淺談文檔一體化管理模式下中職學(xué)校檔案信息化建設(shè)

宋正會

摘 要：文檔一體化管理模式能夠使檔案及文件的管理更加高效，優(yōu)化了管理的效果，中職學(xué)校檔案信息化建設(shè)是當(dāng)前的重要任務(wù)，能夠?yàn)槲臋n管理帶來幫助。本文闡述了中職學(xué)校檔案信息化建設(shè)的重要性，分析了中職學(xué)校檔案信息化建設(shè)中的問題。提出了文檔一體化管理模式下中職學(xué)校檔案信息化建設(shè)的措施，能夠?yàn)槲臋n管理工作提供相應(yīng)的支持，使學(xué)校管理工作的開展更加順利。

關(guān)鍵詞：中職學(xué)校;文檔一體化;檔案管理;信息化

隨著現(xiàn)代化技術(shù)的發(fā)展，文檔一體化管理體系逐漸完善，在中職學(xué)校中檔案管理發(fā)揮了重要的作用，這也對檔案管理提出了更多的要求。實(shí)現(xiàn)文檔一體化管理能夠使檔案管理的水平提升，為中職學(xué)校檔案管理工作者帶來幫助，使檔案的收集、整理以及儲存等環(huán)節(jié)得到優(yōu)化。應(yīng)對檔案管理進(jìn)行信息化建設(shè)，利用有效的技術(shù)改善檔案管理工作，使檔案管理能夠符合時(shí)代發(fā)展需求，促進(jìn)中職學(xué)校的全面發(fā)展。

1 中職學(xué)校檔案信息化建設(shè)的重要性

1）符合時(shí)代發(fā)展的需求。在信息化改革的推進(jìn)下，網(wǎng)絡(luò)基礎(chǔ)建設(shè)水平得到了提高，信息化技術(shù)得到了廣泛應(yīng)用，中職學(xué)校在招生以及學(xué)生管理等方面開始應(yīng)用OA系統(tǒng)開展工作，為了更好地實(shí)現(xiàn)信息化建設(shè)目標(biāo)，需要對文字以及影像等檔案資料進(jìn)行數(shù)字化管理，使繁多的紙質(zhì)檔案資料能夠通過編碼以及存儲的方式實(shí)現(xiàn)數(shù)字化存檔，使檔案管理更加具有數(shù)字化特點(diǎn)，順應(yīng)時(shí)代發(fā)展的要求，為檔案管理工作帶來發(fā)展動力。

2）為學(xué)校的發(fā)展帶來了良好條件。中職學(xué)校檔案管理信息化建設(shè)能夠使資源庫資源更加豐富，使校內(nèi)外資源實(shí)現(xiàn)互通。采用信息化檔案管理能夠使檔案占有空間減小，節(jié)省管理的成本。學(xué)生和教師可使用信息系統(tǒng)查詢到自己所需的信息，快速獲取相關(guān)資料，這種方式能夠?yàn)閷W(xué)校的管理運(yùn)行帶來更好的條件。教師可通過數(shù)據(jù)庫獲得相應(yīng)的資源，使教學(xué)工作順利開展，對學(xué)校有著重要的意義。

3）實(shí)現(xiàn)檔案管理人員的自我能力提升。檔案管理人員作為學(xué)校管理工作中的重要部分，通過信息化建設(shè)能夠使檔案管理人員的工作效率提升，帶來更加便捷的條件，為管理人員提供了幫助。應(yīng)用信息化管理模式，可使管理人員的工作壓力和工作量減少，使其有充足的時(shí)間提升自身的素質(zhì)能力，不斷完善自己，能夠在工作中得到進(jìn)一步發(fā)展，為學(xué)校的建設(shè)管理貢獻(xiàn)出自己的力量，因此對管理人員有著積極的影響。

2 中職學(xué)校檔案信息化建設(shè)存在的問題

1）學(xué)校對檔案工作的重視程度不足。中職學(xué)校在檔案建設(shè)管理中缺少重視，沒有意識到學(xué)校檔案管理的重要性，同時(shí)沒有認(rèn)識到檔案管理能夠?yàn)閷W(xué)校各項(xiàng)工作的開展帶來幫助。由于檔案管理缺乏重視，學(xué)校缺少完善的管理規(guī)范，在實(shí)際的檔案管理工作中存在著一些問題，例如檔案歸檔立卷不及時(shí)，資料沒有明確分類，難以及時(shí)找到所需的資料，查詢不便利。這些問題影響了學(xué)校檔案管理及利用的效果，難以發(fā)揮出檔案資料的參考作用，同時(shí)也會對學(xué)校的科研和教學(xué)工作開展產(chǎn)生影響。

2）檔案管理人員的素質(zhì)能力不足。檔案管理人員在工作中具有重要的作用，其素質(zhì)水平影響著管理工作的質(zhì)量，然而在中職學(xué)校中檔案管理工作缺少專業(yè)人員，對檔案管理缺少深入了解，在工作中容易出現(xiàn)問題，同時(shí)對檔案管理工作缺乏重視，這使檔案管理工作的開展受到了影響，難以保證管理的效果。管理人員對計(jì)算機(jī)使用不夠熟練，缺乏對信息化技術(shù)的了解，這使檔案信息化建設(shè)遇到了阻礙，檔案管理模式比較落后，檔案存儲的質(zhì)量較低。

3）信息化設(shè)施不完善。在檔案信息化建設(shè)中，需要相應(yīng)的基礎(chǔ)設(shè)施，引進(jìn)相應(yīng)的軟件及硬件設(shè)備，還應(yīng)使用具有高容量的服務(wù)器。然而在當(dāng)前的中職學(xué)校檔案管理中，基礎(chǔ)設(shè)施沒有完善，在檔案管理中投入的資金比較少，信息化水平比較低，缺少相應(yīng)的設(shè)備技術(shù)，這使檔案管理的水平得不到提升，難以發(fā)揮出檔案管理工作的作用，對學(xué)校的其他工作開展也帶來了影響。

3 文檔一體化管理模式下中職學(xué)校檔案信息化建設(shè)的措施

1）加強(qiáng)檔案管理規(guī)范性。在文檔一體化管理模式下，檔案與文件之間的聯(lián)系能夠加強(qiáng)，為管理帶來了相應(yīng)的條件，兩種檔案互相產(chǎn)生影響，文件管理工作決定了檔案管理工作的效果。在當(dāng)前的時(shí)代背景下，中職學(xué)校需要重視對文檔一體化管理模式推進(jìn)，使檔案管理能夠?qū)崿F(xiàn)創(chuàng)新，能夠體現(xiàn)出文檔的內(nèi)涵，檔案信息化建設(shè)順利開展。應(yīng)加強(qiáng)對檔案信息化建設(shè)的重視程度，通過文檔一體化管理工作來優(yōu)化檔案管理，使檔案管理工作得到改善。系統(tǒng)建設(shè)工作涉及了較多的內(nèi)容，檔案管理部門應(yīng)加大管理力度，建立完善的管理規(guī)范制度，使檔案信息化建設(shè)的進(jìn)程加快。在制定管理制度的時(shí)候，需要考慮到中職學(xué)校的發(fā)展情況以及檔案建設(shè)需求，根據(jù)國家的要求對檔案建設(shè)工作各項(xiàng)規(guī)定明確。中職學(xué)校檔案建設(shè)及管理中，需要具備相應(yīng)的職責(zé)體系，使相關(guān)人員的崗位任務(wù)和要求更加明確，為檔案信息化建設(shè)及管理工作的開展帶來有效的保障，使學(xué)校檔案管理工作能夠全面開展。

2）全面開展檔案信息化人才隊(duì)伍建設(shè)。中職學(xué)校開展檔案信息化建設(shè)是促進(jìn)社會信息技術(shù)發(fā)展的重要內(nèi)容，檔案人員作為其中的關(guān)鍵部分，對檔案管理工作的開展有著直接的影響，應(yīng)加強(qiáng)人才隊(duì)伍建設(shè)，為學(xué)校文檔一體化管理提供更多的人力資源，使檔案信息化建設(shè)目標(biāo)得以實(shí)現(xiàn)。學(xué)校應(yīng)重視對檔案管理人員的培養(yǎng)，采取有效的措施來提升檔案管理人員的素質(zhì)水平，使檔案建設(shè)有更多的專業(yè)人員。學(xué)校可對檔案管理人員進(jìn)行專業(yè)培訓(xùn)，使其能夠在培訓(xùn)中學(xué)習(xí)檔案管理以及信息化技術(shù)相關(guān)的知識，提升自己的技能水平，能夠熟練運(yùn)用計(jì)算機(jī)以及多種軟件，使檔案信息化建設(shè)具有更加完善的條件。學(xué)校還應(yīng)制定獎懲措施，對人員進(jìn)行激勵，使其能夠在檔案管理工作發(fā)揮出自己的能力。另外，學(xué)校還應(yīng)舉行檔案管理工作人員討論會，對人員培訓(xùn)情況進(jìn)行分析，對培訓(xùn)計(jì)劃進(jìn)行調(diào)整，使檔案管理人員的自身水平能夠得到提升。

3）完善檔案管理信息化設(shè)施。在中職學(xué)校文檔一體化管理模式下，應(yīng)對檔案信息化建設(shè)投入充足的資金，對學(xué)校的設(shè)施進(jìn)行完善，使檔案信息化建設(shè)具備相應(yīng)的條件，為文檔管理工作帶來有效的幫助，使檔案信息化建設(shè)能夠發(fā)揮出良好的作用。應(yīng)利用信息化軟件開展文檔管理工作，提升文檔管理的水平，減少人為錯誤問題，為檔案資料的查找使用提供更好的平臺。應(yīng)將辦公自動化水平提高，由于檔案與文件的形式種類逐漸增多，這使利用范圍得到了擴(kuò)大，通過辦公自動化系統(tǒng)的應(yīng)用，能夠使文檔管理工作更加高效，使檔案工作順利開展，能夠使各個(gè)部門的需求得到滿足，還能夠節(jié)省辦公的時(shí)間。通過引進(jìn)先進(jìn)的技術(shù)設(shè)備，可使中職學(xué)校的檔案管理工作得到改善，提升了工作的質(zhì)量，使檔案信息化建設(shè)目標(biāo)得以實(shí)現(xiàn)。

4 結(jié)語

文檔一體化管理模式下，中職學(xué)校要想提升檔案管理的水平，需要加強(qiáng)信息化建設(shè)，結(jié)合文檔管理工作的需求以及實(shí)際情況，進(jìn)一步推進(jìn)檔案信息化建設(shè)，使檔案管理效率提升，減少管理問題。學(xué)校應(yīng)加強(qiáng)檔案管理規(guī)范性，全面開展檔案信息化人才隊(duì)伍建設(shè)，并且完善檔案管理信息化設(shè)施，使檔案管理得到改善，為檔案管理人員提供相應(yīng)的條件，使檔案管理能夠符合實(shí)際的要求，實(shí)現(xiàn)中職學(xué)校檔案管理工作的開展。

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