讓檔案創(chuàng)造更多價值

孟穎

摘要：隨著社會的不斷進步，各類單位的工作人員和相關事務也越來越多，產(chǎn)生的檔案信息也不斷累積，因此提高檔案管理效率就成為了多數(shù)單位的工作重點。傳統(tǒng)的檔案管理一般都是以紙質為主，在當前信息時代的背景下，實行檔案信息管理化是各個單位檔案管理的創(chuàng)新與發(fā)展。因此，如何提高檔案信息化管理的效率是當前各單位重點關注的一項工作，本文對檔案信息化管理中存在的問題進行了分析，并總結指出相關的解決策略。

關鍵詞：檔案管理;信息化;管理分析;策略研究

引言：

近年來，信息技術的大力普及，極大的提高了管理的效率和質量，檔案信息化管理已經(jīng)成為如今的發(fā)展趨勢。檔案涵蓋了人員信息、工作狀況、管理細節(jié)等多方面重要的信息資源，這些既是各單位的歷史記錄和證明，更能夠為日后工作管理提供有價值的信息。在日常工作中會產(chǎn)生大量的檔案文件，檔案信息化管理能夠減輕工作人員的工作量和保證工作效率，將紙質版檔案轉化為電子檔案進行管理，能夠為公司的發(fā)展提供更多的便利條件。另外，電子檔案的形式有文本、有圖片、有視頻、還有軟件等多種多樣，通過信息化管理能夠對檔案進行快速查閱、傳送及下載，大大提升了檔案管理的進程。

1.檔案信息化管理工作中存在的問題

1.1 檔案管理人員整體素質偏低

在實際管理過程中，多數(shù)單位的人員配置都不能滿足實際要求，很多檔案管理人員都是兼職的狀態(tài)，加上并不是科班出身，對檔案管理得了解也不是很透徹，平時的工作量也較大，因此沒有更多時間去學習專業(yè)管理知識，導致檔案信息化管理效率偏低。

1.2 檔案管理人員管理意識薄弱

很多檔案管理人員對檔案信息化管理有不理解的地方，甚至不懂操作方法，只能按照舊模式進行管理，阻礙了檔案信息化管理的發(fā)展。還有些單位的領導對檔案信息化管理缺乏重視，忽略了對檔案管理人員的培訓和人才引入，缺少對檔案管理人員進行規(guī)劃管控，導致檔案信息化管理不能滿足實際的發(fā)展需求。

1.3 檔案信息化存在安全問題

檔案管理信息化會涉及大量的網(wǎng)絡資源和渠道，安全隱患也是無處不在的。由于計算機硬件和管理軟件都會存在一些不安全的因素，會對檔案信息化管理系統(tǒng)產(chǎn)生嚴重的影響。硬件方面，磁盤失效、適配卡損壞會導致計算機無法開機，軟件方面，病毒入侵、數(shù)據(jù)庫被破壞等都會影響檔案信息化管理的正常運轉。

1.4 檔案信息化管理投入欠缺

檔案信息化管理需要投入的資金較大，從硬件配備到人員規(guī)劃。從硬件上說，電腦配置低或電腦數(shù)量有限，會對數(shù)據(jù)的錄入和登記產(chǎn)生阻礙。從軟件上看，檔案信息化管理一般都采用檔案管理系統(tǒng)軟件進行操作，但是由于經(jīng)費的缺欠，軟件開發(fā)和設計較為局限，功能結構簡陋，使信息無法進行更好地操作。

2.檔案信息化管理工作的有效策略

2.1 加強檔案工作人員的技能培訓

為了保證檔案管理工作的有效性與科學性，要引進專業(yè)的管理人才，要想合理科學地利用大數(shù)據(jù)時代實施管理，就必須加強對檔案管理工作人員的培養(yǎng)，使其具備專業(yè)的技能以及操作水平。以往的檔案管理工作人員都是人工進行檔案管理操作，對相關的大數(shù)據(jù)技術并不是很了解，不能熟悉掌握大數(shù)據(jù)技術相關方面的專業(yè)知識，在一定程度上影響檔案信息化管理的發(fā)展。對于企業(yè)部門來說，應該積極舉辦培訓學習活動，可以利用公共課、視頻教學等手段，提高檔案工作人員的專業(yè)化、服務意識以及信息化水平，加強檔案管理工作人員之間的溝通與交流，不斷提高檔案管理工作人員的綜合素養(yǎng)。還要提高管理人員的聘用門檻，引進具有專業(yè)素養(yǎng)的人才，這樣才能夠積極推進檔案信息化管理工作有效開展。

2.2 不斷優(yōu)化檔案管理人員的結構

檔案管理工作相對來說比較單調，企業(yè)在招聘檔案管理工作人員時，相比于技術性工作來說，對技術方面要求較低，待遇也比較差，從事檔案管理工作的工作人員年齡都比較大，很少有年輕人愿意從事檔案管理工作，這就在一定程度上直接影響我國檔案管理工作的實際發(fā)展。但是隨著技術的不斷深入，大數(shù)據(jù)時代對檔案管理工作人員的技術水平提出了更高的要求，為了能夠更有效實現(xiàn)檔案管理工作，就需要不斷引入一些技術人才，切實提高檔案管理工作人員的綜合素養(yǎng)，不斷優(yōu)化調整檔案管理人才結構，使年輕人愿意從事檔案管理工作，并成為檔案管理工作的主力軍，以便順利實施檔案管理工作。

2.3 做好檔案管理保密工作

在檔案管理工作中，信息化技術的應用有效促進了檔案管理工作的發(fā)展，給企業(yè)檔案管理工作帶來了新的機遇，信息化的有效應用能夠有效提高檔案管理工作的效率，還能在一定程度上節(jié)約人工成本。在信息化時代，使得檔案信息比較容易丟失、損壞或者泄漏，因此工作人員必須要認識到檔案信息的重要性，提高檔案信息保存的安全意識，保證檔案信息的安全性與保密性。此外，企業(yè)還應該加強管理軟件與硬件的建設，為了能夠使檔案信息化管理工作適應時代的發(fā)展與實際需求，要主動加強相關基礎設施的投入，對現(xiàn)有的設施進行升級或更換，保證網(wǎng)絡信息平臺的建設，滿足網(wǎng)絡搜索引擎的實際需求。

2.4 實現(xiàn)檔案管理數(shù)字化，完善電子檔案歸檔工作

為了有效提高檔案管理的效率、資源的利用率，各單位必須要著重注意對現(xiàn)有的檔案管理模式以及服務模式進行具體的改革與創(chuàng)新，使檔案管理工作不斷朝著數(shù)字化信息化的方向發(fā)展。首先應該在紙質資料的基礎上，有效結合大數(shù)據(jù)時代技術優(yōu)勢，對具體的紙質資料進行相應的整理、編號以及儲存，加大信息資料進行數(shù)字化的處理，建立信息化數(shù)據(jù)庫，方便檔案的查詢與利用，實施數(shù)字化與信息化的檔案管理可以節(jié)省大量的時間，引入信息化管理，能夠改變傳統(tǒng)檔案管理工作存在的弊端，化繁為簡，既能夠提高工作效率，也能夠減輕工作人員的負擔，加強檔案資料的利用率。

要保證與辦公系統(tǒng)不斷深度融合，不斷完善電子公文流轉系統(tǒng)的全程控制，保證公文類電子檔案的內容齊全。結合國家制定的專業(yè)類電子檔案具體標準，有效管理分類專業(yè)電子檔案，不斷完善專業(yè)電子檔案的系統(tǒng)與標準。詳細制定檔案數(shù)字化相關計劃，要著眼于檔案信息化未來發(fā)展的實際需求，結合企業(yè)的實際發(fā)展狀況，制定詳細的檔案數(shù)字化計劃。要結合信息時代電子檔案歸檔工作的實際要求，不斷研究數(shù)據(jù)信息相關的各類數(shù)據(jù)平臺，來滿足檔案管理的實際應用。

結語：

綜上所述，建設信息化檔案，是一項比較復雜繁重的系統(tǒng)工程，企業(yè)必須要實施整體規(guī)劃，要確定完整的目標，學習先進的科技手段，完善檔案管理信息系統(tǒng)，改變陳舊的檔案管理理念，對各種管理的方式方法進行創(chuàng)新，以此來提高工作效率。

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