衡倩 朱艷霞 張偉

摘? 要：工程檔案是工程項(xiàng)目的原始記錄，具有重復(fù)利用的重要價(jià)值。文章以北京小湯山醫(yī)院工程檔案為例，分析其在武漢火神山醫(yī)院建設(shè)中利用的概況與特點(diǎn)，并在此基礎(chǔ)上探討工程檔案價(jià)值再現(xiàn)的動(dòng)因與價(jià)值形態(tài)，最后提出工程檔案利用的幾點(diǎn)思考：強(qiáng)化利用意識(shí)是前提，確保收集歸檔是基礎(chǔ)，推動(dòng)信息化建設(shè)是關(guān)鍵，促進(jìn)資源整合是重點(diǎn)。

關(guān)鍵詞：工程檔案;利用;啟示

Abstract： Engineering Archives are the original records of engineering projects and have important reuse values. This article takes the engineering Archives of Beijing Xiaotangshan Hospital as an example， based on the general situation and characteristic analysis of their utilization in the construction of Wuhan Huoshenshan Hospital， discusses the motivation and patterns of the value reproduction of the engineering Archives， and proposes several thoughts： strengthening awareness of utilization is a premise， ensuring collecting and filing is a basis， promoting informationization construction is a key， and advancing resources convergence is a focus.

Keywords： Engineering archives; Utilization; Enlightenment

1 源頭：北京小湯山醫(yī)院工程檔案的形成與管理

工程檔案的形成與管理是工程項(xiàng)目管理不可或缺的組成部分，也是工程檔案提供利用的源頭和基礎(chǔ)。2003年春夏之交，“非典”疫情蔓延到首都北京并進(jìn)入高峰期，北京市決定緊急組建小湯山醫(yī)院。醫(yī)院設(shè)計(jì)建造過(guò)程中形成了大量設(shè)計(jì)圖紙、施工圖紙等工程檔案，這些工程檔案由項(xiàng)目設(shè)計(jì)單位和各參建單位分別保管。

中國(guó)中元作為小湯山醫(yī)院的設(shè)計(jì)單位，形成了第一手設(shè)計(jì)圖紙檔案。彼時(shí)中國(guó)中元已經(jīng)實(shí)行計(jì)算機(jī)輔助工程檔案管理，近年來(lái)又開(kāi)展了工程檔案數(shù)字化加工和知識(shí)化管理，從而實(shí)現(xiàn)了工程檔案的長(zhǎng)期保存、在線(xiàn)檢索、瀏覽和下載。[1]北京城建、中建一局等參建單位，通過(guò)將工程檔案管理納入企業(yè)質(zhì)量管理體系[2]、工程檔案數(shù)字化等途徑實(shí)現(xiàn)工程檔案的有效管理，例如中建一局將小湯山醫(yī)院建設(shè)施工圖紙等工程檔案保存至中建數(shù)字檔案館系統(tǒng)。北京小湯山醫(yī)院工程檔案的形成與管理為后續(xù)利用工作奠定了根本基礎(chǔ)，使得工程檔案復(fù)用成為可能。

2 利用：工程檔案在武漢火神山醫(yī)院建設(shè)中的復(fù)用

2.1 利用概況

2020年春節(jié)，為有效防控新冠肺炎疫情，武漢市決定緊急建設(shè)應(yīng)急傳染病醫(yī)院——武漢火神山醫(yī)院。鑒于北京小湯山醫(yī)院建設(shè)的成功經(jīng)驗(yàn)，武漢市城建局向中國(guó)中元緊急求援，請(qǐng)求后者提供小湯山醫(yī)院的全套圖紙。中國(guó)中元在78分鐘內(nèi)，將17年前小湯山醫(yī)院的設(shè)計(jì)圖紙等工程檔案整理復(fù)制，及時(shí)提交給武漢方面，還與設(shè)計(jì)人員對(duì)接，進(jìn)一步傳授建設(shè)經(jīng)驗(yàn)，因地制宜提出了不少新的建議。另一方面，作為武漢火神山醫(yī)院的承建方，中建三局向中建一局發(fā)出調(diào)檔請(qǐng)求，后者立即組織檔案人員在中建數(shù)字檔案館系統(tǒng)中，快速檢索、獲取并調(diào)用小湯山醫(yī)院工程檔案，最終提供竣工圖紙18份。小湯山醫(yī)院工程檔案的重復(fù)利用幫助快速明確傳染病醫(yī)院的施工標(biāo)準(zhǔn)與驗(yàn)收規(guī)范，有效助力了火神山醫(yī)院設(shè)計(jì)采購(gòu)施工一體化工作，為醫(yī)院建設(shè)管理人員、技術(shù)人員提供了支持，為深化設(shè)計(jì)提供了借鑒，加快了設(shè)計(jì)施工進(jìn)度。[3]

事實(shí)上，隨著新冠肺炎疫情蔓延，全國(guó)多地加緊修建臨時(shí)傳染病醫(yī)院，對(duì)工程檔案的復(fù)用需求更加迫切。例如，貴陽(yáng)市公共衛(wèi)生救治應(yīng)急工程項(xiàng)目基本沿用了火神山醫(yī)院的設(shè)計(jì)圖紙，[4]為遏制疫情蔓延爭(zhēng)取了寶貴時(shí)間。

2.2 利用特點(diǎn)

一是利用空間的廣域性?？臻g范圍的廣域性主要體現(xiàn)在工程檔案利用跨地區(qū)、跨機(jī)構(gòu)。小湯山醫(yī)院工程檔案來(lái)源廣泛，涉及眾多形成主體，通過(guò)檔案檢索、調(diào)取和復(fù)制工作，實(shí)現(xiàn)了各個(gè)主體之間工程檔案的共享利用，這種共享利用超越了機(jī)構(gòu)、部門(mén)、地區(qū)的界限，體現(xiàn)出檔案利用空間的廣域性特點(diǎn)。

二是利用時(shí)間的長(zhǎng)期性。時(shí)間范圍的長(zhǎng)期性主要體現(xiàn)在工程檔案形成后具有長(zhǎng)期可利用性。小湯山醫(yī)院作為特殊時(shí)期的特殊產(chǎn)物，建造過(guò)程中形成的工程檔案是歷史的見(jiàn)證。雖然由于建筑技術(shù)進(jìn)步等因素，火神山醫(yī)院建設(shè)并未完全照搬小湯山醫(yī)院工程檔案，但從根本上說(shuō)，17年前形成的小湯山醫(yī)院工程檔案仍發(fā)揮著關(guān)鍵性、主導(dǎo)性作用，體現(xiàn)了工程檔案具有長(zhǎng)期可利用性的特征。

三是利用工具的現(xiàn)代性。利用工具的現(xiàn)代性主要體現(xiàn)在從傳統(tǒng)圖紙到數(shù)字檔案利用的轉(zhuǎn)變。中建一局及時(shí)將建設(shè)施工圖紙等工程檔案收集歸檔，并存儲(chǔ)到中建數(shù)字檔案館系統(tǒng)中，以數(shù)字化的形式保存珍貴工程檔案，實(shí)現(xiàn)了工程檔案信息資源的快速檢索、獲取和利用。

四是利用方式的科學(xué)性。利用方式的科學(xué)性主要體現(xiàn)在利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)實(shí)現(xiàn)工程檔案的遠(yuǎn)程利用。傳統(tǒng)的檔案利用方式是用戶(hù)親自前往檔案館，通過(guò)檔案閱覽、咨詢(xún)、外借等方式利用檔案，[5]而疫情期間，根據(jù)疫情防控的相關(guān)要求，在線(xiàn)異地調(diào)用檔案成為首選利用方式。中國(guó)中元通過(guò)檔案管理系統(tǒng)在線(xiàn)提供工程檔案，技術(shù)人員只需利用企業(yè)VPN、企業(yè)微信等方式，就可以隨時(shí)隨地實(shí)現(xiàn)工程檔案的異地查閱和復(fù)制利用，[6]兼顧了檔案利用的高效率和安全性，也體現(xiàn)出利用方式隨技術(shù)進(jìn)步而變化的科學(xué)性特點(diǎn)。

3 啟示：工程檔案的價(jià)值再現(xiàn)與利用的省思

3.1 工程檔案的價(jià)值再現(xiàn)

3.1.1 價(jià)值再現(xiàn)的動(dòng)因

工程檔案價(jià)值再現(xiàn)源于根本動(dòng)因和直接動(dòng)因的綜合作用。工程檔案能夠在武漢火神山醫(yī)院建設(shè)中提供利用并發(fā)揮價(jià)值，根本動(dòng)因在于工程檔案具有成果性、通用性、公共物品屬性等特點(diǎn)。[7]首先，工程檔案中蘊(yùn)藏著大量完善的工程建設(shè)成果信息，它是工程檔案價(jià)值再現(xiàn)最關(guān)鍵的要素。其次，工程項(xiàng)目具有一定共通性和相似性，許多方法和技術(shù)可以互相套用，因此工程檔案也具有通用性特點(diǎn)，可以作為學(xué)習(xí)借鑒前人知識(shí)成果的重要載體，照搬或加以改進(jìn)便可供利用，從而有效減少重復(fù)勞動(dòng)，控制工程建設(shè)投資成本。

工程檔案價(jià)值再現(xiàn)的直接動(dòng)因則在于工程建設(shè)活動(dòng)中利用主體的現(xiàn)實(shí)需求。工程檔案的價(jià)值是潛在的，只有被置于社會(huì)實(shí)踐的情境下，與現(xiàn)實(shí)的工程建設(shè)活動(dòng)相結(jié)合才能充分顯現(xiàn)。尤其是在諸如國(guó)家遭受重大安全風(fēng)險(xiǎn)的特殊情況下，工程檔案更具有關(guān)鍵價(jià)值，例如汶川大地震期間，利用工程檔案快速搶修城鎮(zhèn)基礎(chǔ)設(shè)施，保障人民群眾的人身安全和基本生活[8];再如此次新冠肺炎疫情期間，我國(guó)人民生命安全和經(jīng)濟(jì)社會(huì)運(yùn)轉(zhuǎn)受到嚴(yán)重威脅，建設(shè)傳染病醫(yī)院以防控疫情擴(kuò)散成為關(guān)鍵舉措，工程檔案的利用需求也由此凸顯出來(lái)。

3.1.2 價(jià)值再現(xiàn)的形態(tài)

工程檔案呈現(xiàn)出憑證價(jià)值和情報(bào)價(jià)值的價(jià)值形態(tài)。[9]一方面，工程檔案作為各級(jí)各類(lèi)建設(shè)單位在工程項(xiàng)目各環(huán)節(jié)中產(chǎn)生的第一手情況記錄，客觀反映了工程項(xiàng)目的歷史過(guò)程，是工程項(xiàng)目查考、工程項(xiàng)目決策、設(shè)計(jì)施工的真憑實(shí)據(jù)，因而具有憑證價(jià)值，通過(guò)工程檔案可以實(shí)現(xiàn)對(duì)工程項(xiàng)目全流程的追溯。另一方面，工程檔案具有的情報(bào)價(jià)值——即反映某種知識(shí)這方面的意義[10]也不容忽視。火神山醫(yī)院建設(shè)中以小湯山醫(yī)院工程檔案為情報(bào)來(lái)源，挖掘情報(bào)和交流知識(shí)，從而避免重復(fù)勞動(dòng)，提高醫(yī)院建設(shè)效益。

工程檔案源于工程項(xiàng)目并最終服務(wù)于工程項(xiàng)目，無(wú)論其實(shí)現(xiàn)的是憑證價(jià)值還是情報(bào)價(jià)值，其最終目標(biāo)都是一致的，那就是為工程項(xiàng)目活動(dòng)服務(wù)從而更好地提升經(jīng)濟(jì)和社會(huì)效益。

3.2 工程檔案利用的省思

3.2.1 強(qiáng)化工程檔案利用意識(shí)是前提

在火神山醫(yī)院設(shè)計(jì)建造之初，相關(guān)單位及時(shí)作出科學(xué)決策，選用小湯山醫(yī)院工程檔案作為參照，正是工程檔案利用意識(shí)的集中體現(xiàn)，也有力證明了工程檔案的重要價(jià)值及其利用潛能。

部分建設(shè)單位“重項(xiàng)目、輕檔案”的思維根深蒂固，認(rèn)為工程檔案只是應(yīng)付檢查或項(xiàng)目驗(yàn)收的擺設(shè)，[11]甚至沒(méi)有配備專(zhuān)職工程檔案管理人員，導(dǎo)致工程檔案丟失、遺漏、管理不善等問(wèn)題。[12]意識(shí)層面存在偏差嚴(yán)重削弱了工程檔案復(fù)用的基礎(chǔ)，是極其不負(fù)責(zé)任的表現(xiàn)。

工程檔案利用意識(shí)和利用工作是相互作用、相輔相成的，因此必須將扭轉(zhuǎn)思想、強(qiáng)化工程檔案利用意識(shí)作為根本前提。建設(shè)單位必須深刻認(rèn)識(shí)工程檔案管理在工程建設(shè)中的重要地位，從工程項(xiàng)目立項(xiàng)開(kāi)始就應(yīng)高度重視檔案工作，將檔案工作列入領(lǐng)導(dǎo)的責(zé)任范圍和工作計(jì)劃，納入有關(guān)部門(mén)和人員的職責(zé)范圍和考評(píng)制度。[13]

3.2.2 確保工程檔案收集保管是基礎(chǔ)

在火神山醫(yī)院建設(shè)過(guò)程中，小湯山醫(yī)院工程檔案重復(fù)利用的基礎(chǔ)在于工程檔案的及時(shí)收集歸檔與安全保管。

工程項(xiàng)目具有建設(shè)周期長(zhǎng)、參與單位多、文件類(lèi)型龐雜和檔案成套性強(qiáng)等特點(diǎn)，[14]鑒于此，各級(jí)建設(shè)和檔案行政管理部門(mén)明確要求工程檔案管理“三納入”“一同步”，但在實(shí)際工作中，這些規(guī)定落實(shí)并不到位。[15]

為了確保工程檔案的及時(shí)收集與完整保管，首先，要加強(qiáng)全流程業(yè)務(wù)指導(dǎo)，確保工程檔案管理與項(xiàng)目建設(shè)同步。檔案部門(mén)要根據(jù)工程項(xiàng)目進(jìn)度，擬定工程檔案收集計(jì)劃，將工程檔案管理工作滲透至工程設(shè)計(jì)、施工、驗(yàn)收等各環(huán)節(jié)。其次，要構(gòu)建工程檔案管理網(wǎng)絡(luò)體系，明確管理責(zé)任。按照工程項(xiàng)目布局構(gòu)建檔案管理網(wǎng)絡(luò)體系，厘清各參建單位的管理職責(zé)，明確歸檔范圍、歸檔時(shí)間和歸檔要求，并對(duì)各單位工程檔案管理情況進(jìn)行持續(xù)追蹤。[16]最后，要嚴(yán)格執(zhí)行驗(yàn)收制度，實(shí)施閉環(huán)管理。由建設(shè)單位上級(jí)主管部門(mén)聯(lián)合檔案行政部門(mén)負(fù)責(zé)組織，實(shí)行預(yù)驗(yàn)收到正式驗(yàn)收的雙重驗(yàn)收制度，對(duì)工程檔案的齊全性與準(zhǔn)確度等情況進(jìn)行嚴(yán)格審查。一些單位還研發(fā)了工程檔案驗(yàn)收輔助系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)了工程檔案驗(yàn)收、整改、入庫(kù)的閉環(huán)管理。[17]

3.2.3 推動(dòng)工程檔案信息化建設(shè)是關(guān)鍵

實(shí)現(xiàn)小湯山醫(yī)院工程檔案的即時(shí)、遠(yuǎn)程、在線(xiàn)調(diào)用，離不開(kāi)工程檔案信息化建設(shè)的支撐。

信息化建設(shè)是工程檔案管理工作發(fā)展的必然趨勢(shì)，然而目前一些單位開(kāi)展工程檔案信息化建設(shè)進(jìn)展較為緩慢，僅處于“建立目錄級(jí)數(shù)據(jù)庫(kù)”的初期階段，還不具備異地聯(lián)網(wǎng)調(diào)用數(shù)字工程檔案資源的條件，[18]制約了工程檔案的進(jìn)一步開(kāi)發(fā)利用。

鑒于此，必須轉(zhuǎn)變工程檔案管理控制方式，促進(jìn)管理與技術(shù)協(xié)同互促，實(shí)現(xiàn)信息化建設(shè)與工程檔案管理的深度融合。針對(duì)傳統(tǒng)載體形式的工程檔案，開(kāi)展規(guī)范化的檔案信息著錄，并進(jìn)行全文掃描轉(zhuǎn)化為數(shù)字化副本，打造全文數(shù)據(jù)庫(kù)。[19]而當(dāng)前，大多數(shù)工程項(xiàng)目活動(dòng)依托于計(jì)算機(jī)系統(tǒng)，產(chǎn)生的工程檔案往往是電子形式的，因此應(yīng)建設(shè)功能完善的電子檔案管理信息系統(tǒng)，對(duì)工程資料的收集、歸檔、整理、鑒定、檢索等業(yè)務(wù)流程進(jìn)行信息化、自動(dòng)化控制，為工程項(xiàng)目建設(shè)提供在線(xiàn)利用、遠(yuǎn)程傳遞等多種形式的數(shù)據(jù)和檔案服務(wù)，例如中國(guó)電建集團(tuán)華東院、杭州市城建檔案館、昆山市城建檔案館等機(jī)構(gòu)都建成了水平較為先進(jìn)的數(shù)字檔案館。此外，還應(yīng)注重利用大數(shù)據(jù)、云計(jì)算技術(shù)，推動(dòng)工程檔案資源向知識(shí)資源和情報(bào)資源的轉(zhuǎn)變。

3.2.4 促進(jìn)工程檔案資源整合是重點(diǎn)

小湯山醫(yī)院工程檔案在火神山醫(yī)院建設(shè)中的利用亦有不足之處，主要體現(xiàn)在工程檔案來(lái)源分散、難以提供整體性利用。

工程項(xiàng)目建設(shè)一般包含勘測(cè)、設(shè)計(jì)、施工與監(jiān)理等多個(gè)環(huán)節(jié)，相應(yīng)的，工程檔案的形成歸檔涉及眾多利益相關(guān)主體，為一張圖紙輾轉(zhuǎn)于設(shè)計(jì)單位、施工單位、建設(shè)單位之間的現(xiàn)象并非少數(shù)。[20]同時(shí)，各單位工程檔案管理要求不一，可能導(dǎo)致工程檔案不匹配、封閉等問(wèn)題，制約工程檔案的有效整合利用。

在這種情況下，檔案部門(mén)必須發(fā)揮關(guān)鍵作用，區(qū)分各類(lèi)工程檔案的封閉要求，積極挖掘工程檔案情報(bào)價(jià)值，打造工程檔案知識(shí)庫(kù)，為工程檔案資源跨區(qū)域、跨部門(mén)共享利用提供基本的資源保障。同時(shí)，將工程檔案管理系統(tǒng)與各單位辦公系統(tǒng)、業(yè)務(wù)系統(tǒng)相銜接，在通過(guò)權(quán)限管理確保各單位信息安全的基礎(chǔ)上，借助異構(gòu)系統(tǒng)平臺(tái)集成技術(shù)，促進(jìn)資源集成、數(shù)據(jù)交互、服務(wù)協(xié)同與業(yè)務(wù)協(xié)作。[21]此外，還可以適當(dāng)推動(dòng)國(guó)際間資源整合共享。當(dāng)前多國(guó)借鑒我國(guó)疫情防控的成功經(jīng)驗(yàn)，我國(guó)可以在保障工程檔案信息安全的前提下，適當(dāng)?shù)貐⑴c國(guó)際工程檔案信息資源的整合共享。

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（作者單位：衡倩，武漢大學(xué)信息管理學(xué)院;朱艷霞，湖北檔案技術(shù)研究院;張偉，武漢市自然資源和規(guī)劃信息中心? 來(lái)稿日期：2020-06-20）