顧娟
摘 要:隨著市場經(jīng)濟體制改革的不斷深入,煙草的檔案管理工作也進入了新的發(fā)展時期,不僅按照時代發(fā)展的規(guī)律和要求轉(zhuǎn)變了傳統(tǒng)的管理理念和管理模式,也在信息技術(shù)的推動下逐漸實現(xiàn)了檔案信息化管理的建設(shè),不僅有助于豐富檔案管理內(nèi)容、拓展檔案管理的途徑,也有助于實現(xiàn)檔案管理服務(wù)功能的縱深發(fā)展。但由于各種原因的影響,檔案管理信息化創(chuàng)新工作并不順利。文章著重闡明了信息化檔案創(chuàng)新管理對煙草產(chǎn)生的積極影響,分析了管理過程中出現(xiàn)的問題和新要求,并提出了對應(yīng)的解決對策作為參考。
關(guān)鍵詞:檔案信息化建設(shè);重要作用;存在問題;新形勢;新策略
1 引言
在信息化大數(shù)據(jù)的環(huán)境下,檔案管理工作運用計算機和信息技術(shù),將檔案資源予以長久的保存,同時還可以更好、更多的保證資源及其完整性和真實性,并以其便捷性不斷的延伸檔案發(fā)展空間、查閱方式,拓展其發(fā)展方向。只有實現(xiàn)檔案管理的信息化建設(shè),才能最大限度的滿足新時代下煙草檔案管理工作的需求,才能讓檔案資料的價值得到充分的挖掘與利用,不僅是企業(yè)整體管理水平提高的具體表現(xiàn),也是企業(yè)發(fā)展的必然趨勢。尤其是在煙草行業(yè)改革的關(guān)鍵時期,信息化檔案管理工作更能將企業(yè)發(fā)展過程中產(chǎn)生的最原始、最真實、最全面的資料和信息提供給企業(yè),讓各項企業(yè)資源都得到合理的配置,幫助企業(yè)做出最正確、最科學(xué)的決策和部署,實現(xiàn)穩(wěn)定發(fā)展。
2 加強檔案管理創(chuàng)新在煙草企業(yè)的重要意義
檔案在煙草企業(yè)的發(fā)展過程中起到了至關(guān)重要的作用,它不僅見證了企業(yè)的發(fā)展,也引導(dǎo)著企業(yè)的發(fā)展,是企業(yè)創(chuàng)新科研成果、指導(dǎo)改革升級的延續(xù)依據(jù)。它所記錄著的經(jīng)濟、行政管理、資本運行的詳細信息也在改革環(huán)境下愈加豐富和多樣,傳統(tǒng)的人工操作并不能確保檔案資料的完整性,而通過信息化管理模式的創(chuàng)新,檔案資源的來源渠道、收集渠道、整理方法也愈加寬闊和便捷,各類檔案信息也都能得到深入的挖掘、開發(fā)和整合,從而建立起完善的信息存儲系統(tǒng),檔案數(shù)據(jù)庫也會因此而更加完善和豐富,不僅能讓各個信息數(shù)據(jù)之間的聯(lián)系一目了然,也極大的避免了重復(fù)作業(yè)的情況,一定程度上提高了檔案管理的效率,節(jié)約了單位資源和管理成本,進而檔案的利用價值也得到了充分的體現(xiàn),也只有實現(xiàn)信息化建設(shè),才能更加全面、系統(tǒng)的收集資料,深入的挖掘檔案資料的價值,讓整個檔案管理體系更具安全性和完整性,從而更好的借助檔案記錄所形成的自有經(jīng)驗體系來指導(dǎo)企業(yè)發(fā)展,幫助企業(yè)做出正確的決策和部署,并能最大限度的提高國有資產(chǎn)的穩(wěn)定性和利用率,為企業(yè)的可持續(xù)發(fā)展奠定良好的
基礎(chǔ)。
3 煙草企業(yè)檔案管理創(chuàng)新中存在的問題
1)信息技術(shù)應(yīng)用不足。在管理工作中對信息技術(shù)及設(shè)備的利用率較低。多數(shù)情況下管理人員還是依賴于傳統(tǒng)的工作模式,對信息設(shè)備也僅僅是利用了其基本的輸出和輸入功能,另外,計算機硬件存儲空間也相對較小,無法滿足更多檔案的存儲,意味著現(xiàn)代化設(shè)備的運行較低。
2)隊伍能力不夠。一般在開展管理工作時都忽視了檔案管理工作的全面性和整體性,加之檔案人員一般身兼數(shù)職,造成對檔案管理滯后的現(xiàn)象;其次檔案管理人員都對網(wǎng)絡(luò)化信息技術(shù)的接觸較少,對設(shè)備的熟練程度也不高,無法推動檔案管理工作的信息化建設(shè),基本還是沿用傳統(tǒng)的管理方法,管理起來較為困難。
4 檔案管理創(chuàng)新在煙草企業(yè)發(fā)展中面臨的新要求
1)要加強組織管理。目前國家對檔案的保管期限已經(jīng)從“永久”“長期”“短期”變更成了“永久”和“定期”,并將以往的期限劃分予以了具化,目的是更好的實現(xiàn)檔案規(guī)范化管理。對此,企業(yè)的檔案管理部門也必須要嚴格按照這些既定的規(guī)定行事,規(guī)范管理檔案,從組織到落實進一步提高管理成效。
2)要嚴格規(guī)范管理。對于煙草企業(yè)而言,當前環(huán)境下的檔案管理要對檔案的歸屬和流向予以明確的規(guī)定,并按照檔案的類型、屬性以及價值的大小等進行分類,做好檔案的清點工作,比如檔案是實物還是其他、是文字資料還是聲像等;對于那些已經(jīng)到期且已經(jīng)沒有任何利用價值的文獻資料要及時予以銷毀。每份檔案要知道它的流向,以免在出現(xiàn)檔案資料丟失或者其他異常情況時能及時落實到位、做出補救。
3)要拓展服務(wù)渠道。任何檔案資料都是為了應(yīng)用和服務(wù)于企業(yè)的發(fā)展,同時也需要注意檔案資料的安全與保密。對此,煙草企業(yè)在開展檔案管理工作時要根據(jù)檔案是開放的還是不開放的這兩種類型采用不同的手段進行調(diào)取和應(yīng)用。
5 煙草企業(yè)檔案管理創(chuàng)新的實施策略
1)強化網(wǎng)絡(luò)管理。企業(yè)要順應(yīng)時代的發(fā)展特點,將網(wǎng)絡(luò)技術(shù)充分的利用起來,建立信息開放服務(wù)中心,對資源信息開發(fā)利用,實現(xiàn)信息資源的安全共享,并在進行合理的合作數(shù)據(jù)庫選擇上,應(yīng)保證對基本建設(shè)成本的供應(yīng)保障促進,通過其相應(yīng)的時間調(diào)整,從而確保對信息傳遞的精確性保障。對于數(shù)字檔案的規(guī)格管理,其實際的數(shù)據(jù)目錄,服務(wù)體驗,也有了較大的成本規(guī)劃處理。最重要的是利用信息技術(shù)來規(guī)范檔案管理。比如一些具有重要價值的文獻、資料、視頻、圖像等資料、憑證可以應(yīng)使用不可擦除型光盤,以免計算機系統(tǒng)及網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)出現(xiàn)故障時導(dǎo)致信息的丟失。最后,可以根據(jù)工作需求、自身發(fā)展需求來自行研發(fā)、向社會團體、研究院等購買相對應(yīng)的軟件,構(gòu)建用戶多元、界面優(yōu)質(zhì)及功能完善的管理體統(tǒng),以此滿足信息化建設(shè)的需求,并定期對使用中的各種軟硬件設(shè)施進行維護、更新和升級,以此增加檔案系統(tǒng)的安全性和系統(tǒng)保障。
2)強化隊伍建設(shè)。煙草企業(yè)要意識到檔案管理創(chuàng)新工作對企業(yè)發(fā)展的重要性,每個部門都要積極配合和支持檔案管理工作,從而為檔案管理工作的創(chuàng)新培育良好的環(huán)境。另外,做好檔案管理工作必須要有合格的隊伍。企業(yè)必須要加大對人才的培養(yǎng)力度,為檔案管理儲備更加專業(yè)的人才。比如利用組織集中學(xué)習(xí)的形式讓管理人員學(xué)習(xí)新的管理知識和技能,尤其是關(guān)于信息技術(shù)方面的內(nèi)容,企業(yè)可以聘請或邀請專業(yè)領(lǐng)域的人才來現(xiàn)場講課、現(xiàn)場指導(dǎo),提高管理人員的信息技術(shù)使用能力,從而構(gòu)建出全新的信息化管理隊伍。
3)完善管理模式。當前企業(yè)管理活動要實現(xiàn)精細化、標準化管理。檔案管理工作也不例外。對此,企業(yè)要在數(shù)據(jù)管理、存儲等方面要建立統(tǒng)一的標準。任何管理人員都必須要嚴格按照規(guī)定的流程進行文檔領(lǐng)取、拆分、分類掃描、圖文處理、數(shù)據(jù)檢索、歸檔。文檔領(lǐng)取要有記錄,并根據(jù)排檔的順序上架安置;不同的檔案要進行不同的分類;針對煙草進行分類掃描,針對幅面類型確定與之相適應(yīng)的掃描設(shè)備,做好規(guī)范的掃描記錄,若是同卷檔案利用不同掃描儀器來完成的,也要做好最終檔案文件的歸卷工作。
6 結(jié)語
新時代的檔案管理工作必須要與時俱進,并結(jié)合企業(yè)的實際發(fā)展情況和檔案管理的新特點,利用信息技術(shù)來創(chuàng)新工作模式,利用各種教育培訓(xùn)平臺來組建合格的管理隊伍,利用創(chuàng)新思維來完善管理體系,讓檔案管理規(guī)范化、制度化、標準化,全面提升檔案管理的高效性,從而更好的服務(wù)企業(yè)發(fā)展。
參考文獻
[1]盧海峰.與時俱進 求真務(wù)實 推進煙草行業(yè)檔案創(chuàng)新管理[J].經(jīng)驗交流,2017.12.
[2]王艷霞.對大數(shù)據(jù)時代下企業(yè)檔案管理工作的思考[J].檔案信息化,2019.6.
[3]趙鈺.煙草行業(yè)檔案管理信息化發(fā)展研究[J].蘭臺內(nèi)外,2019(07).