檔案信息化建設(shè)與檔案管理的幾點(diǎn)思考

顏慧珍

摘 要：自信息化技術(shù)被廣泛應(yīng)用以來，徹底的改變了時(shí)代發(fā)展趨勢(shì)，促進(jìn)了社會(huì)的現(xiàn)代化發(fā)展。在企業(yè)的正常工作中，檔案管理是重要環(huán)節(jié)，有著不可替代的作用，同時(shí)，與其他方面相比，檔案信息化管理工作存在著一定的不足，未能夠深入貼合當(dāng)下信息化時(shí)代發(fā)展趨勢(shì)，因此較大程度的影響了檔案管理工作效率、質(zhì)量。對(duì)此，檔案管理部門應(yīng)提高重視度，注重改進(jìn)管理工作中存在的問題，本文中，筆者圍繞檔案信息化建設(shè)與提升檔案管理效率的措施進(jìn)行了分析，具體如下，詳情如下：

關(guān)鍵詞：檔案信息化建設(shè);檔案管理;現(xiàn)狀;措施

一、當(dāng)前檔案管理信息化的運(yùn)用現(xiàn)狀

據(jù)調(diào)查了解，當(dāng)前我國(guó)部分檔案館雖然已經(jīng)及時(shí)引進(jìn)了先進(jìn)的技術(shù)，但是由于管理層及工作人員的對(duì)檔案信息化建設(shè)的認(rèn)識(shí)不足，且思想理念較為滯后，并且對(duì)該技術(shù)優(yōu)勢(shì)了解的不夠深入，在實(shí)際開展工作時(shí)還是沿用以往紙質(zhì)的模式，因此嚴(yán)重影響檔案信息化建設(shè)的發(fā)展速度[1]。同時(shí)因檔案管理人員的技能水平與專業(yè)素養(yǎng)參差不齊，長(zhǎng)時(shí)間的按部就班工作已經(jīng)逐漸喪失了工作的熱情，從而無法有效推動(dòng)檔案管理工作效率及質(zhì)量的提升。

二、檔案管理信息化的完善措施

（一）加強(qiáng)檔案信息系統(tǒng)數(shù)字化建設(shè)

隨著科學(xué)技術(shù)的發(fā)展與進(jìn)步，信息技術(shù)已經(jīng)被廣泛運(yùn)用至各行各業(yè)中，部分企業(yè)也逐漸趨向無紙化辦公的方向發(fā)展，對(duì)于檔案館而言，信息技術(shù)的運(yùn)用不僅能夠有效的提升工作效率，更可以保障檔案信息的精確度。在以往的檔案信息管理工作中，其主要運(yùn)作模式是靠人工完成，因紙質(zhì)文件檔案較多，在管理時(shí)較易出現(xiàn)遺漏或者分類不準(zhǔn)確的問題發(fā)生，該方式不僅會(huì)消耗大量的時(shí)間，工作人員管理起來壓力相對(duì)加大，因此相關(guān)部門應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)檔案信息化建設(shè)的力度，為后期的應(yīng)用及檢索奠定堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)[2]。在大數(shù)據(jù)背景下，若想有效的發(fā)揮檔案的作用，首先應(yīng)當(dāng)推動(dòng)檔案系統(tǒng)的數(shù)字化建設(shè)，根據(jù)當(dāng)前的情況及未來的發(fā)展需求制定針對(duì)性的工作計(jì)劃，并做好監(jiān)督管理工作，保證每一個(gè)環(huán)節(jié)的都能有效的落實(shí)。同時(shí)檔案管理人員應(yīng)當(dāng)運(yùn)用數(shù)字信息技術(shù)將傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案進(jìn)行相應(yīng)的處理轉(zhuǎn)化為電子檔案，進(jìn)而才能保證后續(xù)工作的順利開展。

（二）完善檔案管理過程中的信息化管理體系

眾所周知，完善的管理體系對(duì)企業(yè)的順利發(fā)展有著積極推動(dòng)作用，因此在檔案信息化建設(shè)中，相關(guān)管理人員應(yīng)當(dāng)順應(yīng)時(shí)代的發(fā)展轉(zhuǎn)變管理理念，根據(jù)當(dāng)下發(fā)展需求制定完善的管理制度，同時(shí)明確職責(zé)范圍，并落實(shí)至每一個(gè)環(huán)節(jié)中，使其形成完善的管理體系，從而才能有效保證檔案信息的安全性與可靠性。首先檔案管理部門需不斷的調(diào)整管理制度，采用激勵(lì)政策來調(diào)動(dòng)員工的工作積極性，從根本上提升檔案管理的工作效率及質(zhì)量。其次，因檔案管理工作涉及的環(huán)節(jié)較多，且具有多樣化趨勢(shì)，因此相關(guān)部門應(yīng)當(dāng)及時(shí)引進(jìn)先進(jìn)技術(shù)，對(duì)每一個(gè)環(huán)節(jié)進(jìn)行精細(xì)化管理，同時(shí)檔案管理人員應(yīng)當(dāng)做好檔案文件的防護(hù)工作，并根據(jù)檔案的類別建立不同的檔案庫，將檔案文件進(jìn)行分類存放，在此應(yīng)當(dāng)注意需保證檔案信息數(shù)據(jù)的完整性，確保在后期使用時(shí)能夠有據(jù)可查，進(jìn)而才能全面提升檔案信息建設(shè)的整體水平[3]。

（三）加強(qiáng)檔案管理系統(tǒng)的技術(shù)及資金保障

在網(wǎng)絡(luò)時(shí)代迅速發(fā)展背景下，檔案信息化已經(jīng)成為檔案館的必然發(fā)展趨勢(shì)，相比傳統(tǒng)的檔案管理而言不僅可以將文件檔案保存的更加長(zhǎng)久，更能夠?qū)崿F(xiàn)共享化。檔案信息化建設(shè)離不開先進(jìn)技術(shù)的支撐，因此相關(guān)管理部門應(yīng)當(dāng)加大對(duì)先進(jìn)技術(shù)的引進(jìn)力度，并定期對(duì)工作人員展開培訓(xùn)作業(yè)，提升工作人員的專業(yè)水平及綜合素養(yǎng)，使其能夠在實(shí)際工作中能夠靈活運(yùn)用，并做好日常的升級(jí)維護(hù)工作，以此來保證檔案信息的安全性。同時(shí)因檔案信息化建設(shè)是一項(xiàng)循序漸進(jìn)逐步完善的過程，在開展檔案信息化建設(shè)時(shí)需要大量的資金支持，因此為了能夠確保資金的運(yùn)用的合理性，相關(guān)管理人員應(yīng)當(dāng)運(yùn)用科學(xué)手段做好嚴(yán)格把控工作，從而才能保證檔案管理信息化建設(shè)的穩(wěn)定發(fā)展[4]。

（四）加強(qiáng)檔案安全管理防護(hù)力度

信息技術(shù)雖然能夠給檔案管理工作帶來便利，但同時(shí)也是一把雙刃劍，如未能進(jìn)行有效的防護(hù)及隔離，不僅會(huì)影響檔案信息的安全性，更會(huì)給檔案館帶來不可預(yù)估的損失。因此相關(guān)單位需對(duì)此加強(qiáng)重視度，做好檔案文件的保密工作，將文件按照私密等級(jí)進(jìn)行分類，對(duì)私密性較強(qiáng)的文件進(jìn)行加密處理。同時(shí)應(yīng)當(dāng)制定相應(yīng)的訪問權(quán)限，相關(guān)人員若想對(duì)檔案進(jìn)行查閱或下載的話，首先需上報(bào)申請(qǐng)，只有通過審批才能進(jìn)行操作。因網(wǎng)絡(luò)復(fù)雜多樣，因此技術(shù)人員需將內(nèi)網(wǎng)及外網(wǎng)進(jìn)行有效的隔離開，降低不法分子的非法侵入，并將檔案館內(nèi)的路由器進(jìn)行設(shè)置調(diào)整，屏蔽一切不需要的IP地址，以此來提高網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的安全性。其次需對(duì)檔案系統(tǒng)進(jìn)行定期殺毒，在下載殺毒軟件時(shí)需從正規(guī)網(wǎng)址下載，以免遭受惡意程序攻擊，同時(shí)在系統(tǒng)內(nèi)設(shè)置防火墻軟件，對(duì)內(nèi)部檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行實(shí)時(shí)監(jiān)控，并且在發(fā)現(xiàn)惡意操作時(shí)能夠及時(shí)的發(fā)出警報(bào)提醒工作人員，檔案管理人員也應(yīng)當(dāng)規(guī)范自身操作行為，嚴(yán)格按照制度標(biāo)準(zhǔn)開展工作，從根本上保障檔案館的信息安全。

結(jié) 語

在信息化時(shí)代背景下，因信息化技術(shù)的沖擊，檔案管理工作受到了較大的沖擊，不利于檔案管理工作的高效化開展，與其他工作相比，檔案管理工作有一定的特殊性、基礎(chǔ)性，能夠提供相關(guān)數(shù)據(jù)信息，對(duì)此，筆者提出加強(qiáng)檔案管理的數(shù)字化建設(shè)、完善管理體系、加強(qiáng)技術(shù)及資金保障以及強(qiáng)化安全防護(hù)力度等措施，以期能夠?qū)μ嵘龣n案信息化建設(shè)力度提供幫助。

參考文獻(xiàn)

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