左昌國(guó)

摘 要：在當(dāng)前社會(huì)日益進(jìn)步的大背景下，檔案管理工作不僅需要詳細(xì)記錄相關(guān)信息，還需要充分發(fā)揮其積極作用。隨著當(dāng)前社會(huì)進(jìn)程逐步加快，人們對(duì)于各種信息資源也越發(fā)重視起來(lái)，檔案主要是針對(duì)于國(guó)家機(jī)構(gòu)，組織和個(gè)人的資料和信息進(jìn)行記錄的一種方式，做好檔案管理工作是非常重要的。開(kāi)展檔案管理工作，我們必須考察依據(jù)方面的作用，其記錄的信息具有客觀性和真實(shí)性，具有較強(qiáng)的信服力。本文旨在研究檔案管理工作的重要性，并提出相對(duì)應(yīng)的有效策略，希望能夠推動(dòng)檔案管理工作有序發(fā)展。

關(guān)鍵詞：檔案管理工作;重要性

隨著社會(huì)飛速發(fā)展，人們對(duì)于檔案工作也提高了重視程度，因?yàn)闄n案有著較強(qiáng)的真實(shí)性，能夠給相關(guān)機(jī)構(gòu)提供依據(jù)來(lái)源，無(wú)論是任何行業(yè)，都會(huì)有序進(jìn)行檔案管理工作，社會(huì)的進(jìn)步促使檔案工作逐漸深入到人們的生活，利用科學(xué)和與時(shí)俱進(jìn)的管理方式進(jìn)行檔案管理，才能實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的價(jià)值。

一、檔案管理工作具備的重要性

1.妥善保留珍貴的單位檔案資料

因?yàn)闄n案資料不僅是單位內(nèi)重要的信息資產(chǎn)，里面還有個(gè)人的信息隱私，檔案管理將個(gè)人數(shù)據(jù)以及重要資料收集起來(lái)一并存放，在一方面方便大家對(duì)所擁有的檔案信息進(jìn)行借閱與查找，另一方面也需要對(duì)檔案進(jìn)行妥善的保管，在信息化發(fā)展如此快速的新時(shí)代，要妥善保管珍貴的檔案材料，要防范網(wǎng)絡(luò)黑客對(duì)檔案信息的盜取以及篡改。所以，檔案管理單位要對(duì)檔案資料進(jìn)行妥善保管，在保障檔案安全的情況下方便大家的查詢與檔案資料收集。

2.檔案管理工作記錄主要數(shù)據(jù)

檔案管理工作是十分紛繁復(fù)雜的，檔案管理流程通常應(yīng)當(dāng)包含搜集各類檔案資料、整理并且歸納檔案資料、妥善保留檔案資料以及調(diào)取資料等。但是如果可以將檔案工作做好，就可以很好地記錄重要數(shù)據(jù)，所以，檔案管理工作也是十分重要的。我們可以借助信息化手段來(lái)改進(jìn)我們的檔案管理工作，提高我們的工作效率。

3.方便提取與調(diào)用檔案

隨著社會(huì)的進(jìn)步，信息化的發(fā)展給檔案管理工作帶來(lái)了巨大的便利。當(dāng)人們?cè)谟龅絾?wèn)題的時(shí)候，可以通過(guò)查閱檔案來(lái)獲取更多的信息，在工作中，我們要不斷的發(fā)現(xiàn)問(wèn)題并做到及時(shí)的解決，使檔案管理工作與信息化轉(zhuǎn)變兩者高度融合，檔案的提取與調(diào)用可以摒棄紙質(zhì)化信息收集的形式，隨著網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的不斷發(fā)展和網(wǎng)絡(luò)信息化，電子信息采集更加的得到大家的青睞，大家可以翻找文件的時(shí)間，直接在網(wǎng)上調(diào)取自己需要的檔案信息。檔案資料管理者也可以摒棄傳統(tǒng)的紙質(zhì)資料文件夾收集的方法，直接將檔案信息存儲(chǔ)在電腦中，既方便查閱、又方便資料的存儲(chǔ)和更改。

二、有效開(kāi)展檔案管理工作的舉措

1.全面提升人員專業(yè)素養(yǎng)

大數(shù)據(jù)時(shí)代沒(méi)有數(shù)據(jù)是萬(wàn)萬(wàn)不行的，檔案管理工作必須要有數(shù)據(jù)化的體現(xiàn)，同時(shí)也是提升檔案管理最基礎(chǔ)、最重要的操作。在提升檔案管理體系時(shí)，應(yīng)對(duì)檔案工作人員進(jìn)行培訓(xùn)，使工作人員熟練掌握大數(shù)據(jù)相關(guān)技術(shù)，還要通過(guò)調(diào)研方式使大家積極發(fā)表對(duì)檔案管理轉(zhuǎn)變的想法和建議，構(gòu)建檔案管理服務(wù)平臺(tái)。對(duì)檔案工作人員進(jìn)行專業(yè)培訓(xùn)，聘用文化素養(yǎng)高級(jí)的工作人員管理，以便幫助大家及時(shí)解決問(wèn)題，也可以更好地掌握檔案的信息系統(tǒng)和熟練使用信息設(shè)備。同時(shí)還應(yīng)利用大數(shù)據(jù)技術(shù)，將大量的檔案信息進(jìn)行分析、儲(chǔ)存、組織、分析，從而達(dá)到檔案管理構(gòu)建的基本要求。檔案管理體系的構(gòu)建，培養(yǎng)檔案管理工作人員，從而能有效解決大家在使用過(guò)程中的問(wèn)題。數(shù)據(jù)化將實(shí)現(xiàn)檔案信息管理的便利、集中，將檔案中的檔案、資料轉(zhuǎn)化為數(shù)據(jù)，以便明確檔案中各類資源的統(tǒng)計(jì)與管理。應(yīng)對(duì)檔案工作人員進(jìn)行創(chuàng)新思維的培養(yǎng)，使檔案工作人員，能利用人工智能等技術(shù)，對(duì)檔案管理服務(wù)體系進(jìn)行創(chuàng)新，為大家提供更優(yōu)質(zhì)的檔案管理服務(wù)。

2.優(yōu)化檔案管理的基本操作流程

時(shí)代在發(fā)展，社會(huì)在進(jìn)步，檔案管理要與時(shí)俱進(jìn)才能適應(yīng)新形勢(shì)的需要，檔案管理過(guò)程才會(huì)更加科學(xué)。檔案管理流程通常應(yīng)當(dāng)包含搜集各類檔案資料、整理并且歸納檔案資料、妥善保留檔案資料以及調(diào)取資料等。但是現(xiàn)在大家的檔案意識(shí)都很淡薄，所以，要通過(guò)不同的途徑進(jìn)行宣傳，讓大家知道自己是可以、需要進(jìn)行檔案登記的，自己有這個(gè)權(quán)利，提高大家的認(rèn)識(shí)。掌握檔案資料的收集規(guī)律，對(duì)于主要的事件統(tǒng)一進(jìn)行更改和記錄，及時(shí)把材料進(jìn)行整理、歸檔，減少不必要的工作環(huán)節(jié)，提高檔案工作的工作效率。檔案管理還可以鑒別材料內(nèi)容的真實(shí)性，不但實(shí)現(xiàn)了檔案管理工作自身的價(jià)值，還與時(shí)俱進(jìn)，促進(jìn)社會(huì)的進(jìn)步與發(fā)展。在信息化發(fā)展迅速的新時(shí)代，要將檔案管理工作與信息化緊密結(jié)合起來(lái)，加強(qiáng)檔案工作的數(shù)據(jù)保護(hù)，優(yōu)化檔案管理工作的基本操作流程。

3.保障檔案信息安全性

往常的檔案信息都會(huì)以文件夾或者文件袋的形式分類儲(chǔ)存在文件柜里，這樣不僅翻閱起來(lái)會(huì)很麻煩，而且信息不好更改，更加不方便的是檔案的存儲(chǔ)問(wèn)題，紙質(zhì)版的檔案在存儲(chǔ)過(guò)程中會(huì)出現(xiàn)紙質(zhì)受潮或者紙質(zhì)發(fā)黃等現(xiàn)象，可能會(huì)導(dǎo)致重要信息的丟失，還會(huì)出現(xiàn)檔案位置改變或者交接導(dǎo)致檔案直接丟失或者檔案的破損，這對(duì)于檔案管理工作來(lái)講是致命的。但是信息化下的檔案管理工作完美地解決了這個(gè)問(wèn)題，將檔案信息轉(zhuǎn)存在電腦中，不會(huì)因?yàn)闄n案交接或者外力因素導(dǎo)致檔案的破損或丟失，檔案存儲(chǔ)的安全問(wèn)題得到了保障，但是在信息化發(fā)展如此快速的新時(shí)代，要妥善保管珍貴的檔案材料，還要防范網(wǎng)絡(luò)黑客對(duì)檔案信息的盜取以及篡改，推動(dòng)檔案管理工作有序發(fā)展。

結(jié)束語(yǔ)

綜上所述，檔案管理工作的積極作用是十分巨大的。在管理檔案工作的過(guò)程中，一定要統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)化與規(guī)范化，積極創(chuàng)新管理方式，合理制定出一套高標(biāo)準(zhǔn)的規(guī)劃，努力將管理工作做到最好。檔案是對(duì)是對(duì)工作查考的憑據(jù)，也是科學(xué)研究和基礎(chǔ)設(shè)施，設(shè)備建設(shè)的可靠資料，所以我們必須充分認(rèn)識(shí)到這一工作的重要性，并做好相關(guān)工作，提高檔案管理的質(zhì)量和效率，作為檔案管理工作人員，在實(shí)際工作中，必須具備認(rèn)真與嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓ぷ鲬B(tài)度，努力將檔案管理工作的最大價(jià)值與重要作用體現(xiàn)得淋漓盡致。

參考文獻(xiàn)

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（作者單位：四川省疾病預(yù)防控制中心）