人事檔案管理在企業(yè)人力資源管理中的重要性

劉亞莉

摘要：隨著社會不斷變革，人才市場檔案管理存在的問題日益凸顯。想完成新時代對人才市場檔案管理提出的新要求，必須要探索新的管理措施，以更好地發(fā)揮人才市場檔案的資源優(yōu)勢，提高社會各界的信息服務(wù)能力。本文根據(jù)人才市場檔案管理存在的不同問題，提出了相對應(yīng)的優(yōu)化策略，從而找到符合當(dāng)前區(qū)域人才市場檔案管理的新模式，以更好地為人才市場檔案管理工作服務(wù)。

關(guān)鍵詞：人事檔案管理;人力資源;重要性

一、引言

檔案管理部門承載著重要的信息資料，承擔(dān)著存儲、記錄和使用的使命。大數(shù)據(jù)時代的到來，使得檔案管理工作發(fā)生了一定的變化。管理人員應(yīng)當(dāng)緊跟時代的發(fā)展，重視大數(shù)據(jù)對檔案管理工作的影響，及時轉(zhuǎn)變檔案管理工作模式，提升檔案管理的整體效果和水平，促使檔案管理質(zhì)量的進(jìn)一步提升。

二、做好新時代檔案管理工作的重要性

（一）為人力資源管理提供真實(shí)可靠的材料

企業(yè)要想更好更快發(fā)展，就應(yīng)當(dāng)堅(jiān)持做到知人善任、用人唯賢。以挖掘企業(yè)員工的潛力為出發(fā)點(diǎn)，發(fā)揮員工最大效能作為企業(yè)人力資源管理的基礎(chǔ)。在人力資源管理中，除了企業(yè)派人考察之外，還要通過對相關(guān)人員檔案進(jìn)行全面的了解，主要內(nèi)容包括對人的精神、道德、品質(zhì)等多方面進(jìn)行考察，實(shí)現(xiàn)企業(yè)對員工或者干部任免的真實(shí)性和可靠性，從而能夠得到合適的人選，進(jìn)而推動企業(yè)不斷發(fā)展壯大。

（二）保證人員與檔案相統(tǒng)一的管理原則

保證和提高人力資源的使用效率。企業(yè)中人與物的高效組合才會實(shí)現(xiàn)合理的人力資源配置。因?yàn)槿肆Y源具有動態(tài)性的特點(diǎn)，所以企業(yè)檔案不能只是固定保存人事與勞動檔案，應(yīng)隨著時間的推移出現(xiàn)人員流動崗位變化等多種現(xiàn)象。隨著崗位人員的流動而不斷改變，實(shí)現(xiàn)檔隨人走的檔案動態(tài)現(xiàn)象，這就防止“檔存人走”“有人無檔”的現(xiàn)象，影響人力資源對員工的了解培養(yǎng)，從而使人力資源能夠在企業(yè)建設(shè)的過程中實(shí)現(xiàn)最好的配置，使人才在各行業(yè)與組織之間能夠得到合理的利用。

三、人事檔案管理工作中的不足

（一）重視及推廣普及程度不足

人事檔案記錄了職工的個人經(jīng)歷、專業(yè)能力、思想政治表現(xiàn)等方面的情況，是人員管理、晉升、評定、退休的重要依據(jù)。然而人事檔案的特點(diǎn)使其中出現(xiàn)的紕漏不會立刻凸顯，而是在重要環(huán)節(jié)暴露于眼前。較低的使用頻率及較長的錯誤反映周期導(dǎo)致人事檔案缺乏相關(guān)人員對其必要的重視，人事檔案的使用管理與個人、人事檔案管理人員及檔案管理單位密切相關(guān)。個人人事檔案相關(guān)知識的普及推廣工作不足會導(dǎo)致整體人員缺乏對人事檔案重要性的認(rèn)識，從而使人事檔案原始材料在形成初期出現(xiàn)涂改、內(nèi)容缺失等問題，從而破壞人事檔案中原始材料的可參考性，而人事檔案管理人員及檔案管理單位對檔案重視的不足則會造成檔案工作在開展過程中缺乏嚴(yán)謹(jǐn)性。人事檔案的重視及推廣普及不足會影響人事檔案工作的順利開展，增加后期工作量，影響檔案工作的進(jìn)度。

（二）人事檔案管理制度不完善

很多用人單位對于人事檔案管理極不重視，缺少制度層面的約束。比如，缺少專門的人事檔案管理科室或者是人事檔案管理人員，有些單位還會將人事檔案與其他種類的檔案混在一起進(jìn)行管理，職責(zé)分工不明確。同時，在人事檔案的資料收集、歸檔、檢索、查閱過程中沒有制定配套的制度，使人事檔案的管理缺少科學(xué)性與安全性，沒有形成完善統(tǒng)一的人事檔案管理體系。

（三）人事檔案管理人員配備不足

人事檔案的特殊性以及近幾年不斷提高的重要性需要檔案工作者具有較強(qiáng)的專業(yè)業(yè)務(wù)能力。計算機(jī)信息化發(fā)展的逐漸深入對檔案工作者計算機(jī)技術(shù)方面的能力有了新的要求。當(dāng)前的檔案管理人員工作仍以傳統(tǒng)經(jīng)驗(yàn)為主，遵照檔案管理理論知識工作。在管理方式上缺乏探索精神，信息技術(shù)專業(yè)素養(yǎng)不足，檔案管理人員的不穩(wěn)定性及檔案工作對年輕人不強(qiáng)的吸引力影響著人事檔案工作的深入開展。

四、新形勢下如何提升檔案管理工作和服務(wù)水平

（一）服務(wù)網(wǎng)絡(luò)化模式的建立

在大數(shù)據(jù)時代，人事檔案管理模式必須要摒棄落后的管理方式，向著服務(wù)網(wǎng)絡(luò)化的方向發(fā)展。網(wǎng)絡(luò)作為當(dāng)前各行各業(yè)辦公中不可或缺的工具，其便捷性、高效性是不容忽視的，對于人事檔案管理工作來說，依托于網(wǎng)絡(luò)來進(jìn)行檔案服務(wù)的模式能夠從根本上提升檔案管理的效率，實(shí)現(xiàn)檔案信息數(shù)據(jù)的深度挖掘與應(yīng)用，根據(jù)用戶的實(shí)際需求來提供更加精準(zhǔn)的服務(wù)。因此，人事檔案管理部門需要引進(jìn)先進(jìn)的技術(shù)和軟硬件設(shè)備，提供多元化的服務(wù)功能，以用戶的個性化需求為基礎(chǔ)，為用戶提供更加全面化、智能化的檔案服務(wù)。如：建立檔案管理數(shù)據(jù)庫，完善數(shù)據(jù)庫的功能，包括智能檢索功能、數(shù)據(jù)自動分類功能、檔案調(diào)用自動記錄功能等，以滿足用戶的個性化需求。

（二）人事檔案管理制度優(yōu)化

在加強(qiáng)人事檔案制度化管理落實(shí)的基礎(chǔ)上，進(jìn)一步根據(jù)企業(yè)實(shí)際情況及未來發(fā)展方向?qū)θ耸聶n案的管理制度進(jìn)行調(diào)整，可以有效提升人事檔案在人力資源管理方面的利用價值。嚴(yán)格按照制度要求做好人事檔案的移交、整理、使用工作，同時建立人事檔案分級管理制度，各部門與企業(yè)檔案負(fù)責(zé)人員共同對人事檔案負(fù)責(zé)，互相監(jiān)督，分散檔案工作壓力，促進(jìn)檔案工作精準(zhǔn)高效開展。針對人事檔案信息化的未來發(fā)展趨勢，紙質(zhì)與數(shù)字化人事檔案并行的新模式對管理制度提出了新的挑戰(zhàn)，如何在享受信息化帶來的便利的同時，保證人事檔案的安全性不受影響，是今后人事檔案管理制度優(yōu)化所要考慮的方向。

（三）推動有條件的地區(qū)實(shí)行“互聯(lián)網(wǎng)+人社”行動

在疫情防控期間，為確保人民群眾生命安全和身體健康，全國大部分地方人事檔案辦理實(shí)行“不見面”的方式開展服務(wù)工作，在新形勢下，探索人事檔案管理信息化建設(shè)，推行“互聯(lián)網(wǎng)+”模式顯得尤為重要。實(shí)現(xiàn)人事檔案基礎(chǔ)數(shù)據(jù)共享、人事檔案業(yè)務(wù)受理及流轉(zhuǎn)全程監(jiān)控、檔案調(diào)動（調(diào)閱）告別“來回跑”、證明材料異地及網(wǎng)絡(luò)遠(yuǎn)程打印，形成了全省各級公共人力資源服務(wù)機(jī)構(gòu)“任意一點(diǎn)受理、多點(diǎn)服務(wù)”的協(xié)同辦公格局。希望全國流動人員、畢業(yè)生、干部職工等人事檔案管理聯(lián)網(wǎng)，實(shí)現(xiàn)“足不出戶”省錢省時辦事模式，全面推動電子檔案文件歸檔工作。

（四）完善制度，健全人事檔案開發(fā)及利用機(jī)制

要想人事檔案開發(fā)及利用取得更好成果，就應(yīng)當(dāng)建立完善的人事檔案管理制度，這是新時期對人才管理的基本要求，缺乏完善的制度容易導(dǎo)致人事檔案無法發(fā)揮出真正的價值。健全人事檔案開發(fā)及利用機(jī)制對于加強(qiáng)人事檔案信息資源的開發(fā)與利用具有顯著的推動作用。人事檔案工作要適應(yīng)現(xiàn)代社會發(fā)展的需要，要運(yùn)用現(xiàn)代化的管理技術(shù)與管理手段去進(jìn)行人事檔案的管理，實(shí)現(xiàn)人事檔案資源開發(fā)與利用效率的最大化，最大限度地為企業(yè)提供優(yōu)質(zhì)的檔案信息服務(wù)，提升工作效率與工作質(zhì)量。

五、結(jié)束語

新時期逐漸提高的人事檔案管理要求以及快速發(fā)展的數(shù)字科技都對人事檔案管理提出了更嚴(yán)更高的要求，必要的管理方式優(yōu)化可以有效促進(jìn)人事檔案工作向更安全、更高效、更全面的方向發(fā)展。如何在建立健全管理制度的情況下積極推動相關(guān)制度落實(shí)，緊跟時代與科技的發(fā)展創(chuàng)新人事檔案管理新思想新辦法，是接下來人事檔案管理工作者需要思考的。

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