采購業(yè)務核算的智能信息化處理研究

代彬葦 陳紅旭

摘 ?要：本文通過回顧會計信息化的發(fā)展歷程，分析出會計信息的需求是會計信息化發(fā)展的動 力，信息技術是會計信息化發(fā)展的基礎條件。企業(yè)信息化對會計信息的要求，人工智能技 術在會計領域的應用，使得會計信息處理的智能化成為會計信息化發(fā)展的趨勢。因此，本文從會計信息化切入，提出了當前采購業(yè)務存在的問題和應采取的對策。

關鍵詞：會計信息化;采購業(yè)務;完善對策

一、上市公司的控制現(xiàn)狀

當今上市公司發(fā)展進程加快，內部控制已經成為了上市公司管理的一種手段，內部控制以互聯(lián)網、數(shù)字化、智能化等為技術手段，將與企業(yè)業(yè)務有關的所有環(huán)節(jié)進行聯(lián)通與連接，從而做到智能分析與數(shù)字化處理，從而來對企業(yè)進行更好的控制和治理。一方面在內部控制中，任何部門都能利用內部控制來引導企業(yè)發(fā)展目標的實現(xiàn)。

使會計發(fā)展到一個新的階段，使會計行業(yè)與其他行業(yè)一起進入了智能化大數(shù)據(jù)時代。大數(shù)據(jù)智能化對企業(yè)的傳統(tǒng)管理模式帶來巨大沖擊，在這個時代大背景下企業(yè)會計及財務工作不再局限于基礎的記賬工作，還使得其承擔了分析數(shù)據(jù)，控制企業(yè)風險的職責。中國最近幾年經濟發(fā)展勢頭較好，但存在許多短暫的突發(fā)因素如大國摩擦、政策波動、新冠疫情等，這要求企業(yè)需要良好的企業(yè)管理，而采購環(huán)節(jié)是企業(yè)保證產品質量，控制和壓縮成本，制造盈利空間的關鍵點，也是企業(yè)內部控制的難點。

在智能化迅速發(fā)展的今天，雖然許多大中小企業(yè)不斷增強信息系統(tǒng)的功能，不同程度的實現(xiàn)了會計信息化，但是智能化程度普遍較低，大部分只是用計算機替代手工做賬，應用核算型會計軟件進行作賬和財務分析，本質上并沒有進行智能化改造，沒有實現(xiàn)會計和科技的高度融合，沒有深入開發(fā)和利用科技對財務系統(tǒng)進行改造，沒有使業(yè)務記錄處理高度自動化。信息處理過程中沒有發(fā)揮出計算機的功能，核算型會計信息處理系統(tǒng)并沒有很好的完善和應用。因此本論文選題主要集中于利用智能檢索、智能分析、大數(shù)據(jù)，對采購交易環(huán)節(jié)的信息收集、信息處理、信息共享進行分析，找出自動編制憑證的關鍵影響因素。通過研究采購環(huán)節(jié)記賬核算的規(guī)律，結合大數(shù)據(jù)、計算機技術，使記賬憑證的編制更加條理清晰，簡潔易懂。

二、當前采購業(yè)務環(huán)節(jié)存在的智能化問題：

1、采購和財務系統(tǒng)不能完美對接

有的原始采購數(shù)據(jù)不能直接通過計算機智能轉化為財務數(shù)據(jù)，還需要通過財務部審核后交給會計人員，通過審核原始資料和憑證，對數(shù)據(jù)進行“二次錄入”，在此過程中會出現(xiàn)數(shù)據(jù)失真的風險，不利于企業(yè)對采購環(huán)節(jié)精準把控，嚴重降低了會計信息的可靠性和準確性。

2、企業(yè)復合型會計人才嚴重缺失

會計信息化和智能化對于企業(yè)的財務會計人員的要求增強，企業(yè)如果缺乏專業(yè)的操作人員對財務軟件進行操作，是不能達到會計智能化的目的，因此對會計人才的專業(yè)能力要求變得更加嚴格。在這個會計智能化階段，企業(yè)不僅需要安全穩(wěn)定高效的財務軟件，還需要復合型的財務會計人才。但是在當今的會計行業(yè)大環(huán)境下，專業(yè)性強且能熟練使用計算機的復核型會計人才仍然較少，大部分會計人員還是只專注于提高自身的專業(yè)知識，對計算機智能化了解較少，實務操作能力也相對較低，這直接影響了企業(yè)財務智能化轉型的進程，不利于會計智能化的持續(xù)發(fā)展。會計操作人員如果不懂軟件操作的基本原理和使用方法，會導致企業(yè)出現(xiàn)財務信息混亂，財務數(shù)據(jù)失真和財務數(shù)據(jù)誤刪的風險。

3、軟件安全性和可靠性問題較大

企業(yè)的采購數(shù)據(jù)和財務數(shù)據(jù)屬于企業(yè)的機密，企業(yè)需要格外注意數(shù)據(jù)保存的安全性。用電子設備進行數(shù)據(jù)的儲存和分析會有一些風險，因此用計算機儲存數(shù)據(jù)要考慮采購數(shù)據(jù)儲存載體的安全穩(wěn)定性和硬件設施的壽命，以免造成財務數(shù)據(jù)的丟失和混亂。在計算機聯(lián)網狀態(tài)下還需要考慮是否會遭受病毒攻擊、惡意刪除、非法盜竊數(shù)據(jù)。

4、會計智能化系統(tǒng)不能靈活運用

有的企業(yè)在建設財務會計管理系統(tǒng)時并沒有考慮自身的需求，盲目的追求最新的財務軟件系統(tǒng)，導致企業(yè)依然是停留在用計算機滿足基本的會計核算功能，并沒有達到會計處理智能化的水平。

5、采購時不能自動生成標準憑證

采購環(huán)節(jié)智能化的最大問題就是如何自動生成準確無誤的憑證，ERP系統(tǒng)是一個集成系統(tǒng)，各部分串聯(lián)一起，一部分的數(shù)據(jù)錯誤可能會導致數(shù)據(jù)混亂，因此確保原始數(shù)據(jù)的錄入及自動生成憑證在采購環(huán)節(jié)是非常關鍵的。當前的會計信息系統(tǒng)并且ERP系統(tǒng)有時還需要人為的進行數(shù)據(jù)的輸入和調整，并不能做到真正意義上的智能化。人為操作空間的存在就會給企業(yè)監(jiān)管帶來新的壓力，讓企業(yè)需要考慮數(shù)據(jù)是否準確，是否有人為操作的可能性。

6、財務軟件會產生較大冗雜數(shù)據(jù)

采購環(huán)節(jié)業(yè)務量巨大，良好的工作管理是十分必要的，但是在流程管理中容易出現(xiàn)一些無用的工作流程，產生一些垃圾數(shù)據(jù)，從而會加重系統(tǒng)的運行負擔，這個問題會企業(yè)在系統(tǒng)繁忙時期更加凸顯。

三、基于關鍵因素的智能化采購改善建議：

1.選擇切合企業(yè)需求的智能系統(tǒng)

要根據(jù)企業(yè)管理現(xiàn)狀，切實選擇適合自身的財務會計軟件。在構建企業(yè)現(xiàn)代化智能管理系統(tǒng)時，需根據(jù)實際的信息管理工作水平選擇相應的財務管理軟件，以加強企業(yè)財務管理為目的，而不是盲目的追求管理信息系統(tǒng)的升級改造，盲目追求最新的財務管理軟件，應當更重視會計信息系統(tǒng)的實際應用能力，企業(yè)需要有效的處理好采購工作和產品使用脫節(jié)的問題。

2.注重企業(yè)復合型會計人才培養(yǎng)

在深入了解企業(yè)實際采購業(yè)務的情況下來選擇操作相對簡單的系統(tǒng)，在調整企業(yè)管理模式的同時，還需要提高財務會計人員的職業(yè)素質，注重員工的職業(yè)技能培訓，不僅需要加強財會人員對會計信息化基礎理論的認識，還需要其了解熟悉相關的操作系統(tǒng)，實踐和理論兩手抓，從而讓企業(yè)具備真正意義上的會計信息智能化處理的能力。制訂適合企業(yè)智能管理發(fā)展的會計信息智能化管理人才培養(yǎng)計劃，并且面向社會和高校招收新型的會計信息化人才。

3.注重企業(yè)財會軟件的安全穩(wěn)定

財務信息的安全和穩(wěn)定性對于企業(yè)來說是至關重要的，在管理過程中，企業(yè)應當注意軟件的安全穩(wěn)定性，及時對其進行更新和維護，防止軟件因為過時或因為技術缺陷而不再適用于最新的財務會計工作，時刻注意數(shù)據(jù)處理的穩(wěn)定和準確并清理垃圾數(shù)據(jù)。企業(yè)還應當定期檢查數(shù)據(jù)儲存載體的穩(wěn)定性和安全性，定期檢查電子設備，定期更換硬件設施。此外，為了防止采購信息和數(shù)據(jù)的丟失，企業(yè)還應該建立數(shù)據(jù)檔案備份，對其進行分別保存，能夠有效的防范存儲載體失效、人為原因、自然災害帶來的數(shù)據(jù)丟失或被盜的風險。

4.了解采購與會計工作的關鍵點

確定分析采購環(huán)節(jié)業(yè)務信息與財務會計工作的關鍵點，通過在原始的交易信息中提取最有效的信息，作為會計信息智能判斷處理的關鍵依據(jù)，減少人為的數(shù)據(jù)輸入和調整，讓計算機對采購業(yè)務進行識別、判斷、計量，最后依照會計規(guī)則自動登記賬簿。

5.增強企業(yè)采購環(huán)節(jié)智能化管理

當前的采購方式主要有談判、招標、競價、比選。企業(yè)可以利用會計信息化技術對其進行評估及排名，利用智能采購軟件的模擬訓練、效果展示、實際預測等三個模板來進行采購業(yè)務工作，可以使用以往數(shù)據(jù)或是更改計劃前的數(shù)據(jù)對采購效果進行反向分析，從而使得采購產品真實貼合采購方的需求。

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