提升事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的方法策略

高耀

摘要：事業(yè)單位檔案管理是一項(xiàng)至關(guān)重要的工作，是一個(gè)長(zhǎng)期的過(guò)程。在信息技術(shù)的背景下，我們需要利用信息技術(shù)或其他現(xiàn)代技術(shù)來(lái)改進(jìn)檔案的整理和存儲(chǔ)工作。可以說(shuō)，檔案管理是事業(yè)單位發(fā)展的核心工作。事業(yè)單位不同于企業(yè)，事業(yè)單位屬于國(guó)家事業(yè)單位的分支機(jī)構(gòu)，管理任務(wù)多，難度大。目前，傳統(tǒng)的檔案管理已遠(yuǎn)遠(yuǎn)不能適應(yīng)現(xiàn)代管理的要求。新時(shí)期要探索事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的有效途徑，促進(jìn)事業(yè)單位發(fā)展。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位;檔案管理;信息化建設(shè);措施

引言

信息技術(shù)的發(fā)展帶動(dòng)了各行各業(yè)的發(fā)展，也帶動(dòng)了產(chǎn)業(yè)創(chuàng)新。信息技術(shù)在事業(yè)單位檔案管理中的應(yīng)用，可以實(shí)現(xiàn)檔案信息的高效管理，提高檔案信息的準(zhǔn)確性，使整個(gè)檔案更加規(guī)范，有利于事業(yè)單位正確決策，在一定程度上提高了事業(yè)單位的經(jīng)濟(jì)效益和管理效益。在事業(yè)單位檔案管理過(guò)程中，要充分發(fā)揮信息技術(shù)的積極作用，從根本上優(yōu)化檔案管理模式，把工作人員從繁忙的工作中分離出來(lái)，促進(jìn)事業(yè)單位的發(fā)展。

一、現(xiàn)階段事業(yè)單位檔案管理中存在的問(wèn)題

1、一些機(jī)構(gòu)不重視檔案管理

信息技術(shù)的飛速發(fā)展為事業(yè)單位檔案管理的發(fā)展帶來(lái)了機(jī)遇。但一些事業(yè)單位對(duì)檔案管理重視不夠，沒(méi)有建立起信息技術(shù)與檔案管理的聯(lián)系，導(dǎo)致檔案管理效率低下，信息真實(shí)性得不到保障。一些事業(yè)單位利用傳統(tǒng)的檔案管理方法無(wú)法有效整合信息資源，人力、物力、財(cái)力配置不平衡，不利于管理者的科學(xué)決策，也在一定程度上阻礙了事業(yè)單位的健康發(fā)展。目前，雖然很多機(jī)構(gòu)把信息化建設(shè)作為未來(lái)檔案管理的重要課題，但對(duì)信息化的認(rèn)識(shí)還比較淺，結(jié)合檔案管理的現(xiàn)狀和人才需求，管理模式還沒(méi)有得到優(yōu)化，在這方面的投入資金也比較小，不利于檔案管理信息化的發(fā)展。

2、信息化建設(shè)設(shè)備落后

目前，雖然一些事業(yè)單位重視信息化建設(shè)，但施工設(shè)備相對(duì)落后，不足以優(yōu)化檔案管理模式。此外，一些事業(yè)單位對(duì)這些設(shè)備投入較少，檔案管理過(guò)程中缺乏必要的設(shè)備支持，導(dǎo)致檔案管理信息水平較低，檔案的真實(shí)性無(wú)法保證。一些事業(yè)單位雖然在檔案管理信息設(shè)備上投入了大量資金，但引進(jìn)的設(shè)備相對(duì)落后，沒(méi)有根據(jù)信息發(fā)展和實(shí)際需要選擇合適的設(shè)備，未能實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化。而且，這些設(shè)備故障頻發(fā)，需要投入大量資金進(jìn)行維護(hù)管理，不利于檔案管理的信息化建設(shè)。此外，一些事業(yè)單位紙質(zhì)檔案數(shù)字化建設(shè)力度不夠。他們沒(méi)有根據(jù)信息類型選擇合適的存儲(chǔ)方式，沒(méi)有實(shí)現(xiàn)紙質(zhì)檔案與電子檔案的轉(zhuǎn)換。雖然一些機(jī)構(gòu)已經(jīng)實(shí)現(xiàn)了檔案數(shù)字化建設(shè)，但安全率較低，而且還存在信息丟失、篡改等情況，加大了紙質(zhì)檔案數(shù)字化建設(shè)在保存中的難度。

3、事業(yè)單位檔案管理信息化缺乏專業(yè)管理人才

目前，事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)缺乏專業(yè)管理人才。大部分管理人員都比較老，他們的觀念相對(duì)落后，管理模式單一。他們不重視運(yùn)用信息化的管理手段，這不僅效率低下，而且影響了檔案管理模式的創(chuàng)新。也有一些管理者使用信息管理手段，但缺乏工作經(jīng)驗(yàn)，沒(méi)有經(jīng)過(guò)專業(yè)培訓(xùn)，沒(méi)有正確操作信息設(shè)備，不利于檔案信息的有效整合。

二、事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)有效策略

1、重視檔案管理

事業(yè)單位要重新審視檔案管理的重要性，重視信息技術(shù)在檔案管理中的應(yīng)用，進(jìn)一步提高檔案管理水平。事業(yè)單位應(yīng)適當(dāng)增加檔案管理資金投入，引進(jìn)新的檔案管理設(shè)備，采用新的檔案管理技術(shù)，提高管理效率。事業(yè)單位應(yīng)定期檢查檔案管理設(shè)備是否正常運(yùn)行。對(duì)一些舊設(shè)備，要及時(shí)更新和更換原有的計(jì)算機(jī)、掃描儀、打印機(jī)等設(shè)備。更換設(shè)備時(shí)，還需保存原始檔案數(shù)據(jù)，并按具體分類順序?qū)⒃紨?shù)據(jù)呈現(xiàn)在新設(shè)備上，形成完整的數(shù)據(jù)庫(kù)。另外，要注意信息的保存，我們應(yīng)該對(duì)這些信息進(jìn)行加密，以確保信息的安全。我們還可以通過(guò)建立安全防御體系來(lái)保護(hù)信息，避免信息丟失，保證信息的完整性。

2、加強(qiáng)紙質(zhì)檔案數(shù)字化建設(shè)

傳統(tǒng)的檔案管理模式主要是管理紙質(zhì)文件，不易保存，對(duì)環(huán)境要求高，難以改變。隨著時(shí)代的發(fā)展，事業(yè)單位檔案管理模式也發(fā)生了根本性的變化。傳統(tǒng)的管理模式遠(yuǎn)遠(yuǎn)不能滿足現(xiàn)代管理的需要。要?jiǎng)?chuàng)新檔案管理模式，充分發(fā)揮信息技術(shù)優(yōu)勢(shì)，將傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案以電子化的形式保存下來(lái)，方便以后的信息變化，進(jìn)一步實(shí)現(xiàn)檔案信息化建設(shè)。同時(shí)，還需要運(yùn)用大數(shù)據(jù)、云計(jì)算等多種數(shù)據(jù)處理技術(shù)，對(duì)檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行處理，實(shí)現(xiàn)信息的高效集成。此外，要對(duì)一些需要永久保存的信息進(jìn)行數(shù)字化，提高檔案信息保存效率，避免信息丟失，有利于事業(yè)單位科學(xué)決策，確保檔案信息的完整性。

3、加強(qiáng)事業(yè)單位檔案管理人才培養(yǎng)

檔案管理人員對(duì)整個(gè)檔案管理工作的質(zhì)量起著決定性的作用。事業(yè)單位檔案管理內(nèi)容較多，對(duì)管理人員的要求較高。管理人員不僅要對(duì)檔案進(jìn)行分類，還要掌握計(jì)算機(jī)等設(shè)備的操作方法。因此，事業(yè)單位應(yīng)加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的培訓(xùn)，根據(jù)其實(shí)際工作能力選擇適當(dāng)?shù)呐嘤?xùn)內(nèi)容，提高其工作能力。同時(shí)，還可以定期召開(kāi)座談會(huì)，聘請(qǐng)檔案管理專家為檔案管理人員答疑解惑，逐步解決檔案管理人員的困惑。此外，要檢驗(yàn)培訓(xùn)效果，設(shè)置專業(yè)考試，檢驗(yàn)檔案管理人員的知識(shí)掌握情況，實(shí)行優(yōu)勝劣汰制度，強(qiáng)化崗位人員競(jìng)爭(zhēng)，完善激勵(lì)機(jī)制，充分調(diào)動(dòng)檔案管理人員的積極性。

三、 結(jié)束語(yǔ)

事業(yè)單位的檔案管理工作是一項(xiàng)重要的工作。近幾年，隨著我國(guó)信息技術(shù)的發(fā)展，事業(yè)單位檔案管理模式也從根本上發(fā)生變化，改變了以往紙質(zhì)檔案的保存模式，實(shí)現(xiàn)了檔案管理的信息化，能夠有效整合各種檔案資源。信息技術(shù)在事業(yè)單位檔案管理中的應(yīng)用，不僅可以實(shí)現(xiàn)檔案信息的高效管理，而且可以提高檔案信息的準(zhǔn)確性，使整個(gè)檔案更加規(guī)范。

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（作者單位：襄陽(yáng)市襄州區(qū)環(huán)境衛(wèi)生管理所）