檔案管理信息系統(tǒng)建設(shè)應(yīng)注意的幾個(gè)問題

張小園

[摘 要] 隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)學(xué)的發(fā)展，中國(guó)的信息技術(shù)取得了長(zhǎng)足的進(jìn)步，并將其用作實(shí)現(xiàn)企業(yè)級(jí)發(fā)展目標(biāo)的重要文件管理手段。文章根據(jù)信息建設(shè)中存在的一些問題，提出能夠滿足信息系統(tǒng)管理要求的一些建議。

[關(guān)鍵詞] 檔案管理信息系統(tǒng)；建設(shè)；問題

中圖分類號(hào)：G271 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A

中國(guó)正處在一個(gè)不斷進(jìn)步的新時(shí)代，信息技術(shù)是各個(gè)階段改革的重點(diǎn)，檔案管理面臨著許多挑戰(zhàn)。檔案館是按單位、教師、大學(xué)等記錄的歷史信息，是真實(shí)可靠的。隨著信息技術(shù)的飛速發(fā)展，文件管理系統(tǒng)的智能化已成為未來的趨勢(shì)，建立信息存儲(chǔ)系統(tǒng)管理和信息資源管理智能系統(tǒng)可以解決現(xiàn)有的各種問題。

一、檔案信息化建設(shè)的內(nèi)容

建立文件管理信息系統(tǒng)是基于常規(guī)文件管理采用的一種文件信息，以提高使用信息技術(shù)收集、存儲(chǔ)、管理和使用文件信息的效率。首先，構(gòu)建文件管理基礎(chǔ)結(jié)構(gòu)，即構(gòu)建文件管理系統(tǒng)，是構(gòu)建整個(gè)文件信息的關(guān)鍵。只有成功建立了信息網(wǎng)絡(luò)基礎(chǔ)架構(gòu)之后，才能收集存儲(chǔ)和管理已歸檔的信息。隨著社會(huì)的飛速發(fā)展，文檔管理水平不斷提高。相關(guān)文檔管理部門采用先進(jìn)的文檔信息管理技術(shù)，不僅可以提高文檔信息的管理效率，而且可以在發(fā)送和共享過程中保護(hù)文檔信息[1]。

二、檔案管理信息系統(tǒng)建設(shè)應(yīng)注意的幾個(gè)問題

（一）人才建設(shè)存在的不足

檔案素養(yǎng)知識(shí)受素養(yǎng)，技術(shù)能力和專業(yè)背景的影響，計(jì)算機(jī)信息系統(tǒng)在工作過程中的功能和對(duì)用戶需求的理解存在誤解，影響了信息系統(tǒng)建設(shè)的詳細(xì)發(fā)展，我們無法分析用戶的需求，因此，用戶的參與率較低，無法相互交流，在系統(tǒng)構(gòu)建過程中無法滿足許多用戶的需求。出現(xiàn)此問題的主要原因是缺乏按公司劃分的人才，缺少按公司劃分的專業(yè)和復(fù)雜人才以及現(xiàn)有人才的重新存在影響了按公司劃分的檔案信息化建設(shè)[2]。

（二）檔案管理制度不健全

當(dāng)前的文件管理系統(tǒng)非常不完善，存在很多問題，許多文件沒有統(tǒng)一的規(guī)范，并且沒有關(guān)于文件保護(hù)和借用的詳細(xì)規(guī)定，這可能導(dǎo)致許多文件丟失和發(fā)生損壞，文件的實(shí)際值已大大下降。

（三）檔案人員業(yè)務(wù)能力不足

企業(yè)單位檔案管理員無法掌握和應(yīng)用最新技術(shù)，例如數(shù)字圖像掃描方法，復(fù)印機(jī)應(yīng)用技術(shù)，光學(xué)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)以及多媒體技術(shù)。同時(shí)，檔案人員缺乏學(xué)習(xí)搜索技術(shù)的能力，無法與其他圖書館建立聯(lián)系，這嚴(yán)重影響了系統(tǒng)的實(shí)際應(yīng)用。

（四）基礎(chǔ)設(shè)施問題

隨著經(jīng)濟(jì)和科技的發(fā)展，國(guó)家加大了對(duì)信息建設(shè)項(xiàng)目的資金投入，但是檔案信息管理的特殊性有效地減少了檔案信息建設(shè)的資金問題?；A(chǔ)架構(gòu)仍然存在一些問題。存檔管理要求使用大型服務(wù)器，因此應(yīng)該開發(fā)和開發(fā)專用于存檔管理的軟件，以增強(qiáng)日常網(wǎng)絡(luò)管理和維護(hù)。換句話說，對(duì)檔案信息管理的資本投資不僅需要對(duì)硬件設(shè)備的投資，還需要更多的投資。盡管存在許多其他資金，但顯然，檔案管理機(jī)構(gòu)的投資不能完全滿足檔案管理的信息管理需求。

（五）檢索方式單一和落時(shí)

到目前為止，在整合內(nèi)部數(shù)據(jù)和信息的過程中，中國(guó)檔案管理仍然使用相對(duì)專有的數(shù)字整合方法。從檔案管理提供的信息系統(tǒng)的類型來看，該信息系統(tǒng)提供的信息不是動(dòng)態(tài)更新的。同時(shí)，組織數(shù)字資源的過程不包括各種單獨(dú)的閱讀服務(wù)，這給文件管理查看器帶來了許多問題。而且，中國(guó)目前的文件管理集成系統(tǒng)不一樣，系統(tǒng)之間的集成標(biāo)準(zhǔn)也不統(tǒng)一，這將直接影響未來的資源共享，而偏離了信息系統(tǒng)集成的目的[3]。

（六）文件查詢過程很麻煩

現(xiàn)在，在引入大量文件信息之后，文件管理忽略了文件信息系統(tǒng)的普及。在這方面，中國(guó)的文件管理引入了先進(jìn)的信息系統(tǒng)技術(shù)，數(shù)字資源文件管理信息通常在文件管理器中找到。另外，信息系統(tǒng)中文件管理的好處難以有效利用，并且這種信息系統(tǒng)也難以有效利用。特別是，借用和歸還當(dāng)前文件管理很復(fù)雜，并且卡的注冊(cè)和手工注冊(cè)是很麻煩的，這給檢查員帶來很大的不便。

三、改善措施

（一）完善規(guī)范體系

目前，隨著國(guó)內(nèi)外檔案管理信息建設(shè)的逐步實(shí)施，形成了一系列相關(guān)的系統(tǒng)標(biāo)準(zhǔn)。各部門和單位要加快檔案管理信息化建設(shè)，建設(shè)工作首先要結(jié)合地方標(biāo)準(zhǔn)和基于國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)的行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，并在單位內(nèi)部進(jìn)行檔案管理信息化。同時(shí)，在信息文件的管理過程中，控制的類型和范圍不斷變化，因此，在首次開發(fā)規(guī)范系統(tǒng)時(shí)，應(yīng)考慮建立盡可能廣泛的標(biāo)準(zhǔn)[4]。

（二）加大經(jīng)費(fèi)投入，建立數(shù)字化管理系統(tǒng)

管理人員越來越關(guān)注文件管理任務(wù)，但他們還需要投入更多的資金來緩解當(dāng)今正在發(fā)生的各種不健康現(xiàn)象。有些單位不了解文件管理的重要性，因此它們的資金和開放資源大大不足。在新的Internet信息爆炸時(shí)代，計(jì)算機(jī)扮演了非常重要的角色，并且在許多行業(yè)中引入信息技術(shù)后，工作效率已大大提高。文件管理任務(wù)不再需要很多人。數(shù)字化管理是必然趨勢(shì)。為了能夠在文件管理中發(fā)揮作用和發(fā)揮價(jià)值，應(yīng)認(rèn)真研究、總結(jié)和應(yīng)用各種有效的國(guó)內(nèi)外數(shù)字管理經(jīng)驗(yàn)，并將其應(yīng)用于實(shí)際工作。如果長(zhǎng)時(shí)間放置的文件變成黃色，則應(yīng)指派專門人員進(jìn)行數(shù)字管理，并刻寫CD-ROM或信息庫以備將來使用。

（三）提升檔案管理人員的信息素養(yǎng)

信息技術(shù)在檔案管理中的應(yīng)用是必然趨勢(shì)，也是現(xiàn)代檔案管理的獨(dú)特要求，可以有效地釋放人力資源，提高檔案處理效率和質(zhì)量。但是無論如何，文件管理最終都是由人們實(shí)施的。單位的文件管理者是否具有較高的信息素養(yǎng)，計(jì)算機(jī)技術(shù)的操作和應(yīng)用的靈活性和適當(dāng)性直接影響文件信息建設(shè)的進(jìn)度。因此，提高檔案管理人員的信息素養(yǎng)非常重要，迫切需要加強(qiáng)信息技術(shù)的實(shí)踐培訓(xùn)。單位需要脫離現(xiàn)實(shí)，考慮人為因素，提高檔案管理員的職業(yè)素質(zhì)，尤其是職業(yè)技能和職業(yè)道德，建立完善的培訓(xùn)機(jī)制，提高對(duì)終身學(xué)習(xí)的認(rèn)識(shí)。此外，該部門還邀請(qǐng)信息技術(shù)運(yùn)營(yíng)的應(yīng)用專家為該部門的檔案管理員提供模型指導(dǎo)，闡明如何將信息技術(shù)與檔案管理相結(jié)合，以及如何管理信息系統(tǒng)的運(yùn)行以及科學(xué)和標(biāo)準(zhǔn)。

（四）探索完善檔案信息管理方法

公司的文件管理人員應(yīng)該學(xué)習(xí)數(shù)字圖像掃描方法，復(fù)印機(jī)應(yīng)用技術(shù)，光盤和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)以及多媒體技術(shù)。在學(xué)習(xí)了各種技術(shù)的基礎(chǔ)上，系統(tǒng)構(gòu)建者可以大膽地考慮如何構(gòu)建文件管理信息。新的治理模型還訓(xùn)練了用于發(fā)送、處理和檢索文檔信息的高級(jí)技術(shù)。設(shè)置電子文件和電子文件，并設(shè)置電子文件管理的新標(biāo)準(zhǔn)。加強(qiáng)與其他檔案的聯(lián)系和交流，建立協(xié)作關(guān)系，檔案分工與各檔案合作，共同建立檔案信息等資源共享平臺(tái)。

（五）建立多功能閱覽室并進(jìn)行適當(dāng)?shù)南到y(tǒng)改革

為了加強(qiáng)檔案管理系統(tǒng)的建設(shè)，檔案館建立了一個(gè)多功能閱覽室，為閱覽者提供了一個(gè)快速瀏覽的環(huán)境，使他們可以共享檔案信息資源，搜索檔案和互聯(lián)網(wǎng)。我們需要提供查詢、記錄和加速信息管理等服務(wù)。此外，檔案管理信息系統(tǒng)的建設(shè)和發(fā)展需要在檔案的電子和網(wǎng)絡(luò)方面進(jìn)行創(chuàng)新。因此，文件管理部門可以設(shè)置文件創(chuàng)建、讀取和查詢部門，并將其提供給管理人員。它提供了一個(gè)良好的環(huán)境，可以為檔案管理的信息管理提供更好的服務(wù)。

（六）建設(shè)合適的檔案管理信息化系統(tǒng)

經(jīng)認(rèn)證的文件管理信息系統(tǒng)具有以下特征：（1）前端控制實(shí)現(xiàn)了文件的集成管理，可以在同一系統(tǒng)中實(shí)現(xiàn)文件傳輸和文件請(qǐng)求處理，并且系統(tǒng)可以以電子方式記錄存檔提交和使用的全過程。（2）可以根據(jù)實(shí)際需要擴(kuò)展檔案信息數(shù)據(jù)庫。在此階段，各個(gè)部門的內(nèi)部系統(tǒng)并不是獨(dú)立存在的，而是具有相互交織的特點(diǎn)，因此，根據(jù)實(shí)際業(yè)務(wù)需求擴(kuò)展檔案信息數(shù)據(jù)庫，使檔案數(shù)據(jù)成為可能。需要挖掘其背后的足夠信息，使得存檔數(shù)據(jù)的需求最大程度地發(fā)揮了存檔數(shù)據(jù)的作用。（3）一種用于保存和檢索檔案全文的功能。信息系統(tǒng)要求具有在局域網(wǎng)終端上顯示存檔信息的能力。在此聲明中，系統(tǒng)應(yīng)該集中存儲(chǔ)重要文件，并在需要時(shí)掃描需要的文件，以便文件的用戶可以看到它。（4）文件數(shù)據(jù)管理是自動(dòng)化的。通過從日常工作中消除檔案管理員的日常工作，如數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)、打印和借閱注冊(cè)，可以減輕部門管理員的負(fù)擔(dān)，從而加快部門系統(tǒng)的工作。

四、結(jié)語

綜上所述，建立檔案信息管理系統(tǒng)是信息建設(shè)項(xiàng)目的重要項(xiàng)目。對(duì)于檔案館工作人員來說，可以不斷提高檔案館信息化建設(shè)意識(shí)，根據(jù)有關(guān)規(guī)范和制度對(duì)檔案館信息化建設(shè)進(jìn)行創(chuàng)新性改革，提高檔案館管理效率。需要構(gòu)建合理的管理平臺(tái)，從而提高工作的效率和服務(wù)的質(zhì)量。

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