祁娟

[摘 要] 會(huì)計(jì)檔案是醫(yī)院財(cái)務(wù)管理重要組成部分，但長(zhǎng)期得不到重視，管理制度不健全，致使其服務(wù)、利用有限，文章通過(guò)以問(wèn)題為導(dǎo)向，持續(xù)改進(jìn)會(huì)計(jì)檔案管理，探討今后如何進(jìn)一步加強(qiáng)會(huì)計(jì)檔案管理。

[關(guān)鍵詞] 公立醫(yī)院；財(cái)務(wù)管理；會(huì)計(jì)檔案

中圖分類號(hào)：G271 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A

醫(yī)院的臨床醫(yī)療、教學(xué)和科研是醫(yī)院的三大生命線和競(jìng)爭(zhēng)力，醫(yī)、教、研的發(fā)展和提升，都會(huì)通過(guò)醫(yī)院的財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)體現(xiàn)出來(lái)，這些財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)和原始資料憑證，就構(gòu)成了醫(yī)院的各類會(huì)計(jì)檔案。

醫(yī)院的會(huì)計(jì)檔案是指醫(yī)院在開展診療、教學(xué)、研究活動(dòng)過(guò)程中進(jìn)行財(cái)務(wù)核算與管理、財(cái)務(wù)分析與報(bào)告所形成的會(huì)計(jì)文件和專業(yè)材料，是財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)依法對(duì)醫(yī)院醫(yī)療運(yùn)營(yíng)活動(dòng)所進(jìn)行的真實(shí)、完整、連續(xù)、準(zhǔn)確的反映和記錄，是醫(yī)院運(yùn)行發(fā)展的客觀反映，是考核醫(yī)院運(yùn)營(yíng)績(jī)效的重要依據(jù)，是審計(jì)和檢查醫(yī)院遵守國(guó)家財(cái)經(jīng)制度和紀(jì)律的重要資料。

會(huì)計(jì)檔案管理是檔案管理學(xué)的重要組成部分，隨著檔案管理學(xué)科的發(fā)展，會(huì)計(jì)檔案的內(nèi)涵也不斷豐富和完善，管理和保存的內(nèi)容、要求也不斷提升。會(huì)計(jì)檔案的公開與利用，也逐漸在醫(yī)院管理應(yīng)用中發(fā)揮著重大作用。隨著醫(yī)改的不斷深入，醫(yī)院的各項(xiàng)經(jīng)濟(jì)指標(biāo)正是體現(xiàn)醫(yī)院各項(xiàng)改革管理運(yùn)營(yíng)質(zhì)態(tài)的直接體現(xiàn)，醫(yī)院的財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)與會(huì)計(jì)檔案資料是醫(yī)院運(yùn)營(yíng)管理者的重要抓手和信息來(lái)源。2015年12月11日，財(cái)政部頒布了新的《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》（國(guó)家檔案局令第79號(hào)），為如何正確分析判斷各類有效會(huì)計(jì)檔案，合規(guī)合法歸檔、保管與使用，提供了明確依據(jù)。

一、我院會(huì)計(jì)檔案管理存在不足

（一）會(huì)計(jì)檔案管理意識(shí)缺失，保管環(huán)境受到限制

過(guò)去，醫(yī)院對(duì)會(huì)計(jì)檔案的管理重視程度不足。首先沒有專人收集、整理、裝訂、保管；其次，沒有專門的符合檔案存放要求的檔案室。會(huì)計(jì)檔案由會(huì)計(jì)人員集體自行裝訂，在憑證及報(bào)表封面上手工標(biāo)注日期、編號(hào)及保管年限，用文件柜按時(shí)間順序排放。由一名會(huì)計(jì)兼職代為保管，沒有保管檔案清冊(cè)。會(huì)計(jì)交接輪崗時(shí)，存放會(huì)計(jì)檔案的倉(cāng)庫(kù)及文件柜鑰匙隨之移交，沒有主動(dòng)地實(shí)地逐一清點(diǎn)，一一核對(duì)，同時(shí)檔案庫(kù)房干濕、通風(fēng)條件不達(dá)標(biāo)，容易導(dǎo)致霉變等，不利于會(huì)計(jì)檔案保管。

（二）兼職檔案管理員認(rèn)識(shí)不足

兼職會(huì)計(jì)檔案管理員，主觀上對(duì)檔案管理工作不重視，認(rèn)為僅僅就是裝訂一下會(huì)計(jì)憑證，僅偏重于歸檔入庫(kù)上，疏于日常立卷和管理，由于頻繁調(diào)閱，檔案保管員便任由科室內(nèi)部人員隨意借閱，存在許多管理薄弱的環(huán)節(jié)。

（三）會(huì)計(jì)檔案管理制度不健全，缺乏監(jiān)督

過(guò)去，我國(guó)檔案服務(wù)政策體系的內(nèi)容框架尚未形成，沒有明確的檔案管理責(zé)任、義務(wù)、服務(wù)對(duì)象、方式與內(nèi)容，隨意性很大，也沒有明確開放范圍和程序，缺乏規(guī)范的會(huì)計(jì)檔案管理制度及實(shí)施細(xì)則、缺乏規(guī)范管理流程和要求，指導(dǎo)具體工作。

（四）會(huì)計(jì)檔案使用者范圍廣，登記、歸還手續(xù)不規(guī)范

由于醫(yī)院內(nèi)部相關(guān)科室或人員調(diào)取財(cái)務(wù)資料數(shù)據(jù)需求頻繁、量大，不可能全部由一名兼職檔案管理員代勞，誰(shuí)有空誰(shuí)去找，不注意查閱登記，導(dǎo)致責(zé)任無(wú)法追究。其次，借閱后不及時(shí)歸還，導(dǎo)致經(jīng)常有檔案散落在各借閱人手中；還有些歸還時(shí)顛倒次序，隨意插放，或檔案盒里外內(nèi)容不一致，導(dǎo)致張冠李戴，再尋困難。

（五）財(cái)務(wù)電子檔案未納入管理范圍，會(huì)計(jì)檔案管理的內(nèi)容不完整

隨著會(huì)計(jì)電算化的普及，醫(yī)院會(huì)計(jì)核算系統(tǒng)、預(yù)算管理系統(tǒng)、成本核算系統(tǒng)以及網(wǎng)批系統(tǒng)等新的管理軟件廣泛應(yīng)用，大家常常以U盤、光盤、移動(dòng)硬盤、服務(wù)器等介質(zhì)存儲(chǔ)電子財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)，包括會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿、財(cái)務(wù)報(bào)表等各類財(cái)務(wù)管理數(shù)據(jù)庫(kù)，沒有相關(guān)制度具體指導(dǎo)如何歸檔；同時(shí)，各財(cái)務(wù)管理軟件系統(tǒng)的名稱、版本、與之配套的安裝程序、用戶服務(wù)卡和服務(wù)手冊(cè)等資料也沒有及時(shí)整理歸檔。

（六）未建立檔案銷毀制度，超年限保管現(xiàn)象嚴(yán)重根據(jù)《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》，會(huì)計(jì)檔案保管期滿需要銷毀時(shí)，必須單獨(dú)抽出尚未結(jié)清的債權(quán)、債務(wù)相關(guān)原始憑證并另行單獨(dú)立卷存檔，一直要保管到結(jié)清債權(quán)債務(wù)關(guān)系為止。銷毀鑒定會(huì)計(jì)檔案責(zé)任重大，一旦漏查未抽出，待檔案銷毀后便無(wú)從查起，故而大家寧可讓陳年舊賬堆放在庫(kù)房里，也不愿主動(dòng)提出對(duì)會(huì)計(jì)檔案進(jìn)行鑒定銷毀。

二、會(huì)計(jì)檔案管理的改進(jìn)措施

（一）轉(zhuǎn)變觀念，專設(shè)會(huì)計(jì)檔案管理崗

會(huì)計(jì)檔案管理是一個(gè)系統(tǒng)工程，必須規(guī)范檔案生成、收集、整理、裝訂、立卷、歸檔等環(huán)節(jié)，分別從預(yù)算管理會(huì)計(jì)、付款前復(fù)核會(huì)計(jì)、出納會(huì)計(jì)、制證會(huì)計(jì)、成本核算會(huì)計(jì)、稽核會(huì)計(jì)、納稅會(huì)計(jì)、總賬會(huì)計(jì)、檔案管理會(huì)計(jì)等一系列崗位上加以管理與監(jiān)督，要從源頭上把關(guān)；同時(shí)，會(huì)計(jì)檔案的完整與質(zhì)量、安全與保密都非常重要，若有缺失損毀，將給醫(yī)院帶來(lái)不可估量的損失。這就要求在各會(huì)計(jì)原始憑證檔案的轉(zhuǎn)接中，在財(cái)務(wù)科內(nèi)部甚至與各相關(guān)科室之間嚴(yán)格執(zhí)行交接內(nèi)控制度，明確責(zé)任，確保會(huì)計(jì)檔案齊全。

近幾年，我院在財(cái)務(wù)科增設(shè)了會(huì)計(jì)檔案管理專職崗，專人負(fù)責(zé)會(huì)計(jì)檔案的收集、整理、裝訂、立卷、歸檔和借閱工作，明確崗位職責(zé)，配備防火、防蛀、防盜、防霉?jié)?、高溫等防范設(shè)施，從而提高了會(huì)計(jì)檔案的管理水平。

（二）規(guī)范移交，明確責(zé)任

2017年，在我院新院規(guī)劃建設(shè)時(shí)，設(shè)立了醫(yī)院綜合檔案管理中心，分別就會(huì)計(jì)檔案、人事檔案、科技檔案、病案等分設(shè)庫(kù)房，安裝了檔案密集架，配備了防蟲、防潮設(shè)備與措施。我們抽調(diào)人員，耗時(shí)近一年，按照《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》的要求，分批次逐步將1998年以前，原泰州市第一人民醫(yī)院、泰州市第二人民醫(yī)院兩院合并前各自的會(huì)計(jì)檔案分類整理造冊(cè)并歸檔，再將其中兩院合并前原各家醫(yī)院永久保存的會(huì)計(jì)檔案、以及1999—2012年間兩院合并后的永久保存會(huì)計(jì)檔案統(tǒng)一造冊(cè)，逐一核對(duì)后移交給市檔案館，其余的所有會(huì)計(jì)檔案按年度、按類別、按規(guī)范重新立卷編號(hào)，移交醫(yī)院綜合檔案室，移交清冊(cè)一式兩份，交接人與接收人簽字確認(rèn)，相關(guān)負(fù)責(zé)人審批，醫(yī)院綜合檔案室、財(cái)務(wù)科各存檔一份。此外又將2013年之后財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案、全部工會(huì)會(huì)計(jì)檔案、基建會(huì)計(jì)檔案、食堂會(huì)計(jì)檔案全部造冊(cè)移交給綜合檔案室，財(cái)務(wù)科僅保存近一年的會(huì)計(jì)檔案，用于日常調(diào)閱或?qū)徲?jì)。這樣真正做到了維護(hù)醫(yī)院會(huì)計(jì)檔案的完整與安全，且管理更加專業(yè)。

（三）加強(qiáng)會(huì)計(jì)電子檔案的管理

2015年12月31日，由于更換財(cái)務(wù)核算軟件，我們將2007年至2015年期間使用的第一版會(huì)計(jì)核算軟件、以及其他與會(huì)計(jì)核算相關(guān)的各存貨管理模塊（一般設(shè)備和專用設(shè)備入出庫(kù)管理）、基建財(cái)務(wù)等的電子數(shù)據(jù)庫(kù)進(jìn)行了服務(wù)器備份與移動(dòng)硬盤雙備份，同時(shí)對(duì)新啟用的會(huì)計(jì)核算軟件的會(huì)計(jì)初始化數(shù)據(jù)也進(jìn)行了備份，構(gòu)成了會(huì)計(jì)電子檔案，并從那以后，每年堅(jiān)持電子化雙備份，且分別存儲(chǔ)地存檔，確保了財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)的安全性、可追溯性。

三、會(huì)計(jì)檔案管理今后加強(qiáng)改進(jìn)的建議與思考

（一）重新認(rèn)識(shí)會(huì)計(jì)檔案的價(jià)值

醫(yī)院的會(huì)計(jì)檔案內(nèi)容包含了醫(yī)院各時(shí)期、各重大政策、舉措下的運(yùn)營(yíng)管理收支情況。對(duì)內(nèi)，為醫(yī)院預(yù)、決算編制與執(zhí)行、成本費(fèi)用核算與控制、各臨床科室醫(yī)療水平、運(yùn)行質(zhì)態(tài)的考量、醫(yī)院總體運(yùn)行績(jī)效考核、財(cái)務(wù)分析提供了完整的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)，為醫(yī)院制定修改管理政策與措施、落實(shí)各管理辦法，提供了原始真實(shí)的參考依據(jù)。對(duì)外，醫(yī)院在接受財(cái)政檢查、審計(jì)局各專項(xiàng)審計(jì)、物價(jià)收費(fèi)及醫(yī)保政策執(zhí)行、醫(yī)院廉潔行醫(yī)以及司法案件追溯等工作中提供了直接可靠依據(jù)；同時(shí)醫(yī)院進(jìn)行融資、籌資時(shí)，也需要委托社會(huì)中介機(jī)構(gòu)對(duì)醫(yī)院進(jìn)行審計(jì)、評(píng)估與鑒定。這些都需要調(diào)閱、審核醫(yī)院的會(huì)計(jì)檔案，將其作為考核評(píng)估醫(yī)院遵紀(jì)守法、體現(xiàn)公益性運(yùn)營(yíng)的真實(shí)反映，從而促進(jìn)醫(yī)院不斷完善管理，為國(guó)家醫(yī)改宏觀調(diào)控，衛(wèi)生與健康政策法規(guī)的頒布實(shí)施提供數(shù)字依據(jù)[1]。

（二）會(huì)計(jì)檔案在醫(yī)院防范運(yùn)營(yíng)風(fēng)險(xiǎn)中的參考作用

財(cái)務(wù)危機(jī)管理是醫(yī)院運(yùn)營(yíng)風(fēng)險(xiǎn)管理的一項(xiàng)重要內(nèi)容。會(huì)計(jì)檔案的真實(shí)性、連續(xù)性、相關(guān)性和規(guī)律性，成為醫(yī)院財(cái)務(wù)危機(jī)管理的重要數(shù)據(jù)依據(jù)。合理有效地應(yīng)用會(huì)計(jì)檔案所反映的財(cái)務(wù)指標(biāo)與經(jīng)濟(jì)實(shí)質(zhì)，是醫(yī)院發(fā)展，防范運(yùn)營(yíng)風(fēng)險(xiǎn)，創(chuàng)造醫(yī)療價(jià)值的重要資源與動(dòng)力。

（三）重視財(cái)務(wù)檔案標(biāo)準(zhǔn)化、信息化建設(shè)

會(huì)計(jì)檔案管理主要包括會(huì)計(jì)檔案的內(nèi)容、分類、編號(hào)及案卷目錄，各個(gè)項(xiàng)目都要有標(biāo)準(zhǔn)、有規(guī)范，在管理的各環(huán)節(jié)、步驟，從收集、整理、裝訂到歸檔、存入信息系統(tǒng)，都要做到條理清晰、記錄準(zhǔn)確、存檔完整，避免漏失檔案的記載內(nèi)容，強(qiáng)調(diào)會(huì)計(jì)檔案管理的保密性。再者，運(yùn)用會(huì)計(jì)檔案管理信息系統(tǒng)，編制多種檢索工具，提高利用會(huì)計(jì)檔案信息的能力，更好地為醫(yī)教研服務(wù)

（四）加強(qiáng)會(huì)計(jì)檔案管理人員培訓(xùn)，提高檔案利用率

醫(yī)院會(huì)計(jì)檔案管理人員在檔案管理中，不僅要具備檔案管理的專業(yè)知識(shí)，還要懂得財(cái)務(wù)實(shí)質(zhì)與內(nèi)涵，學(xué)會(huì)從會(huì)計(jì)專業(yè)的角度進(jìn)行檔案分析和總結(jié)。因此注重引進(jìn)專業(yè)檔案管理人員，培養(yǎng)既懂檔案管理又懂財(cái)務(wù)的復(fù)合型人才，為醫(yī)院經(jīng)濟(jì)運(yùn)行縱向分析與借鑒、為醫(yī)院管理決策等需求迅速地提供出有價(jià)值的檔案資料，提高會(huì)計(jì)檔案利用率，加深醫(yī)院管理者對(duì)會(huì)計(jì)檔案重要性的認(rèn)識(shí)[2]。

（五）建立健全會(huì)計(jì)檔案銷毀管理制度

對(duì)超出保管年限的會(huì)計(jì)檔案進(jìn)行定期鑒定與銷毀[3]。凡符合銷毀期限的會(huì)計(jì)檔案，要造冊(cè)登記，再組織醫(yī)院財(cái)務(wù)、審計(jì)、檔案專業(yè)人員共同評(píng)估、鑒定確認(rèn)，經(jīng)醫(yī)院總會(huì)計(jì)師、院長(zhǎng)批準(zhǔn)，報(bào)經(jīng)主管部門、財(cái)政管理部門、市檔案管理部門審核、審批后，由市級(jí)檔案管理部門和財(cái)政管理部門共同清點(diǎn)、核對(duì)、監(jiān)銷，所有人員分別在銷毀登記清冊(cè)上簽名、蓋章，再向醫(yī)院負(fù)責(zé)人書面報(bào)告監(jiān)銷情況，存一份在醫(yī)院檔案管理中心歸檔備查。對(duì)于單獨(dú)抽出需永久保存或暫不可銷毀的會(huì)計(jì)檔案，要抽出單獨(dú)立卷歸檔，并在會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)和保管清冊(cè)中登記。

總之，醫(yī)院會(huì)計(jì)檔案的管理，無(wú)論紙質(zhì)檔案還是電子檔案的保管，都要遵循規(guī)范立卷造冊(cè)，集中管理的原則，要維護(hù)會(huì)計(jì)檔案的完整性、完好性、安全性、保密性，要便于利用且保管、使用責(zé)任明確，不殘缺、不短少，確保延長(zhǎng)會(huì)計(jì)檔案的使用壽命，將醫(yī)院會(huì)計(jì)檔案作為醫(yī)院衛(wèi)生信息的重要基石，在醫(yī)院發(fā)展與提升中發(fā)揮重要作用。

參考文獻(xiàn)：

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[2]黃春華.如何加強(qiáng)醫(yī)院會(huì)計(jì)檔案的管理[J].辦公室業(yè)務(wù)，2013（23）：94-95.

[3]中華人民共和國(guó)財(cái)政部.國(guó)家檔案局令第79號(hào)——會(huì)計(jì)檔案管理辦法[Z].2015-12-11.