新時(shí)期如何做好高校二級(jí)學(xué)院辦公室工作探析

摘要：高校二級(jí)學(xué)院辦公室作為學(xué)院的綜合辦事機(jī)構(gòu)，起到了上傳下達(dá)，溝通內(nèi)外的作用，具有參謀助手、溝通協(xié)調(diào)、督促推進(jìn)和服務(wù)管理的重要職能。本文主要淺談在新時(shí)期下，如何做好高校二級(jí)學(xué)院辦公室工作。

關(guān)鍵詞：新時(shí)期;辦公室工作;二級(jí)學(xué)院

一、高校二級(jí)學(xué)院辦公室的工作特點(diǎn)

（一）日常性

二級(jí)學(xué)院辦公室作為學(xué)院的重要機(jī)構(gòu)，辦公室人員要處理大量的日常事務(wù)性工作，如安排和通知學(xué)院的各類會(huì)議;起草、上報(bào)和下發(fā)各類公文;告知教職工學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)每周工作安排;接待來訪人員;協(xié)助管理學(xué)院的人員聘用、職工考勤、上報(bào)年度財(cái)務(wù)預(yù)算、以及學(xué)院物資自主采購與管理等工作。

（二）協(xié)調(diào)性

二級(jí)學(xué)院辦公室作為學(xué)院行政管理的核心部門，不僅要協(xié)調(diào)處理好其與學(xué)校各部門之間的關(guān)系，還要協(xié)調(diào)好學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)、部門之間的關(guān)系，起到橋梁紐帶作用。同時(shí)還負(fù)責(zé)學(xué)院日常事務(wù)的督促指導(dǎo)。此外，學(xué)院辦公室還負(fù)責(zé)學(xué)院與外界的交流工作，積極與外校學(xué)院建立聯(lián)系，開展交流學(xué)習(xí)。

（三）執(zhí)行性

二級(jí)學(xué)院辦公室作為學(xué)院的中樞管理機(jī)構(gòu)，不僅要嚴(yán)格整理和執(zhí)行學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)下達(dá)的各項(xiàng)工作，還要及時(shí)向?qū)W院領(lǐng)導(dǎo)報(bào)告學(xué)院職工的需求和存在的問題。此外，辦公室還要積極督促學(xué)院未辦和未完成的相關(guān)事宜，定期向?qū)W院領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)工作的進(jìn)展情況以及學(xué)院近期的工作狀況。

（四）服務(wù)性

二級(jí)學(xué)院辦公室作為學(xué)院的后勤保障部門，辦公室人員要自覺做好學(xué)院服務(wù)工作。為院內(nèi)各部門工作的順利開展提供保障，為學(xué)院職工工作中出現(xiàn)的各種問題提供解決途徑。根據(jù)學(xué)院的實(shí)際情況制定和完善相關(guān)的規(guī)章制度，努力解決難題，提升學(xué)院的整體服務(wù)水平。

二、加強(qiáng)辦公室工作質(zhì)量的有效途徑

（一）建立健全辦公室規(guī)章制度

建立健全辦公室日常工作制度是辦公室工作順利開展的前提，完善的制度可以規(guī)范管理行為，使辦公室工作更加合理化、科學(xué)化、規(guī)范化。這樣辦公室的各項(xiàng)工作都能做到有規(guī)可循、有據(jù)可依。要將工作落實(shí)到個(gè)人，分工明確、職責(zé)分明，同時(shí)加強(qiáng)促進(jìn)團(tuán)隊(duì)協(xié)作精神;建立獎(jiǎng)懲制度，激發(fā)辦公室人員的工作熱情。梳理制定各項(xiàng)工作流程，要使工作人員熟悉個(gè)人的工作流程、具體步驟及要求，從而降低遇到問題相互推諉扯皮的風(fēng)險(xiǎn)。比如學(xué)院自主采購事項(xiàng)，學(xué)院制定自主采購辦法，明確采購人員、物資管理人員的職責(zé)，以及采購流程，從而提高采購效率，保證采購質(zhì)量_[1]。

（二）優(yōu)化學(xué)院辦公方式

隨著互聯(lián)網(wǎng)信息化的快速成長(zhǎng)，新時(shí)期下高校辦公室人員應(yīng)該首先跳出傳統(tǒng)的工作思路，尋求改變，探索新的工作方法。從辦公系統(tǒng)自動(dòng)化的無紙化辦公開始，定制購買學(xué)院辦公自動(dòng)化系統(tǒng)，降低了學(xué)院辦公成本、簡(jiǎn)化辦公流程，提高工作效率，減少因領(lǐng)導(dǎo)外出無法簽字審批的等待時(shí)間，更便于隨時(shí)在平臺(tái)上查看工作進(jìn)度，及時(shí)與領(lǐng)導(dǎo)溝通交流_[2]。例如：會(huì)務(wù)可以在系統(tǒng)中輸入會(huì)議時(shí)間地點(diǎn)參會(huì)人員，系統(tǒng)自動(dòng)發(fā)短信提醒。針對(duì)未及時(shí)看到信息的情況，又增加了回執(zhí)信息功能，系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)顯示已讀和未讀信息。辦公自動(dòng)化體系的實(shí)現(xiàn)，不論是在辦事、辦文、信息獲取方面，還是在督查督辦等方面，都對(duì)辦公室的工作效率有極為明顯的提升_[3]。

（三）提高綜合協(xié)調(diào)能力

綜合協(xié)調(diào)是辦公室工作的主要職責(zé)。首先要搞好上下、內(nèi)外關(guān)系的協(xié)調(diào)，對(duì)上要尊重而不盲從、服務(wù)而不諂媚;對(duì)下要以禮、以誠、以信相待，不欺上瞞下，不推諉扯皮。對(duì)外求支持協(xié)作，對(duì)內(nèi)求團(tuán)結(jié)互助，既敢于擔(dān)當(dāng)，當(dāng)好主角，又善于協(xié)作，當(dāng)好配角。處理綜合性事務(wù)要積極與相關(guān)部門溝通協(xié)調(diào)，在全面了解情況的基礎(chǔ)上，進(jìn)行情況匯總、梳理并形成初步建議，呈報(bào)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)，發(fā)揮好參謀助手職能。。

（四）做好辦文辦會(huì)辦事

一是辦文要細(xì)致，確保充分發(fā)揮“以文輔政”的作用。第一，嚴(yán)格遵守學(xué)校公文格式規(guī)定，在格式上保證不出錯(cuò)，保證公文的規(guī)范性;第二，把好公文內(nèi)容關(guān)，確保公文準(zhǔn)確性和可行性;第三，嚴(yán)守公文時(shí)效，堅(jiān)持急件急辦、急件急轉(zhuǎn)，在符合程序和保證質(zhì)量的前提下，限時(shí)按要求處理公文，保證辦文效率;第四，把好公文質(zhì)量關(guān)，從公文草擬到印發(fā)全過程不放過任何一個(gè)細(xì)節(jié)，實(shí)現(xiàn)公文處理無差錯(cuò)。

二是辦會(huì)要細(xì)致，確保會(huì)議達(dá)到預(yù)期效果。辦會(huì)是辦公室工作的另一項(xiàng)重要職責(zé)。大到黨政聯(lián)席會(huì)，小到部門工作會(huì)，辦公室一年承辦大小會(huì)議若干次。從會(huì)議通知、會(huì)場(chǎng)布置、橫幅制作、桌簽擺放，到會(huì)議簽到、設(shè)備調(diào)試、茶水準(zhǔn)備、會(huì)場(chǎng)秩序維護(hù)等等，都要做到事無巨細(xì)，這就需要辦會(huì)人員通過填寫會(huì)務(wù)登記表、制定會(huì)務(wù)議程方案等方式使每一個(gè)環(huán)節(jié)落實(shí)到責(zé)任人，防止出現(xiàn)任何紕漏。

三是辦事要細(xì)致，確保充分發(fā)揮好參謀助手和綜合協(xié)調(diào)作用。首先，深入調(diào)查是成事之基，謀事之道。學(xué)院辦公室人員日常要注重調(diào)查研究，注重信息收集，注重分析研判，積極參與謀劃，為領(lǐng)導(dǎo)出好謀、劃好策。圍繞學(xué)校不同時(shí)期的中心工作，時(shí)刻要求自己學(xué)會(huì)超前思考，力爭(zhēng)想在先、謀在前，努力發(fā)揮好參謀助手作用。其次，細(xì)心是辦事的關(guān)鍵，是成功之道。對(duì)待事務(wù)性工作要把關(guān)嚴(yán)格、安排細(xì)致、深思熟慮，確保不出紕漏。

（五）加強(qiáng)學(xué)習(xí)，修煉“三心”

學(xué)院辦公室的重要職責(zé)對(duì)辦公室人員的綜合素質(zhì)提出了很高的要求。辦公室人員需保有“三心” 才能更好地服務(wù)大局、服務(wù)領(lǐng)導(dǎo)，即保持責(zé)任心、平常心和進(jìn)取心。第一，要有高度的責(zé)任心。作為二級(jí)學(xué)院的核心部門，辦公室責(zé)任重大，辦公室人員要堅(jiān)持日常工作無小事的原則，時(shí)刻保持高度的責(zé)任心。第二，要寵辱不驚，遵規(guī)守矩。辦公室人員直接為領(lǐng)導(dǎo)服務(wù)，自然與領(lǐng)導(dǎo)更為熟識(shí)，但辦公室人員自身必須保持平常心，做到寵辱不驚，決不能妄自尊大、自以為是，更不能做越位或出格的事。要不為私心雜念左右，不為名利困擾，時(shí)刻謹(jǐn)記在領(lǐng)導(dǎo)身邊更應(yīng)該遵規(guī)守紀(jì)，加強(qiáng)自我管理、自我約束的能力。第三，要善于學(xué)習(xí)，不斷提高綜合素質(zhì)。

三、結(jié)語

學(xué)院辦公室工作繁瑣、繁重、涉及面廣，同樣辦公室在學(xué)院里也是至關(guān)重要的部門，因此辦公室人員因時(shí)刻保持工作的警惕性，積極學(xué)習(xí)，在實(shí)踐中總結(jié)，提升自我，大膽創(chuàng)新，善于思考，敢于表達(dá)意見，注重提高工作效率，立足大局，勇于開創(chuàng)新時(shí)代高校辦公室工作新局面。

參考文獻(xiàn)：

[1]劉蓮，樊廣華，仵允鋒.關(guān)于做好高等院校二級(jí)學(xué)院辦公室工作的幾點(diǎn)思考[J].教育教學(xué)論壇，2018（21）：24-25.

[2] 肖婷.新時(shí)代高校辦公室行政管理工作思考及對(duì)策[J].智庫時(shí)代，2019（04）：102-103.

[3] 彭建云.淺談新時(shí)代下的高校二級(jí)學(xué)院辦公室工作管理[J].科技資訊，2018，16（16）：109-110.

作者簡(jiǎn)介：梁敏（1975—），男，漢族，籍貫四川威遠(yuǎn)，辦公室主任，學(xué)歷：大學(xué)本科，單位：西南政法大學(xué)繼續(xù)教育學(xué)院，研究方向：高等教育、繼續(xù)教育