信訪檔案的管理及信息化建設(shè)

李偉

摘? 要：信訪檔案作為對(duì)信訪工作的如實(shí)記錄，在檔案管理中除了要保證信訪檔案的完整性和安全性外，還必須將其利用起來(lái)，以檔案作為對(duì)照，不斷地提升信訪工作質(zhì)量、提高信訪服務(wù)水平，才能樹(shù)立信訪部門(mén)的良好形象。隨著時(shí)間的推移，信訪檔案的數(shù)量也在不斷增加，管理壓力也隨之上升。通過(guò)推進(jìn)信訪檔案管理的信息化建設(shè)，一方面可以簡(jiǎn)化信訪案件的收集、歸檔等工作流程，另一方面也為信訪檔案的利用帶來(lái)了技術(shù)上的便利。該文首先概述了信訪檔案精細(xì)化管理的內(nèi)涵，隨后就信訪檔案管理信息化的現(xiàn)實(shí)意義，以及如何完成信息化建設(shè)展開(kāi)了簡(jiǎn)要分析。

關(guān)鍵詞：信訪檔案? 信息化? 管理制度? 檔案數(shù)據(jù)庫(kù)

中圖分類(lèi)號(hào)：G270 ? ? ? ? ? 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：1672-3791（2020）08（b）-0203-03

The Management and Information Construction of Petition Files

LI Wei

（Longfeng District Letter Reception Center of Daqing City， Daqing， Heilongjiang Province， 163711 China）

Abstract： As a true record of petition work， petition archives should not only ensure the integrity and safety of petition archives， but also be used to improve the quality of petition work and the level of petition service， so as to establish a good image of petition department. With the passage of time， the number of petition files is also increasing， and the management pressure is also rising. By promoting the information construction of petition file management， on the one hand， it can simplify the collection and filing of petition cases. On the other hand， it also brings technical convenience for the use of petition files. This paper first outlines the connotation of the fine management of petition files， then analyzes the practical significance of the information of petition file management and how to complete the information construction.

Key Words： Letters and visits archives; Informatization; Management system; Archives database

1? 信訪檔案的精細(xì)化管理

1.1 通過(guò)完善管理制度做好收集歸檔工作

近年來(lái)，信訪案件的數(shù)量呈現(xiàn)出增加趨勢(shì)，同時(shí)由于各級(jí)部門(mén)對(duì)信訪工作的高度重視，在信訪活動(dòng)中產(chǎn)生了大量的文件資料。這些資料的來(lái)源不同，內(nèi)容也各有差異。通過(guò)完善和細(xì)化檔案管理制度，明確信訪檔案的收集標(biāo)準(zhǔn)，從而讓檔案管理人員可以從海量的文件資料中，挑選出具有留存價(jià)值的進(jìn)行歸檔。例如：來(lái)信來(lái)訪的登記、記錄，以及信訪人的申訴、舉報(bào)、控告材料;上級(jí)部門(mén)、領(lǐng)導(dǎo)交辦的重要信訪事項(xiàng)的函、批示及督辦和呈報(bào)材料;處理信訪案件中形成的各種文字材料;涉及信訪案件的其他材料等。這些都是需要收集起來(lái)并且在簡(jiǎn)單整理后留存歸檔的。只有嚴(yán)格遵循檔案管理制度，才能保證信訪檔案的詳細(xì)、全面，這也為下一步信訪檔案的利用奠定了基礎(chǔ)。

1.2 通過(guò)落實(shí)管理責(zé)任規(guī)范整理編目工作

信訪檔案的管理是一項(xiàng)專(zhuān)業(yè)性極強(qiáng)的工作，應(yīng)當(dāng)落實(shí)管理責(zé)任，才能防止工作交接過(guò)程中出現(xiàn)紕漏，最大限度地保證信訪檔案管理的質(zhì)量。為此，在檔案管理部門(mén)內(nèi)部，要細(xì)化責(zé)任分工，有條件的部門(mén)應(yīng)當(dāng)安排專(zhuān)人，分別負(fù)責(zé)檔案的分類(lèi)、編目、整理等具體工作，做到專(zhuān)人專(zhuān)管，提高信訪檔案管理的專(zhuān)業(yè)化程度。另外，在具體的整理工作中，也要注意細(xì)節(jié)要點(diǎn)，例如信訪案件檔案整理采用一案一卷的原則。對(duì)辦結(jié)完畢的信訪案件材料可整理成獨(dú)立的保管單位一卷，每卷信訪案件檔案由若干份文件材料組成。群眾來(lái)信來(lái)訪材料，包括信件正文、附件、信封、來(lái)訪登記情況、照片、錄音帶、磁帶、磁盤(pán)等。

1.3 通過(guò)運(yùn)用信息技術(shù)提升保管利用效率

現(xiàn)階段的信訪檔案主要紙質(zhì)和電子兩種形式存在。對(duì)于紙質(zhì)的信訪檔案，應(yīng)當(dāng)保證檔案管理室內(nèi)具有防火、防潮、防蟲(chóng)等措施，保證紙質(zhì)檔案的安全。對(duì)于電子信訪檔案，也要做好網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的安全防護(hù)工作，使用殺毒軟件防范病毒的入侵。創(chuàng)新信訪檔案管理模式，充分發(fā)揮信息技術(shù)這一工作中的利用價(jià)值。比如，用戶(hù)有查閱信訪檔案的需求，可以提前通過(guò)網(wǎng)絡(luò)提交申請(qǐng)，檔案管理人員在核驗(yàn)用戶(hù)身份以及確定具有查閱權(quán)限后，用戶(hù)可以在線瀏覽或下載信訪檔案。這樣就可以保證信訪檔案的安全，又能夠?yàn)橛脩?hù)提供便利，對(duì)提高信訪檔案的利用價(jià)值也有積極作用。

2? 信訪檔案管理信息化建設(shè)的現(xiàn)實(shí)意義

2.1 有利于信訪檔案的實(shí)時(shí)更新和動(dòng)態(tài)維護(hù)

以往的信訪工作中，往往存在信訪資料收集不及時(shí)的問(wèn)題，這種情況下一些重要的信訪資料可能無(wú)法第一時(shí)間歸檔，造成了信訪檔案的不完整、不連續(xù)。通過(guò)推進(jìn)信訪管理信息化建設(shè)，管理人員可以隨時(shí)從各個(gè)部門(mén)、科室，收集相應(yīng)的資料文件，這就提高了檔案信訪檔案收集的時(shí)效性。同時(shí)，在計(jì)算機(jī)上設(shè)置信訪資料的篩選范圍、歸檔時(shí)間和歸檔要求。利用信息系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)對(duì)海量電子信訪數(shù)據(jù)的自動(dòng)篩選，既可以提高信訪檔案收集效率，又能夠保證檔案本身符合規(guī)范，具有使用價(jià)值。

2.2 有利于發(fā)揮信訪檔案的決策參考價(jià)值

信訪工作內(nèi)容通常是群眾最關(guān)心、最現(xiàn)實(shí)的利益問(wèn)題。在信訪檔案中，不僅包含了來(lái)訪者提供的書(shū)面材料，而且也有大量的關(guān)于信訪活動(dòng)的辦理過(guò)程、處理結(jié)果的詳細(xì)記錄。以信訪檔案的信息化建設(shè)為契機(jī)，能夠?qū)σ酝旁L工作的開(kāi)展情況進(jìn)行全面的了解。對(duì)于信訪工作中存在的問(wèn)題，要汲取經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn);對(duì)于信訪工作中好的方法，要注意積累借鑒。另外，還可以采用關(guān)鍵詞檢索，或是按照時(shí)間順序檢索的方式，找到一些特定的信訪檔案，這樣就可以為當(dāng)前信訪工作的開(kāi)展提供全面的支持，有利于進(jìn)一步增強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)決策的科學(xué)性，顯著提高了信訪工作水平，也反映出了信訪檔案信息化建設(shè)的價(jià)值所在。

3? 信訪檔案管理信息化建設(shè)的可行性路徑

3.1 強(qiáng)化思想認(rèn)識(shí)，夯實(shí)信訪檔案管理的信息基礎(chǔ)

信訪檔案的信息化建設(shè)，不僅僅在于提高信訪資料收集、編目等具體工作的效率，更重要的是利用信息手段把信訪檔案的利用價(jià)值挖掘出來(lái)，從而推進(jìn)信息時(shí)代信訪檔案管理工作水平的不斷提升，支持信訪工作的可持續(xù)發(fā)展。因此。信訪部門(mén)要強(qiáng)化思想認(rèn)識(shí)，并且以實(shí)際行動(dòng)支持檔案管理部門(mén)信息管理系統(tǒng)的建設(shè)。除了提供必要的物質(zhì)的保障外。還可以有選擇性的借鑒其他行業(yè)、其他部門(mén)在檔案管理信息化建設(shè)方面取得的成功經(jīng)驗(yàn)。同時(shí)要結(jié)合信訪工作的特點(diǎn)，編制信訪檔案信息化建設(shè)的具體方案，從而以更少的資金投入、更短的建設(shè)時(shí)間，建立起一套完善的信訪檔案信息管理系統(tǒng)。

3.2 構(gòu)建信訪檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)信息的共享

從信訪資料的組成形式上來(lái)看，有文字、圖像、聲像等不同形式。傳統(tǒng)的信訪檔案管理中，這些存儲(chǔ)于不同載體上的信息，很難得到有效的管理和集中的利用。為此，在信息時(shí)代要建立信訪檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，遵循數(shù)據(jù)庫(kù)的統(tǒng)一格式和數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)，將存儲(chǔ)于不同載體上的信息，統(tǒng)一轉(zhuǎn)換為計(jì)算機(jī)可識(shí)別的電子數(shù)據(jù)。這樣就可以實(shí)現(xiàn)信訪檔案資源的無(wú)障礙交流，為更好地進(jìn)行信訪檔案整合利用，提供了一個(gè)良好的平臺(tái)。此外，利用信息管理平臺(tái)的監(jiān)督反饋機(jī)制，還可以對(duì)信訪當(dāng)事人進(jìn)行回訪。詢(xún)問(wèn)對(duì)信訪工作是否滿意，以及有哪些改進(jìn)的建議，這樣就可以推動(dòng)信訪工作的持續(xù)優(yōu)化。

3.3 培育具有較高信息素養(yǎng)的復(fù)合型檔案管理人才

推行信訪檔案管理信息化，對(duì)檔案從業(yè)者帶來(lái)了深刻的影響。特別明顯的一點(diǎn)就是，除了要掌握檔案管理知識(shí)和熟悉信訪工作流程外，還必須能夠熟練運(yùn)用信息技術(shù)、操作信息軟件。這對(duì)于許多習(xí)慣于傳統(tǒng)工作模式的檔案管理的人員來(lái)說(shuō)，是一種新的挑戰(zhàn)。因此，信訪部門(mén)要想支持檔案管理信息化建設(shè)，就必須在復(fù)合型檔案管理人才培訓(xùn)上下足工夫。嘗試運(yùn)用多種方法，例如，信息化人才引進(jìn)，或是組織交流學(xué)習(xí)等，讓信訪檔案管理者具備更強(qiáng)的環(huán)境適應(yīng)能力和職業(yè)綜合素養(yǎng)，緊跟檔案信息化發(fā)展趨勢(shì)，支持信訪檔案管理更好地開(kāi)展。

4? 結(jié)語(yǔ)

信訪檔案是信訪工作全過(guò)程的詳實(shí)記錄。保證信訪檔案的完整性，信訪資料歸檔的及時(shí)性，可以為信訪檔案的使用奠定扎實(shí)的基礎(chǔ)。以開(kāi)展信息化建設(shè)為依托，在加速信訪檔案各個(gè)環(huán)節(jié)的工作效率的基礎(chǔ)上，也要進(jìn)一步提高對(duì)檔案資源的利用和價(jià)值的挖掘，為當(dāng)前信訪工作的開(kāi)展與優(yōu)化，提供有實(shí)際意義的參考和借鑒。

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