加強(qiáng)辦公室檔案管理的方法探討

蔡文濤

摘 要：在部門管理工作中，檔案管理是非常重要且必不可少的一項(xiàng)內(nèi)容，然而由于重視度不足、管理方式單一等問題導(dǎo)致目前檔案管理工作的效率較低，無法滿足新時(shí)代下的工作需求。所以單位領(lǐng)導(dǎo)必須重視辦公室檔案管理工作，加大宣傳力度，定期組織思想教育與技能培訓(xùn)，提升人員的專業(yè)素質(zhì)，促進(jìn)檔案管理工作的優(yōu)化和創(chuàng)新。

關(guān)鍵詞：辦公室;檔案管理;重要性;方法;制度

辦公室檔案管理工作的內(nèi)容不只是保管檔案，還需要工作人員向其他相關(guān)部門的人員提供檔案利用服務(wù)，所以檔案管理工作的效率直接影響著單位運(yùn)行。加強(qiáng)檔案管理工作不僅要完善現(xiàn)有的規(guī)章制度，更要注重創(chuàng)新與改革，運(yùn)用信息化技術(shù)豐富檔案管理的形式，優(yōu)化服務(wù)模式，有效協(xié)調(diào)單位中的管理工作。本文分析了辦公室檔案管理工作的價(jià)值，并從幾個(gè)方面探討了加強(qiáng)辦公室檔案管理的方法，以期提高檔案管理工作的質(zhì)量以及單位整體的運(yùn)行效率。

1 辦公室檔案管理工作的價(jià)值

首先，加強(qiáng)辦公室檔案管理工作可以提升工作效率。由于辦公室中的檔案信息和資料大多具有指導(dǎo)性，所以這些檔案可以為其他部門的工作提供指導(dǎo)。而且運(yùn)用信息技術(shù)開展辦公室檔案信息化管理后，進(jìn)行簡單的搜索就可以查閱檔案、訪問數(shù)據(jù)，非?？旖?、方便，大大節(jié)約了時(shí)間和精力。因此，有序管理日常檔案與重要檔案，能夠?qū)崿F(xiàn)單位工作效率的有效提升。其次，加強(qiáng)辦公室檔案管理工作能夠保護(hù)單位的文件資料。檔案管理人員可以針對重要文件設(shè)置訪問權(quán)限，提高檔案的保密性，進(jìn)而確保文件的安全性。最后，加強(qiáng)辦公室檔案管理工作可以促進(jìn)單位發(fā)展。從整體上而言，各種檔案記錄了單位的發(fā)展歷程，其管理工作在很大程度上影響著單位的工作質(zhì)量與運(yùn)行效率。系統(tǒng)性的檔案管理工作可以讓領(lǐng)導(dǎo)人員全面、深入地了解單位情況，進(jìn)而合理調(diào)整工作計(jì)劃，促進(jìn)單位的健康、可持續(xù)發(fā)展。

2 加強(qiáng)辦公室檔案管理的方法

2.1 完善檔案管理制度，重視思想教育工作

為加強(qiáng)辦公室檔案管理工作，單位領(lǐng)導(dǎo)首先要給予足夠重視，完善檔案管理制度，確保其合理性與可行性，讓檔案管理人員能按章辦事，提升檔案管理工作的規(guī)范性。檔案與文件的管理很難完全分開，所以工作人員可以合二為一，進(jìn)行綜合管理。單位必須專門設(shè)立檔案室，方便工作人員分類存放各種檔案，這樣在查閱和使用檔案時(shí)也能減少不必要的時(shí)間浪費(fèi)。工作人員要妥善保管檔案文件，尤其要按照規(guī)定存放重要文件，并進(jìn)行加密處理。除此之外，單位領(lǐng)導(dǎo)要健全檔案管理程序，將責(zé)任明確到人，促進(jìn)檔案管理工作的有序開展，提升工作效率。

目前導(dǎo)致辦公室檔案管理工作效率較低的一個(gè)重要原因就是工作人員的重視度不足，所以單位領(lǐng)導(dǎo)要加強(qiáng)其思想教育工作，促使其及時(shí)轉(zhuǎn)變思想觀念。單位領(lǐng)導(dǎo)可以將檔案管理工作納入單位的部門管理工作規(guī)劃中，讓檔案管理部門與其他相關(guān)部門共同執(zhí)行業(yè)務(wù)、獲得發(fā)展和進(jìn)步。另外還應(yīng)加大宣傳力度，以單位所有員工為對象，增強(qiáng)其思想意識，使其重視檔案管理工作，積極配合檔案管理人員，為工作的有序開展打下堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。讓每一位工作人員了解檔案管理工作的作用和價(jià)值，知道其與自己的生活及工作息息相關(guān)，進(jìn)而支持檔案管理人員完成工作。

2.2 定期開展專業(yè)培訓(xùn)，提升人員管理能力

加強(qiáng)辦公室檔案管理工作的一個(gè)有效途徑就是提升工作人員的專業(yè)能力，具體而言要從以下兩方面采取措施。一方面，因?yàn)楣ぷ魅藛T自身的工作能力會在一定程度上影響檔案管理工作的效率，所以單位領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)定期組織其參加技巧會議，鼓勵(lì)大家交流討論、分享經(jīng)驗(yàn)，加深其對辦公室檔案的了解，進(jìn)而減少檔案管理中的失誤情況，提高工作效率，改善檔案管理工作的質(zhì)量。

另一方面，針對目前在檔案管理工作中人員專業(yè)能力差、人為失誤較多的問題，單位領(lǐng)導(dǎo)要定期組織專業(yè)培訓(xùn)，提升其檔案管理能力。比如，邀請其他單位資歷高的檔案管理前輩開展專題講座，傳授如何提高管理效率的經(jīng)驗(yàn)，或者安排信息技術(shù)專家向工作人員講解專業(yè)知識，在傳授信息技術(shù)使用方法的同時(shí)滲透信息化管理理念，促進(jìn)工作人員的專業(yè)能力提升以及辦公室檔案信息的電子化管理。為避免個(gè)別工作人員重視度不足，讓培訓(xùn)活動(dòng)流于形式，白白浪費(fèi)人力和物力，在培訓(xùn)之后應(yīng)進(jìn)行相應(yīng)的考核，并將考核結(jié)果與個(gè)人評優(yōu)、年終獎(jiǎng)發(fā)放掛鉤，確保工作人員專心參加培訓(xùn)，不斷完善自我，提升檔案管理能力。

2.3 運(yùn)用信息化管理模式，實(shí)現(xiàn)系統(tǒng)自動(dòng)化

為適應(yīng)社會發(fā)展，辦公室檔案管理工作也要積極創(chuàng)新工作形勢，工作人員要抓住時(shí)代機(jī)遇，運(yùn)用信息化管理模式提高管理效率。在該模式下，工作人員使用計(jì)算機(jī)中的檔案管理軟件就能輕松進(jìn)行檔案管理，不僅能看到所有部門發(fā)送的檔案，還能線上分類各種檔案，在平臺上整理和存儲檔案，大大節(jié)約了信息整理、歸檔等工序的時(shí)間。另外，工作人員還能在計(jì)算機(jī)中建立檔案信息的數(shù)據(jù)庫，不僅能通過搜索循序查找相應(yīng)的檔案，還能隨時(shí)在電腦上進(jìn)行檔案的修改、補(bǔ)充、審核等工作，讓檔案信息更加完整、連貫，提升檔案管理工作的質(zhì)量和效果。利用信息技術(shù)管理辦公室檔案是對檔案管理工作的有效創(chuàng)新和改革，可以使檔案管理的實(shí)效性提升，是新時(shí)代下的必然趨勢。

實(shí)現(xiàn)辦公室檔案管理系統(tǒng)的自動(dòng)化和管理工作的一體化能大大提升工作效率。為檔案管理工作創(chuàng)設(shè)一個(gè)自動(dòng)化的環(huán)境，可以讓檔案收集、整理等工序均在系統(tǒng)運(yùn)行的過程中統(tǒng)一完成，這樣能提升檔案管理工作的安全性和規(guī)范性，在存儲和查閱檔案時(shí)也更加方便。在嚴(yán)格按照相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行檔案分類后，計(jì)算機(jī)可以進(jìn)行檔案管理，并且向其他部門分享資源。同時(shí)還能提供多種渠道供用戶檢索文檔，通過計(jì)算機(jī)的輸入和輸出就能管理信息，做到集成管理辦公室檔案。

2.4 確保檔案管理的保密性，提升服務(wù)質(zhì)量

信息技術(shù)的迅速發(fā)展固然促進(jìn)了辦公室檔案的信息化與電子化管理，但在提供基礎(chǔ)條件的同時(shí)，也提升了檔案管理工作的風(fēng)險(xiǎn)。針對這種情況，管理人員必須及時(shí)采取應(yīng)對措施，確保檔案管理的保密性。平時(shí)在管理辦公室檔案時(shí)，工作人員應(yīng)當(dāng)遵循相關(guān)的規(guī)章制度加以分類，并且結(jié)合檔案文件的保密程度分批保存和管理。具體而言，按照保密程度不同，可以將檔案分為幾個(gè)檔次：一般檔案、秘密檔案、機(jī)密檔案與絕密檔案。單位領(lǐng)導(dǎo)在聘用和選擇檔案管理人員時(shí)要先進(jìn)行資格審查，特別是負(fù)責(zé)管理機(jī)密檔案和絕密檔案的人員，必須在審查合格后上崗，加強(qiáng)對其工作的監(jiān)督管理，確保辦公室檔案能得到妥善的保存和管理， 確保檔案管理的安全性。

在以往的辦公室檔案管理工作中，工作人員在存檔時(shí)大多采取傳統(tǒng)的手工編輯方式，在使用檔案資料比較麻煩，費(fèi)時(shí)費(fèi)力，導(dǎo)致檔案文件的利用率較低。為提升服務(wù)質(zhì)量，工作人員需要積極改革與優(yōu)化檔案管理工作，通過建立健全網(wǎng)絡(luò)服務(wù)平臺為用戶提供更加優(yōu)質(zhì)的服務(wù)，以便快捷地查閱、傳遞和使用檔案文件，提高檔案管理工作的效率，還能大大節(jié)約使用者與服務(wù)者的時(shí)間成本。

我國社會經(jīng)濟(jì)的高速發(fā)展帶動(dòng)了各行各業(yè)的進(jìn)步，在新的形勢下辦公室檔案管理工作也處于亟待改革的狀態(tài)。在工作實(shí)踐中，單位領(lǐng)導(dǎo)需要完善檔案管理制度，重視人員的思想教育工作，增強(qiáng)其管理意識;定期開展專業(yè)培訓(xùn)，提升人員的管理能力;運(yùn)用信息化管理模式，實(shí)現(xiàn)系統(tǒng)自動(dòng)化以及管理一體化;加大監(jiān)管力度，確保檔案管理的保密性，建立網(wǎng)絡(luò)服務(wù)平臺提升服務(wù)質(zhì)量。通過種種措施加強(qiáng)檔案管理工作，提高工作人員的管理水平與工作效率。

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