淺談疾病預(yù)防控制中心后勤工作及信息化管理運(yùn)用

劉韻

摘要：后勤管理是疾病預(yù)防控制中心各項(xiàng)工作順利開展的重要保障，隨著社會需求的持續(xù)增長，傳統(tǒng)的疾病預(yù)防控制中心后勤供給管理模式的不足之處日漸突顯，對后勤管理工作的規(guī)范化及專業(yè)化要求越來越高。為能夠從根本上解決疾病預(yù)防控制中心后勤管理過程中存在的問題，就必須提升對后勤工作的重視程度，加強(qiáng)升后勤工作的信息化水平，從而提高醫(yī)院后勤管理工作水平。文章主要對現(xiàn)代信息化后勤管理的應(yīng)用與效果進(jìn)行了分析，并對其工作的優(yōu)點(diǎn)進(jìn)行了簡明扼要的闡述。

關(guān)鍵詞：疾病預(yù)防控制中心;后勤管理;信息化

信息化后勤管理系統(tǒng)的使用是疾病預(yù)防控制中心（以下簡稱疾控中心）工作的新起點(diǎn)，利用高速發(fā)展的信息技術(shù)結(jié)合單位日益成熟的信息化工作模式，將后勤管理系統(tǒng)開發(fā)得更加方便實(shí)用，切實(shí)給所有部門帶來更多便捷，為單位節(jié)約更多人力、財(cái)力。后勤物資采購包括固定資產(chǎn)管理（土地、房屋建筑、儀器設(shè)備、運(yùn)輸工具、辦公家具等）、材料管理（試劑耗材辦公用品、庫房管理）、疫苗等。如何優(yōu)化物資采購流程，提高內(nèi)部服務(wù)質(zhì)量，降低損失和消耗，減少浪費(fèi)，是疾控中心信息化管理的一個(gè)重要課題。通過引入信息化管理技術(shù)，規(guī)范了物資管理流程，降低了物資消耗成本，保障了物資供應(yīng)質(zhì)量與效率。

一、傳統(tǒng)及初級信息化的后勤管理模式

傳統(tǒng)手工后勤管理模式，各種服務(wù)審批流程耗時(shí)耗力，人工統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)錯(cuò)誤難以避免，各部門工作分散、消息閉塞，不利于高效低耗地為其他科室服務(wù)。傳統(tǒng)的人工管理存在著很多問題，這些問題的存在影響單位事業(yè)發(fā)展。手工方式進(jìn)行出入庫等信息的登記，會產(chǎn)生大量的單據(jù)和文件，耗費(fèi)人力物力，成本較高且效率低下。人工、紙質(zhì)的工作模式隨意性較大，單據(jù)易出現(xiàn)涂改模糊的記錄，直接影響工作規(guī)范性。而大量的紙質(zhì)單據(jù)存儲、查閱不方便和統(tǒng)計(jì)工作的困難，往往造成物資統(tǒng)計(jì)報(bào)表不準(zhǔn)確。單位物資管理系統(tǒng)受當(dāng)時(shí)技術(shù)發(fā)展的限制，電腦管理單個(gè)項(xiàng)目分散進(jìn)行，不能及時(shí)了解全面情況，更不能為物資采購工作帶來便捷。上述種種弊端容易導(dǎo)致事倍功半的局面。因此，傳統(tǒng)的后勤管理模式已經(jīng)不能滿足現(xiàn)代化疾控中心的發(fā)展需要，隨著計(jì)算機(jī)開發(fā)技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)不斷發(fā)展，加強(qiáng)后勤管理的現(xiàn)代化進(jìn)程、引入信息化手段已迫在眉睫。

二、新型信息化后勤管理系統(tǒng)的應(yīng)用

現(xiàn)行信息化后勤管理系統(tǒng)為數(shù)據(jù)集中管理系統(tǒng)平臺，實(shí)現(xiàn)統(tǒng)一的單位管理、用戶管理（疾控內(nèi)部用戶）、申請流程、審批流程，所有申請審批實(shí)現(xiàn)無紙化辦公操作，并可對固定資產(chǎn)的購置、報(bào)廢、調(diào)撥等情況實(shí)時(shí)統(tǒng)計(jì)分析。電子信息后勤管理系統(tǒng)由固定資產(chǎn)管理、材料管理、查詢統(tǒng)計(jì)和系統(tǒng)維護(hù)四大模塊組成。疾控中心電子信息后勤管理系統(tǒng)與中心辦公平臺整合，真正實(shí)現(xiàn)中心物資申購、管理、統(tǒng)計(jì)信息化、規(guī)范化。

（一）信息化后勤管理系統(tǒng)的具體應(yīng)用

信息化管理后，設(shè)備從申購到安裝驗(yàn)收單填寫均在系統(tǒng)中完成，并且建立了設(shè)備檔案，詳細(xì)記錄了每臺設(shè)備的購入時(shí)間、金額、供貨單位、領(lǐng)用科室。每臺設(shè)備設(shè)有相應(yīng)條形碼，設(shè)備信息完整、易查，真正實(shí)現(xiàn)了固定資產(chǎn)的信息化管理，同時(shí)為成本核算提供了準(zhǔn)確的依據(jù)。

材料管理模塊實(shí)現(xiàn)了辦公用品、試劑耗材、接種疫苗從申購到出庫的信息化，后勤管理部門通過購買記錄查詢到不同的物品及同種物品的不同價(jià)格，縮短詢價(jià)、比價(jià)時(shí)間，業(yè)務(wù)部門可以查詢材料狀態(tài)和貨期，方便安排實(shí)驗(yàn)進(jìn)程。庫存物資實(shí)行信息化管理后，通過驗(yàn)收、核價(jià)后由計(jì)算機(jī)打印入庫單和出庫單，避免了物品不入庫就被領(lǐng)取和領(lǐng)取物品不填出庫單的現(xiàn)象。庫房管理員通過材料管理模塊可以實(shí)現(xiàn)庫存物資的賬目同實(shí)物核對、物資領(lǐng)取部門的實(shí)物核對以及供貨單位的清算結(jié)賬。

（二）后勤管理系統(tǒng)協(xié)同

將接種疫苗進(jìn)出流程納入材料管理模塊中，接種疫苗模塊接近辦公用品和試劑耗材模塊的功能，只需要在材料管理模塊中從申請—審批—分配—采購—庫房管理到統(tǒng)計(jì)分析流程性的植入即可。

在整個(gè)材料管理模塊中加入經(jīng)費(fèi)來源功能，經(jīng)費(fèi)來源的貫穿，不僅需要將財(cái)務(wù)提供的各類經(jīng)費(fèi)表精準(zhǔn)地導(dǎo)入系統(tǒng)，而且在整個(gè)操作流程中需要根據(jù)實(shí)際操作需求適當(dāng)出現(xiàn)或隱藏。

（三）查詢統(tǒng)計(jì)模塊

通過查詢統(tǒng)計(jì)模塊查出耗量大、周轉(zhuǎn)快的物品，管理部門通過市場調(diào)查或直接從廠家獲得信息，以最優(yōu)惠的價(jià)格，完好的品質(zhì)購進(jìn)，既能節(jié)省資金，又能更好、更快地為中心其他科所服務(wù)。同時(shí)，根據(jù)具體查詢條件搜索各類事務(wù)數(shù)據(jù)的查詢，自動(dòng)匯總生成各種報(bào)表，準(zhǔn)確、及時(shí)取得各科室領(lǐng)取物品的金額，提高了成本核算人員的工作效率和核算的準(zhǔn)確性。在查詢統(tǒng)計(jì)模塊中需要有專門、詳細(xì)的表格呈現(xiàn)，設(shè)置庫存材料經(jīng)費(fèi)查詢和領(lǐng)用材料經(jīng)費(fèi)查詢表，包括各種經(jīng)費(fèi)使用小計(jì)，各科經(jīng)費(fèi)使用小計(jì)、合計(jì)等，還有相應(yīng)的經(jīng)費(fèi)維護(hù)對照碼表，方便經(jīng)費(fèi)變更的及時(shí)維護(hù)、修改。

三、采用后勤管理系統(tǒng)的效果

（一）增強(qiáng)了宏觀調(diào)控能力

采用一個(gè)科所一個(gè)系統(tǒng)管理員賬戶的模式，物資隨時(shí)可查，有效避免了重復(fù)申購引起的浪費(fèi)。各科所對于自己申購的物資情況能實(shí)時(shí)動(dòng)態(tài)掌握，加急物資可在系統(tǒng)中備注提示，免去了過程中額外的電話追蹤詢問。從物資申請采購到物資流通的各個(gè)環(huán)節(jié)都受到經(jīng)費(fèi)來源的制約，把經(jīng)費(fèi)與物資有機(jī)地結(jié)合起來，經(jīng)費(fèi)使用部門和財(cái)務(wù)部門能通過系統(tǒng)實(shí)時(shí)查詢經(jīng)費(fèi)使用情況，較好地發(fā)揮了有限經(jīng)費(fèi)的整體保障作用。

（二）規(guī)范了財(cái)物流通秩序

改變了傳統(tǒng)后勤管理的思維定勢、管理模式和方法。后勤管理糾正了采購、管理、供給及核算各環(huán)節(jié)的不可控性。各部門互相監(jiān)督，有效地消除弄虛作假、損公肥私的隱患。

（三）降低了物資消耗成本

現(xiàn)代信息化后勤管理能夠更為清晰地了解每年物資的使用情況，可充分對下一年的物資采購情況進(jìn)行系統(tǒng)的分析，在有效、科學(xué)地避免購買物資的隨意性與盲目性的同時(shí)，減少了準(zhǔn)備周期和庫存率。

（四）提供了準(zhǔn)確庫存信息

常用辦公用品和耗材庫數(shù)據(jù)實(shí)時(shí)更新、準(zhǔn)確可靠，既保證了中心各科所的使用，又避免了庫存積壓和資源占用，提高了采購資金的循環(huán)利用率。使用現(xiàn)代信息化后勤管理方法，不但能夠最大程度地提高后勤管理人員的工作效率，還能有效增強(qiáng)物資信息管理的準(zhǔn)確性。

（五）提高了后勤管理效率

后勤管理系統(tǒng)可以進(jìn)行各種物品消耗分析采購分析以及打印各種財(cái)務(wù)報(bào)表，中心物資部門實(shí)行信息化管理后，每月準(zhǔn)確統(tǒng)計(jì)出中心所使用的物資情況，工作效率提高了近1 倍。

（六）保障了科室核算的實(shí)施

經(jīng)費(fèi)來源功能加入系統(tǒng)后，各科室在物資部門申購的物品全部計(jì)入各自經(jīng)費(fèi)核算，杜絕了物資浪費(fèi)。信息化應(yīng)用于中心后勤管理后，提高了各類后勤管理的科學(xué)性和合理性，對減少浪費(fèi)和庫存占用、優(yōu)化后勤管理流程、加強(qiáng)物資的定額管理等效用明顯，系統(tǒng)具有較好的應(yīng)用前景。

信息化是疾控中心后勤管理發(fā)展的必然趨勢，是疾控中心后勤工作的新起點(diǎn)，可以幫助實(shí)現(xiàn)管理出效益的根本目標(biāo)。開展現(xiàn)代信息化后勤管理，最大程度減輕了后勤管理人員的工作負(fù)擔(dān)，提高了后勤管理工作的質(zhì)量。信息化使后勤管理工作變得更加細(xì)致化、規(guī)范化，這種信息的網(wǎng)絡(luò)共享性與透明性使得干部職工清楚地了解單位的后勤管理現(xiàn)狀，有利于部門間的相互合作，實(shí)現(xiàn)信息化后勤管理的最高效應(yīng)。

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