淺談基層事業(yè)單位檔案管理現(xiàn)代化實(shí)現(xiàn)路徑

摘 要：對于任何一個(gè)事業(yè)單位而言，要想實(shí)現(xiàn)長遠(yuǎn)的發(fā)展都離不開檔案管理工作的實(shí)施。目前，我國大部分事業(yè)單位在檔案管理方面，都充分的意識(shí)到現(xiàn)代化檔案管理的實(shí)際作用和優(yōu)勢，都開始通過現(xiàn)代化管理手段去開展檔案管理工作，在減輕人員工作負(fù)擔(dān)的基礎(chǔ)上，也提升了檔案管理效率和利用率。但隨著現(xiàn)代化檔案管理工作的規(guī)范化和流程化，在檔案管理中，存在著很多的缺陷和不足，如缺乏健全的現(xiàn)代化管理制度、檔案利用率低等。嚴(yán)重阻礙了檔案事業(yè)的發(fā)展。本文根據(jù)事業(yè)單位檔案現(xiàn)代化管理的重要意義，闡述了基層事業(yè)單位檔案管理存在的缺陷問題，并提出了基層事業(yè)單位現(xiàn)代化檔案管理的實(shí)現(xiàn)的有效策略。

關(guān)鍵詞：基層事業(yè)單位;現(xiàn)代化檔案管理;實(shí)現(xiàn)路徑

基層事業(yè)單位的發(fā)展對國民經(jīng)濟(jì)的發(fā)展起著重要的作用。在基層事業(yè)單位開展工作中時(shí)，會(huì)產(chǎn)生大量的各種形式的檔案，如果對檔案管理工作不引起重視，將會(huì)帶來各種不良的影響和問題。目前，原有的檔案管理手段已經(jīng)無法滿足現(xiàn)代化檔案資料管理需求。因此，新時(shí)期背景下，我們應(yīng)該不斷更新檔案管理手段和理念，逐漸建立相應(yīng)的現(xiàn)代化檔案管理制度，將制度落實(shí)到實(shí)際的檔案管理工作中去，不斷提升我國事業(yè)單位現(xiàn)代化檔案管理水平和能力，發(fā)揮出檔案管理的實(shí)際價(jià)值和作用，促使事業(yè)單位成為社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展的核心力量。

1 事業(yè)單位檔案現(xiàn)代化管理的重要意義

現(xiàn)目前，社會(huì)各界都希望基層事業(yè)單位能夠重視檔案管理工作，將自己的檔案信息保護(hù)完善，做好檔案管理工作，將公職人員所在單位的成就以及單位發(fā)展情況都記錄好。為了更好的提升檔案管理效率和質(zhì)量，需要加快檔案管理工作的現(xiàn)代化改革步伐，推動(dòng)檔案事業(yè)的發(fā)展，這樣能減輕單位人力資源管理的工作壓力和負(fù)擔(dān)，還能幫助基層單位獲取一定的經(jīng)濟(jì)效益。其次，實(shí)施檔案現(xiàn)代化管理第一步我們可以利用信息技術(shù)去保證信息的完整性。實(shí)施檔案管理，最大的問題則是怎樣才能將所有的信息完整清晰的記錄下來[1]。因此，我們可以通過統(tǒng)一的信息管理平臺(tái)去將所有人員的檔案信息輸入平臺(tái)，隨時(shí)更新管理數(shù)據(jù)，這樣就可以提升檔案管理的實(shí)效性，也能讓所有管理員能夠及時(shí)獲取最新的信息，確保了信息的可靠性。

2 目前基層事業(yè)單位檔案現(xiàn)代化管理存在的缺陷問題

2.1 缺乏健全的檔案管理制度

現(xiàn)如今，基層事業(yè)單位現(xiàn)代化檔案管理存在最顯著的不足則是檔案管理工作體系制作不完善、不統(tǒng)一，檔案管理方法自由隨意，需要浪費(fèi)大量的時(shí)間去獲取自己所需檔案，這樣不僅浪費(fèi)了大量的時(shí)間和精力，還會(huì)損失自身的利益。另一方面，檔案管理無論是在查閱還是保管方面，都缺乏相對應(yīng)的管理制度，進(jìn)而直接降低了檔案資料的實(shí)際利用率和價(jià)值，也對事業(yè)單位的長遠(yuǎn)發(fā)展帶來了不利的影響。另外，部分單位雖然建立了相關(guān)的現(xiàn)代化檔案管理體系和制度，但是在實(shí)際管理中，具體執(zhí)行力度卻不夠，直接顯現(xiàn)出制度的健全太注重表面形式化，也沒有發(fā)揮出管理制度的實(shí)際效能[2]。

2.2 人才隊(duì)伍建設(shè)不完善，檔案利用率偏低

在基層事業(yè)單位檔案管理過程中，由于檔案管理屬于基層工作范疇，無論是福利還是待遇方面，都不是很理想，導(dǎo)致很多專業(yè)的檔案管理人員對工作缺乏足夠的工作熱情，喪失了大量的專業(yè)管理人員，也讓事業(yè)單位在管理理念和方式方面難以形成統(tǒng)一的發(fā)展?fàn)顟B(tài)。再加上大部分事業(yè)單位的檔案管理人員本身的待遇和付出比例嚴(yán)重失調(diào)，讓他們在實(shí)際工作中都抱著不是很認(rèn)真嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓ぷ鲬B(tài)度，這也是現(xiàn)代化檔案管理團(tuán)隊(duì)不完善的主要因素之一。其次，基層事業(yè)單位檔案在社會(huì)經(jīng)濟(jì)的建設(shè)中沒有發(fā)揮出實(shí)際的價(jià)值，大量有效的社會(huì)信息都埋沒在檔案中，單位也沒有及時(shí)對檔案信息進(jìn)行開發(fā)利用，進(jìn)而直接降低了檔案信息利用率。

2.3 檔案管理方式單一

采用下現(xiàn)代化檔案管理方式和手段，可以讓檔案內(nèi)容在保存中更加的完整和統(tǒng)一，避免檔案資料發(fā)生丟失和遺漏的問題，也不需要人工進(jìn)行檔案分類和排列，這樣可以避免外部因素的干擾，達(dá)到高效的檔案管理目的。然而，目前部分事業(yè)單位在現(xiàn)代化檔案管理中，無論是方式還是信息機(jī)制都過于單一，沒有合理的利用現(xiàn)代化技術(shù)對現(xiàn)有的檔案資料進(jìn)行分類和整理，這樣不僅降低了檔案管理質(zhì)量，也讓很多重要的信息和資料面臨著破壞和丟失的風(fēng)險(xiǎn)問題。隨著信息技術(shù)的高速發(fā)展，現(xiàn)代計(jì)算機(jī)輔助技術(shù)融入到事業(yè)單位檔案管理工作中去，直接彌補(bǔ)了傳統(tǒng)檔案管理方式的缺陷和不足，在計(jì)算機(jī)系統(tǒng)的輔助下，檔案工作顯得更加的有效率。但部分基層單位由于現(xiàn)代化檔案管理水平不足的問題，沒有及時(shí)完善和更新數(shù)據(jù)管理平臺(tái)，造成信息技術(shù)在檔案管理中沒有發(fā)揮出實(shí)際的作用[3]。

3 基層事業(yè)單位現(xiàn)代化檔案管理的實(shí)現(xiàn)的有效策略

3.1 更新檔案管理理念

為了能夠促使事業(yè)單位檔案管理盡快實(shí)施現(xiàn)代化管理模式，提升管理效率和質(zhì)量。首先應(yīng)該根據(jù)事業(yè)單位的實(shí)際情況，提出科學(xué)合理的檔案管理工作發(fā)展計(jì)劃。一方面，需要明確檔案管理短期或長期工作流程和計(jì)劃，在全面了解現(xiàn)代化檔案管理重要性的基礎(chǔ)上，提出符合實(shí)際需求的發(fā)展規(guī)劃。最后，圍繞單位實(shí)際需求，結(jié)合法律法規(guī)和國內(nèi)外現(xiàn)狀，完善相應(yīng)的檔案管理制度，并在實(shí)際檔案管理中將相關(guān)制度落實(shí)到位。

3.2 運(yùn)用現(xiàn)代信息技術(shù)，構(gòu)建檔案信息化管理平臺(tái)

首先，為了讓事業(yè)單位檔案管理工作符合現(xiàn)代化要求，應(yīng)該建立完善的檔案信息化管理平臺(tái)。只有具備完善的系統(tǒng)和平臺(tái)，管理起資料和信息就會(huì)輕松許多。最為重要的是，現(xiàn)代化標(biāo)志的核心則是通過信息化管理的方式實(shí)施數(shù)據(jù)的處理。其次，最初，我們可以先對目前存在的檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行研究，借鑒和學(xué)習(xí)他們的優(yōu)勢，避免弊端問題，去建立起一個(gè)符合單位發(fā)展和建設(shè)的信息檔案管理平臺(tái)，為檔案現(xiàn)代化管理工作的開展提供基礎(chǔ)保障。

3.3 加強(qiáng)檔案管理人才的培養(yǎng)

對于基層事業(yè)單位而言，檔案管理理念和方式的革新，最為關(guān)鍵的是有賴于檔案管理人才的培養(yǎng)以及他們綜合素養(yǎng)的提升。在當(dāng)下，事業(yè)單位只有不斷提升檔案管理的安全性和可靠性，才能在競爭激烈的市場環(huán)境中脫穎而出，占據(jù)自身的一席之地。同時(shí)，不斷培養(yǎng)專業(yè)技能和素質(zhì)過硬的綜合應(yīng)用型人才，這樣才能促進(jìn)單位現(xiàn)代化管理工作的順利開展。此外，更為重要的是鼓勵(lì)并引導(dǎo)在職的檔案管理人員加強(qiáng)學(xué)習(xí)，不斷充實(shí)自己，與時(shí)俱進(jìn)，接收和學(xué)習(xí)更多新的現(xiàn)代化檔案管理技術(shù)和經(jīng)驗(yàn)。最終，對檔案管理團(tuán)隊(duì)定期進(jìn)行培訓(xùn)和教育，進(jìn)而為事業(yè)單位的長遠(yuǎn)發(fā)展培養(yǎng)出一批適應(yīng)新時(shí)期檔案工作需求的綜合型人才[4]。

4 結(jié)束語

時(shí)代在發(fā)展，社會(huì)在進(jìn)步。對于基層事業(yè)單位而言，要想快速的提升現(xiàn)代化檔案管理效率和質(zhì)量，就應(yīng)該不斷引進(jìn)現(xiàn)代化管理理念和模式，運(yùn)用當(dāng)下最新的信息技術(shù)去保證檔案管理的完整性和可靠性，進(jìn)而為檔案管理工作的順利開展奠定基礎(chǔ)保障。同時(shí)，不斷引進(jìn)現(xiàn)代化管理設(shè)備和人才，將所有的制度落實(shí)到實(shí)際檔案管理工作當(dāng)中來，免費(fèi)向公眾開放檔案信息，這樣才能全面發(fā)揮出基層事業(yè)單位檔案的實(shí)際價(jià)值和作用，在減輕人工檔案管理工作壓力和負(fù)擔(dān)前提下，為檔案事業(yè)的可持續(xù)性發(fā)展打下堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。

參考文獻(xiàn)

[1]張曉波.基層事業(yè)單位檔案管理現(xiàn)代化實(shí)現(xiàn)路徑[J].才智，2018

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[2]王巖.論基層事業(yè)單位檔案管理現(xiàn)代化實(shí)現(xiàn)路徑[J].現(xiàn)代商貿(mào)工業(yè)，2018，39（17）：70-71.

[3]盧燁.談基層事業(yè)單位實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化的有效途徑[J].才智，2018（07）：215.

[4]張克非.基層事業(yè)單位檔案管理現(xiàn)代化實(shí)現(xiàn)路徑[J].理論觀察，2014（05）：125-126.

作者簡介

童順琴（1979-），女，漢族，云南綏江人，館員，本科，研究方向：檔案管理。