分析如何提高公證處檔案工作的管理水平

李偉力

摘要：檔案工作管理的意思就是把重要文件進行長期的記錄，然后進行保存。公證處的檔案工作更需要文書人員謹慎的記錄保管，但是在現(xiàn)在的公證機關(guān)中，公證處檔案管理水平還有待提高。本文就公證處的檔案管理問題指出了幾點不足，同時也針對這些不足提出來相對的建議，希望可以對公證處檔案管理人員有所幫助，可以更好的為公證處提供完備的檔案。

關(guān)鍵詞：提高;公證處;檔案工作;管理水平

提高公證處檔案工作的管理水平，可以為公證處的檔案管理提供保障。而且公證處的檔案是非常重要的，因為公證處的檔案涉及非常多的方面，它的機密性也是非常高的，所以對檔案工作的管理一定要謹慎管理，這樣才可以確保檔案的安全。

我國現(xiàn)在大型的公司之所以可以做到家喻戶曉，那是因為整個公司的實力被大眾熟知，但是其中內(nèi)部的努力只有公司內(nèi)部的人員才知道。大型公司做大做強一定是有底蘊的，這些大型公司的歷史都會被記錄在檔案內(nèi)的，這樣進行檔案管理記錄，可以給后人提供經(jīng)驗，也可以根據(jù)前人留下的經(jīng)驗作為后人的警醒，可以少走很多彎路。由此可見，公證處檔案工作非常的重要。

一、公證處檔案管理的作用

我國現(xiàn)在大大小小的事務(wù)都需要進行公證并形成公證檔案，把已經(jīng)發(fā)生的大事都記錄下來然后作為日后的證據(jù)或者是憑證。公證處檔案記錄需要公證處的公證人和當(dāng)事人進行面對面的講述記錄并簽字確認，這樣才可以確保真實性，在我國法律中，公證處的公證書可以作為證據(jù)或者是證明，如利害關(guān)系人對公證書內(nèi)容有質(zhì)疑，可向公證處申請對公證案卷進行查閱。所以說公證處檔案管理非常的重要?，F(xiàn)在我國經(jīng)濟快速的發(fā)展，市場的需求也越來越大，涉及公證的領(lǐng)域很多。所以公證處檔案管理需要進一步的規(guī)范化，優(yōu)化公證處檔案管理的內(nèi)容，把公證處檔案管理存在的問題都提出來然后一一的進行解決。在我國法律中，公證處檔案管理也有很重要的地位，我國法律已經(jīng)確認了檔案記錄的合法性，所以在正常的法庭處理案件時也可以用得到。如果雙方的矛盾還沒有上升到需要上法庭，那么雙方私下解決時進行公證并建立檔案也可以起協(xié)調(diào)的作用[1]。

二、公證處檔案管理的問題

目前，我國經(jīng)濟發(fā)展越來越完善，在公證處檔案管理中也發(fā)現(xiàn)了很多的問題，這些問題都需要去解決，這樣才能確保公證處檔案管理的地位。

比如，在檔案管理中，檔案管理人員意識不夠?；蛘邫n案管理人員的責(zé)任感不強，所以在進行整理檔案時就會錯放亂放，甚至不能保證檔案管理的機密性，造成更多的損失。還有可能就是檔案管理人員濫用職權(quán)，私自查看機密文件然后泄露出去。這一系列的問題都需要得到有效的解決，提高公證處檔案管理水平，才可以鞏固其自身的地位。

三、公證處檔案管理的解決方法

（一）增強意識

首先，就要從源頭抓起，培養(yǎng)檔案管理人員的意識，讓他們意識到檔案管理工作的重要性，然后在對管理人員進行定期的培訓(xùn)，讓他們在潛意識中形成檔案管理重要性的意識，這樣長此以往的進行培訓(xùn)，就會讓管理人員提高自身的意識，然后把這種意識再告訴更多人，這樣一來就可以確保檔案管理的安全。

（二）提高素養(yǎng)

管理人員的意識建立起來之后，就是提高管理人員的自身素養(yǎng)。我國公證處檔案管理這一方面專業(yè)的人員并不是很多，但是一定要具備最基本的運用網(wǎng)絡(luò)的技能，可以對這些文檔進行更加高級的管理，而且還可以進行二次保存。其實二次保存是非常有必要的，為這些文檔的記錄進行再次管理。而且，身為公證處的檔案管理人員，自身素養(yǎng)是必不可少的，不可以為了什么人就忘記了自己的職責(zé)，也不可以為了利益就出賣公證處的機密檔案，身為管理人員，一定要有自己的原則和底線，這樣才可以勝任管理者這一職位[2]。

（三）改善環(huán)境

公證處檔案管理的環(huán)境總體來說其實還是可以的，定期的對檔案室進行打掃消毒，防治蟲子叮咬，保證檔案的完整，這里所說的是外部環(huán)境。對于管理人員，可以對他們實行獎罰制度，管理人員只要恪盡職守的在自己的崗位，或者為公證處檔案管理做貢獻，那么就可以對他進行獎勵。反之，如果為了利益或者是其他，導(dǎo)致公證處的檔案泄露，那么就要對他進行處罰，或者直接辭退，這是所說的內(nèi)部環(huán)境。

（四）提高服務(wù)

對于公證處檔案管理的使用，管理人員一定要服務(wù)周到，保證當(dāng)事人的滿意程度。而且管理人員還可以建立檔案管理系統(tǒng)，讓檔案管理在內(nèi)部系統(tǒng)中可以進行共享管理，提高內(nèi)部的服務(wù)效率。而且現(xiàn)在互聯(lián)網(wǎng)飛速發(fā)展的時代，日后電子文檔一定會和文字檔案一同使用，或者是因為電子檔案的便利取代了文字檔案的管理。所以現(xiàn)在一定要提高管理人員的服務(wù)態(tài)度，在進行檔案整理時也要細心耐心，為日后的檔案管理工作帶來便利。

（五）遵循制度

公證處檔案管理工作一定要制定完善的體系，然后根據(jù)這個體系公證處進行檔案管理工作。檔案管理有記錄就會有查閱使用。在檔案記錄的時候檔案管理人員要細心并且核實事項，保證檔案的真實性。在日后用到檔案時，就會在公證處對檔案進行查閱，查閱也需要制定制度，有借有還，而且還要制定歸還的時間。而且在借閱時，不同部門要出示不同部門的證件，確保公證處檔案管理的機密。

四、結(jié)束語

總的來說，公證處檔案管理對我國企業(yè)很重要，即使在這一方面還有很多問題所在。但是我相信公證處檔案管理這一方面的問題已經(jīng)被發(fā)現(xiàn)，下一步應(yīng)該做的就是解決問題，所以我相信我國公證處檔案管理工作水平一定會提高，從而促進我國經(jīng)濟穩(wěn)步發(fā)展。

參考文獻：

[1]劉媛媛.唐山華憶公證處建成“公證檔案數(shù)字化管理中心”[J].中國公證，2017 （112）：107-111.