關(guān)于社會(huì)救助中心電子檔案問題的管理研究

摘 要：目前社會(huì)救助中心都在致力于收集和歸類既有的電子文件，旨在長期保存有關(guān)檔案資料，提升檔案信息化建設(shè)和管理的水平。但畢竟這類工作起步時(shí)間較短，實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)欠缺，導(dǎo)致社會(huì)救助中心在憑借計(jì)算機(jī)技術(shù)來管理電子檔案時(shí)，經(jīng)常會(huì)出現(xiàn)一系列問題。本文結(jié)合高密市社會(huì)救助站檔案管理實(shí)際，通過闡明社會(huì)救助中心進(jìn)行電子檔案管理的必要性、存在的問題基礎(chǔ)上，探討日后科學(xué)合理性的處理對(duì)策，進(jìn)一步提升社會(huì)救助站檔案管理水平。

關(guān)鍵詞：社會(huì)救助中心;電子檔案;問題;管理對(duì)策

社會(huì)救助中心選擇實(shí)施電子檔案管理模式，可以更好地保管檔案資料，方便在同一時(shí)間段被不同人檢索閱覽、重復(fù)利用，操作過程十分快捷靈活，電子檔案信息的利用率更獲得大幅度提升，可以及時(shí)迎合不同使用者的實(shí)際需求。至于目前社會(huì)救助中心電子檔案管理中的問題，還有相關(guān)的處理對(duì)策，會(huì)在后續(xù)細(xì)致性闡述。

1 社會(huì)救助中心進(jìn)行電子檔案管理的必要性

1.1 各類信息的批量檔案化管理

步入信息化時(shí)代之后，涉及檔案信息的記錄模式還有載體等，都變得豐富多元，主要包括電子圖表、音視頻文件、電子郵件、網(wǎng)頁或是文本等不同表現(xiàn)形式，這些載體的管理和互動(dòng)形式，都給傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理造成強(qiáng)烈沖擊，令紙質(zhì)檔案愈來愈難以跟上現(xiàn)代化發(fā)展步伐[1]。歸結(jié)來講，電子檔案管理能夠?qū)⒏黝悢?shù)字化信息進(jìn)行批量檔案化管理，并做到實(shí)時(shí)性更新完善和共享交流，推動(dòng)了檔案管理的現(xiàn)代化建設(shè)。

1.2 檔案信息收集范疇的拓寬

社會(huì)救助中心在憑借電子檔案進(jìn)行有關(guān)信息素材收集整理期間，重點(diǎn)關(guān)注一些具備考察、利用價(jià)值的光盤還有磁盤載體，因?yàn)楫?dāng)中記錄了一些珍貴信息，可以清晰和全面地反映出救助中心各階段不同的工作和活動(dòng)動(dòng)態(tài)。通常來講，電子檔案信息收集的范疇包括圖像、多媒體、文本、影像等文件形式，相比傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案，信息收集范疇得到前所未有的拓展。

1.3 檔案價(jià)值的深入性開發(fā)與利用

社會(huì)救助中心在組織電子檔案管理活動(dòng)期間，尤其要注意全面開發(fā)利用聲像檔案。好比說用來記錄社會(huì)救助中心發(fā)展歷史的影像資料，經(jīng)過適當(dāng)開發(fā)使用后，有助于持續(xù)調(diào)動(dòng)各崗位職員的主觀能動(dòng)性意識(shí)，不斷增強(qiáng)各部門的凝聚力基礎(chǔ)上，引導(dǎo)他們實(shí)時(shí)性、深入性把握社會(huì)救助中心的工作性質(zhì)和運(yùn)行實(shí)況。

2 社會(huì)救助中心電子檔案管理遺留的弊端問題

2.1 無法全面替換紙質(zhì)檔案資料

就是說當(dāng)前社會(huì)救助中心內(nèi)存儲(chǔ)和管理的檔案資料，還不能全面實(shí)現(xiàn)電子化處理，某些工作還必須配合紙質(zhì)資料予以查閱。

2.2 聲像檔案未能統(tǒng)一歸檔

現(xiàn)階段社會(huì)救助中心內(nèi)的聲像檔案，大部分是用于宣傳推廣，因此各階段的活動(dòng)也都需要宣傳部門負(fù)責(zé)拍攝和資料整理，隨著時(shí)間推移，積累了愈來愈多的聲像資料，不能及時(shí)被綜合檔案室進(jìn)行統(tǒng)一性地保存和集中性地管理，造成較多聲像檔案資料的不完整[2]。在這樣的條件下，一旦說綜合檔案室急需相關(guān)檔案資料時(shí)，還需臨時(shí)和宣傳部門聯(lián)系，浪費(fèi)了不少的時(shí)間精力還有人力資源。

2.3 系統(tǒng)信息不能被管理者及時(shí)確認(rèn)

社會(huì)救助工作并非完全由社會(huì)救助中心獨(dú)攬，包括民政部等機(jī)構(gòu)在內(nèi)，也會(huì)參與到貧困大學(xué)生和貧困戶救助等資料的拍攝宣傳之中，其間也會(huì)產(chǎn)生諸多具備較高保存價(jià)值的聲像資料，一旦說社會(huì)救助中心不能及時(shí)且全面地收集整理這些信息資料，就會(huì)令其工作出現(xiàn)疏漏。此外，電子檔案制作期間會(huì)耗費(fèi)較多時(shí)間，工作人員難免會(huì)忽略保留其實(shí)際儲(chǔ)存的證據(jù)，因此，有關(guān)電子檔案原始信息的長期保存問題，還有待管理者予以深入性地研究論證。

3 社會(huì)救助中心合理處理上述問題的對(duì)策

3.1 加大投入，實(shí)施現(xiàn)代化管理

為了大幅度提升社會(huì)救助中心電子檔案管理的現(xiàn)代化水平，第一要?jiǎng)?wù)便是要增加電子計(jì)算機(jī)等重要設(shè)備的投入，確保日后統(tǒng)一使用計(jì)算機(jī)系統(tǒng)中的行政、業(yè)務(wù)檔案儲(chǔ)存方式，方便后續(xù)使用者隨時(shí)有效地進(jìn)行所需資料檢索閱覽，減少人力、財(cái)力、物力的重復(fù)消耗現(xiàn)象，改善電子檔案整體的開發(fā)利用率。再就是在中心加入批量化的計(jì)算機(jī)等現(xiàn)代化辦公設(shè)備，還可以維持檔案保存方式的便捷性，減少使用空間并增強(qiáng)資料保密性，為電子檔案現(xiàn)代化管理普及，奠定基礎(chǔ)。

3.2 完善管理體制，規(guī)范管理流程

電子檔案資料中的信息過于分散，所以說，當(dāng)預(yù)先樹立起完善的管理體制，督促相關(guān)職員熟悉電子檔案的管理流程。如在進(jìn)行電子檔案收集和分類期間，要引導(dǎo)職員建立適當(dāng)規(guī)模的共享網(wǎng)絡(luò)，促使有關(guān)部門間進(jìn)行合理的信息共享，避免重要信息的遺漏之余，做到及時(shí)性收集和整合最新且重要的資料文件，保障資料的完整性[3]。通常來講，在對(duì)電子檔案予以歸檔期間，要注意拷貝那些有待長期保存的電子檔案，確保其具有三套資料，分別用來本地和異地保存，還有借閱;再就是注意將電子檔案保存在具備防磁功能的設(shè)備之中，做到定期復(fù)制和檢測重要的電子檔案，之后好要注意將這些設(shè)備放置在防塵、防磨損、防盜、防強(qiáng)震的環(huán)境之中，以提升資料儲(chǔ)存的可靠性、穩(wěn)定性、安全性。

3.3 提升管理者的技能和素養(yǎng)

管理電子檔案期間務(wù)必要遵循前端控制、集成化管理的準(zhǔn)則，如此便可以全面性地配合計(jì)算機(jī)系統(tǒng)進(jìn)行管理;再就是當(dāng)嚴(yán)格依照國家相關(guān)規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)，來針對(duì)中心內(nèi)各類的數(shù)字化電子檔案予以統(tǒng)一化管控，確保電子檔案信息的衍生、收集、歸檔、應(yīng)用、保存、銷毀、復(fù)制、檢測等環(huán)節(jié)，都獲得動(dòng)態(tài)性、一體化、全過程的管理，保障電子檔案資料的真實(shí)性、完整性、有效性，確保日后這些電子檔案都可以獲得長期保存和開發(fā)應(yīng)用。為了達(dá)成這些目標(biāo)，就當(dāng)實(shí)時(shí)性優(yōu)化完善管理者的知識(shí)和技能結(jié)構(gòu)，即要求他們定期參與有關(guān)的技術(shù)培訓(xùn)和教育活動(dòng)，力求在不斷學(xué)習(xí)新知識(shí)的同時(shí)，及時(shí)透過各類信息技術(shù)發(fā)展成果之中汲取養(yǎng)分和積累經(jīng)驗(yàn)，從而更好地適應(yīng)信息技術(shù)的發(fā)展需要，更高效率和更高質(zhì)量地完成電子檔案的管理任務(wù)。

4 結(jié)語

綜上所述，社會(huì)救助中心實(shí)施電子檔案管理模式，有助于更加便捷性地進(jìn)行所需資料檢索、閱覽、管理，大幅度提升管理效率。可因?yàn)橐恍┤藛T實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)不足，導(dǎo)致目前實(shí)際管理工作中還遺留較多問題。作為社會(huì)救助中心管理者，要及時(shí)予以重視，隨后借助定期培訓(xùn)職員、管理制度健全、增加投入等途徑來解決常見問題，做到長期有效利用電子檔案，促使各階段業(yè)務(wù)和活動(dòng)的順利開展。

參考文獻(xiàn)

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[3]范立萍.加強(qiáng)電子檔案管理的具體措施[J].黑龍江史志，2015，15（07）：124-130.

作者簡介

隋愛華（1975-），女，漢族，山東高密人，大專，高密市社會(huì)救助站，研究方向：檔案標(biāo)準(zhǔn)化、檔案信息化及數(shù)字化，檔案資源利用等。