信息化背景下提升檔案管理水平的策略

鄒舜賢?朱芹慧?李昂

摘 要：信息化背景下，檔案管理部門可以采取網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、信息技術(shù)等，穩(wěn)步推動(dòng)檔案管理活動(dòng)的開展。它有利于促進(jìn)檔案管理的資源共享與數(shù)字化，從整體上強(qiáng)化檔案管理能力。然而信息化技術(shù)運(yùn)用于檔案管理中的問題也比較突出，應(yīng)該充分分析其中的影響因素，發(fā)現(xiàn)和實(shí)施科學(xué)合理的應(yīng)對(duì)措施和解決策略，穩(wěn)步促進(jìn)檔案管理活動(dòng)的持續(xù)革新和穩(wěn)步發(fā)展，增強(qiáng)檔案管理能力，強(qiáng)化檔案管理活動(dòng)的規(guī)范化、統(tǒng)一化和標(biāo)準(zhǔn)化。

關(guān)鍵詞：信息化;檔案管理;提升策略

信息化及下，科學(xué)技術(shù)在持續(xù)完善和穩(wěn)步向前發(fā)展，為國(guó)內(nèi)檔案管理工作創(chuàng)造了難得的改革契機(jī)，信息化科技能夠被高效率地運(yùn)用在檔案管理活動(dòng)中，它有利于提升檔案管理的信息化、科技化、科學(xué)化水平，降低人工操作失誤的概率，可以穩(wěn)步增強(qiáng)相關(guān)單位的檔案管理能力，提高檔案管理活動(dòng)的工作效率。它也可以促進(jìn)企業(yè)的可持續(xù)發(fā)展與不斷進(jìn)步，在更大范圍內(nèi)實(shí)現(xiàn)技術(shù)、信息資源的共享、傳播和使用，為科研人員提供必不可少的科研資料和技術(shù)性數(shù)據(jù)，穩(wěn)步促進(jìn)科研工作的正常進(jìn)行。它可以順應(yīng)互聯(lián)網(wǎng)+、大數(shù)據(jù)、云計(jì)算、數(shù)據(jù)庫等科技領(lǐng)域的不斷發(fā)展，為用戶提供更全面、更詳細(xì)、更有力的檔案服務(wù)，挖掘歷史檔案的當(dāng)代價(jià)值，持續(xù)增加國(guó)內(nèi)文化建設(shè)、拓展文化影響力和軟實(shí)力。

1 信息化技術(shù)運(yùn)用于檔案管理的主要問題

首先，檔案管理員缺乏較高的專業(yè)水平，沒有構(gòu)建專業(yè)化的檔案管理隊(duì)伍。當(dāng)前檔案管理信息化背景下，負(fù)責(zé)檔案管理的相關(guān)人員必須熟練使用網(wǎng)絡(luò)管理、多媒體、人工智能、信息技術(shù)、大數(shù)據(jù)、數(shù)據(jù)庫、計(jì)算機(jī)技術(shù)等。信息化背景下，檔案管理更需要經(jīng)驗(yàn)豐富的專業(yè)化檔案人才、高素質(zhì)的計(jì)算機(jī)專業(yè)人才。然而國(guó)內(nèi)檔案管理與的整體現(xiàn)狀是，缺乏高素質(zhì)的復(fù)合型人才，他們不具備較強(qiáng)的檔案管理或者較高的信息化技術(shù);管理人員缺乏高水平的專業(yè)能力與深厚的專業(yè)素養(yǎng)，沒有深入地把握檔案專業(yè)知識(shí);管理經(jīng)驗(yàn)不夠豐富，運(yùn)用計(jì)算機(jī)技術(shù)的能力不夠強(qiáng)，檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)的水平比較低。如此以來，信息化檔案管理能力確實(shí)不高。當(dāng)前國(guó)內(nèi)檔案管理的不少人員缺乏較強(qiáng)的檔案管理意識(shí)，信息化檔案管理發(fā)生了這樣那樣的違規(guī)違法現(xiàn)象。

其次，檔案管理受到嚴(yán)重的網(wǎng)絡(luò)安全威脅。眾所周知，檔案管理領(lǐng)域中信息化技術(shù)的作用和功能至關(guān)重要，它能夠增強(qiáng)檔案管理的實(shí)效性，又可以提升檔案管理能力。充分地使用先進(jìn)的信息化技術(shù)，提升檔案管理水平，共享檔案信息和資源。然而如今網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、信息化科技被運(yùn)用于檔案管理系統(tǒng)的過程中，存在著網(wǎng)絡(luò)病毒、安全漏洞、被黑客攻擊等各種網(wǎng)絡(luò)安全風(fēng)險(xiǎn)。不少不法分子借助網(wǎng)絡(luò)漏洞盜取各種類型的科技信息數(shù)據(jù)，在較大程度上影響了檔案管理的安全性和可靠性，導(dǎo)致信息化科技無法正常地運(yùn)用檔案管理活動(dòng)中。

2 信息化背景下提升檔案管理水平的策略

首先，強(qiáng)化信息化安全管理能力，增強(qiáng)管理人員專業(yè)技能。如今全社會(huì)的科技化、信息化水平穩(wěn)步提升，信息化建設(shè)變成了整個(gè)社會(huì)的全新發(fā)展趨勢(shì)。檔案管理人員要樹立強(qiáng)烈的信息化管理意識(shí)，以信息化檔案管理手段取代過去的管理檔案模式。在這種情況下，要切實(shí)順應(yīng)信息化時(shí)代的形勢(shì)和需求，打造規(guī)范化、統(tǒng)一化、信息化、系統(tǒng)化的檔案管理模式。它能夠有效地強(qiáng)化檔案資料和信息管理的保密性和安全性，又能夠增強(qiáng)檔案管理的效率與水平。而且，信息化技術(shù)的運(yùn)用具有顯著的優(yōu)勢(shì)，它可以節(jié)省相當(dāng)多的人力物力財(cái)力，一步到位地對(duì)檔案進(jìn)行從分類到立卷的所有操作。

其次，檔案管理員應(yīng)該強(qiáng)化檔案管理信息化理念，不斷地掌握更多的應(yīng)用技術(shù)，積極地追趕時(shí)代快速前進(jìn)的腳步。檔案管理工作具有很強(qiáng)的時(shí)代性，為了真正提升檔案管理能力，要切實(shí)增強(qiáng)專業(yè)能力和水平，持續(xù)地習(xí)得新的檔案管理技術(shù)知識(shí)，為檔案管理活動(dòng)奠定可靠的基礎(chǔ)。以增強(qiáng)管理人員的業(yè)務(wù)技能、專業(yè)素養(yǎng)為抓手，扎實(shí)地開展檔案管理工作，通過培訓(xùn)與教育活動(dòng)，強(qiáng)化檔案管理人員的法律法規(guī)意識(shí)，強(qiáng)化他們的信息化安全管理理念，并落實(shí)在管理活動(dòng)中，切實(shí)提升檔案信息化管理水平。

再次，加強(qiáng)檔案信息化標(biāo)準(zhǔn)建設(shè)。檔案管理活動(dòng)中，應(yīng)該立足于檔案信息化標(biāo)準(zhǔn)建設(shè)。強(qiáng)化信息化標(biāo)準(zhǔn)建設(shè)具有重要意義，它可以保障和統(tǒng)一所有的檔案管理信息化水平和能力，反過來會(huì)促進(jìn)信息化科技的發(fā)展，在解決檔案信息化管理問題的過程中穩(wěn)步提升信息化科技的水平。而且，強(qiáng)化檔案管理活動(dòng)，重點(diǎn)表現(xiàn)在檔案數(shù)據(jù)的安全管理、備份與錄入等方面。以科研機(jī)構(gòu)為例，在整理、錄入科研數(shù)據(jù)和信息的過程中應(yīng)該保證它們的規(guī)范化、統(tǒng)一化和規(guī)范化。唯有如此，才能在更大范圍內(nèi)形成標(biāo)準(zhǔn)化、統(tǒng)一化、規(guī)范化的檔案信息數(shù)據(jù)庫，推動(dòng)檔案信息資料的傳輸和共享。此外，應(yīng)該增強(qiáng)檔案數(shù)據(jù)安全管理，要運(yùn)用先進(jìn)的計(jì)算機(jī)科技來保障非常關(guān)鍵的各種信息與數(shù)據(jù)，避免這些數(shù)據(jù)或者信息出現(xiàn)丟失、被攻擊或者被盜，與否不法分子非法盜用這些資料，進(jìn)而預(yù)防這些數(shù)據(jù)信息被拿來做各種違法亂紀(jì)之事。還有，要為數(shù)據(jù)資源恰當(dāng)設(shè)置防火墻或者密鑰等，或者提升技術(shù)方案的科技水平，強(qiáng)化它的保密性和可靠性?？蒲腥藛T要積極地接受相關(guān)部門和機(jī)構(gòu)的指導(dǎo)，推動(dòng)內(nèi)部檔案信息和資料的標(biāo)準(zhǔn)建設(shè)，提升檔案管理活動(dòng)的實(shí)效性，這也是強(qiáng)化檔案信息化管理活動(dòng)的重要前提。

第四，兼顧硬件與軟件的搭配。在開展檔案管理活動(dòng)的過程中，為了提升檔案信息化建設(shè)水平，應(yīng)該同時(shí)兼顧硬件建設(shè)與軟件建設(shè)，堅(jiān)決不能偏向任何一方。為了提升檔案信息化管理水平，不但要購(gòu)買質(zhì)量上乘、高水平的硬件產(chǎn)品和設(shè)施，又要引進(jìn)高檔的檔案管理儀器，配置檔案管理的輔助硬件與基礎(chǔ)設(shè)施，而且要注重開發(fā)自己的檔案管理軟件，強(qiáng)化它的應(yīng)用能力。在工作實(shí)踐中，檔案管理部門應(yīng)和軟件企業(yè)強(qiáng)化聯(lián)系與溝通，按照單位本身的具體情況，做好檔案管理軟件的針對(duì)性開發(fā)，強(qiáng)化檔案管理信息化軟件的性能和質(zhì)量，使它們可以高效率地實(shí)現(xiàn)工作目標(biāo)。

最后，建設(shè)高水平的人才梯隊(duì)。在檔案管理活動(dòng)中，為了真正增強(qiáng)檔案管理的信息化、科學(xué)化管理能力，應(yīng)該儲(chǔ)備和建設(shè)高水平的檔案管理隊(duì)伍。再就是對(duì)現(xiàn)有的檔案管理人員進(jìn)行業(yè)務(wù)培訓(xùn)和繼續(xù)教育，它也有利于增強(qiáng)本機(jī)構(gòu)的檔案管理能力。檔案管理單位應(yīng)該不定期或定期舉辦各類業(yè)務(wù)培訓(xùn)，強(qiáng)化檔案管理者的操作技能和專業(yè)知識(shí)。比如通過社會(huì)招聘、校園招聘引進(jìn)高水平的員工，優(yōu)化人才隊(duì)伍的結(jié)構(gòu)。在引進(jìn)檔案管理人才的過程中，既要招聘檔案管理專業(yè)的相關(guān)人才，又要招錄那些計(jì)算機(jī)專業(yè)或者是具有復(fù)合學(xué)歷背景的畢業(yè)生或者求職者，從整體上強(qiáng)化檔案管理隊(duì)伍的能力和水平。

3 結(jié)語

信息化背景下，人類社會(huì)出現(xiàn)了越來越先進(jìn)的信息化、科技化、網(wǎng)絡(luò)化技術(shù)，為規(guī)范化、統(tǒng)一化地開展檔案管理提供了有利條件檔案管理的相關(guān)人員應(yīng)該持續(xù)增強(qiáng)自身的信息化技術(shù)運(yùn)用能力，強(qiáng)化檔案管意識(shí)，穩(wěn)步找到更科學(xué)、更有效的檔案管理模式。檔案管理單位必須順應(yīng)當(dāng)前形勢(shì)的發(fā)展，積極地采取各種先進(jìn)的科技手段、設(shè)備、技術(shù)和方式，穩(wěn)步提升自身的檔案管理能力，強(qiáng)化檔案管理能力，穩(wěn)步推動(dòng)檔案管理的系統(tǒng)化、科學(xué)化、規(guī)范化，更好地服務(wù)于經(jīng)濟(jì)社會(huì)的發(fā)展需要。

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