事業(yè)單位檔案管理及服務效率提升策略

樂瓊

摘要：事業(yè)單位檔案管理包含單位歷史發(fā)展的相關內容，同時也涵蓋不少重要理論與實踐教育的信息資料，能夠為事業(yè)單位制定決策和優(yōu)化單位管理提供重要保障。由此可見，事業(yè)單位檔案有著極大的開發(fā)利用價值，做好檔案管理是事業(yè)單位管理現(xiàn)代化和創(chuàng)新性發(fā)展的重要保證。所以事業(yè)單位在管理創(chuàng)新工作的實施當中，要高度重視檔案管理工作，并把提高檔案管理服務效率作為重要工作內容，變革傳統(tǒng)的檔案管理理論與方法，改變過去消極被動的服務觀念，用積極主動的服務和高效率與高質量的服務適應時代新要求。本文著重就事業(yè)單位檔案管理及其服務效率提升的策略進行研究，推動檔案服務的優(yōu)化開展。

關鍵詞：事業(yè)單位;檔案管理;服務效率;提升策略

一、事業(yè)單位檔案管理與服務效率提升策略

（一）改革檔案管理服務理念。

伴隨時代的發(fā)展和社會環(huán)境的變遷，以人為本的服務觀念開始在各個行業(yè)與領域傳播推廣。事業(yè)單位是社會生活當中不可缺少的構成部分，要在日常工作當中，秉持以人為本理念，并將該理念作為管理與服務工作的基礎，檔案管理更是如此。以人為本的管理服務關鍵要求單位要提高對檔案管理人員的重視程度，在認識崗位價值的同時，提升檔案管理人員的地位。事業(yè)單位管理者與單位領導不單單要重視和檔案管理者進行密切的互動溝通，掌握企業(yè)職業(yè)發(fā)展規(guī)劃和心理情感，同時還需要給予他們更多的肯定，配合各項工作的完成，維護檔案管理服務工作的實施秩序，以便從整體上提高檔案管理服務效率，并讓廣大管理人員獲得真正意義上的成就感與歸屬感。

（二）運用現(xiàn)代科技創(chuàng)新服務。

伴隨現(xiàn)代信息技術的發(fā)展，各行各業(yè)的工作效率得到提高。事業(yè)單位檔案管理工作的實施要在質量以及服務效率方面獲得突破，也需要與時俱進，加強對現(xiàn)代技術手段與現(xiàn)代管理方法的運用，在此基礎上，打造創(chuàng)新型的管理服務模式。過去的檔案管理類別繁多，細節(jié)繁瑣，信息查找耗時長，且容易出現(xiàn)不同程度的失誤，也會增加管理服務的成本。面對這樣的情況，事業(yè)單位在檔案管理服務當中要加大先進設備設施投入力度，完善信息化檔案管理系統(tǒng)和管理平臺。該平臺在建設和運行當中需要配備科學化的管理軟件與安全性強的防火墻，維護信息安全真實，助推檔案管理信息化與一體化建設。比如，可以在開展事業(yè)單位檔案管理過程中有效利用數(shù)字化技術，對傳統(tǒng)檔案信息存儲、檢索與查閱等相關檔案管理工作內容進行徹底改變和優(yōu)化?；跀?shù)字化技術應用的檔案管理系統(tǒng)可以從根本上提升事業(yè)單位檔案管理的有效性，但是必須要確保檔案管理軟件設備與硬件的質量，保證各級事業(yè)單位可以選擇符合本事業(yè)單位檔案管理工作的信息化管理技術與數(shù)字化技術，力求可以持續(xù)完善事業(yè)單位的數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)，提升其檢索和利用檔案資源的效率，同時也可以增強檔案管理系統(tǒng)同其他相關系統(tǒng)之間的兼容性，如可以在共享檔案資料的過程中做到有效互補，不斷提升事業(yè)單位檔案管理工作的有效性。

（三）有效健全檔案管理制度。

健全檔案管理與服務制度是事業(yè)單位面對檔案管理當中新要求和新內容的重要措施，而促進管理制度完善發(fā)展的一個重要手段就是構建健全的獎懲機制。個人潛能是無限的，通過運用科學化的激勵機制可以帶來持久動力，促進廣大工作人員發(fā)揮才能，提升服務效率與熱情。結合當前以人為本的思想觀念，事業(yè)單位需要在檔案管理環(huán)節(jié)設置激勵制度，充分考量管理人員的個性特征與職業(yè)追求，構建明確合理的考核評價指標。針對表現(xiàn)優(yōu)異的管理人員，需要在物質與精神層面給予鼓勵，強化其責任意識與使命感。同時還需要不斷完善懲罰機制，讓他們能夠把握自身職責，提高責任意識，促進檔案管理服務效率綜合提升。

（四）優(yōu)化檔案管理人員配置。

事業(yè)單位檔案管理與服務工作的開展離不開優(yōu)秀的人才，所以事業(yè)單位需要將人才培育和人員配置作為一項重要的工作內容，尤其是要注意設置專職人員，聘用專業(yè)素質過硬的人才，做好人員管理與培訓，提升檔案管理者的整體素質。在人才選拔階段，需要考量其職業(yè)規(guī)劃與專業(yè)素質，同時評估其職業(yè)道德素養(yǎng)，保證其能夠在今后的相關工作當中認真負責。對檔案管理者進行專業(yè)培訓，有助于豐富他們的知識和經驗，提高業(yè)務素質，保證服務水平。培訓工作需要貫穿他們職業(yè)生涯的全過程，使其能夠適應日新月異的環(huán)境和檔案管理服務的創(chuàng)新需求，始終能夠在知識和技術的更新當中體現(xiàn)出極大的競爭力。此外，要注意提升檔案管理人員的信息化管理綜合素質，具體可以采取外部先進檔案管理人才引入或內部檔案管理人才培訓等方式，逐步提升檔案管理人員的整體檔案管理能力。比如，事業(yè)單位可以結合檔案管理人員的檔案管理現(xiàn)況等，定期開展檔案管理人員教育培訓活動，期間要重點將檔案管理方面的一些新技術、檔案管理系統(tǒng)新功能以及一些新型的檔案管理理念等傳授給員工，加強檔案管理人員之間的溝通和交流，力求可以全面提升檔案管理人員的職業(yè)素養(yǎng)，保證可以為檔案管理工作的高效開展做好鋪墊。

（五）加快健全檔案管理體系。

檔案管理工作本身是一項系統(tǒng)、專業(yè)的工作，其中涉及檔案信息錄入、索引、存檔、調度等眾多環(huán)節(jié)，增加了整個事業(yè)單位檔案管理工作的難度。為了更好地提升事業(yè)單位檔案管理工作的質量，必須要注意加快建立與健全檔案管理工作的體系，保證各項檔案管理工作完善性的同時，使它們可以高效、有序開展?；诋斍笆聵I(yè)單位檔案管理工作的實際需求，可以針對性建立與健全獎懲責任制度、監(jiān)督管理制度、行為規(guī)范制度等，對相關的員工工作行為進行持續(xù)優(yōu)化，尤其要注重對工作環(huán)境和檔案管理人員的職業(yè)發(fā)展通道進行持續(xù)改進和優(yōu)化，力求持續(xù)激發(fā)檔案管理人員工作的熱情，提升檔案管理的質量。

二、結語

總之，隨著時代的發(fā)展與變遷，特別是伴隨大數(shù)據(jù)時代的來臨，不僅提高了對數(shù)據(jù)處理的要求，還給如今的知識管理體系建設提出了更高要求。檔案管理和服務工作獲得了越來越多人的重視，而在事業(yè)單位的實際工作當中，檔案管理并非只是對于職員檔案信息的簡單管理研究，還需要根據(jù)目前社會發(fā)展現(xiàn)狀與環(huán)境背景，不斷提升檔案管理效果以及服務效率，促進檔案管理與服務的完善化發(fā)展。對此，事業(yè)單位要改變檔案管理理念，提高對現(xiàn)代化環(huán)境的適應能力，同時注意革新檔案管理與服務方法，體現(xiàn)出檔案管理的價值。

參考文獻：

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