大中專畢業(yè)生檔案管理的優(yōu)化措施

姜晨

摘 要：隨著我國(guó)教育水平的提升，大中專教育已普及，每年都在數(shù)量龐大的大中專畢業(yè)生，這也對(duì)這部分畢業(yè)生的檔案管理工作帶來(lái)了較大的挑戰(zhàn)。人才服務(wù)中心針對(duì)大中專畢業(yè)生檔案進(jìn)行管理，其實(shí)質(zhì)是為了能夠更好的服務(wù)于畢業(yè)生，為其就業(yè)提供重要的基礎(chǔ)條件。因此在實(shí)際檔案管理工作中，需要積極創(chuàng)新管理方法，不斷探索與大中專畢業(yè)生檔案相適應(yīng)的管理模式，從而提升檔案的管理水平，實(shí)現(xiàn)檔案信息的高效利用。文中針對(duì)大中專畢業(yè)生檔案管理工作中存在的問(wèn)題進(jìn)行了分析，并積極采取有效的措施加以解決，以此來(lái)促進(jìn)檔案管理工作水平的提升。

關(guān)鍵詞：大中專畢業(yè)生;檔案管理;問(wèn)題;優(yōu)化措施

隨著大中專畢業(yè)生數(shù)量的增多，其在沒(méi)有就業(yè)之前檔案通常會(huì)直接由戶籍所在地的人才服務(wù)部門(mén)接收和管理。這就要求人才服務(wù)部門(mén)需要對(duì)畢業(yè)生檔案的重要性有一個(gè)正確的認(rèn)識(shí)，并能夠在實(shí)踐檔案管理工作中與時(shí)俱進(jìn)，全面提升畢業(yè)生檔案管理工作效率和水平，使畢業(yè)生檔案管理更具規(guī)范性和系統(tǒng)性，充分的發(fā)揮出檔案的實(shí)際效用。

1 大中專畢業(yè)生檔案管理工作中存在的主要問(wèn)題

1.1 檔案管理人員整體素質(zhì)不高

由于大中專畢業(yè)生檔案管理工作十分繁瑣，這就要求檔案管理人員要具備較強(qiáng)的責(zé)任心，并在實(shí)際工作要具有較強(qiáng)的耐心和細(xì)心。近年來(lái)大中專畢業(yè)生數(shù)量呈現(xiàn)出不斷增加的態(tài)勢(shì)，這也使畢業(yè)生檔案數(shù)量十分龐大，因此人才服務(wù)部門(mén)需要提高對(duì)檔案管理工作的認(rèn)識(shí)。但在實(shí)際人才服務(wù)部門(mén)檔案管理工作中，由于具體工作較為枯燥乏味，再加之中分檔案管理人員覺(jué)得針以于畢業(yè)生檔案的管理只是進(jìn)行簡(jiǎn)單的轉(zhuǎn)遞、外調(diào)和查檔即可。這也導(dǎo)致檔案管理人員實(shí)際工作能力欠缺，特別是對(duì)信息技術(shù)水平不高，在實(shí)際工作中無(wú)法發(fā)揮出信息技術(shù)的優(yōu)勢(shì)，嚴(yán)重影響了檔案管理工作的質(zhì)量。

1.2 檔案的管理不規(guī)范

目前一些基層人才服務(wù)部門(mén)大中專畢業(yè)生檔案呈現(xiàn)出成倍的增長(zhǎng)，檔案數(shù)量的增加使數(shù)量有限的檔案管理人員工作量增加，再加之大中專畢業(yè)生流動(dòng)性較強(qiáng)，檔案在流動(dòng)過(guò)程中極易出現(xiàn)各種問(wèn)題。再加之基層人才服務(wù)部門(mén)檔案管理方式相對(duì)落后，一般還根據(jù)畢業(yè)時(shí)間和學(xué)校進(jìn)行編號(hào)分批對(duì)檔案進(jìn)行管理，信息化建設(shè)相對(duì)滯后，無(wú)法發(fā)揮出檔案信息化的作用，這對(duì)于檔案信息的利用帶來(lái)了較大的難度。

1.3 部分企業(yè)對(duì)畢業(yè)生檔案的重要性缺乏認(rèn)識(shí)

隨著就業(yè)體制改革的不斷深入，當(dāng)前畢業(yè)生就業(yè)存在較大的自由度，而且在民營(yíng)企業(yè)和私營(yíng)企業(yè)就業(yè)的畢業(yè)生較多，但這部分用人單位在實(shí)際用人過(guò)程中，對(duì)于畢業(yè)生的全面狀況不重視，多看重學(xué)歷和專業(yè)，這就導(dǎo)致畢業(yè)生檔案往往不被用人單位重視，招聘時(shí)沒(méi)有查閱檔案，而且在工作期間也沒(méi)有及時(shí)填充檔案內(nèi)容，因此導(dǎo)致檔案存在空檔期，這對(duì)檔案本人的發(fā)展必然會(huì)帶來(lái)較大的影響。

1.4 大部分畢業(yè)生對(duì)自己的檔案不夠關(guān)心

大部分畢業(yè)生往往只關(guān)心能否找到工作，對(duì)于檔案缺乏認(rèn)識(shí)。因此在找到工作后也不及時(shí)轉(zhuǎn)出檔案，使檔案長(zhǎng)期的在人才服務(wù)部門(mén)進(jìn)行存放，這對(duì)其后續(xù)工作中與切身相關(guān)的一些事宜帶來(lái)困擾。而且對(duì)自身檔案缺乏重視，必然也會(huì)對(duì)自身的職業(yè)發(fā)展帶來(lái)較大的制約。

2 大中專畢業(yè)生檔案管理的優(yōu)化措施

2.1 創(chuàng)新檔案管理理念，提高檔案管理人員素質(zhì)

為了能夠提高大中專畢業(yè)生檔案管理工作的水平，要求檔案管理人員要積極轉(zhuǎn)變思路，運(yùn)用現(xiàn)代化的管理理念，積極應(yīng)用先進(jìn)技術(shù)，全面提升檔案管理的現(xiàn)代化水平。在實(shí)踐工作中，人才服務(wù)部門(mén)需要強(qiáng)化與其他行業(yè)的交流和合作，以此來(lái)學(xué)習(xí)先進(jìn)的理念和成功的經(jīng)驗(yàn)。并重視對(duì)檔案管理人員的培訓(xùn)，全面提升檔案管理人員的專業(yè)技能，使其能夠掌握信息化技術(shù)，積極推進(jìn)大中專畢業(yè)生檔案管理的信息化建設(shè)，并樹(shù)立良好的服務(wù)意識(shí)，為大中專畢業(yè)生和企事業(yè)單位提供高效、優(yōu)質(zhì)的檔案信息服務(wù)。

2.2 完善檔案管理機(jī)制，規(guī)范檔案管理工作

在當(dāng)前信息化時(shí)代背景下，人才服務(wù)中心在針對(duì)大中專畢業(yè)生檔案進(jìn)行管理工作中，需要重視先進(jìn)技術(shù)手段的運(yùn)用，加快推動(dòng)檔案信息化建設(shè)進(jìn)程。并積極建立健全大中專畢業(yè)生檔案管理制度，確保制度的落實(shí)，并在具體執(zhí)行過(guò)程中不斷對(duì)制度進(jìn)行優(yōu)化，使其能夠?yàn)闄n案管理工作提供重要的指導(dǎo)。在針對(duì)畢業(yè)生檔案管理工作中，檔案管理人員不僅要及時(shí)刪除一些沒(méi)有價(jià)值的信息，同時(shí)還要做好個(gè)人信息數(shù)據(jù)更新工作。對(duì)于檔案管理工作而言，其具有較強(qiáng)的繁瑣性和系統(tǒng)性，具體需要針對(duì)檔案管理工作各個(gè)環(huán)節(jié)強(qiáng)化制度建設(shè)，以此來(lái)實(shí)現(xiàn)對(duì)畢業(yè)生檔案的規(guī)范化管理，加快推進(jìn)畢業(yè)生檔案的開(kāi)發(fā)利用。

2.3 加強(qiáng)檔案信息化建設(shè)，拓寬檔案利用空間

一直以來(lái)大中專畢業(yè)生檔案管理工作相對(duì)滯后，近年來(lái)部分基層人才服務(wù)中心開(kāi)始加快了信息化建設(shè)的進(jìn)程，以此來(lái)提升檔案管理的現(xiàn)代化水平。具體可以通過(guò)建立人才信息管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)對(duì)畢業(yè)生檔案的統(tǒng)一管理，并與相關(guān)信息管理系統(tǒng)進(jìn)行有效對(duì)接，實(shí)現(xiàn)檔案信息的高效利用。在具體人才信息管理系統(tǒng)建立過(guò)程中，宜采用統(tǒng)一的信息訪問(wèn)端口，并制定具體的權(quán)限管理機(jī)制，強(qiáng)化檔案信息的保密性和安全性。特別是要嚴(yán)格識(shí)別用戶身份，在保證檔案查詢效率的基礎(chǔ)上，還要對(duì)查詢記錄進(jìn)行保留。通過(guò)人才信息管理系統(tǒng)，人事部門(mén)也能夠?qū)Υ笾袑．厴I(yè)生的人才流動(dòng)和就業(yè)情況進(jìn)行了解，為人事政策調(diào)整提供重要的依據(jù)。對(duì)于當(dāng)前基層人才服務(wù)中心檔案管理部門(mén)，需要認(rèn)識(shí)到大中專畢業(yè)生檔案管理工作的重要性，并將其納入人才信息管理系統(tǒng)中來(lái)，并積極為當(dāng)?shù)厝肆Y源提供信息服務(wù)，全面提升畢業(yè)生檔案的自動(dòng)化管理，加快推動(dòng)檔案信息的開(kāi)發(fā)利用。對(duì)于用人的企事業(yè)單位，通過(guò)具體的網(wǎng)站即能夠根據(jù)自身需求來(lái)選擇適宜的畢業(yè)生，畢業(yè)生也能夠通過(guò)人才服務(wù)中心的網(wǎng)站來(lái)選擇適宜的用人單位，這對(duì)于大中專畢業(yè)生檔案的利用提供了更廣闊的空間。

2.4 加強(qiáng)輿論宣化，強(qiáng)化對(duì)檔案的重視

針對(duì)當(dāng)前用人單位和大中專畢業(yè)生對(duì)檔案不重視的情況，人才服務(wù)中心宜借助于各種信息平臺(tái)來(lái)加大對(duì)畢業(yè)生檔案的宣傳，使畢業(yè)生意識(shí)到檔案對(duì)自身發(fā)展的重要性，提升對(duì)檔案的重視，盡可能的減少棄檔現(xiàn)象的發(fā)生，從而更好的發(fā)揮出檔案在畢業(yè)生職業(yè)生涯中的重要作用。

3 結(jié)束語(yǔ)

大中專畢業(yè)生檔案管理工作十分繁瑣，但檔案與每一個(gè)畢業(yè)生的就業(yè)息息相關(guān)。因此人才服務(wù)中心需要意識(shí)到檔案的重要性，并將其作為重要的工作內(nèi)容，在實(shí)際工作中不斷對(duì)檔案管理模式進(jìn)行創(chuàng)新，全面提升畢業(yè)生檔案管理的現(xiàn)代化水平，加快推進(jìn)檔案信息資源的開(kāi)發(fā)利用，更好的發(fā)揮出畢業(yè)生檔案的實(shí)際效能，使檔案能夠服務(wù)于畢業(yè)生的就業(yè)和發(fā)展。

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