城市建設(shè)檔案利用工作芻議

樂(lè)騁

摘 要：城市建設(shè)是城市生存和發(fā)展的必要條件，也是國(guó)民經(jīng)濟(jì)和社會(huì)發(fā)展的一個(gè)重要組成部分。作為城市建設(shè)真實(shí)記錄和反映的城市建設(shè)檔案，在建設(shè)現(xiàn)代化城市中的地位和作用不言而喻。在文中，主要就針對(duì)城市建設(shè)檔案利用工作進(jìn)行分析，為城市建設(shè)檔案利用提供借鑒。

關(guān)鍵詞：城市建設(shè)檔案;檔案利用;檔案

作為城市建設(shè)檔案保管、利用中心的城建檔案館也被越來(lái)越多的人認(rèn)知和熟悉。筆者所在的上海市城建檔案館是目前我國(guó)最大的城市建設(shè)專(zhuān)業(yè)檔案館之一，保存著4萬(wàn)多卷上?！肮泊纸纭暗某墙n案，還有140萬(wàn)余卷新中國(guó)成立后陸續(xù)接收的城建檔案，為人們深入研究上海城市發(fā)展歷史奠定厚實(shí)的基礎(chǔ)，也為科學(xué)地保護(hù)、更好地利用城市文化遺產(chǎn)提供可靠依據(jù)。如上海蘇州河上的河南路橋，城建檔案館保存了自當(dāng)年建橋伊始到一百多年來(lái)歷次修繕的檔案，其中圖紙就有數(shù)百?gòu)?。這些材料成為河南路橋改擴(kuò)建的重要依據(jù)和憑證。近年來(lái)，城建檔案館先后為外灘改造工程、延安東路隧道工程、南京路步行街工程、地鐵項(xiàng)目工程、蘇州河景觀規(guī)劃、世博園區(qū)規(guī)劃與設(shè)計(jì)等項(xiàng)目提供了翔實(shí)的檔案材料，也為不計(jì)其數(shù)單位和個(gè)人的產(chǎn)權(quán)查證，編史修志、房屋修建等提供查檔服務(wù)。特別是近二十年來(lái)上海城市建設(shè)飛速發(fā)展，城建檔案在工程建設(shè)資金、建設(shè)周期、安全生產(chǎn)及質(zhì)量控制等方面不可替代的作用，得到社會(huì)各方面的充分認(rèn)可。

1 城建檔案利用工作的特點(diǎn)

城建檔案產(chǎn)生于城市規(guī)劃、建設(shè)和管理工作中，與城市的生產(chǎn)、建設(shè)、交通和人民生活關(guān)系密切。城建檔案工作的根本目的是提供城建檔案為城市建設(shè)、管理及發(fā)展服務(wù)。為了實(shí)現(xiàn)這一目的，必須完成一系則的工作，其中直接傳遞檔案信息，為各項(xiàng)工作服務(wù)的就是城建檔案利用工作。城建檔案利用工作是按一定的原則和要求，通過(guò)各種有效的方式、方法，提供和開(kāi)發(fā)城建檔案信息資源，實(shí)現(xiàn)檔案價(jià)值的一項(xiàng)重要工作。城建檔案利用體現(xiàn)了城建檔案工作的根本目的，是城建檔案為社會(huì)服務(wù)最直接的手段是能不能有效發(fā)揮城建檔案的經(jīng)濟(jì)和社會(huì)效益，為城市經(jīng)濟(jì)和建設(shè)服務(wù)的關(guān)鍵。城建檔案利用工作屬于技術(shù)性服務(wù)工作，通過(guò)提供專(zhuān)業(yè)信息，為城市各項(xiàng)建設(shè)工作服務(wù)，提供城市建設(shè)的各項(xiàng)數(shù)據(jù)，為城市的生產(chǎn)生活服務(wù)，保障城市的功能發(fā)揮和正常運(yùn)行。城建檔案不同于普通的文書(shū)、會(huì)計(jì)等檔案，有其自身的特殊性，要做好城建檔案利用工作，必須根據(jù)其特點(diǎn)，采取有針對(duì)性的各種措施，達(dá)到方便利用服務(wù)社會(huì)的目的。

城市建設(shè)諸多特點(diǎn)集中反映在城建檔案中的主要有：綜合性、專(zhuān)業(yè)性、成套性、動(dòng)態(tài)性、準(zhǔn)確性、區(qū)域性等等，其中對(duì)提供利用工作影響最大的是動(dòng)態(tài)性和準(zhǔn)確性。動(dòng)態(tài)性是指城建檔案記載的信息是隨城市變遷而變化的，反映了城市建設(shè)改造和發(fā)展新陳代謝的全過(guò)程。準(zhǔn)確性是指檔案如實(shí)反映真實(shí)面貌和客觀事實(shí)，真實(shí)記錄了城市發(fā)展歷史瞬間的狀況。準(zhǔn)確性是動(dòng)態(tài)性的客觀保證，動(dòng)態(tài)性給準(zhǔn)確性以新的含義，兩者互有聯(lián)系、相輔相成，把準(zhǔn)確性和動(dòng)態(tài)性有機(jī)結(jié)合起來(lái)形成決定城建檔案保存價(jià)值基礎(chǔ)的主要因素。

2 做好城建檔案利用工作的對(duì)策

2.1 加強(qiáng)動(dòng)態(tài)管理

城市是在不斷發(fā)展和變化之中，既要建設(shè)新區(qū)又要改造舊城，還有日常維修和保障城市正常秩序的各項(xiàng)管理措施，城建檔案與文書(shū)、會(huì)計(jì)等門(mén)類(lèi)檔案最大的區(qū)別就是動(dòng)態(tài)性。城市建設(shè)檔案，必須與現(xiàn)狀保持一致，當(dāng)建筑物，構(gòu)筑物地下管線進(jìn)行改建、擴(kuò)建維修后，必須進(jìn)行補(bǔ)測(cè)補(bǔ)充，對(duì)原有的竣工圖與現(xiàn)狀不符合的地方進(jìn)行修正，保待信息的真實(shí)性和準(zhǔn)確性。做好城建檔案工作必須加強(qiáng)檔案的動(dòng)態(tài)管理，根據(jù)動(dòng)態(tài)信息，定期進(jìn)行相關(guān)的鑒定、核對(duì)和更正工作，保證城建檔案信息的準(zhǔn)確以及動(dòng)態(tài)的延續(xù)。

2.2 夯實(shí)基礎(chǔ)業(yè)務(wù)

做好城建檔案利用工作，有賴(lài)于城建檔案各項(xiàng)基礎(chǔ)業(yè)務(wù)工作的健全完善，而城建檔案提供利用的過(guò)程，又是對(duì)城建檔案基礎(chǔ)業(yè)務(wù)工作的客觀檢驗(yàn)，有利于揚(yáng)長(zhǎng)避短。城建檔案收集是否齊全、完整，整理、編目是否規(guī)范，鑒定、保管是否科學(xué)，往往通過(guò)利用工作就能反映出來(lái)，利用工作常常成為判斷城建檔案業(yè)務(wù)工作優(yōu)劣尺度和展現(xiàn)城建檔案管理水平的窗口，成為推動(dòng)各項(xiàng)基礎(chǔ)業(yè)務(wù)建設(shè)的動(dòng)力。因此，要以利用工作為導(dǎo)向，通過(guò)檔案利用，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，彌補(bǔ)薄弱環(huán)節(jié)，進(jìn)一步提高完善，不斷夯實(shí)城建檔案管理的各項(xiàng)基礎(chǔ)業(yè)務(wù)工作，形成收集、整理、保管、利用的良性循環(huán)。

2.3 提高人員素質(zhì)

城建檔案涉及領(lǐng)域廣泛，其內(nèi)容的專(zhuān)業(yè)性和多樣性要求城建檔案管理者必須具備多方面的知識(shí)，既要有城市建設(shè)方面的知識(shí)，又要有檔案管理方面的知識(shí)，還要熟練掌握現(xiàn)代化管理手段和技能，具備較強(qiáng)的溝通協(xié)調(diào)能力。城建檔案人員必須熱愛(ài)自己所從事的工作，增強(qiáng)服務(wù)意識(shí)，樹(shù)立“對(duì)歷史負(fù)責(zé)，為現(xiàn)實(shí)服務(wù)，替未來(lái)著想”的責(zé)任心，全盤(pán)掌握館藏城建檔案的內(nèi)容，熟悉家底才能做好城建檔案提供利用的各項(xiàng)工作。必須重視城建檔案工作人員隊(duì)伍建設(shè)，引導(dǎo)檔案人員愛(ài)崗敬業(yè)，鼓勵(lì)檔案人員加強(qiáng)學(xué)習(xí)，注重自身素質(zhì)和能力的提高，創(chuàng)造條件不斷拓寬檔案人員的思路和視野，完善專(zhuān)業(yè)結(jié)構(gòu)和知識(shí)結(jié)構(gòu)，適應(yīng)城市建設(shè)和檔案事業(yè)發(fā)展的步伐。

2.4 實(shí)施現(xiàn)代化管理

做好城建檔案利用工作的根本出路在于現(xiàn)代化管理，現(xiàn)代信息技術(shù)為提高管理工作的效率和質(zhì)量提供了便利條件，應(yīng)當(dāng)廣泛采用現(xiàn)代化手段管理城建檔案信息資源，提高城建檔案的開(kāi)發(fā)利用水平。首先要建立科學(xué)的計(jì)算機(jī)檢索系統(tǒng)，提高城建檔案查閱的速度和查全率、查準(zhǔn)率。在此基礎(chǔ)上，根據(jù)檔案利用需求逐步推行館藏檔案的數(shù)字化，采取增量電于化、存量數(shù)字化，齊頭并進(jìn)的措施，建立完善的城建檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，包括基礎(chǔ)地理信息數(shù)據(jù)庫(kù)、地下綜合管線數(shù)據(jù)庫(kù)、規(guī)劃審批成果數(shù)據(jù)庫(kù)、重要竣工項(xiàng)目檔案數(shù)據(jù)庫(kù)、城市規(guī)劃方案數(shù)據(jù)庫(kù)、聲像資料數(shù)據(jù)庫(kù)等種專(zhuān)業(yè)數(shù)據(jù)庫(kù)，真實(shí)反映城市地上建筑、地下管線、地下設(shè)施及相關(guān)信息的分布待扯，同時(shí)便于各種信息數(shù)據(jù)的管理、查詢(xún)檢索和數(shù)據(jù)的進(jìn)一步提取、加工以及信息的輸出，在方便利用的同時(shí)有效保護(hù)了珍貴的檔案原件。在具備一定條件后， 還可以在互聯(lián)網(wǎng)上建立城建檔案查閱利用平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)遠(yuǎn)程網(wǎng)上查閱，使城建檔案提供利用更加便捷高效。

2.5 加快檔案資源開(kāi)發(fā)

開(kāi)發(fā)檔案信息資源是變被動(dòng)服務(wù)為主動(dòng)服務(wù)，實(shí)現(xiàn)檔案價(jià)值的重要途徑，也是檔案利用工作向縱深發(fā)展的標(biāo)志。 隨著城建檔案利用工作的開(kāi)展，資源開(kāi)發(fā)工作呈現(xiàn)多元化趨勢(shì)，緊密結(jié)合城市建設(shè)活動(dòng)的實(shí)際和社會(huì)利用城建檔案信息的需要，把分散的、不系統(tǒng)的城建檔案信息，通過(guò)信息加工，編撰成相對(duì)集中、系統(tǒng)的編研材料，是信息資源開(kāi)發(fā)的主攻方向。利用城建聲像檔案的優(yōu)勢(shì)，開(kāi)展電視專(zhuān)題片制作，承辦展覽、編撰畫(huà)冊(cè)，建立愛(ài)國(guó)主文教育基地等都是發(fā)掘城建檔案潛在價(jià)值，提升城建檔案利用水平的好思路。進(jìn)人信息時(shí)代，做好城建檔案利用工作的天地很寬廣，有待我們不斷去創(chuàng)新和探索，開(kāi)拓服務(wù)領(lǐng)域，進(jìn)一步加快城建檔案資源開(kāi)發(fā)的步伐，開(kāi)發(fā)出各種有效的、更適合利用需求的信息資源，更好地發(fā)揮城建檔案的作用，服務(wù)社會(huì)各方。

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