淺談煤炭企業(yè)物資采購(gòu)應(yīng)付賬款管理
——以W公司為例

張?chǎng)┱眩ㄩ_灤（集團(tuán)）有限責(zé)任公司物資分公司）

應(yīng)付賬款管理的本質(zhì)是指煤炭企業(yè)把內(nèi)部有限的資金合理支付給各個(gè)供應(yīng)商，以期與供應(yīng)商之間建立和諧友好的合作關(guān)系。當(dāng)前，企業(yè)之間的競(jìng)爭(zhēng)已經(jīng)演變?yōu)楣?yīng)鏈與供應(yīng)鏈之間的競(jìng)爭(zhēng)，供應(yīng)商處在供應(yīng)鏈的前端，是影響企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)的最直接外部因素，特別是物資需求量較大、設(shè)備科技含量較高的煤炭企業(yè)，擁有優(yōu)質(zhì)的供應(yīng)商是贏得市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)的基礎(chǔ)。但煤炭企業(yè)通常認(rèn)為應(yīng)付賬款是占用了供應(yīng)商的資金，緩解了流動(dòng)資金緊張等問題，然而應(yīng)付賬款管理不到位往往會(huì)導(dǎo)致采購(gòu)價(jià)格偏高、企業(yè)商譽(yù)受損、訴訟風(fēng)險(xiǎn)增加等隱患。因此，科學(xué)管理應(yīng)付賬款，把有限的資金合理分配給各個(gè)供應(yīng)商，是煤炭企業(yè)優(yōu)化資金配置、提升物資采購(gòu)效率的重要舉措。

■W公司應(yīng)付賬款管理現(xiàn)狀及問題分析

（一）W公司簡(jiǎn)介

W公司是國(guó)有大型煤炭企業(yè)KL集團(tuán)下屬的分公司，主要負(fù)責(zé)KL集團(tuán)用于生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)的物資供應(yīng)，涉及煤礦采掘開、洗選等專用設(shè)備、配件和材料，以及其他生產(chǎn)、生活、辦公用品等物資，是KL集團(tuán)的物資采購(gòu)中心。

（二）W公司應(yīng)付賬款管理現(xiàn)狀

近年來，W公司根據(jù)KL集團(tuán)的生產(chǎn)計(jì)劃，不斷調(diào)整物資采購(gòu)策略，并構(gòu)建了較為科學(xué)的資金管控制度，但對(duì)于應(yīng)付賬款管理這一環(huán)節(jié)的重視程度還遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠，存在管理不到位的現(xiàn)象，甚至為緩解資金緊張、周轉(zhuǎn)困難的問題，W公司不斷要求供應(yīng)商擴(kuò)大賒銷規(guī)模，導(dǎo)致應(yīng)付賬款持續(xù)上升。截至2019年末，應(yīng)付賬款合計(jì)已突破5千萬(wàn)元，雖然暫時(shí)緩解了資金有限的矛盾、節(jié)約了資金成本，但與供應(yīng)商關(guān)系不和諧、物資供應(yīng)不及時(shí)等問題屢屢發(fā)生。

（三）W公司應(yīng)付賬款管理問題分析

由前文可知，W公司缺乏對(duì)應(yīng)付賬款的管理意識(shí)，其根本原因是公司管理層認(rèn)為W公司處在“買方”市場(chǎng)中，市場(chǎng)地位較高，對(duì)供應(yīng)商產(chǎn)生的應(yīng)付賬款不能影響公司的正常物資采購(gòu)秩序。根據(jù)調(diào)研，除重視程度不足，W公司當(dāng)前還存在如下問題。

1.管理技術(shù)不足

W公司應(yīng)付賬款數(shù)額較大，涉及的供應(yīng)商較多，資金使用情況復(fù)雜，雖然已構(gòu)建了信息化管理系統(tǒng)（ERP），但僅是將應(yīng)付賬款管理作為一個(gè)子模塊，并未根據(jù)供應(yīng)商特點(diǎn)單獨(dú)建設(shè)應(yīng)付賬款信息系統(tǒng)，導(dǎo)致在應(yīng)付賬款管理中缺乏科學(xué)合理的數(shù)據(jù)基礎(chǔ)，管理效率較低。

2.管理制度缺失

W公司當(dāng)前制定的《資金管理制度》中并未明確應(yīng)付賬款的管理方法；在經(jīng)營(yíng)風(fēng)險(xiǎn)管理中也并未辨識(shí)出由于應(yīng)付賬款金額過高導(dǎo)致的風(fēng)險(xiǎn)；在財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)管理中也并未設(shè)置應(yīng)付賬款的賬齡、周轉(zhuǎn)率、周轉(zhuǎn)天數(shù)等考核指標(biāo)。

3.資金支付決策不科學(xué)

W公司在支付采購(gòu)資金時(shí)，通常對(duì)應(yīng)付賬款金額大、掛賬存續(xù)時(shí)間長(zhǎng)的供應(yīng)商優(yōu)先支付貨款，并未考慮實(shí)際的采購(gòu)情況和供應(yīng)商的重要性，缺乏科學(xué)的資金支付決策機(jī)制。

■應(yīng)付賬款管理問題導(dǎo)致的隱患

根據(jù)W公司在應(yīng)付賬款管理中存在的問題，結(jié)合煤炭企業(yè)物資采購(gòu)的特點(diǎn)，分析由應(yīng)付賬款管理問題所導(dǎo)致的隱患如下。

（一）信用隱患

一是極易引發(fā)供應(yīng)商的不滿，致使物資供應(yīng)的質(zhì)量、數(shù)量和供貨的及時(shí)性易遭受威脅，引發(fā)供應(yīng)商違約。二是有損企業(yè)形象，給供應(yīng)商造成不講商業(yè)信譽(yù)的形象。三是資質(zhì)好、技術(shù)高的供應(yīng)商極易流失，影響煤炭企業(yè)長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展。

（二）成本隱患

煤炭企業(yè)物資采購(gòu)種類較多、需求量較大，很多供應(yīng)商會(huì)在大規(guī)模銷售的過程中采取信用優(yōu)惠政策，而應(yīng)付賬款過期不付，供應(yīng)商可能會(huì)以取消優(yōu)惠的方法彌補(bǔ)資金損失，導(dǎo)致煤炭企業(yè)采購(gòu)成本增加。

（三）價(jià)格隱患

煤炭企業(yè)若保持較高的應(yīng)付賬款金額，供應(yīng)商必然要考慮貨款回收期和呆壞賬的幾率，在投標(biāo)的過程中以提高報(bào)價(jià)的形式保障資金的安全性，這樣就導(dǎo)致煤炭企業(yè)采購(gòu)物資的價(jià)格較高，甚至無(wú)法了解真實(shí)的市場(chǎng)成交價(jià)格。

■應(yīng)付賬款管理對(duì)策

（一）優(yōu)化結(jié)付程序，改進(jìn)付款決策流程

1.構(gòu)建合理的結(jié)付程序

煤炭企業(yè)采購(gòu)人員應(yīng)根據(jù)企業(yè)內(nèi)各生產(chǎn)單位上報(bào)的生產(chǎn)計(jì)劃，編制當(dāng)期采購(gòu)計(jì)劃，在招標(biāo)后與中標(biāo)供應(yīng)商簽訂合理的采購(gòu)合同，當(dāng)物資到庫(kù)后，倉(cāng)儲(chǔ)部門將入庫(kù)單、購(gòu)貨發(fā)票送往采購(gòu)部門，由采購(gòu)部門向財(cái)務(wù)部門申請(qǐng)掛賬，財(cái)務(wù)部門審核無(wú)誤后將發(fā)票作為入賬憑證列入應(yīng)付賬款，并由財(cái)務(wù)部門根據(jù)合同規(guī)定的付款條件、期限和企業(yè)的資金情況來安排付款。

2.優(yōu)先向給予優(yōu)惠政策的供應(yīng)商支付貨款

對(duì)于提供優(yōu)惠政策的供應(yīng)商，煤炭企業(yè)應(yīng)考慮優(yōu)先對(duì)其支付應(yīng)付賬款，建立良好的合作關(guān)系，這些供應(yīng)商出于對(duì)煤炭企業(yè)的信任，自然愿意賒銷貨物給煤炭企業(yè)，甚至?xí)谝院蟮臉I(yè)務(wù)中持續(xù)提供優(yōu)惠政策，供需雙方形成長(zhǎng)期戰(zhàn)略合作關(guān)系，提升煤炭企業(yè)競(jìng)爭(zhēng)力。

3.構(gòu)建科學(xué)的付款決策流程

以W公司為例，結(jié)合煤炭企業(yè)物資采購(gòu)的實(shí)際情況，改進(jìn)付款決策流程見圖1。

根據(jù)圖1，W公司在實(shí)際的付款決策中從企業(yè)當(dāng)前現(xiàn)狀、應(yīng)付賬款特點(diǎn)、供應(yīng)商特點(diǎn)進(jìn)行綜合考慮，全面、立體地評(píng)價(jià)應(yīng)付賬款決策的影響因素。同時(shí)，可對(duì)每個(gè)不同的特點(diǎn)賦予分值，在付款前對(duì)每一筆應(yīng)付賬款進(jìn)行打分評(píng)價(jià)，對(duì)分值高的優(yōu)先付款。

（二）合理利用應(yīng)付賬款賬期，增加企業(yè)資金收益

煤炭企業(yè)可在資金充足的情況下，合理利用應(yīng)付賬款賬期，即在合同約定的付款日期之前進(jìn)行短期融資，將應(yīng)付賬款的一部分視為一筆不需償付利息的貸款。對(duì)于愿意提供現(xiàn)金折扣的供應(yīng)商，可計(jì)算放棄現(xiàn)金折扣的成本，并與短期融資的收益進(jìn)行比較，如收益高于成本則可選擇短期融資擴(kuò)大收益規(guī)模，放棄現(xiàn)金折扣的成本計(jì)算公式如下：

放棄現(xiàn)金折扣的成本＝［折扣率÷（1－折扣率）］×［360÷（信用期－折扣期）］

“信用期－折扣期”是指放棄折扣延期付款的最長(zhǎng)天數(shù)，煤炭企業(yè)可在實(shí)際操作中可按照短期融資的天數(shù)，選擇與折扣期相近的融資天數(shù)，以期獲得更大的收益。

（三）構(gòu)建應(yīng)付賬款內(nèi)控體系，為管理提供制度保障

1.強(qiáng)化內(nèi)部控制

一是核對(duì)控制，定期對(duì)應(yīng)付賬款總賬和明細(xì)記錄，不僅要對(duì)應(yīng)付賬款原始憑證中的數(shù)量、金額及日期的正確性進(jìn)行驗(yàn)證，還應(yīng)與供應(yīng)商的銷售賬目進(jìn)行核對(duì)，防止錯(cuò)記、漏記、弄虛作假等問題的發(fā)生。二是分工控制，煤炭企業(yè)在物資采購(gòu)、驗(yàn)收、記賬和付款的過程中應(yīng)由不同部門或不同人員獨(dú)立完成的，防止內(nèi)部人員與供應(yīng)商相互勾結(jié)的同時(shí)，也能確保應(yīng)付賬款賬目清晰。三是責(zé)任控制，煤炭企業(yè)可對(duì)采購(gòu)、倉(cāng)儲(chǔ)、財(cái)務(wù)等部門建立應(yīng)付賬款考核制度，特別是對(duì)已超出合同約定期限但仍未支付的應(yīng)付賬款，并使企業(yè)遭受損失的情況，對(duì)相關(guān)人員追究責(zé)任。

2.設(shè)置應(yīng)付賬款考核指標(biāo)

煤炭企業(yè)可采用應(yīng)付賬款周轉(zhuǎn)率和應(yīng)付賬款周轉(zhuǎn)天數(shù)評(píng)價(jià)應(yīng)付賬款情況。通常，應(yīng)付賬款周轉(zhuǎn)天數(shù)越長(zhǎng)，對(duì)本企業(yè)資金周轉(zhuǎn)越有利，但應(yīng)付賬款周轉(zhuǎn)天數(shù)過高，說明企業(yè)可更多占用供應(yīng)商的貨款，顯示其重要的市場(chǎng)地位，但同時(shí)也要承擔(dān)較多的還款壓力，也會(huì)使企業(yè)信譽(yù)受到影響。因此，煤炭企業(yè)可參考同行業(yè)的數(shù)據(jù)和歷史正常水平，設(shè)置應(yīng)付賬款考核指標(biāo)的數(shù)值范圍，為管理層提供決策依據(jù)。

3.建立反饋制度

為使管理層及時(shí)掌握供應(yīng)商的應(yīng)付賬款情況，煤炭企業(yè)可在每月末由財(cái)務(wù)部向管理層和采購(gòu)部反饋應(yīng)付賬款余額表，及時(shí)分析應(yīng)付賬款管理情況，對(duì)有糾紛的貨款，要依法核對(duì)賬務(wù)，及時(shí)提供欠款憑據(jù)，落實(shí)債務(wù)。同時(shí)，在企業(yè)資金緊張等特殊條件下，對(duì)應(yīng)付賬款中確實(shí)無(wú)法到期支付的要及時(shí)將信息提供給采購(gòu)，并由管理層配合采購(gòu)部與供應(yīng)商溝通，取得供應(yīng)商的理解和支持。

■結(jié)束語(yǔ)

綜上，煤炭企業(yè)應(yīng)提高對(duì)物資采購(gòu)應(yīng)付賬款的管理意識(shí)，通過優(yōu)化付款決策流程、合理利用賬期、構(gòu)建內(nèi)控制度等方法提升管理水平，以期實(shí)現(xiàn)合理分配采購(gòu)資金、降低采購(gòu)成本、實(shí)現(xiàn)價(jià)值最大化的目標(biāo)。