論檔案的信息化管理

李曉婷

摘 要：新時代的信息化發(fā)展是一項全球性的技術(shù)變革。計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的快速發(fā)展是信息化發(fā)展的一個重要標志，如今信息技術(shù)已經(jīng)應(yīng)用到社會的經(jīng)濟、政治、文化、社會、生態(tài)建設(shè)等社會的方方面面，已經(jīng)成為社會發(fā)展的重要因素。

關(guān)鍵詞：檔案;檔案信息化;技術(shù)

1 正確理解檔案信息化的定義及內(nèi)涵

檔案信息化是在國家檔案建設(shè)管理部門的統(tǒng)一規(guī)劃和組織下，在檔案管理的活動中全面應(yīng)用現(xiàn)代信息技術(shù)，對檔案信息資源進行數(shù)字化管理和提供利用。檔案管理模式從以檔案實體保管和利用為重點，轉(zhuǎn)向檔案信息的數(shù)字化存儲和提供服務(wù)為重心，從而使檔案工作進一步走向規(guī)范化、數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化、社會化。具體來說檔案信息化的內(nèi)涵包括：第一，將檔案信息資源數(shù)字化和網(wǎng)絡(luò)化;第二，要實現(xiàn)文檔一體化，即：信息接收、傳遞、存儲和提供利用的文檔一體化;第三，要實現(xiàn)檔案信息的數(shù)字網(wǎng)絡(luò)共享;第四，要改變傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理模式。

2 實現(xiàn)檔案信息化管理的重要性

傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理存在著保管方面的很多劣勢：通常我們所說的檔案安全管理“九防”要求，無法做到位，檔案在長期存放中由于存儲環(huán)境因素，可能造成文檔紙張受潮、蟲蝕以及火災(zāi)等災(zāi)害，每年大量投入文檔的保管經(jīng)費已在所難免、且因無備份而又為每年不得不有的文檔損失擔(dān)優(yōu)。由于檔案需反復(fù)查閱，不可避免的存在原件受損或遺失，給文檔的保管與利用帶來管理上的難題。信息化條件下，用低檔平板掃描儀錄入的形成的檔案信息，工作量大，且大量電子化文檔需要系統(tǒng)軟件規(guī)范解決管理、查閱、利用等問題。信息化已經(jīng)成為當(dāng)今世界經(jīng)濟和社會發(fā)展的大趨勢。如今信息技術(shù)已經(jīng)應(yīng)用到社會的經(jīng)濟、政治、文化、社會、生態(tài)建設(shè)等社會的方方面面，已經(jīng)成為社會發(fā)展的重要因素。檔案作為大數(shù)據(jù)資源，急需科學(xué)開發(fā)和利用檔案信息化加以管理，提升信息化管理利用水平。

3 實現(xiàn)檔案信息化有效途徑

當(dāng)今社會，檔案實現(xiàn)信息化管理已經(jīng)成為現(xiàn)代檔案事業(yè)發(fā)展過程中不可逆轉(zhuǎn)的趨勢。信息技術(shù)的發(fā)展及大數(shù)據(jù)的廣泛應(yīng)用，使原本形式單一的檔案管理工作更加多樣化，管理者不僅僅需要革新自己的管理理念，同時還需要掌握更多的新型管理技術(shù)，以適應(yīng)檔案信息化發(fā)展的要求。

3.1要緊跟發(fā)展，創(chuàng)新檔案管理理念。首先，要建立全面完善的檔案信息化管理制度。面對檔案信息化的新要求，管理者應(yīng)從實際的檔案管理工作需求出發(fā)，制訂新型的檔案管理制度。制訂新的管理制度時，一是從具體的制度內(nèi)容來看，應(yīng)設(shè)有科學(xué)的獎懲制度，以促進檔案管理制度的順利實施;二是檔案管理制度既要與檔案類型相匹配，又要滿足管理單位的應(yīng)用需要;三是在豐富制度內(nèi)容時，還要保持制度的實用性和可操作性。其次，要有服務(wù)意識。一是要形成主動的服務(wù)意識，改變過去的被動服務(wù)意識，消除長期形成的懈怠心理，為用戶提供優(yōu)質(zhì)的信息服務(wù)，滿足新時期檔案工作的需要;二是管理者要始終保持學(xué)習(xí)意識，不斷地更新管理理念，掌握更多的管理技術(shù)，緊跟檔案信息化發(fā)展的步伐。最后，要確保檔案的安全管理。隨著檔案管理信息化程度的提高，隨之而來的就是增強信息化建設(shè)的安全性，但是，安全性建設(shè)工作并不是一蹴而就的，是一個循序漸進的過程。建設(shè)初期一定要加強紙質(zhì)檔案的保存與管理工作，可以采用雙軌制度，以防止檔案的遺失，確保檔案信息的完整性與安全性。同時，要加強網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)安全管理，嚴密黑客和系統(tǒng)病毒的攻擊，還要嚴格查閱權(quán)限管理，實行雙人查閱或設(shè)置安全性高的密碼防信息失竊。

3.2要著眼未來，提升檔案管理技術(shù)水平

首先是要運用虛擬技術(shù)。比如傳統(tǒng)的檔案展覽是以實物或普通的網(wǎng)頁形式再現(xiàn)檔案的，給人展示的是一種平面效果圖;而利用3D虛擬技術(shù)來開發(fā)實體檔案，對檔案展品來說不僅是一種立體的展示，而且在展品的結(jié)構(gòu)和空間信息的表現(xiàn)方面都具有更為明顯的優(yōu)勢。參觀者可以通過網(wǎng)頁在線瀏覽三維展覽圖，通過點擊鼠標旋轉(zhuǎn)、平移模型，從任意角度觀察，展品都具有完美的三維真實感表現(xiàn)，再配上動畫、樂曲、解說詞等虛擬現(xiàn)實手法，用戶足不出戶就能全面直觀的參觀學(xué)習(xí)，吸引越來越多的人利用檔案、喜歡檔案。這不僅能挖掘檔案館（室）的文化休閑功能，還能在無形中強化人們的檔案意識，充分發(fā)揮檔案的價值。但當(dāng)前在檔案管理理念落后，技術(shù)缺乏的情況下，還需要進一步掌握些全新的管理技術(shù)。這些管理技術(shù)是實現(xiàn)檔案信息化管理的重要基礎(chǔ)保障，及目前來看，3D虛擬技術(shù)在檔案部門中的應(yīng)用時間不長，最多的是應(yīng)用于檔案展覽反面，但卻取得了意想不到的宣傳效果。其次，要運用云計算技術(shù)。云計算就是把所有數(shù)據(jù)以及數(shù)據(jù)處理的任務(wù)全部交給網(wǎng)絡(luò)進行，是分布式、并行處理、虛擬化和網(wǎng)格計算的發(fā)展。云計算的基本原理是通過對大量數(shù)據(jù)和處理器資源的整合，使計算分布在大量的分布式計算機上，而非本地計算機或遠程服務(wù)器中，云計算基于一個強大的系統(tǒng)提供多種服務(wù)，用戶可以方便地將資源切換到自己需要的具體應(yīng)用上，根據(jù)需要去訪問計算機和存儲系統(tǒng)?；谠朴嬎愕臄?shù)字檔案管理系統(tǒng)，是通過檔案管理系統(tǒng)與各業(yè)務(wù)系統(tǒng)的無縫銜接來實現(xiàn)電子文件的在線自動歸檔，保證電子檔案的原始性、完整性和安全性。另外，使用云計算比使用本地計算機可靠，因為在“云”的另一端，有專業(yè)的團隊來幫助管理檔案信息，其嚴格的加密管理和服務(wù)器資源監(jiān)控，可以讓立檔部門放心地與他人共享數(shù)據(jù)。這對于檔案管理中心一部分要求高保密性的資源提供了可靠的技術(shù)支持。此外，檔案數(shù)據(jù)的安全備份工作由信息中心統(tǒng)一完成，大大降低了立檔部門的管理成本。在方便管理運用的同時，要注意檔案與資料的區(qū)別，資料的目的是最大限度的共享，但是檔案中許多都是有保密期限的，而且對公開的人群也是有選擇性的。顯然，檔案絕對不能把所有的數(shù)據(jù)資源都放到“云”中，要區(qū)別對待，始終將安全放在首位。

總之，面對信息化在社會各方面的應(yīng)用和快速發(fā)展，檔案管理應(yīng)順應(yīng)檔案信息化發(fā)展的潮流，創(chuàng)新管理理念和管理制度，加強技術(shù)人員培養(yǎng)，做好檔案實體規(guī)范化管理，配備必要的設(shè)施設(shè)備，加大開發(fā)力度，促進檔案管理向著信息化發(fā)展的方向健康發(fā)展。

參考文獻

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（作者單位：濰坊市市政公用事業(yè)服務(wù)中心）