新時(shí)期檔案數(shù)字化管理及其創(chuàng)新策略

白云麗

摘要：新時(shí)期檔案數(shù)字化管理不僅體現(xiàn)時(shí)代發(fā)展特征，還同時(shí)在管理形式和檔案工作實(shí)施上進(jìn)行了創(chuàng)新。但同時(shí)具有一定不足，如數(shù)字化信息存在一定風(fēng)險(xiǎn)性以及轉(zhuǎn)存受到載體限制等。針對(duì)信息化存在的不足以及設(shè)備限制，需要在創(chuàng)新理念以及建設(shè)力度等方面，進(jìn)一步加強(qiáng)檔案數(shù)字化的建設(shè)。

關(guān)鍵詞：檔案;數(shù)字化;創(chuàng)新

檔案數(shù)字化管理可將包括文字在內(nèi)的音像、圖像以及紙質(zhì)文件等數(shù)據(jù)，以壓縮和轉(zhuǎn)化的形式使數(shù)據(jù)信息更具便利性。該類(lèi)數(shù)據(jù)的存儲(chǔ)方式可通過(guò)固態(tài)存儲(chǔ)設(shè)備進(jìn)行便攜式儲(chǔ)存，可在此基礎(chǔ)上進(jìn)行網(wǎng)絡(luò)信息傳遞，大大加快檔案工作的處理速度。對(duì)此，在當(dāng)前的檔案管理工作中，需要重視數(shù)字化的功能性、便利性以及應(yīng)用特點(diǎn)，由此在一定程度上提升檔案管理工作處理效率。

一、新時(shí)期檔案數(shù)字化管理的相關(guān)概述

隨著信息技術(shù)的發(fā)展與革新，檔案管理工作在技術(shù)的應(yīng)用以及服務(wù)上，逐漸體現(xiàn)出新時(shí)代特征，同時(shí)在工作管理的形式上具有一定創(chuàng)新，使得檔案管理工作的質(zhì)量得到部分提升，如：

（一）體現(xiàn)時(shí)代發(fā)展特征

隨著信息化技術(shù)以及信息錄入設(shè)備的發(fā)展，信息管理系統(tǒng)以及掃描儀等被應(yīng)用至檔案管理的工作中，一方面提高了原本的信息錄入速度，另一方面有利于管理工作的集中管理，使得工作效率獲得一定程度上的提高。新時(shí)代的信息化背景下，檔案管理模式加強(qiáng)數(shù)字化滲透，有利于適應(yīng)時(shí)代發(fā)展，同時(shí)在體現(xiàn)時(shí)代發(fā)展特征的基礎(chǔ)上，使管理模式上得到進(jìn)一步優(yōu)化。

（二）檔案管理形式較為創(chuàng)新

信息技術(shù)的優(yōu)勢(shì)在于信息傳遞的高效性以及集中性，在掃描設(shè)備的應(yīng)用下，不僅加快信息數(shù)據(jù)的錄入速度，還在信息技術(shù)的作用下，加快了信息數(shù)據(jù)的分類(lèi)、檢索以及儲(chǔ)存。在信息化的大背景下，檔案管理工作與以往工作形式存在的較大差別在于，工作模式和信息數(shù)據(jù)的作用平臺(tái)不同。在信息技術(shù)的創(chuàng)新應(yīng)用下，能夠滿(mǎn)足多數(shù)檔案信息使用者的實(shí)際需要，同時(shí)在檔案信息管理形式的創(chuàng)新基礎(chǔ)上，還有利于檔案信息存儲(chǔ)空間的優(yōu)化，以減少現(xiàn)實(shí)空間的占用并提升信息服務(wù)質(zhì)量。

（三）檔案工作服務(wù)質(zhì)量較好

檔案管理信息化一方面通過(guò)數(shù)字化的技術(shù)手段，實(shí)現(xiàn)信息形式的轉(zhuǎn)化，另一方面通過(guò)智能化的信息檢索手段，使得檔案信息在查找、調(diào)用以及細(xì)分等工作中具有較高效率。檔案管理信息化主要指，在檔案信息數(shù)字化的基礎(chǔ)上，通過(guò)構(gòu)建數(shù)據(jù)庫(kù)的形式，市場(chǎng)數(shù)字化信息獲得編號(hào)、分類(lèi)以及存儲(chǔ)。在檔案信息服務(wù)的過(guò)程中，通過(guò)主要字段或者編號(hào)既可調(diào)用所需檔案的數(shù)據(jù)資料。通過(guò)工作形式優(yōu)化以及效率的提升，數(shù)字化檔案的管理工作能夠具備較好的服務(wù)質(zhì)量。

二、檔案數(shù)字化管理存在的局限性分析

（一）風(fēng)險(xiǎn)性

數(shù)字化信息的存儲(chǔ)空間主要為網(wǎng)絡(luò)空間，由于存在病毒和黑客等危險(xiǎn)因素，導(dǎo)致檔案管理工作具備一定風(fēng)險(xiǎn)性，當(dāng)管理工作缺乏相應(yīng)的安全防護(hù)措施以及被黑客入侵等，容易被竊取重要的檔案資料，對(duì)于檔案信息的管理具有較大影響。此外，數(shù)字化檔案管理需要應(yīng)用電子編碼技術(shù)，該技術(shù)對(duì)原始憑證進(jìn)行修改以及錄入的過(guò)程中，不會(huì)對(duì)該過(guò)程進(jìn)行記錄，不利于管理人員保證檔案信息的合理性，與《檔案管理法》相關(guān)規(guī)定不符。對(duì)此，在數(shù)字化檔案管理工作執(zhí)行過(guò)程中，需要加強(qiáng)安全方面以及合法性方面的管理。

（二）信息存儲(chǔ)存在局限性

數(shù)字化信息的存儲(chǔ)特點(diǎn)在于信息虛擬性，當(dāng)需要對(duì)數(shù)字信息進(jìn)行轉(zhuǎn)移時(shí)，則需要進(jìn)行網(wǎng)絡(luò)傳遞，或通過(guò)便攜式信息載體進(jìn)行轉(zhuǎn)存，對(duì)于硬件設(shè)備的要求較高。由于便攜式信息存儲(chǔ)設(shè)備需要專(zhuān)門(mén)定制，對(duì)于檔案信息的轉(zhuǎn)存以及應(yīng)用存在一定限制。此外，在檔案信息轉(zhuǎn)存的過(guò)程中，還容易受到存儲(chǔ)空間以及設(shè)備匹配程度的影響，對(duì)于檔案管理工作的展開(kāi)存在一定限制。

三、相關(guān)管理及其創(chuàng)新策略研究

（一）加強(qiáng)信息宣傳以及管理投入

在信息化的時(shí)代背景下，需要進(jìn)一步認(rèn)識(shí)檔案管理數(shù)字化的實(shí)施意義[1]。首先需要更新現(xiàn)有的思維觀(guān)念，深化數(shù)字化和信息化的概念理解，使檔案管理人員在實(shí)際的工作過(guò)程中，形成較好的工作觀(guān)念，進(jìn)而為數(shù)字化管理模式的實(shí)施奠定基礎(chǔ)。其次在資金建設(shè)上，一方面需要重視人才培養(yǎng)，另一方面需要重視數(shù)字化建設(shè)的資金投入，需要在原本的建設(shè)基礎(chǔ)上推進(jìn)數(shù)字化建設(shè)。最后需要加強(qiáng)管理人員的觀(guān)念創(chuàng)新，使其在當(dāng)前的時(shí)代背景下正確認(rèn)識(shí)數(shù)字化檔案管理的優(yōu)勢(shì)，同時(shí)優(yōu)化檔案管理措施，由此在一定程度上加快數(shù)字化管理模式的創(chuàng)建。

（二）構(gòu)建檔案數(shù)字化管理事項(xiàng)

數(shù)字化檔案管理工作的有效實(shí)施需要相關(guān)管理事項(xiàng)進(jìn)行約束，一方面為工作的實(shí)施質(zhì)量提供保障，另一方面為管理工作的合理性、規(guī)范性提供指導(dǎo)[2]。其次通過(guò)責(zé)任制的落實(shí)，促使工作人員根據(jù)管理事項(xiàng)實(shí)施管理工作，如信息分類(lèi)環(huán)節(jié)、歸檔環(huán)節(jié)以及信息存儲(chǔ)環(huán)節(jié)等。此外，還應(yīng)建立獎(jiǎng)懲機(jī)制，使檔案管理人員在工作上具有一定積極性，使其更加積極投入檔案的信息的服務(wù)工作。

（三）加強(qiáng)數(shù)據(jù)庫(kù)信息及設(shè)備建設(shè)

數(shù)字化的檔案管理工作需要加強(qiáng)數(shù)據(jù)庫(kù)的建立，由此保證檔案信息的完整性以及統(tǒng)一性。在檔案信息的錄入過(guò)程中，需要分別從信息掃描、圖像錄入、業(yè)務(wù)處理、目錄索引、查詢(xún)以及數(shù)據(jù)分析等幾個(gè)方面對(duì)檔案進(jìn)行分類(lèi)，同時(shí)構(gòu)建相應(yīng)的數(shù)據(jù)庫(kù)。對(duì)此，需要在數(shù)據(jù)資料的信息采集、數(shù)據(jù)庫(kù)建立、信息錄入設(shè)備、信息分類(lèi)以及壓縮技術(shù)的基礎(chǔ)上提高檔案工作質(zhì)量。

四、結(jié)束語(yǔ)

本文根據(jù)數(shù)字化檔案管理工作的特點(diǎn)、信息化技術(shù)手段以及相關(guān)信息設(shè)備等幾個(gè)方面，進(jìn)行了較為全面的理論分析以及實(shí)踐探究，旨在通過(guò)相關(guān)理論研究成果改善數(shù)字化檔案工作的高效實(shí)施。

參考文獻(xiàn)：

[1]李劉萍.淺析新時(shí)期檔案數(shù)字化管理及其創(chuàng)新策略[J].數(shù)字化用戶(hù)，2018，024 （045）：138.

[2]田紅麗.新時(shí)期檔案數(shù)字化管理及其創(chuàng)新措施分析[J].辦公室業(yè)務(wù)，2018，No.297 （16）：188.