檔案管理信息平臺(tái)的深化與應(yīng)用

摘要：新時(shí)代背景下，檔案管理逐漸成為企業(yè)、事業(yè)單位的一項(xiàng)重要工作，這需要相關(guān)的領(lǐng)導(dǎo)者提起重視，制定出有利于提高檔案管理的有效模式，實(shí)現(xiàn)檔案的有效管理。新科技因素影響下，信息化模式以其開放性、高效性的優(yōu)勢(shì)進(jìn)入人們的視野中，所以，在檔案管理過程中，相關(guān)的管理人員要注重信息平臺(tái)的構(gòu)建，采取現(xiàn)代化模式開展具體的檔案管理工作，發(fā)揮信息平臺(tái)的價(jià)值和作用。

關(guān)鍵詞：檔案管理;信息平臺(tái);深化與應(yīng)用

引言：現(xiàn)代化技術(shù)快速發(fā)展，這需要相關(guān)的行業(yè)緊抓信息化模式，將信息化管理模式的最大優(yōu)勢(shì)發(fā)揮出來，提高檔案管理的效率。同時(shí)，檔案管理是一項(xiàng)復(fù)雜、系統(tǒng)并且重要的工作，如果相關(guān)的檔案管理工作人員不能有效提升檔案管理質(zhì)量和水平，這很難發(fā)揮檔案在經(jīng)濟(jì)、政治、文化等事業(yè)發(fā)展中的作用?；诖?，相關(guān)的檔案管理人員要高度重視信息技術(shù)的使用，構(gòu)建科學(xué)完善的現(xiàn)代化檔案管理制度，提高檔案的利用率和價(jià)值。

一、檔案管理工作的具體內(nèi)容

（一）檔案資料的收集

檔案一般用于企業(yè)或者事業(yè)單位等一些發(fā)展領(lǐng)域中，眾所周知，在這些機(jī)構(gòu)中，工作人員比較多，同時(shí)，工作人員的工作量也比較大，這就需要相關(guān)的負(fù)責(zé)人對(duì)每個(gè)工作人員的個(gè)人資料和檔案進(jìn)行統(tǒng)一搜集和管理，將這些檔案資料保存起來，這樣有利于發(fā)揮檔案本身具備的價(jià)值。在檔案管理工作進(jìn)行中，有許多工作需要檔案管理人員提起重視，比如，管理人員需要參與每個(gè)檔案部門的接受入庫工作，像是人事檔案資料、圖片檔案資料等等，這些都是企業(yè)或者事業(yè)單位發(fā)展的重要信息資源，同時(shí)也具有較強(qiáng)的保密性，這就需要相關(guān)的檔案管理人員做好檔案管理和入庫工作，將檔案保存好，以期發(fā)揮其重要的作用和價(jià)值。

（二）檔案管理的具體整理工作

首先，在檔案入庫之前，相關(guān)的檔案管理人員要對(duì)自己所在機(jī)構(gòu)的每個(gè)部門的檔案開展相應(yīng)的質(zhì)量檢查，如果發(fā)現(xiàn)一些檔案不符合入庫的具體要求，則需要將該檔案返回到相關(guān)的部門中讓他們予以修正，同時(shí)，還可以根據(jù)相關(guān)機(jī)構(gòu)的規(guī)定，整理、整合相關(guān)的檔案資料，使其可以符合檔案的入庫標(biāo)準(zhǔn)，這樣可以真正發(fā)揮檔案的實(shí)際價(jià)值。

檔案的類型并不是單一的，除了具體的文字內(nèi)容，還會(huì)包括圖片等一些內(nèi)容，所以，這就需要相關(guān)的檔案管理人員整理地圖，將不同檔案的類型進(jìn)行科學(xué)合理的分類，同時(shí)，還要根據(jù)檔案的圖片內(nèi)容進(jìn)行科學(xué)地整理和歸檔。

檔案管理人員開展具體的檔案分類工作時(shí)，還要注意一定的檔案分類原則，需要按照規(guī)范的標(biāo)準(zhǔn)和原則整理一些零散的檔案，這樣可以避免檔案整理工作過程中存在的檔案流失情況，同時(shí)還要融入信息化模式，切實(shí)發(fā)揮現(xiàn)代化模式的重要作用，提高檔案管理的價(jià)值和質(zhì)量。

二、檔案管理工作中存在的問題

當(dāng)前，出在現(xiàn)代化信息社會(huì)，中國(guó)各行各業(yè)都在進(jìn)行著相應(yīng)的改革，融入現(xiàn)代化信息技術(shù)，期望通過這種方式提高發(fā)展的質(zhì)量和效率。同樣的，相關(guān)的檔案管理工作也要采取信息化管理模式。不僅如此，檔案管理人員也要具備豐富的、專業(yè)的信息化管理水平，并且可以熟練操作網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，提高信息化管理水平。但是，就當(dāng)前的管理現(xiàn)狀來看，我國(guó)一些企業(yè)或者事業(yè)單位的檔案管理并沒有實(shí)現(xiàn)信息化，相關(guān)的管理人員也并沒有搭建網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)開展相應(yīng)的檔案管理工作，這就導(dǎo)致檔案管理效率降低。此外，由于中國(guó)信息技術(shù)的普及率還存在著一些不足，不同地區(qū)的信息技術(shù)普及存在著不平衡狀態(tài)，同時(shí)一些企業(yè)或者事業(yè)單位的檔案管理人員并沒有采取現(xiàn)代化檔案管理模式，也沒有借助一些有效的管理軟件開展具體的檔案管理工作，這樣很難提高檔案管理工作的效率。

三、檔案管理信息平臺(tái)深化應(yīng)用的具體策略

（一）建立科學(xué)完備的現(xiàn)代化檔案管理制度和工作機(jī)制

新形勢(shì)影響下，我們的工作和生活都進(jìn)入了現(xiàn)代化，這就要求著一些機(jī)構(gòu)需要充分采用信息模式開展具體的工作。所以，針對(duì)檔案管理工作，相關(guān)的檔案管理人員需要根據(jù)檔案的實(shí)際管理情況制定科學(xué)完備的檔案管理制度，采取先進(jìn)科學(xué)地檔案管理工作機(jī)制，以此來提高檔案管理的規(guī)范化操作水平。那么，在構(gòu)建現(xiàn)代化檔案管理平臺(tái)時(shí)，檔案管理人員首先要全面深入地理解現(xiàn)代化檔案管理模式的特點(diǎn)和優(yōu)勢(shì)，然后根據(jù)相關(guān)的檔案管理資源進(jìn)行整合，采取全新的現(xiàn)代化檔案管理模式克服傳統(tǒng)陳舊的管理方式，打造科學(xué)、富有濃郁現(xiàn)代化氣息的檔案管理制度和平臺(tái)。同時(shí)，企業(yè)或者事業(yè)單位是一個(gè)發(fā)展的整體，檔案管理人員也可以將相關(guān)的檔案管理工作擴(kuò)展到其他部門，開展檔案協(xié)調(diào)工作，其他部門的工作人員可以為檔案管理工作人員提供一些幫助，發(fā)揮合力共同構(gòu)建嚴(yán)密的檔案管理體系。再者，在檔案管理工作機(jī)制創(chuàng)新方面，也要引起相關(guān)的檔案管理人員的關(guān)注，檔案管理人員需要強(qiáng)化自我管理機(jī)制，充分發(fā)揮自主檔案管理能力，通過借助信息平臺(tái)，掌握相應(yīng)的信息技術(shù)，借助大數(shù)據(jù)管理模式開展具體的工作，提高檔案管理工作的水平。此外，檔案管理工作人員還要做到實(shí)事求是，根據(jù)企業(yè)的實(shí)際發(fā)展情況，借助現(xiàn)代化模式規(guī)范檔案管理工作，制定統(tǒng)一科學(xué)地工作標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)檔案管理的不同類型、格式等加以規(guī)范，這樣可以增強(qiáng)檔案管理工作的協(xié)調(diào)性和高效開展。

（二）借助信息平臺(tái)，構(gòu)建科學(xué)完善的檔案管理數(shù)據(jù)庫

檔案管理人員需要構(gòu)建科學(xué)完善的檔案管理數(shù)據(jù)庫，保存相應(yīng)的檔案信息，并且還要利用信息技術(shù)搜索出具體的內(nèi)容，這樣可以節(jié)省相關(guān)的工作時(shí)間。同時(shí)，管理人員需要熟練地操作計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)，利用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)的高效性開展具體的信息整合和數(shù)據(jù)庫管理工作，為檔案管理工作提供保障。在搭建起了檔案管理信息平臺(tái)后，相關(guān)的管理人員也不能松懈，要對(duì)后期的維護(hù)和運(yùn)營(yíng)工作提供保障和技術(shù)支持工作，這樣有利于保證檔案信息化管理數(shù)據(jù)的安全和完整，有利于推進(jìn)檔案管理工作的順利開展和進(jìn)行。

（三）提高檔案管理人員的信息技術(shù)管理能力

相關(guān)的公司和事業(yè)單位需要制定檔案管理人員選拔模式，選擇專業(yè)知識(shí)豐富并且個(gè)人素質(zhì)較強(qiáng)的工作人員開展相應(yīng)的檔案管理工作人員，這樣可以起到相應(yīng)的檔案管理工作水平。除此之外，相關(guān)的機(jī)構(gòu)還要做好檔案管理人員的職業(yè)和素質(zhì)培訓(xùn)工作，讓他們?cè)谂嘤?xùn)的過程中了解豐富的信息技術(shù)內(nèi)容，借助信息平臺(tái)開展相應(yīng)的檔案管理工作，以此來提高檔案信息化管理的質(zhì)量和效率。

（四）完善信息平臺(tái)制度，提高管理水平

針對(duì)當(dāng)前檔案管理工作的狀態(tài)，相關(guān)的檔案管理人員要秉承實(shí)事求是的態(tài)度，加大檔案管理力度。所以，相關(guān)的企業(yè)或者事業(yè)單位的負(fù)責(zé)人首先要構(gòu)建科學(xué)完備的檔案管理工作規(guī)章制度，構(gòu)建相應(yīng)的規(guī)章制度。除此之外，相關(guān)部門還要加大監(jiān)督力度，借助信息化平臺(tái)監(jiān)督檔案工作人員開展具體的管理工作，同時(shí)，還要針對(duì)其中存在的一些檔案管理問題提供具體的管理和指導(dǎo)方法。最后，因?yàn)闄n案的來源比較多，相關(guān)的檔案管理部門首先要做好檔案資料的匯總工作，這樣才能有利于提高檔案管理工作的高效性，充分發(fā)揮現(xiàn)代化信息技術(shù)的檔案管理效率和質(zhì)量。

結(jié)束語

綜上所述，檔案管理工作越來越重要，相關(guān)的檔案管理人員需要采取有效的方法和措施解決相關(guān)問題，通過創(chuàng)新檔案管理模式和手段，借助現(xiàn)代化檔案管理模式，增強(qiáng)檔案管理效率和質(zhì)量。

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作者簡(jiǎn)介：

魏宏梅（1975.12-），女，漢，籍貫：甘肅，學(xué)歷：本科，職稱：助理館員，研究方向：檔案。