企業(yè)檔案管理存在的問(wèn)題及對(duì)策分析

呂婧

摘要：隨著企業(yè)的快速發(fā)展，企業(yè)檔案管理顯得越發(fā)重要。但現(xiàn)存的很多檔案管理問(wèn)題嚴(yán)重制約了企業(yè)對(duì)檔案的需求，本文通過(guò)探討企業(yè)檔案管理中存在的問(wèn)題，并針對(duì)性的提出解決措施。

關(guān)鍵詞：檔案管理;問(wèn)題;解決措施

前言

在企業(yè)的管理中，檔案管理發(fā)揮著極其重要的作用，但在很多時(shí)候，企業(yè)檔案管理工作的重要性并沒(méi)有被很多企業(yè)所重視：一方面，企業(yè)檔案并不直接產(chǎn)生企業(yè)經(jīng)濟(jì)效益，并未引起管理者的重視;另一方面，企業(yè)檔案管理過(guò)程較為繁瑣，現(xiàn)存的管理方法并不高效。

然而隨著社會(huì)的發(fā)展，商業(yè)環(huán)境成熟，企業(yè)檔案的管理問(wèn)題已經(jīng)變得越來(lái)越明顯，并有阻礙企業(yè)健康發(fā)展的跡象。因此企業(yè)檔案管理工作人員需要有更好創(chuàng)新方式來(lái)管理企業(yè)檔案，而如何就企業(yè)檔案管理問(wèn)題進(jìn)行創(chuàng)造性的管理，是一個(gè)值得檔案管理者思考的問(wèn)題。

一、企業(yè)檔案管理中常見(jiàn)的問(wèn)題

（一）缺乏主動(dòng)性

在企業(yè)管理中，大部分管理者會(huì)陷入這樣一個(gè)誤區(qū)，認(rèn)為檔案的改革和發(fā)展似乎不太重要，而企業(yè)也把主要精力和財(cái)力用于發(fā)展生產(chǎn)上。因此，管理人員能動(dòng)性的缺乏是普遍的問(wèn)題，由于檔案管理工作缺少有效的考核機(jī)制，難以和管理人員的薪資掛鉤，這樣就會(huì)導(dǎo)致檔案管理人員在思想上松懈，不能將檔案管理工作真正落到實(shí)處。

（二）管理制度陳舊

很多企業(yè)，特別是一些國(guó)有企業(yè)的管理者，在觀念上認(rèn)為企業(yè)檔案管理并不是核心業(yè)務(wù)，對(duì)檔案的管理只需要維持現(xiàn)狀即可，無(wú)需進(jìn)行創(chuàng)新，只要不出問(wèn)題就行。管理者這種思想觀念讓企業(yè)檔案管理工作變得很單一，也很封閉，隨著外界商業(yè)環(huán)境對(duì)企業(yè)檔案管理的要求變高，這種管理方式已經(jīng)很難適應(yīng)。

（三）認(rèn)知局限

在現(xiàn)實(shí)工作中，很多檔案管理工作人員覺(jué)得檔案管理并不是一件很重要的事情，因此，大部分企業(yè)也基本很少會(huì)投入人力、物力來(lái)對(duì)待這件工作;更有甚者覺(jué)得檔案管理沒(méi)有多少價(jià)值，因此將大部分精力放在了企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)中，沒(méi)有真確看待檔案管理這件事情，這樣就更談不上將檔案管理與生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)進(jìn)行相結(jié)合，產(chǎn)生更大的價(jià)值。

（四）革新意識(shí)不強(qiáng)

一方面，現(xiàn)行的大型企業(yè)的經(jīng)營(yíng)者認(rèn)為檔案管理屬于附屬工作，按照老規(guī)矩做好服務(wù)工作就行，因此導(dǎo)致認(rèn)知的片面性、管理的單一性以及工作方式的單調(diào)和原始性，致使其改革缺失動(dòng)力，無(wú)法跟上時(shí)代的發(fā)展;另一方面，檔案部門長(zhǎng)期以來(lái)形成的思維定式，使他們?cè)趧?chuàng)新方面沒(méi)有太大突破，因此安于現(xiàn)狀的思維比較普遍，革新意識(shí)不強(qiáng)。

二、企業(yè)檔案管理工作中存在的問(wèn)題原因

（一）檔案管理缺乏系統(tǒng)的管理，并且對(duì)管理人員不夠重視

目前，在企業(yè)檔案管理系統(tǒng)中，系統(tǒng)化的管理比較欠缺，這就使得檔案管理的質(zhì)量有很大區(qū)別，此外，很多中小企業(yè)對(duì)檔案管理不夠重視，檔案管理人員一般為兼職人員在輔助，并未設(shè)置專職人員，這也是由于企業(yè)管理人員的不重視所導(dǎo)致。

（二）管理人員職業(yè)素養(yǎng)偏低，忽略檔案管理的重要性

目前很多企業(yè)的檔案管理人員基本都是身兼數(shù)職，并不是真正的檔案管理專業(yè)出身，企業(yè)也沒(méi)有健全的檔案管理系統(tǒng)，在企業(yè)的管理中，并未把檔案管理列為考核項(xiàng)，所以也不能夠引起管理人員足夠的重視，加之企業(yè)基本涉及不到這塊的培訓(xùn)，所以檔案管理人員在管理過(guò)程中難免造成很多失誤，檔案管理的質(zhì)量也不是最佳。

（三）檔案管理設(shè)施不齊全

在企業(yè)的檔案管理中，保障檔案不受損是最重要的工作，檔案中的個(gè)人機(jī)密不外泄，從這些方面來(lái)看，企業(yè)應(yīng)該配備齊全的檔案保管措施，使用一些現(xiàn)金的檔案管理系統(tǒng)，只有這樣才能確保檔案的絕對(duì)安全。

三、企業(yè)檔案管理中存在問(wèn)題的應(yīng)對(duì)措施

（一）建立健全的檔案管理制度

無(wú)論是企業(yè)、還是單位，在建立檔案管理制度時(shí)要確保其具有可操作性，一切以便于操作為原則，這樣才不會(huì)使檔案管理制度成為一紙空文，這才能更大程度的發(fā)揮制度的指導(dǎo)意義和規(guī)范作用。此外，管理者認(rèn)真執(zhí)行關(guān)于檔案管理的規(guī)章制度，因?yàn)橹挥蓄I(lǐng)導(dǎo)者按制度辦事，才能在員工中形成榜樣，基層員工才會(huì)遵守制度。管理者既是制度的執(zhí)行者，也是制度的約束者，因此，管理人員要根據(jù)制度存在的缺陷和弊端提出自己的意見(jiàn)，通過(guò)不斷的優(yōu)化，最重讓檔案管理制度發(fā)揮出最好的實(shí)效。

（二）在企業(yè)檔案管理中運(yùn)用信息化技術(shù)

隨著互聯(lián)網(wǎng)的快速發(fā)展，很多企業(yè)在檔案管理的過(guò)程中開(kāi)始采用信息化的管理水平，特別是數(shù)字化、信息化在檔案管理中的應(yīng)用，節(jié)省了企業(yè)的很多人工成本和時(shí)間成本。與此同時(shí)，檔案管理工作人員應(yīng)該掌握檔案管理的數(shù)字化、信息化應(yīng)用技術(shù)，要始終明白，檔案管理工作與辦公自動(dòng)化息息相關(guān)，從一篇文案的撰寫、修改、打印、匯總、存檔等，各個(gè)環(huán)節(jié)的工作都離不開(kāi)辦公自動(dòng)化。作為一名檔案管理工作人員，只有掌握了自動(dòng)化辦公技術(shù)，才能夠提升檔案管理過(guò)程中的工作效率和工作質(zhì)量，如此看來(lái)，認(rèn)真學(xué)習(xí)現(xiàn)代化信息技術(shù)是檔案管理工作人員的必備素質(zhì)之一。

（三）創(chuàng)新工作方式

傳統(tǒng)的檔案管理定位為提供文件和檔案的查閱，也就是借閱者需要借閱什么資料，就提供相應(yīng)資料給他們。隨著社會(huì)的發(fā)展、科學(xué)的進(jìn)步以及互聯(lián)網(wǎng)信息產(chǎn)業(yè)的發(fā)展，整個(gè)社會(huì)對(duì)檔案的需求產(chǎn)生了多樣性的需求，這些需求體現(xiàn)在數(shù)字化、精準(zhǔn)快速的響應(yīng)上，很多企業(yè)對(duì)傳統(tǒng)的紙質(zhì)文檔需求不高，而是對(duì)電子形式的文檔需求旺盛，因此在企業(yè)檔案管理中，需要更多地采用數(shù)字化的管理方式，以應(yīng)對(duì)員工對(duì)檔案的新的需求。針對(duì)新的需求，企業(yè)要建立檔案管理網(wǎng)絡(luò)體系，即從企業(yè)的產(chǎn)品效益、市場(chǎng)經(jīng)營(yíng)、品牌形象等領(lǐng)域出發(fā)，去建立和完善企業(yè)檔案管理網(wǎng)絡(luò)。在該管理網(wǎng)絡(luò)中能夠清晰體現(xiàn)員工在企業(yè)中的需求，以便管理人員及時(shí)調(diào)配資源進(jìn)行處理，當(dāng)然也要經(jīng)常在企業(yè)中宣傳檔案知識(shí)和相關(guān)法規(guī)，可以有的放矢地加強(qiáng)檔案意識(shí)。檔案網(wǎng)絡(luò)建設(shè)是一個(gè)系統(tǒng)性工程，必然要得到企業(yè)以及相關(guān)部門的同意，才能有效展開(kāi)建設(shè)工作，管理人員得到保障之后，才能適應(yīng)現(xiàn)代管理工作。

四、結(jié)語(yǔ)

綜上所述，對(duì)于企業(yè)檔案管理者，最重要的職責(zé)就是管理好企業(yè)的檔案資源，并充分利用好這些資源，在具體的工作中，不斷提升自身的服務(wù)觀念，改進(jìn)檔案管理的方法，建立一套完整有效的檔案管理體系，并為企業(yè)的經(jīng)營(yíng)活動(dòng)提供力所能及的支持，真正將企業(yè)檔案的價(jià)值發(fā)揮出來(lái)。對(duì)于檔案管理者而言，明白了檔案工作的價(jià)值所在，也就有了積極工作的熱情，能夠勤于思考、勇于改進(jìn)，并能夠在工作的過(guò)程中，始終站在企業(yè)角度對(duì)待自身的工作。

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