要合理運用管理以及了解經(jīng)濟數(shù)據(jù)的各項優(yōu)勢，借助網(wǎng)絡比較分析歸納經(jīng)濟數(shù)據(jù)和當前預算執(zhí)行以及經(jīng)濟的實際運行情況，迅速找到負面情況，相互協(xié)調配合，盡快將問題有效解決，進而為部門做好預算執(zhí)行和保證預算績效打下良好的基礎。

結語：

總而言之，在信息化條件下，對于基層審計機關來說，這是一把雙刃劍，既帶來很多發(fā)展機遇，又面臨嚴峻的挑戰(zhàn)。而基層審計機關在工作中往往會產(chǎn)生很多檔案，檔案信息又直接影響機關的發(fā)展水平，所以隨著信息技術的不斷發(fā)展，必須要進一步加強檔案管理與利用。

參考文獻：

[1]劉慧敏.規(guī)范審計檔案管理的思考[J].行政事業(yè)資產(chǎn)與財務，2020（06）：115-116.

[2]于高峰.新審計檔案管理下的審計檔案工作優(yōu)化分析[J].蘭臺內外，2020（06）：63-64.

[3]劉繼紅.淺談信息化條件下基層審計檔案管理與利用[J].財政監(jiān)督，2017（03）：73-75.

[4]安兆芳.縣級審計機關審計檔案管理措施分析[J].黑龍江檔案，2014（02）：118.