淺析檔案管理信息化建設(shè)

翟軍

摘?要：信息化已成為檔案管理發(fā)展的必然趨勢(shì)。本文以信息化在檔案管理的作用為主要內(nèi)容，探討在建設(shè)過(guò)程中存在的問(wèn)題，并提出可行性建議。

關(guān)鍵詞：檔案;信息化建設(shè);檔案管理

近年來(lái)，信息化技術(shù)處于飛速發(fā)展階段，檔案管理行業(yè)順應(yīng)時(shí)代發(fā)展，加強(qiáng)對(duì)信息技術(shù)的運(yùn)用。不過(guò)，也要看到，檔案管理信息化建設(shè)是一項(xiàng)綜合性較強(qiáng)的工作，這個(gè)過(guò)程是漫長(zhǎng)而艱難的，而且需要不斷的創(chuàng)新。

1現(xiàn)階段我國(guó)檔案管理信息化發(fā)展中的問(wèn)題

1.1檔案管理的安全意識(shí)對(duì)其創(chuàng)新性造成了一定的阻礙

不論處于哪個(gè)時(shí)期，檔案管理都具有重要意義，不同的歷史時(shí)期具有不同的作用。傳統(tǒng)的檔案管理模式已逐漸被淘汰，現(xiàn)化化的檔案管理模式正在完善之中。我們要看到信息化處于飛速發(fā)展之中，檔案管理事業(yè)則不可避免的受到巨大的沖擊。但是檔案管理體系卻存在著較多的問(wèn)題，不能與我國(guó)社會(huì)同步發(fā)展?？梢钥吹綑n案管理雖然處于信息化發(fā)展階段，很多問(wèn)題亟待解決。由此可知實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化的過(guò)程是復(fù)雜的，在管理創(chuàng)新與傳統(tǒng)檔案管理之間存在的矛盾，需要采取有效的措施予以解決。傳統(tǒng)的檔案管理目的是明確的，即為了快速查詢檔案和保障檔案的安全性。但在歷史檔案管理中實(shí)現(xiàn)這一目標(biāo)的難度較大，這對(duì)我國(guó)現(xiàn)階段檔案管理提出更高的要求，即必須具有多元性。

1.2目前在檔案信息化管理方面有待實(shí)現(xiàn)標(biāo)準(zhǔn)化和法治化

客觀的看待我國(guó)現(xiàn)階段檔案管理的問(wèn)題，顯然信息化程度不足的情況一直沒(méi)有解決，檔案使用范圍有限，資源沒(méi)有實(shí)現(xiàn)共享，究其原因主要集中在以下三個(gè)方面：①由于管理方式與體系上的制約，不同的檔案管理部門(mén)之間并未形成統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)。而從我國(guó)政府部門(mén)的情況來(lái)看，對(duì)于檔案管理也沒(méi)有形成規(guī)范化的體系，檔案管理處于分散狀態(tài)，不同部門(mén)在管理檔案時(shí)所執(zhí)行的政策是不同的，甚至出現(xiàn)矛盾和沖突之處。②從具體情況來(lái)看，政府級(jí)別不同或者部門(mén)不同，對(duì)于檔案信息化管理的內(nèi)容也各不相同，有不協(xié)調(diào)的情況存在。③我們所處的時(shí)代信息化技術(shù)飛速發(fā)展，而且處于動(dòng)態(tài)變化之中，這對(duì)系統(tǒng)建設(shè)提出更高的要求，時(shí)效性較強(qiáng)，如果失去時(shí)效性將會(huì)不利于平臺(tái)的建設(shè)。

1.3檔案管理應(yīng)對(duì)電子政務(wù)更高要求的挑戰(zhàn)

電子政務(wù)建設(shè)正處于關(guān)鍵時(shí)期，從其內(nèi)容來(lái)看復(fù)雜性較高，具有鮮明的時(shí)代性。但要認(rèn)識(shí)辦公自動(dòng)化等雖然重要，但并不僅僅局限于此。首先，我國(guó)電子政務(wù)系統(tǒng)并非獨(dú)立存在，而是與國(guó)際互聯(lián)網(wǎng)接軌，功能性較強(qiáng)，能夠滿足社會(huì)和公眾服務(wù)的需求，并且還要履行政府職能。而早期的OA系統(tǒng)應(yīng)用目標(biāo)則是建立在政府專(zhuān)用的網(wǎng)絡(luò)之上，服務(wù)也只限于自身業(yè)務(wù)。而電子政務(wù)則以計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)為媒介，其目標(biāo)是為社會(huì)和公眾服務(wù)。電子政務(wù)系統(tǒng)是由多個(gè)系統(tǒng)共同組成的，檔案管理系統(tǒng)是不可缺少的重要環(huán)節(jié)。由此可知電子政務(wù)是檔案管理信息系統(tǒng)的構(gòu)建的基礎(chǔ)。與傳統(tǒng)檔案管理信息系統(tǒng)相比較后確定了檔案管理信息化系統(tǒng)建設(shè)的內(nèi)容，必須要處理好以下兩個(gè)方面的問(wèn)題：安全系統(tǒng)。要增加相的功能，可授權(quán)和信任模塊是必不可少的。建立自動(dòng)備份系統(tǒng)。為了避免出現(xiàn)信息丟失的情況，包括電子檔案在內(nèi)的所有檔案內(nèi)容都要備份，即使網(wǎng)絡(luò)和數(shù)據(jù)庫(kù)出現(xiàn)故障，信息也不會(huì)丟失。

2加強(qiáng)檔案管理信息化建設(shè)的路徑

2.1加強(qiáng)檔案數(shù)字化資源建設(shè)

為了把高質(zhì)量的信息化服務(wù)提供給社會(huì)和需要者，對(duì)于檔案數(shù)字化資源建設(shè)工作必須要予以高度重視。檔案館的基礎(chǔ)軟硬件設(shè)施必須要完備，并且把現(xiàn)代多媒體、3D等高科技技術(shù)應(yīng)用于其中，使紙質(zhì)檔案信息資料逐漸實(shí)現(xiàn)電子化，并構(gòu)建出立體展示平臺(tái)，具有多方位多功能，可以提供視覺(jué)、聽(tīng)覺(jué)等不同的試聽(tīng)感受，數(shù)字化資料文獻(xiàn)更加具有帶入感和真實(shí)性，提供的信息化服務(wù)具有更強(qiáng)的吸引力，更加全面和完善。需求者不受時(shí)間和空間的限制登陸到網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)，即可完成對(duì)所需檔案資料的查詢。

2.2轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)檔案管理模式，強(qiáng)化檔案信息化管理手段

為了使檔案信息化應(yīng)用達(dá)到較高的效率，企業(yè)要予以重視，加強(qiáng)對(duì)相關(guān)工作人員的培訓(xùn)，使他們的思想觀念發(fā)生變化，調(diào)整服務(wù)態(tài)度，構(gòu)建更加合理的管理模式，調(diào)整傳統(tǒng)的檔案管理思想，提高應(yīng)變能力，形成主動(dòng)服務(wù)的意識(shí)。要認(rèn)識(shí)到我們處于信息技術(shù)迅速發(fā)展的時(shí)期，作為檔案管理人員要提高自身的綜合素質(zhì)和水平，具有較高的時(shí)事熱點(diǎn)信息的搜索能力，并且還要提高整合力度，主動(dòng)提供資源信息，檔案信息管理向著科技術(shù)和現(xiàn)代化的方向發(fā)展，把更具價(jià)值的信息內(nèi)容提供給社會(huì)。還要注意的是企業(yè)在進(jìn)行檔案信息化管理建設(shè)時(shí)，要把電子軟件應(yīng)用于其中，對(duì)信息內(nèi)容進(jìn)行有效的檢索，使檔案管理更具規(guī)范性，增強(qiáng)檔案管理的安全性和使用的有效性。

2.3根據(jù)檔案館職能的變化進(jìn)行機(jī)構(gòu)改革

由于社會(huì)的發(fā)展，檔案館的職能也隨之處于動(dòng)態(tài)變化之中，很多環(huán)節(jié)需要調(diào)整和更新，這對(duì)管理人員提出更高的要求，要順應(yīng)時(shí)代的變化和要求，對(duì)機(jī)構(gòu)設(shè)置進(jìn)行調(diào)整，并完成新的功能定位。為公眾提供收集、查詢、制作、閱讀、整理、機(jī)構(gòu)管理等服務(wù)。在部門(mén)機(jī)構(gòu)創(chuàng)新改革過(guò)程中，要處理好人員調(diào)整的問(wèn)題，創(chuàng)造出功能更加完善的工作平臺(tái)，使檔案管理工作人員能夠利用平臺(tái)為社會(huì)公眾提供高質(zhì)量的服務(wù)。綜上所述，關(guān)于檔案信息化建設(shè)的重要性已達(dá)成共識(shí)，要轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)檔案管理的思想，使資源的作用得到更大的發(fā)揮，提高檔案管理能力。我們的社會(huì)不斷的發(fā)展進(jìn)步，對(duì)檔案信息資源領(lǐng)域的開(kāi)發(fā)具有積極的帶動(dòng)作用，從發(fā)展的角度來(lái)看，即檔案信息要發(fā)揮出更大的作用，更好的利用檔案信息資源。為了實(shí)現(xiàn)此目標(biāo)，必須要提高服務(wù)水平，使檔案管理工作邁上更高的臺(tái)階，走向信息化、數(shù)字化的發(fā)展之路。